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Para realizar a publicação de um documento, clique no botão "+ Adic. documentos" na tela que é exibida logo após o login. 

Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa com plano ativo e com saldo.

Escolha um documento e clique em “Abrir”.

Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro do site no dragzone indicado abaixo.

Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e definindo um nome para o envelope.

Se múltiplos arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do envelope será o mesmo do arquivo 'clicado' no momento da seleção para movimentação. Tomando a imagem abaixo de exemplo, o nome escolhido será "new_36.pdf". O mesmo vale para a ordenação do envelope: o primeiro arquivo será o "new_36.pdf" e os demais seguirão a mesma sequência da pasta de onde vieram.

Outra opção para criação de envelope é abrir clicando no botão "+ Adic. documentos".

Feito isso, uma nova tela será aberta, possibilitando novas opções de customização, como a ordem dos arquivos e o nome do envelope. 

Um alerta pode ser exibido caso existam documentos com mesmo nome na lista, mas isso não impede o avanço do processo.

Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores.

Selecione os destinatários do documento e suas ações como assinante, testemunha, validador ou observador, de acordo com a finalidade pretendida.

• Assinantes: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1/A3 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);
• Testemunhas: Usuários que irão assinar eletronicamente como testemunha no documento através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina).
• Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.

• Observadores: Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.

  
  

Obs: Ao selecionar a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" o autor está definindo que aquele signatário só poderá realizar a assinatura utilizando um certificado A1 ou A3.

Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e eles já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido.

Os destinatários adicionados como Observadores sertão exibidos ao final da lista de Participantes. 

Também é possível adicionar destinatários de sua agenda, seja a partir da seleção de contatos individuas ou em grupos.

Image Added

Também é possível incluir anexos no momento da criação da publicação, utilizando a aba Anexos.

A publicação pode ter no total 10 mb incluindo seus documentos (envelope) e os anexos. O tamanho total e o tamanho já utilizado nessa publicação pode ser exibido abaixo do botão "procure em seu computador".

Para inserir os anexos basta clicar ou arrastar os arquivos para o quadro pontilhado, ou clicar no botão e selecionar os arquivos do seu computador.

Após a inclusão dos anexos, eles ficarão disponíveis para download para todos os participantes do documento. 
Somente o autor da publicação pode inserir anexos e excluí-los.

Também é possível realizar configurações adicionais na aba Opções.

• Como definir a data de expiração para a publicação que será exibida na tela inicial. Essa data serve como um lembrete para os destinatários.
• Solicitar assinatura manuscrita, marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.
• Assunto e Corpo da Mensagem essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.

Caso participe da assinatura/validação do documento marque a opção “Desejo assinar o documento e enviar”.

O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir.

Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar.

Caso esse documento tenha sido configurado para exigir assinatura manuscrita, e o autor ainda não tenha cadastrado a sua, será solicitado que ele a insira.

Após clicar no mensagem acima, será exibido o quadro para cadastrar a assinatura manuscrita. Clique em "Nova assinatura".

Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.

Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.

Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.

O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir.

Leia o documento até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.

Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura.

Para assinar eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”.  A assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (Nome, E-mail, Cargo, CPF, Geolocalização e IP da máquina).

Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”.

O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida.

Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.

Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.

O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir.

Leia o documento até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.

Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura.

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Selecione a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" que corresponde à uma Assinatura Digital.

Caso ainda não tenho instalado a extensão obrigatória, será exibida uma mensagem vermelha solicitando a instalação. Basta clicar nela e seguir os passos indicados.

Clique para realizar o download, instale o aplicativo. Ao abrir novamente o site, será pedido para ativar a extensão. Clique em Ativar extensão.

Ao voltar para a tela de assinatura, a mensagem de alerta não será mais exibida. E uma lista de certificados digitais instalados em seu dispositivo será exibida. 

Basta selecionar qual certificado deseja usar, e caso seja solicitado informar a senha do certificado.

Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida.

Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

O Autor do documento pode reenviar o e-mail de "Assinatura Pendente" para seus destinatários que ainda não efetuaram as assinaturas.

Basta clicar na seta ao lado do botão do documento desejado, e escolher a opção "Reenviar e-mails"

Essa opção também está disponível dentro da publicação, como mostrado abaixo:

Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”.

Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione a opção “Excluir documento”.

Logo após, clique no botão “Excluir” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica.

Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.

O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada.

Cada publicação pode ter no máximo 10mb, incluindo os documentos e seus anexos. O tamanho pode ser consultado na barra de progresso abaixo do botão "Procure em seu computador".

Todos os participantes da documentação podem consultar e baixar os anexos, porém só o autor pode inserir e removê-los.

É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.

Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura.

Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida.

Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.

Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”.

Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento.

Caso o documento utilize ordenação, a lista seguirá para a próxima pessoa, permitindo o seguimento do fluxo.

O TAE possibilita a criação de pastas (com até um nível de hierarquia) para agrupar seus documentos, que podem ser localizadas no menu "Pasta" à esquerda.

Após navegação a esse menu (e também na página inicial), é possível identificar na barra de ferramentas a opção para criar uma nova pasta.

Para isso, basta preencher o nome (máximo 12 caracteres) da pasta e clicar em 'Criar'.

Caso queira criar uma subpasta, realize o mesmo processo. Porém selecione a pasta pai no campo “Organizar Pasta em:”. Para criar a seguinte estrutura de pastas “CONTRATOS/RH”, crie uma pasta chamada Contratos e em seguida crie uma subpasta chamada RH seguindo o exemplo abaixo.

Para mover os arquivos para as pastas basta selecionar os arquivos desejados, clicar no símbolo de mover e escolher seu novo destino.

Por fim, o sistema também disponibiliza opções para renomear e excluir pastas.

Nessa tela é possível criar e gerenciar seus contatos, além de conseguir filtrá-los pelos campos: apelido, e-mail, grupo (caso possuir) e ação padrão.

Ao clicar no botão "+ Criar contato" uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: os campos Apelido e E-mail são obrigatórios.

No campo Grupo (não obrigatório), serão listados todos os grupos de contatos criados por você. Ao escolher uma opção diferente de "Nenhum", após salvar o contato, o mesmo será associado ao grupo destinado.

O campo Ação padrão serve como apoio para o processo de adição de destinatários à publicação. Seu valor base é "Assinar" e possui as seguintes opções:

Para contatos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um contato são passíveis de edição. Obs.: somente poderá existir um contato por e-mail, ou seja, não é possível criar ou editar um contato indicando um e-mail já cadastrado.

Nessa tela é possível criar e gerenciar seus grupos de contatos,

Ao clicar no botão "+ Criar grupo", uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: o campo Nome é obrigatório.

No campo Contatos, serão listados em primeiro lugar na lista, os registros já associados ao grupo. Logo abaixo virão todos os seus contatos ainda não vinculados.

Para grupos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um grupo são passíveis de edição.

Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Informações pessoais

Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login.

Será exibido um campo para você informar o seu e-mail:

Informe o e-mail e clique no botão "Enviar".

Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha.

Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar".

Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Assinaturas.

Clique em nova assinatura

É possível escrever a mão livre usando o mouse ou mesa digitalizadora a assinatura e a rubrica pela aba "Desenhar".

E também é possível usar a opção Texto para gerar a assinatura.

Depois basta clicar em salvar.

Nessa aba o administrador pode definir como será o padrão de cadastro para novos usuários.

• Por domínio: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail já pode assinar e publicar documentos pela empresa.
• Por domínio com desbloqueio pelo administrador: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail, sua conta permanece inativa até que um dos administradores da empresa realize a ativação. Só então, o usuário pode assinar e publicar documentos pela empresa. Obs: Os administradores recebem e-mails a cada novo cadastro na sua empresa, e podem clicar no link para ativar o funcionário a partir do e-mail.
• Somente o administrador pode cadastrar: Nesse modelo, se o usuário tentar se cadastrar no sistema, não será exibida a empresa para o seu cadastro. Ele precisará ser incluído manualmente por um administrador via Menu Usuários → Criar Usuários. Obs: Modelo comum em empresas que a governança define que os usuários de sistemas devem ser solicitados via chamados.

Aqui serão listados e estarão passíveis de alteração, adição e exclusão todos os domínios associados à sua empresa.

Somente é permitido a inclusão de colaboradores na empresa que possuem e-mail correspondente aos domínios da empresa. Portanto, caso a empresa possua mais de um domínio de e-mail, ele deverá ser cadastrado aqui para permitir que seus colaboradores possam usá-lo na plataforma.

Por padrão o logotipo da TOTVS será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas.

Os parâmetros do sistema permitem personalizar o funcionamento de alguns recursos do TAE conforme as necessidades da sua empresa.

Para configurar algumas permissões especiais em integrações é necessário utilizar usuários de serviço.

Para gerá-los, o administrador deve acessar o menu Configurações → Integração→ Gerenciar usuários de Serviço

Serão listados os usuários de serviço já criados:

Ao clicar em Criar usuário de serviço, deve se preencher um e-mail e uma senha para esse usuário.

Obs: Esses usuários são exclusivos para integrações, não deve ser utilizado e-mail de pessoas que precisam acessar o portal. Use e-mails genéricos. Exemplo: [email protected]