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Após logar será exibida a tela de monitoramento como anexo:
Para enviar um novo documento/relatório deve-se clicar no menu "
As funcionalidades disponíveis na tela Monitor Integração Totvs Assinatura Eletrônica são:
- Atualização de status de documentos integrados
Ao ser executado esse processo o sistema verificará se o documento Pendente de assinatura ou Assinado parcialmente teve alguma alteração de status no portal TOTVS Assinatura
Eletrônica e atualizará a informação no registro de monitoramento.
Essa opção de monitoramento será executada automaticamente para os registros pendentes caso o parâmetro global de atualização de status ao abri tela de visão esteja marcado.
Para os documentos com prazo de assinatura/validação o sistema verificará se o documento teve o prazo expirado, caso ele tenha o prazo espirado o sistema cancelará o documento.
- Aprovação de documentos para assinatura
Os documentos gerados com a opção de validação/aprovação não serão integrados automaticamente com o sistema de assinaturas. Eles serão integrados apenas após a execução desse processo, onde serão enviados os dados para assinatura caso o relatório tenha sido gerado corretamente.
Caso o usuário esteja associado ao documento como um dos destinatários ele poderá realizar a assinatura do documento através desse processo ao marcar a opção "Assinar documentos onde meu usuário esteja associado como assinador". Com isso o ser enviado o documento para o TOTVS Assinatura Eletrônica será enviado também sua assinatura. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.
- Assinar documentos
Esse processo permitirá que o usuário que esteja associado a um ou mais documentos possa realizar a assinatura desses, sem a necessidade de acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.
- Exclusão de documentos integrados
Através desse processo será possível excluir registros não integrados, integrados com erro ou não finalizados. No caso dos registros integrados e não finalizados (não assinados por todos) o sistema excluirá o documento do portal TOTVS Assinatura Eletrônica e da tela de monitoramento. Caso o documento já tenha sido assinado por todos os destinatários não será possível excluir o documento.
A exclusão do documento no portal de assinaturas dependerá do nível de acesso do usuário no documento.
- Envio de documento para assinatura
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Será exibida a tela abaixo para seleção do documento e inserção do destinatário
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Esse processo permite o envio de documentos. O usuário poderá selecionar um arquivo PDF do disco local ou de um drive de rede e enviar para assinatura. As opções de aprovação e assinatura também estão disponíveis como no processo de integração normal. Será possível inserir um destinatário que esteja associado ao cadastro de Cliente/Fornecedor, Pessoa ou então um e-mail avulso.
No grid de destinatários é possível selecionar o tipo de participação do destinatário (Assinar, Validar ou Testemunhar) e na coluna "Prioridade assinatura" poderá ser utilizado o recurso de workflow, que funcionada da seguinte maneira:
Ao utilizar recurso de workflow pode-se definir uma ordem das assinaturas, onde uma prioridade menor só poderá assinar depois de as prioridades maiores tiverem assinado.
Exemplo:
jose@integração.com - prioridade 0
[email protected] - prioridade 1
A Maria só conseguirá visualizar e assinar o documento depois que o José realizar sua assinatura. Caso o José rejeito o arquivo ele não aparecerá para a Maria.
Exemplo do envio do relatório PGR:
Ao clicar em Executar o destinatário receberá um e-mail informando que existe um documento para assinar.
Após clicar no link "Acessar Totvs Assinatura Eletrônica" o usuário será direcionado à plataforma:
Quando o documento for assinado o mesmo pode ser visualizado pela tela de monitoramento:
Exibição do relatório
As funcionalidades disponíveis na tela Monitor Integração Totvs Assinatura Eletrônica são:
- Atualização de status de documentos integrados
- Aprovação de documentos para assinatura
- Assinar documentos
- Exclusão de documentos integrados
- Envio de documento para assinatura
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É possível acessar a tela de Monitoramento através do menu de Relatórios, sem precisar acessar um relatório específico:
Colunas
- Descrição: Nesta coluna será exibida a descrição do relatório no monitoramento.
- Status: Exibirá o status do documento/relatório. Os registros de monitoramento poderão estar com um dos seguintes status:
- Job relatório: Número do Job de execução do relatório.
- Id. Arquivo assinatura: Identificador do arquivo na Api de assinatura.
- Remetente: Usuário responsável pelo processo principal.
- Mensagem: Mensagem de erro ou informação retornada pelo processo ou Api.
- Nome do arquivo: Nesta coluna será exibido o nome do arquivo gerado.
- Campos chave: Campos que compõem a chave para geração do relatório.
- Valores chave: Valores que compõem o campo chave.
- Job Principal: Identificador do Job responsável por disparar a geração dos relatórios (Diário de Classe ou Certificado) caso seja relacionado a um processo principal.
- Criado por: Usuário de criação do processo.
- Criado em: Data de criação do processo.
- Modificado por: Usuário de modificação (alteração de status) do registro.
- Modificado em: Data de modificação (alteração de status) do registro.
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