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A ferramenta está disponível para acesso a partir do link abaixo:
https://totvssign.totvs.app/webapptotvssign/#/auth

Ao acessar o site, serão exibidas as opções de Login e Cadastro.

O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.

Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo:

• Nome Completo: Campo obrigatório;
• E-mail: Campo obrigatório.

Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail.

• Empresa Licenciada: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.

• CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
• Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
  • Deve conter no mínimo 5 cararctes;
  • Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
  • Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
  • Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
  • Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
• Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;

Após preencher os dados de cadastro clique no botão “Cadastrar”.

Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada:

Abaixo um exemplo de cadastro de convidado:

Obs.: O botão “Cadastrar” somente será habilitado, após o preenchimento correto dos campos.

Após finalizar, uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso:

Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.

Caso você já possua um usuário cadastrado, realize o login. Após preencher o e-mail e senha clique no botão “Entrar”.

Obs.: O botão “Entrar” somente será habilitado, após o preenchimento dos campos.

Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa”. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.

Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.

Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição.

Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação a data de movimentação em crescente.

À esquerda da barra de pesquisa existe uma caixa de seleção que, após escolhida uma opção, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição.

Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 12 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista.

Localize o documento que deseja baixar pela busca ou grid, clique na seta ao lado de visualizar e escolha a opção Baixar Manifestou ou Arquivo digital. Caso deseje baixar o documento original ou um arquivo compactado com todas as opções abra o documento.

Clique na seta ao lado de Baixar documento e selecione a opção que deseja realizar o download.

Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:       

• Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
• Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
• Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
• Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.

Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:assinaturas é exibida da seguinte forma:

Image Added

Caso o documento utilize assinaturas manuscritas o manifesto será exibido conforme imagem abaixo.

Image Added

E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento.

Image AddedImage Removed

Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.

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No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Usuários". Neste menu é possível gerenciar os usuários de determinado domínio/empresa.

• Filtrar: Essa opção permite realizar filtros para encontrar um usuário específico: 

• + Criar usuário: Com essa opção um novo usuário pode ser criado diretamente dentro do TOTVS Assinatura Eletrônica. Após sua criação, o novo usuário receberá um e-mail para definir sua senha:

• Editar: Usuários administradores também podem editar outros usuários, retificando permissões e alguns campos de cadastros como: Nome, Telefone e Cargo.

• Remover da empresa: Opção que permite aos administradores remover usuário(s) de sua empresa. Usuários removidos (externos) não podem publicar documentos mas continuam assinando documentos, porém sem ter alguma empresa vinculada.

• Incluir na empresa: Para usuários removidos ou recém cadastrados sem associação de empresas, existe essa opção. Após executá-la, o usuário fará parte da sua organização, desde que o domínio de seu e-mail esteja associado aquela empresa.

Abaixo serão listas algumas opções contidas no painel administrativo.

Ao acessar o aplicativo pelo fluig , serão exibidas as opções de Login e Cadastro.

O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.

Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo:

• Nome Completo: Campo obrigatório;
• CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
• Cargo: Campo NÃO obrigatório;
• Telefone: Campo NÃO obrigatório;
• E-mail: Campo obrigatório;

Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail.

• Empresa: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
• Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
  • Deve conter no mínimo 5 cararectes;
  • Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
  • Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
  • Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
  • Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
• Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;

Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada:

Abaixo um exemplo de cadastro de convidado:

Após preencher os dados de cadastro é necessário ler e concordar com a Política de privacidade e Termo de uso. Para ter acesso à esses documento é só clicar em cima deles e ele abrirá o documento para leitura.

Ao concordar com os documentos listados acima e se todos os dados estiverem preenchidos corretamente o botão "Cadastrar" será habilitado.

Ao clicar no botão "Cadastrar", uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso:

Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.

Caso você já possua um usuário cadastrado, realize o login. Após preencher o e-mail e senha clique no botão “Entrar”.

Obs.: O botão “Entrar” somente será habilitado, após o preenchimento dos campos.

Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo. Esse botão encontra-se na tela que é exibida logo após o login. 

Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa.

Ao clicar no botão um modal se abrirá. Ele apresentará dois caminhos para Upload: Arquivos do seu Computador e Arquivos que estão no FLUIG -GED.

 

Caso escolha Meu computador o modal abaixo se abrirá. 

Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”.

Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro da área vermelha.

Após selecionar o documento clique em "Próxima etapa".  Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma.

Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida.

• Assinantes ou testemunhas: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF e IP da máquina);
• Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
• Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento

Os e-mails que são listados nesses campos enquanto você começa a digitar correspondem aos usuários que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista e então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/observador.

Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada .

Caso deseje assinar, assinale a opção ilustrada acima e clique em "Próxima etapa".

Na etapa seguinte selecione o tipo de assinatura e concorde com em usar assinaturas e registros eletrônicos.

Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.

Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o email para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.

Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.

Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo”

Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.

Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Leie até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.

Após clicar no botão “Próxima etapa”, verifique os dados, marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado e as informações serão gravadas no documento.

Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.

Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.

Todos os destinatários do documento receberão um email confirmando a rejeição.

Clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “” no canto superior direito da tela e selecione uma opção.

Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:       

• Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
• Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
• Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
• Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.

Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:

Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.