O processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica permite que seja enviado para ser assinado eletronicamente um documento que represente o contrato do aluno no TOTVS Educacional.
Aviso |
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Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado, saiba mais clicando aqui. É necessário também habilitar no perfil do usuário a permissão para o processo “Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica". Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônicaclique aqui. |
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Este processo estará disponível no menu do TOTVS Educacional e no anexo da visão do cadastro de contratos. ![](/download/attachments/578823895/image2021-3-25_17-48-10.png?version=1&modificationDate=1616705290270&api=v2)
![](/download/attachments/578823895/image2020-12-19_14-57-25.png?version=1&modificationDate=1608404245430&api=v2)
Informações |
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Lembrar de habilitar a permissão no perfil para que o menu fique disponível |
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Ao executar o processo será validado se o usuário já realizou a autenticação no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica através do RM, se ainda não, será exibido a tela para prosseguir com a autenticação. ![](/download/attachments/578823895/image2021-3-25_14-21-50.png?version=1&modificationDate=1616692910333&api=v2)
Após a autenticação o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica será exibido. Informações |
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A autenticação será solicitada uma única vez na mesma sessão do RM, ou seja, se o usuário fechar a aplicação do RM e entrar novamente a autenticação será solicitada novamente. |
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title | Informações importantes |
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| Caso o usuário do RM não possua acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica o mesmo devera realizar o cadastro clicando em "Cadastre-se aqui!". O usuário autenticado deve possuir permissão no TOTVS Assinatura Eletrônica para enviar, excluir e consultar o status dos documentos, e também será necessário permissão para criar novos usuários ( solicitar ao administrador do TOTVS Assinatura Eletrônica). Motivo: A assinatura do documento eletronicamente será realizada pelo responsável financeiro do contrato (caso o mesmo esteja preenchido) ou responsável financeiro do aluno (caso o responsável financeiro do contrato não esteja preenchido), portanto o processo de integração do TOTVS Educacional já realizará o cadastro do responsável financeiro como um usuário no TOTVS Assinatura Eletrônica. De forma automática e transparente, será o usuário autenticado na execução do processo quem irá executar este procedimento. Quando o responsável financeiro for cadastrado no Totvs Assinatura, será enviado um e-mail para o responsável financeiro solicitando confirmação do e-mail cadastrado e, ao confirmar, será solicitada a mudança da senha de acesso ao portal TOTVS Assinatura Eletrônica. O responsável financeiro do contrato deverá acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica para executar a conferência e assinatura dos documentos enviados. Para maiores informações de como assinar um documento, acesse o manual operacional do TOTVS Assinatura Eletrônica. |
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title | Execução do processo |
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O processo poderá ser executado através da visão do cadastro de contrato ou através do menu principal. Acessando pela visão do cadastro de contratos será processado somente o(s) contrato(s) selecionado(s). ![](/download/attachments/578823895/image2021-3-25_15-14-7.png?version=1&modificationDate=1616696047353&api=v2)
Acessando pelo menu principal a seleção dos contrato será realizada pelo filtro genérico indicado. ![](/download/attachments/578823895/image2021-3-25_15-16-2.png?version=1&modificationDate=1616696162877&api=v2)
A utilização da opção acima é recomendada nos caso de processamento de um volume maior de contratos, além de permitir que o processo seja agendado, por exemplo, customize filtros que envie somente contratos que ainda não foram assinados.
Veja abaixo o comportamento de cada opção do processo:
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| Esta opção indica que o documento informado será enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica ![](/download/attachments/578823895/image2021-3-25_15-20-43.png?version=1&modificationDate=1616696443367&api=v2)
Regras: Informação |
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Nome do Documento | Nome do documento que será enviado. Observação: Ao enviar documento o código do contrato será concatenado automaticamente ao nome do documento caso o documento seja enviado para mais de um contrato na mesma execução do processo. Por exemplo, para um contrato de código 1000 para um documento com o nome: Contrato2021 => Será visualizado no TOTVS Assinatura Eletrônica com o nome: Contrato2021_1000 | Origem | Indica a origem do documento , sendo: - RM Reports => O documento será gerado pelo gerador do RM Reports utilizando o relatório informado.
- Arquivo PDF => Será informado um arquivo em PDF que será o documento enviado.
| Validadores / Testemunhas | E-mail das pessoas que irão participar do documento como um validador ou testemunha no TOTVS Assinatura Eletrônica. Observação: Caso o responsável pelo e-mail informado não esteja cadastrado no TOTVS Assinatura Eletrônica, o mesmo recebera um e-mail com convite para se cadastrar na plataforma (no cadastro é importante que seja informado o mesmo e-mail indicado no processo). | Pré-visualização | Quando a origem for "RM Reports" será possível executar uma pré-visualização do documento, porém esta opção funciona somente quando o processo estiver sendo executado pela visão de contratos. |
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- Para identificar o e-mail do responsável financeiro, primeiro é verificado o responsável financeiro que está cadastrado no contrato do aluno, caso não esteja preenchido, será considerado o responsável financeiro informado no cadastro do aluno.
- O responsável financeiro no TOTVS Educacional é um cliente cadastrado no RM, neste caso é importante que o cadastro do cliente tenha um e-mail válido configurado e que o campo CPF esteja preenchido.
- Serão enviados somente contratos ativos e que opção "Assinado" esteja desmarcada.
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title | Excluir documento com status "Pendente" |
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| Esta opção indica que se o documento estiver com o status "Pendente" será excluído no TOTVS Assinatura Eletrônica Informações |
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Somente o usuário que enviou o documento é que poderá executar a exclusão no TOTVS Assinatura Eletrônica, ou seja, o mesmo usuário autenticado no TOTVS Assinatura Eletrônica quando o documento foi enviado deverá ser o mesmo usuário autenticado no momento da solicitação da exclusão. |
Alterar |
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title | Atualizar e-mail de assinantes/validadores/testemunhas |
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| Permite atualizar o e-mail de um documento já enviado. Exemplos: - O documento foi enviado para o e-mail do responsável financeiro, porém o e-mail estava errado (neste caso deve corrigir o e-mail no cadastro do cliente).
- Preciso adicionar um novo validador ou testemunha para o documento.
- Preciso trocar o validador ou testemunha.
- Enviei o documento com validador e testemunha, mas não quero mais ter testemunha ou validador (deve deixa o campo sem preencher)
Para todos os cenários citados é necessário fazer os devidos ajustes e executar o processo novamente selecionando esta opção. |
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title | Conferência da assinatura do(s) documento(s) |
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| Para identificar se o contrato foi assinado é necessário executar o processo selecionando esta opção. Na execução do processo o RM consulta no TOTVS Assinatura Eletrônica se a assinatura do documento foi concluída (finalizado), caso positivo, no contrato do aluno opção "Assinado" é marcada e o campo "Data de assinatura" é preenchido conforme a data de assinatura eletrônica do documento. Aviso |
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- O documento é considerado como "Finalizado" somente quando todos os envolvidos (assinantes, testemunhas ou validadores) assinarem.
- O documento pode ser rejeitado, neste caso ficara com status "Rejeitado".
- Se apenas alguns envolvidos com o documento assinarem, o documento ficará com o status "Assinado parcialmente"
- Quando um contrato possuir mais de um responsável financeiro todos deverão assinar o documento eletronicamente no TOTVS Assinatura Eletrônica, para este cenário será considerada como data de assinatura do contrato a data da última assinatura.
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Todos os documento integrados com o TOTVS Assinatura Eletrônica e enviados pelo processo do TOTVS Educacional poderão ser consultados através de um anexo disponível na visão dos cadastro de contratos do aluno ( TOTVS Assinatura Eletrônica - Anexo Global ).
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TOTVS Assinatura Eletrônica
TOTVS Assinatura Eletrônica - Anexo Global
Configurando o RM para integrar com TOTVS Assinatura Eletrônica
Utilizando o TOTVS Assinatura Eletrônica - Vídeos