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Pré-requisitos

Os anexos de retorno devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.

Inserir Print tela

Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: Módulo Educacional | Educacional |Aba Customização.

Detalhamento do processo

A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração Dynamics | Parâmetros

A partir dela, o usuário poderá configurar os seguintes parâmetros:

Atualiza Cliente PJ: Se o campo não estiver marcado, alterações em cliente PJ não serão enviadas para o Dynamics.
Client ID: Informe o identificador do cliente na API.
Client Secret: Informe a secret utilizada pela API.
Código da Filial Dynamics - Site: Deverá ser preenchido e armazenado por filial no RM. Será utilizado para informar o código correspondente à filial que será enviado para o Dynamics na integração, eliminando a necessidade de de-para fixo no código fonte.
Código da Coligada: Deverá ser preenchido e armazenado por coligada no RM. Este código será utilizado pela integração, substituindo os momentos em que são enviados os códigos fixos 1–SESI e 2-SENAI (campo Company).
Código do Produto: Deverá ser preenchido e armazenado por coligada no RM. Será utilizado para informar o código correspondente ao produto que será enviado para o Dynamics na integração, eliminando a necessidade de manter o código fixo no código fonte.
Concatenar Código Coligada ao Departamento: Deverá ser marcado e armazenado por coligada no RM. Será utilizado para definir se o código da coligada será concatenado ao código do departamento, no momento do envio da dimensão financeira, campo DimensionDisplayValue. Tal informação é enviada ao Dynamics nos processos de taxa extra, contrato e alteração de competência.
Conta Orçamentária - Receita: Campo texto para informar o código da conta orçamentária que será utilizada no envio da combinação da dimensão contábil (criação do contrato de venda).
Conta Orçamentária - Carga Inicial - Acordo: Campo texto para informar o código da conta orçamentária que será utilizada no envio da combinação da dimensão contábil e conta contábil na carga de dados de Acordos.
Conta Orçamentária – Receita – Taxas Extras: Campo texto para informar o código da conta orçamentária que será utilizada no envio da combinação da dimensão contábil e conta contábil (envio de taxas extras do contrato de venda).
Data de Produção (Preenchido pelo processo de Carga): Esse campo será preenchido automaticamente com a data que o usuário realizou o Processo Customizado de Carga Inicial de Dados. A customização não realizará o bloqueio deste campo para edição manual.
Número tentativas de reenvio: Campo texto para informar o número máximo de tentativas que a customização deverá tentar realizar a integração com dynamics dos registros com status de erro.
Serviço (por nível de ensino): Campo utilizado para informar o código do serviço que será considerado para envio dos contratos para o Dynamics.
Status que indica Matrícula: Será exibido uma lista da tabela padrão de situação de matrícula (SSTATUS) para que seja informado quais situações de matrícula que a customização irá considerar o aluno como matriculado.
Endereço do Web Service de Autenticações: Endereço de acesso ao Webservice para autenticação para das operações no Dynamics.
Endereço do Web Service de Integrações: Endereço de acesso ao Webservice disponibilizado pelo Dynamics para efetuar as operações de inserção de clientes, contratos, títulos, baixas, etc.

Pré-requisitos

Para que alterações em clientes PJ não sejam enviadas para o Dynamics, o parâmetro abaixo não deverá estar habilitado.

Detalhamento do processo

Ao incluir um Contrato Educacional no TOTVS Educacional, o responsável financeiro associado às parcelas deste contrato serão enviadas para o Dynamics, junto com os dados do Pedido (Contrato). Caso o responsável financeiro associado já exista no Dynamics, será enviada uma atualização deste cadastro. Para integração destes dados foi desenvolvido um processo de exportação no TOTVS Educacional | Customização | Integração Dynamics | Exportação | Contratos.

O processo poderá ser executado a qualquer momento pelo usuário, na data do processamento ou agendado conforme recurso nativo de agendamento de job.

Ao ser executado, este processo enviará os Responsáveis Financeiros (clientes) dos contratos pendentes de envio para o Dynamics. (O detalhamento do envio do contrato está disponível em item específico deste manual).

Atualização de Clientes

Ao alterar os campos listados abaixo no cadastro de clientes (somente Pessoa Física), será enviada uma atualização deste cadastro para o Dynamics. 

Campos a serem atualizados: 

• Nome
• Data de nascimento
• Endereço
• Contato

Ao editar qualquer um dos campos citados, será enviada automaticamente uma atualização deste cliente (Pessoa Física) para o Dynamics. Para realizar a alteração, acesse o TOTVS Backoffice | Gestão Financeira | Cadastros | Clientes Fornecedores.

Descrição do processo

A customização não permitirá que um contrato educacional seja incluído sem o preenchimento dos campos Competência Inicial e Competência Final. 

Além disso, foi desenvolvido uma consistência para alteração destas datas, devendo respeitar algumas regras: 

• Não será permitido data de competência sem preencher. (Se estiver preenchida no plano de pagamento, já será preenchida automaticamente no contrato).
• Contrato Contabilizado no Dynamics: Não será permitido alteração das datas de competência. 
• Contrato não contabilizado no Dynamics: será permitido alterar data de competência inicial desde que seja maior que o mês de execução do processo (data atual).
• Contrato não contabilizado no Dynamics: será permitido alterar data de competência final desde que seja maior ou igual ao mês de execução do processo (data atual).

Detalhamento do processo

Para o preenchimento ou alteração das datas de competência no contrato educacional, acesse TOTVS Educacional | Financeiro - Contábil | Contratos. Ao editar o contrato, acesse a aba “Contabilização”.

Assim, todo contrato que for incluído para este plano, já terá estas datas preenchidas automaticamente.

Descrição do processo

Ao salvar uma Matriz Aplicada no TOTVS Educacional, a customização fará as seguintes validações: 

• Centro de Custo deverá estar preenchido nas Matrizes Aplicadas do SENAI e SESI. 
• Departamento deverá estar preenchido nas Matrizes Aplicadas do SENAI.

Detalhamento do processo

A validação para inclusão ou alteração da Matriz Aplicada será nos campos Centro de Custos (Sesi e Senai) e Departamento (somente Senai). Disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Matrizes Curriculares | Anexo | Matriz Aplicada

Portanto haverá uma validação ao salvar uma Turma (SESI) no TOTVS Educacional, a customização irá verificar se o campo Departamento disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas | Aba Identificação  esta preenchido, pois a validação para inclusão ou alteração da turma, será no campo Departamento. 

Pré-requisitos

Status que indica matrícula:

A situação de matrícula deverá estar informada nos parâmetros da customização. Serão considerados para exportação todos os contratos de alunos com o status informado neste parâmetro.

Detalhamento do processo:

A integração de Contratos e Parcelas/Boletos será realizada para os contratos e parcelas/boletos de alunos com situação de matrícula no Período letivo igual a situação de matrícula parametrizada e que ainda não foram exportados para o Dynamics.

Serão exportadas parcelas de mensalidades e também alteração em parcelas já integradas anteriormente.

Para integração destes dados foi desenvolvido um processo de exportação no TOTVS Educacional | Customização | Integração Dynamics | Exportação | Contratos, para exportar os contratos/lançamentos/boletos para o Dynamics.

O processo poderá ser executado a qualquer momento pelo usuário, na data do processamento ou agendado conforme recurso nativo de agendamento de job.

Ao executar o processo, para cada Contrato Educacional do TOTVS será enviado para o Dynamics cabeçalho de Contrato de Vendas, para cada mês de competência do contrato educacional (período de contabilização do contrato) será criada uma linha no contrato de vendas e para cada Parcela/Boleto do contrato será criada uma linha de boleto no contrato de vendas (linha financeira) no Dynamics.

Para os casos de mais de um responsável financeiro no mesmo contrato, será gerado um lançamento para cada responsável financeiro, e estes lançamentos serão enviados ao Dynamics.

Este processo envia apenas as parcelas referentes à Mensalidades no Contrato. Para identificá-las será criado um parâmetro por Nível de Ensino para definir o Serviço que será reconhecido como Mensalidade, para que a customização consiga identificar as parcelas que estão associadas a esse serviço.

Alteração de parcelas do contrato

Após ter ocorrido a integração de um contrato, poderá haver necessidade de alteração de seus valores no SGE. As alterações abaixo, quando realizadas, serão enviadas para o Dynamics atualizando os valores integrados anteriormente.
⇒ Inclusão de uma nova parcela no contrato: Integração ocorrerá na geração do lançamento financeiro.
⇒ Inclusão de bolsa incondicional em parcelas do contrato: Integração ocorrerá na re-geração do lançamento financeiro.
⇒ Inclusão de desconto no lançamento financeiro: Integração ocorrerá ao salvar o lançamento financeiro.
⇒ Alteração de data de vencimento do lançamento financeiro /boleto: Integração ocorrerá ao finalizar o processo de alteração de data de vencimento do lançamento financeiro.
⇒ Cancelamento de lançamento financeiro: integração ocorrerá quando os lançamentos financeiros de um contrato forem cancelados, após a execução do cancelamento do contrato.

Descrição do processo

A integração de taxas extras será realizada para os contratos e parcelas/boletos de alunos com situação de matrícula no Período letivo igual a situação de matrícula parametrizada e que ainda não foram exportados para o Dynamics.
Serão consideradas taxas extras as parcelas que estiverem associadas à um contrato educacional e que não estiverem associadas ao serviço de Mensalidade (serviço informado no parâmetro customizado).

Detalhamento do processo

Para integração destes dados foi desenvolvido um processo de exportação no TOTVS Educacional | Customização | Integração Dynamics | Exportação | Receitas.

O processo poderá ser executado a qualquer momento pelo usuário, na data do processamento ou agendado conforme recurso nativo de agendamento de job.

Ao executar o processo, para cada taxa extra do Contrato Educacional do TOTVS será enviado para o Dynamics a Capa de diário geral da contabilidade, criação das linhas do diário geral da contabilidade e lançamento diário geral da contabilidade.

Descrição do processo

A realização de acordo no SGE é uma ferramenta que permite a negociação de um ou vários lançamentos financeiros vencidos e/ou a vencer, consistindo na baixa destes lançamentos e gerando novos boletos com novos vencimentos.

Os acordos realizados no SGE ou pelo Portal do aluno que estiverem com o status = “efetivado” e que ainda não foram exportados para o Dynamics poderão ser enviados através do processo customizado.

Detalhamento do processo

Para integração destes dados foi desenvolvido um processo de exportação no TOTVS Educacional | Customização | Integração Dynamics | Exportação | Acordos.

O processo poderá ser executado a qualquer momento pelo usuário, na data do processamento ou agendado conforme recurso nativo de agendamento de job.

Para cada Acordo Financeiro do TOTVS Gestão financeira será enviada para o Dynamics os métodos de Criação da capa do diário de acordo SGE, Criação das linhas da capa do diário de acordo SGE, Criação das linhas de acordo referente ao título gerado e Lançamento do diário de acordo SGE.

Descrição do processo

As baixas de boletos vinculados aos contratos educacionais ocorrerão no SGE e serão enviadas para o Dynamics através de processo customizado.

A exportação de baixas será realizada para os seguintes tipos de baixa:

⇒ Baixa Manual do boleto: Ao realizar uma Baixa manual do boleto no TOTVS será necessário informar manualmente o valor pago.

⇒ Baixa automática do boleto: A baixa automática do boleto será realizada a partir dos pagamentos com cartão de crédito/débito pelo Portal do aluno e pelo retorno do arquivo de retorno do banco.

Detalhamento do Processo

Para integração destes dados foi desenvolvido um processo de exportação no TOTVS Educacional | Customização | Integração Dynamics | Exportação | Baixa.

O processo poderá ser executado a qualquer momento pelo usuário, na data do processamento ou agendado conforme recurso nativo de agendamento de job.

Exportação de Baixas

O processo irá acionar os métodos do Dynamics de Criação da capa do diário de baixa de pagamento, Criação das linhas da capa do diário de baixa do pagamento e Lançamento do diário de baixa de pagamento. Após processamento, o Dynamics retornará à informação se o registro foi processado com sucesso ou erro, informando a mensagem em caso de erro.

Exportação de Pagamento Antecipado

As baixas de lançamentos financeiros/boletos que possuem data de vencimento posterior ao mês corrente e que foram baixadas no mês corrente serão considerados pagamento antecipado.

A customização irá acionar os métodos Criação da capa do diário de adiantamento de contrato de venda, Criação das linhas da capa do diário de adiantamento e Lançamento do diário de adiantamento, enviando todas as informações do Pagamento Antecipado. Após o processamento o Dynamics retornará à informação se o registro foi processado com sucesso ou erro, informando a mensagem em caso de erro.

Descrição do processo

Os contratos educacionais do SGE já integrados ao Dynamics poderão ser cancelados a qualquer momento, através de funcionalidade nativa do SGE. Ao realizar este processo, a customização irá enviar as informações de cancelamento para o Dynamics, ao final da execução do processo.

Detalhamento do processo

Quando é enviado um cancelamento, o Dynamics finda o contrato, atualizando seu status. Depois de alterado, o contrato consegue receber apenas novas baixas (de títulos em aberto). Não será mais permitido enviar novos lançamentos e reconhecimento de receita para o contrato.

O cancelamento do contrato no SGE poderá ocorrer através dos seguintes processos:

⇒ Cancelar contrato:  (TOTVS Educacional | Financeiro-Contábil | Contratos | Processo | Cancelar Contrato)

⇒ Alterar situação de matrícula: (TOTVS Educacional | Matrícula e Avaliação | Matrículas | Processo | Alterar Situação de Matrícula)

Detalhamento do processo

Processo customizado para realizar a Carga Inicial de dados TOTVS Educacional para o Dynamics disponível em: TOTVS Educacional | Customização | Integração Dynamics | Carga Inicial.

Ao ser executado o processo customizado retornará o campo “Data de Corte – Início”, para que o usuário informe a Data Inicial que a customização deverá considerar os lançamentos financeiros e os Acordos Financeiros com Status Efetivado e que ainda possuem um ou mais lançamentos financeiros em aberto para esses serem enviados para o Dynamics.   

O campo “Data de Corte – Início” será de preenchimento obrigatório. Caso o usuário não informe a data não será possível executar o processo.

Descrição do processo

Através do monitor de logs será possível realizar consultas dos Logs de todas as operações de exportação executadas pela integração do TOTVS Educacional com Dynamics.

Detalhamento do processo

Nesta interface o usuário poderá consultar os LOGs das operações de exportação executadas pela integração do TOTVS Educacional com Dynamics.
Os históricos das exportações de dados para o Dynamics serão registrados e poderão ser visualizadas no menu TOTVS Educacional | Customização | Integração Dynamics | Monitor de Log.

Será apresentada ao usuário uma visão com a relação de registros importados e exportados.

Inserir Print tela

▪ Id Log: Identificador sequencial de Log.
▪ Campos Chave: Descrição dos campos utilizados para gerar o registro integrado.
▪ Valores Chave: Chave primária do registro integrado.
▪ Status: Situação da Integração (Sucesso ou Erro).
▪ Funcionalidade: Tipo de Processo que está sendo feito (Por exemplo: Exportação de Cliente).
▪ Módulo: Tipo da integração que está sendo feita.
▪ Data de Criação: Data de Criação do registro.
▪ Data da última alteração: Data da última alteração do registro.
▪ Filial: Filial do registro enviado.

Não será possível incluir, editar ou excluir informações através dessa interface.

Os dados informados nesta interface serão armazenados em tabela customizada por coligada.

Descrição do processo

Este requisito detalha o processo de Reenvio de registros em caso de falha na integração.

Detalhamento do processo

O objetivo do Processo de reenvio de dados é permitir o envio para o Dynamics dos registros que não foram exportados corretamente. Esse processo poderá ser executado manualmente ou poderá ser agendado, por registro e a integração efetuará a exportação dos registros novamente.
A funcionalidade estará disponível em: TOTVS Educacional | Customização | Integração Dynamics | Monitor de Log | Processos | Reenvio

Ao ser acionado o processo customizado de reenvio de dados a customização tentará realizar novamente o envio das informações ao Dynamics, caso consiga o status do registro passará para Sucesso. O processo de reenvio automático será executado até atingir o número máximo de tentativas parametrizado (Parâmetros da integração – Parâmetros Gerais). Caso o parâmetro esteja vazio a customização não realizará nenhuma tentativa de reenvio automaticamente. Caso seja atingido o número máximo de tentativas de reenvio e em nenhuma das tentativas tenha retornado sucesso, a customização passará o status do registro para Cancelado, sendo o registro não integrado com o Dynamics. Dependendo do erro ocorrido, o usuário precisará acessar o Monitor de log e analisar os logs, corrigir os registros (caso necessário) e então acionar o processo de reenvio.