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Este documento foi elaborado para informar aos usuários-chave da área Educacional do SESI e SENAI (DR-FIEC) sobre as customizações contratadas.
Para isso, serão apresentados os requisitos referentes à customização da Integração TOTVS SGE x SALESFORCE. Será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o Processo Educacional mapeado durante o Projeto seja contemplado.

Âncora
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Público Alvo

Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave da área Educacional do SESI e SENAI (DR-FIEC)

Âncora
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Metodologia

Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado da área Educacional através da Customização – Integração SGE x SALESFORCE FS008432. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.

Âncora
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Âncora
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Síntese

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Observação: Durante o refinamento do escopo, foi identificado que seria necessário utilizar o Webservice do Perseus ao invés do Webservice do SALESFORCE, fazendo a comunicação de dados do SGE com Perseus. Desta forma, o Perseus será responsável em realizar o envio de dados para o SALESFORCE.





Status de Matrícula – Matrícula
Será exibida uma visão onde o usuário deverá informar o (s) Status de Matrícula que serão considerados no processo de matrícula para envio ao SALESFORCE. Ao clicar em incluir, o campo exibido será do tipo lookup que ao selecionar a customização retornará todos os Status de matrícula (SSTATUS) cadastrados para aquele Nível de Ensino.
Status de Matrícula – Inativar Contrato
Serão criados dois parâmetros para que o usuário defina os Status de matrícula (Situação de Matrícula) que a customização deverá considerar no processo de inativar contrato na Integração com o SALESFORCE. São eles:
● Situação de Matrícula - Cancelado: O campo será do tipo lookup que ao selecionar a customização retornará todos os Status de matrícula (SSTATUS) cadastrados pelo Nível de Ensino.
● Situação de Matrícula – Suspenso: O campo será do tipo lookup que ao selecionar a customização retornará todos os Status de matrícula (SSTATUS) cadastrados pelo Nível de Ensino. Os parâmetros "Status de Matrícula – Matrícula", "Status de Matrícula – Inativar Contrato" e Integração habilitada deverão ser parametrizados por Coligada e Nível de Ensino.

Lembrete
Os parâmetros "Status de Matrícula – Matrícula", "Status de Matrícula – Inativar Contrato" e Integração habilitada deverão ser parametrizados por Coligada e Nível de Ensino.

Modalidades de Curso - Técnicas e EJA
Será exibida uma visão onde o usuário deverá informar a(s) Modalidade(s) de Curso(s). Para todos os cursos que estiverem vinculados às modalidades informadas neste parâmetro, no envio da Matriz Curricular /Plano de Curso a customização irá enviar para o SALESFORCE a modalidade "Técnico". Para as modalidades que não estiverem parametrizadas, será enviado "Curta e Média duração". Essa classificação é utilizada no SALESFORCE para agrupamento dos planos de pagamento. Ao clicar em incluir, será exibido o seguinte campo:

• Modalidades Técnicas e EJA: será do tipo lookup e ficará a cargo do usuário selecionar a modalidade do cadastro nativo (SMODALIDADECURSO). A FIEC poderá incluir novas modalidades de acordo com a necessidade.

Observação: Inicialmente serão as modalidades dos Cursos Técnicos SENAI e futuramente, a FIEC deseja incluir as modalidades do SESI.








Importante

• Todos os campos serão de preenchimento obrigatório e gravados em tabela customizada.
• A parametrização será de responsabilidade do cliente.
• Para o correto funcionamento da customização, todos os dados deverão ser parametrizados corretamente.
• Os protótipos são meramente ilustrativos, podendo variar ao longo do desenvolvimento de acordo com a ferramenta TOTVS.

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Criação de cadastro customizado para armazenar as informações referentes ao serviço do CRM, que serão importadas para o SGE. Tais informações serão utilizadas no envio do pedido de venda do SGE para o Protheus.
Detalhamos aqui a criação de uma nova tela de cadastro de Serviço CRM, que estará disponível na interface customizada de Integração com o SALESFORCE e poderá ser acessado em: TOTVS Educacional |Customização |Integração SALESFORCE|Serviço CRM, para o serviço do webservice CRM, preencher os dados necessários do Serviço CRM, para integração com Protheus.


Ao clicar em SERVIÇO CRM, aparecerá uma tela de filtros, neste momento o usuário deverá selecionar o filtro desejado e clicar em executar, para que apareça as informações referente o Serviço CRM.
Escolha o filtro desejado e clique em Executar
Após a escolha do filtro, é possível incluir ou editar um Serviço do Curso.



A interface exibirá os seguintes campos:

• • Código do Serviço: Será preenchido com o código do serviço enviado pelo CRM.

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Para ofertar o Curso e exportá-lo para o Perseus, serão necessários os seguintes passos:

1. Cadastrar o Curso no SGE;

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Foi criado um Webservice do SGE para receber inclusão de serviços do CRM, seu vínculo com o produto do Protheus e realizar o vínculo do Serviço como o Curso do SGE. Será possível também o CRM enviar a atualização do status do serviço (inativar/ativar), para o SGE.
Quando desativados, as matrizes aplicadas associadas ao serviço alterado serão bloqueadas no SGE para recebimento de matrículas e criação/envio de turmas ao SALESFORCE. Detalhando a criação de um Webservice Inclusão de Serviços Educacionais/CRM que ficará disponível para ser chamado pelo CRM, sempre que um serviço/produto for incluído, inativado ou reativado, para que essa informação seja repassada ao SGE. O serviço importará também o vínculo com o curso do SGE, preenchendo o anexo customizado.
Para acessar, clicamos em: TOTVS Educacional |Customização |Integração SALESFORCE|Serviço CRM, para o serviço do webservice CRM.
Preencher os dados necessários do Serviço CRM, para integração com Protheus



Ao executar a chamada do webservice, se for inclusão de um serviço novo, o processo irá:
● Incluir o Serviço CRM no SGE (cadastro customizado).
● Preencher todos os dados do serviço:

• Código do produto do Protheus (obrigatório),
• Código da Natureza Financeira do Protheus
• Prefixo
• Status

● Vincular o Serviço CRM no anexo customizado do Curso
Ao executar a chamada do webservice, se for atualização de um serviço existente será permitido alterar o status e o processo deverá identificar o serviço CRM no SGE através do código e atualizar seu status no cadastro customizado.
O código do produto Protheus é obrigatório para inclusão do serviço CRM no SGE. Caso as informações do Protheus (produto, natureza financeira e prefixo) não sejam enviadas, será necessário cadastrá-las manualmente através do cadastro de serviço CRM customizado. Os cadastros de Produtos e Natureza Financeira do CRM precisam estar equivalentes aos cadastros do Protheus/SGE, com os mesmos códigos, para que seja possível efetuar o de-para entre os cadastros/sistemas. Os cadastros de Produtos e Natureza são integrados entre Protheus e SGE exatamente como forem importados do CRM, no momento do envio do Pedido de Venda (integração Protheus).
É importante que o Webservice seja acionado pelo CRM apenas para envio de serviços relacionados à mensalidades/cursos. Demais serviços já deverão estar disponíveis no SGE, como por exemplo: segunda via de histórico, taxa de material escolar, multa rescisória, dentre outros.
O Nível de ensino do SGE é definido por coligada e corresponde à Linha do Serviço do CRM (geral - SESI e SENAI).
O CRM deverá enviar o código de nível de ensino existente no SGE, realizando antes do envio, o 'DE-PARA correspondente à Linha do Serviço (CRM), por coligada no SGE.
Abaixo, segue base do DE-PARA CRM x SGE para envio dos códigos.

Quando o serviço do CRM for atualizado com status inativo, não serão atualizadas as matrizes curriculares dos cursos relacionados, já que se fossem inativadas, não seriam permitidas novas matrículas para as turmas já existentes.
Por isso, foi criado um novo requisito para bloquear a criação de novas turmas no SGE quando o serviço do CRM (cadastro customizado) estiver inativo. Caso seja necessário ativar um Serviço/Produto novamente no CRM, o webservice do SGE irá receber o status ativo e alterar o status no cadastro do serviço CRM. Feito isso, poderão ser criadas novas turmas de oferta no SGE. No final de cada processamento, os dados enviados na API serão registrados na tabela de log, e poderão ser visualizados pelo usuário através da interface de Monitor de Log. Não será permitido reprocessamento de registro (reenvio) através do SGE.
Importante
De acordo com processo da FIEC, só é possível desativar um serviço no CRM quando todas as turmas ofertas estiverem finalizadas (período de matrícula finalizado).
Após desativação do serviço, a matriz curricular no SGE ficará inativa, bloqueando novas matrículas (em turmas já existentes) e criação de novas turmas.

• Só será possível alterar o status do serviço no CRM, a ativação/inativação não irá ocorrer no SGE.

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Cadastro do Curso já realizado - Anexo - Serviço do Curso -Habilitação - Matriz Curricular -Anexo - Matriz Aplicada Anexo -Gratuidade de Curso.

Âncora
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5.2 Objetivo

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Cadastrar o curso
Clicar em Anexos –Serviço do Curso
Incluir o Serviço/Produto do Curso

Âncora
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5.4 Cadastro da Matriz Aplicada

No SGE as matrizes aplicadas possuem a informação do turno. O CRM não precisa de informações de turno para definir os preços dos cursos, no entanto, para realizar a precificação da matriz ou turma por turno no CRM, será necessário realizar o cadastro de Matriz Aplicada vinculada ao Curso no SGE, para cada turno e unidade/filial.
O cadastro deverá ser feito no caminho TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Matrizes Curriculares | Anexos | Matriz Aplicada.
Na Matriz Curricular-Anexos -Matriz Aplicada
Em Matriz Aplicada –Anexos- Gratuidade do curso, informar se o curso será gratuito ou não.
Informar se curso será gratuito ou não

Para identificar os Cursos Gratuitos e Não Gratuitos, foi criado um novo campo complementar no cadastro da Matriz Aplicada que será ofertado no nível de unidade/filial, possibilitando que o usuário informe se é gratuito ou não.
Para cursos gratuitos, é necessário informar no cadastro do Curso Habilitação do Aluno ou na matrícula do aluno no Período Letivo que é gratuita (campo complementar Condição do Aluno), para que essa informação não seja enviada para produção, através da solução integradora.
Toda estrutura de oferta criada para o curso/matriz aplicada que estiver definido como Gratuito este não será considerado para o envio ao Perseus.
Será enviado para integração apenas o curso/matriz aplicada que estiver definido como Não Gratuito e será integrado no Perseus.
Após o processamento, o Perseus retornará à informação se o registro foi processado com sucesso ou erro, informando a mensagem em caso de erro. Ao final do processamento, os registros serão gravados em tabela customizada de log.

Âncora
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5.3 Exportação de Cursos

Será criada uma nova interface customizada Exportação de Cursos para o correto funcionamento desta integração. Estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Cursos.

Âncora
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5.4 Agendamento/Exportação

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Bloquear a criação de turmas no SGE, para as matrizes aplicadas de cursos Não Gratuito quando não houver vínculo do serviço CRM no Curso ou quando o serviço vinculado estiver inativo no cadastro customizado do Serviço CRM no SGE.
Uma turma poderá ser cadastrada através das interfaces nativas do SGE, que estará disponível em dois locais diferentes sendo eles:

• TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas e Turmas/Disciplinas ou;

• No assistente para criação de turmas e turmas/disciplinas, em: Totvs Educacional | Atividades Acadêmicas | Assistentes | Cadastro de turma e turma/disciplina.

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Ter a turma cadastrada no SGE.

Âncora
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7.2 Objetivo

Exportar a criação e atualização das Turmas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação das Turmas (produtos) no SALESFORCE.
Este processo customizado possibilita o envio dos dados de criação e atualização de novas turmas no cadastro Currículo e Oferta | Oferta | Turmas do TOTVS Educacional para o Perseus/SALESFORCE.
Estando disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE| Exportação de Turmas.
Selecione Exportação da Turma
O Processo de Exportação de Turma,Clique em Executar
Aguarde a execução do processo de Exportação de Turma

Âncora
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7.3 Agendamento/Exportação

Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados das turmas do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE. Abaixo, segue tela com opções de agendamento.

A customização acionará o método do Webservice Perseus sempre que o processo for executado, para envio das turmas, incluídas e atualizadas desde a última execução ou que estejam pendentes de integração.


A exportação de Turma ocorrerá se atender às seguintes regras:

• *Deverá ter o campo de Número Máximo de Alunos preenchido.
  *Deverá ter informação da Data Inicial preenchida, pois essa data vai determinar a abertura de matrículas no SALESFORCE
  *Deverá ter informação da Data Final preenchida, pois essa data vai determinar data limite para encerramento de matrículas no SALESFORCE
  

Deverá ter informação do Serviço/Produto vinculado ao cadastro do curso no anexo customizado

• .

• A matriz curricular da turma ofertada deverá estar com status igual Ativa ou Atual para a turma ser integrada no SALESFORCE

Todas as turmas criadas atendendo os critérios acima serão enviadas, a customização deverá enviar apenas o cadastro de Turma (sem disciplinas).
Após desativação do serviço, a matriz curricular no SGE ficará inativa, bloqueando novas matrículas (em turmas já existentes) e criação de novas turmas.
A Turma será enviada como Ativa, porém existem alguns critérios que desativam as turmas. Nestes casos, precisamos enviar os registros dessas turmas com status Inativo na integração, conforme critérios abaixo:

• Quando a Data início do período de matrícula da turma não estiver sido atingida - Período de matrícula ainda não iniciado (período definido na configuração de matrícula da parametrização por Curso).

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Âncora
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Processo de Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE (EM ESPECIFICAÇÃO)

Em especificação

Âncora
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Processo de Alteração de Situação de Matrícula - Inativar Contrato e Atualização de Vagas na Turma

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Aluno ter contrato no educacional (SGE).

Âncora
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9.2 Objetivo

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Visão do contrato ativo antes de ser cancelado.

• Contrato cancelado;

Visão contrato após ser cancelado.
A integração de Cancelamento do Contrato Financeiro de matrículas de alunos que já foram integrados no SALESFORCE e tiveram a situação de matrícula alterada no SGE. Os registros alterados serão exportados no mesmo processo de Exportação de matrículas do SGE para o SALESFORCE.
A customização acionará os métodos do Webservice SALESFORCE, sempre quando a situação de matrícula do aluno for alterada, para envio dos dados correspondentes.
A exportação de Cancelamento do Contrato Financeiro, ocorrerá se atender às seguintes regras:

• A integração do cancelamento do contrato irá ocorrer apenas no momento que a situação de matrícula do aluno for um valor existente nos parâmetros que indicam Inativação de Contrato (aba Status de Matrícula – Inativar Contrato) independente se o contrato/venda se originou no SGE ou no SALESFORCE.

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Aqui podemos ver o N° de alunos antes da alteração da situação do aluno Pré-Matriculado para cancelado
Aqui podemos ver o N° de alunos após alterar a situação do aluno Pré-Matriculado para Cancelado –Vaga disponível atualizado.
A atualização das vagas da turma ocorrerá sempre que o status de matrícula do período letivo for alterado para um dos valores parametrizados (Cancelamento ou Suspensão).


Importante
Para os processos de alteração de Matrícula pelo menos uma situação de matrícula, por exemplo: Cancelado, Evadido etc. deve estar parametrizado. A parametrização será de responsabilidade da FIEC.

O cancelamento do contrato será realizado apenas no SGE e o status integrado no SALESFORCE, não está contemplado cancelamento diretamente no SALESFORCE
O caminho para execução deste processo está disponível em:
TOTVS Educacional| Matricula e Avaliação| Menu Mais…| Confirmação de matrícula por pagamento (recurso nativo no RM).
Selecionar Matricula e Avaliação –Mais... –Confirmação de matrícula por pagamento
Após o processamento, o SALESFORCE retornará à informação se o registro foi processado com sucesso ou erro, informando a mensagem em caso de erro. Ao final do processamento, os registros serão gravados em tabela customizada de log.

Âncora
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Anexo Dados Complementares do Contrato

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Foi criado um anexo customizado no cadastro de contratos do SGE, para armazenar as informações da compra pelo E-Commerce e outros campos referente ao cálculo de multa rescisória do contrato e crédito do aluno (tratados pelo escopo da integração com Protheus.)
Detalhamos a criação de um anexo customizado Dados Complementares do Contrato, que estará disponível na interface nativa de Contratos e poderá ser acessado em: TOTVS Educacional | Financeiro/Contábil | Contratos| Anexos, para armazenar as informações referente a compra realizada pelo E- Commerce e cálculo de multa rescisória e crédito do aluno, caso existam para aquele contrato.
Os dados da compra serão preenchidos automaticamente pela customização através do processo de importação de Vendas/Matrículas do SALESFORCE para o SGE, detalhado no Processo de Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE. (EM ESPECIFICAÇÃO)
Selecionar o contrato do aluno - Anexos
Clicar em Anexos-Dados complementares do Contrato

Informações da compra pelo E-Commerce serão preenchidos automaticamente através da customização
Além dos campos definidos pela integração do Protheus serão criados mais quatro campos sendo eles:

• Data da Compra: Campo preenchido pela integração com a data da venda (oportunidade fechada), o mesmo não poderá ser editado pela interface.

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O objetivo da Interface de Log é armazenar informações e status dos dados que foram exportados do SGE para o SALESFORCE.
Para armazenamento das informações foi criado no menu do TOTVS Educacional uma interface customizada, sendo o Monitor de LOG. Nesta interface customizada será possível realizar consultas dos Logs de todas as operações de exportação executadas pela integração do TOTVS Educacional com SALESFORCE. Será utilizada a funcionalidade de Log genérico padrão.
Os históricos das exportações de dados para o Protheus serão registrados e poderão ser visualizados no menu TOTVS Educacional | Customização | Integração SALESFORCE | Monitor de Log
Na tela de log estarão disponíveis os seguintes campos:
▪ Id Log: Identificador sequencial de Log;
▪ Campos Chave: Descrição dos campos utilizados para gerar o registro integrado;
▪ Valores Chave: Chave primária do registro integrado;
▪ Status: Situação da Integração (Sucesso ou Erro);
▪ Funcionalidade: Tipo de Processo que está sendo feito
Exemplo: Exportação de Curso
▪ Módulo: Tipo da integração que está sendo feita;
▪ Data de Criação: Data de Criação do registro;
▪ Data da última alteração: Data da última alteração do registro.
Visualização do monitor de Log
Será apresentada ao usuário uma visão com a relação de registros importados e exportados. Não será possível incluir, editar ou excluir informações através dessa interface.
O campo processo será exibido de acordo com o respectivo código:

1. Exportação de Curso/Matriz Aplicada

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Ao acessar o anexo de um registro será possível o usuário visualizar todos os registros relacionados ao cadastro integrado selecionando a opção Item de Log.
Visualização do monitor de Log com o Item do Log

Estarão disponíveis os seguintes campos:

• Id. Item Log: Identificador sequencial do item de log;
• Id. Log: Identificador sequencial de log;
• Mensagem: Mensagem com o status da integração do item;
• Status: Situação da integração do item selecionado;
• Dados Enviados: Relação dos dados enviados para integração;
• Dados Recebidos: Relação dos dados recebidos;
• Data de Criação: Data de criação do registro;
• Data da última Alteração;
• Data da última alteração do registro;

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