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Ao gerar a contabilização, os fatos ocorridos e registrados no TOTVS Educacional serão levados para o sistema contábil através dos lançamentos contábeis gerando assim uma integração entre o sistema educacional e o sistema contábil. Para que isto seja possível é necessário parametrizar o sistema educacional para a geração dos lançamentos preenchendo alguns parâmetros e indicando a utilização de alguns dados do sistema contábil.

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− Serviços*
Os serviços são cadastrados no menu Financeiro/Contábil | Formação de preço | Serviços. Somente os serviços que tiverem a opção "Compõe contabilização por competência" marcada em seus cadastros serão considerados na contabilização do contrato e na apropriação mensal.

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Esta opção é necessária, uma vez que nem todos os serviços devem ser tratados por competência. Um exemplo pode ser o serviço 'Carteirinha', que é um produto, mas não é considerado como um serviço prestado e que portanto, não deverá ser considerado na contabilização por competência.

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Observação:
A opção "Tipo contábil" presente no cadastro dos serviços não tem relação nenhuma com a contabilização por competência, esta informação é utilizada somente para a contabilização dos lançamentos financeiros (regime de caixa).

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Dentro do cadastro do serviço podemos ainda cadastrar o Default Contábil que consiste basicamente na indicação das contas contábeis que serão utilizadas na geração dos lançamentos contábeis. Os defaults contábeis serão utilizados quando o evento contábil, responsável pelo direcionamento da contabilização, estiver parametrizado para utilizar as informações da tabela default.

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− Bolsas*
As bolsas são cadastradas no menu Financeiro/Contábil | Formação de preço | Bolsas e serão contabilizadas conforme o evento contábil utilizado para a contabilização por competência.

No primeiro modelo de contabilização, se os eventos contábeis determinarem a contabilização das bolsas, todas as bolsas presentes nos contratos dos alunos serão computadas e consideradas na contabilização do contrato e na apropriação mensal. 

Já no segundo modelo de contabilização, somente as bolsas que tiverem a opção "Compõe contabilização por competência"marcada em seus cadastros serão consideradas na contabilização do contrato e na apropriação mensal.

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A contabilização de bolsas ocorrerá de forma análoga à contabilização dos serviços, onde é possível definir no evento contábil um item de evento com contas específicas para receber a contabilização dos seus valores ou ainda definir um item de evento que busque as contas contábeis diretamente do cadastro de cada bolsa, através do Default Contábil de cada bolsa.

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Observação:
As bolsas Condicionais (aquelas que dependem de determinadas condições para serem atribuídas financeiramente) não serão contabilizadas pelo regime de competência.

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− Situação de Matrícula*
As situações de matrículas são cadastradas no menu Curriculo e Oferta | Acadêmico | Situação de Matrícula.

Somente os contratos de alunos cuja situação de matrícula estiver com a opção "Gera contabilização por competência" marcada, serão contabilizados.

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Vamos supor que na situação de matricula 'Matriculado' a opção "Gera contabilização por competência" esteja marcada e que na situação de matrícula 'Pre-matriculado' esta opção esteja desmarcada. Ao mandar contabilizar, por exemplo, todos os contratos dos alunos de determinado curso, somente os contratos dos alunos que estiverem com a situação de matrícula igual à 'Matriculado' serão considerados para a contabilização.

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− Eventos Contábeis*

Eventos Contábeis são cadastros utilizados para mapear e determinar as regras da contabilização de processos realizados dentro do sistema. Eles devem ser cadastrados no menu Financeiro/Contábil | Geração | Eventos Contábeis.

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Se a forma adotada para a contabilização por competência, indicada nos parâmetros deste sistema, for o primeiro modelo de contabilização, onde somente a opção 'Utiliza contabilização por competência' estiver marcada, dois eventos contábeis devem ser cadastrados no TOTVS Educacional: um para realizar a contabilização dos valores totais do Contrato, com seus serviços, bolsas e/ou descontos e outro para realizar a contabilização da apropriação Mensal do serviço prestado.

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Se a forma adotada para a contabilização por competência, indicada os parâmetros deste sistema,  for o segundo modelo de contabilização, onde a opção 'Utiliza contabilização por competência' e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento' estiverem marcadas, além dos dois eventos contábeis citados anteriormente, devem ser cadastrados mais dois eventos para registrar possíveis diminuições ou Cancelamentos nos valores dos serviços prestados, bolsas e/ou descontos e mais dois eventos para registrar possíveis Aumentos nestes valores prestados.

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No momento da criação do evento contábil devemos indicar em qual situação ou processo ele será utilizado (contabilização do valor total do contrato ou de suas apropriações mensais, ou ainda para registrar cancelamentos ou aumentos), além disso, devemos preencher corretamente todas as informações necessárias para a realização da contabilização. Para maiores detalhes quanto à criação de eventos contábeis clique aqui.  

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Sempre que mandarmos gerar a contabilização de um contrato para determinado mês/ano, ou precisarmos cancelar um contrato, ou estorná-lo, ou ainda, contabilizar alterações nos valores dos serviços contratados, bolsas e/ou descontos, estes eventos serão consultados e, conforme parametrizados, irão determinar a contabilização destes fatos.

− Defaults contábeis*

Os defaults contábeis são cadastros onde informamos as contas contábeis

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 que sempre serão utilizadas por determinadas entidades (tabelas ou cadastros) dentro do sistema. As contas contábeis, por sua vez, são utilizadas nos lançamentos contábeis,

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sendo que estes são formados necessariamente por uma ou mais partidas a débito e por uma ou mais partidas a crédito. O(s) valore(s) lançado(s) no débito sempre deve(m) fechar em 100% com o(s) valore(s) lançado(s) no crédito.

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Os defaults contábeis podem ser cadastrados em algumas entidades dentro do sistema, podendo ser estas entidades indicadas para serem utilizadas nos eventos contábeis, nos dando assim a possibilidade de diversificarmos a contabilização dos fatos, utilizando o mesmo evento contábil.

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Por exemplo: queremos um evento que contabilize em contas distintas conforme o serviço utilizado no contrato. Para que isto ocorra, ao criarmos o evento contábil, devemos parametrizá-lo de forma que utilize o default contábil da entidade 'Serviço'. Então, vamos supor que o evento esteja assim parametrizado e que no cadastro do serviço Mensalidade a conta contábil A esteja indicada em seu default contábil e no cadastro do serviço Apostila a conta contábil B esteja indicada em seu default. Ao realizar a contabilização por competência, o valor do serviço Mensalidade será contabilizado na conta contábil A e, se houver serviço de Apostila no contrato, este será contabilizado na conta contábil B com o seu respectivo valor.

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Outro exemplo de utilização dos defaults contábeis na contabilização é a possibilidade de se controlar separadamente os valores para cada Bolsa que possa ser concedida aos alunos através da indicação de contas contábeis específicas no default contábil de cada Bolsa. Da mesma forma, através da utilização dos defaults contábeis, é possível utilizar contas contábeis distintas para cada Matriz Aplicada, obtendo da mesma forma controles específicos.

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− Parâmetros de Integração | Contabilidade*

Nos parâmetros do sistema Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade, indique qual dos dois modelos o sistema deverá adotar para a realização da contabilização por competência.

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Se desejar adotar o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, marque somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência'.

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Se desejar adotar o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, marque a opção 'Utiliza contabilização por competência' e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'.

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A diferença básica entre os dois modelos de contabilização por competência previstos no sistema é a forma como as alterações ocorridas no valor do contrato, sejam elas devido a aumento ou devido à redução nos valores dos serviços que o compõe, serão contabilizadas. Para obter mais informações sobre os dois modelos de contabilização por competência clique aqui.

Os 'Eventos contábeis' criados previamente para mapear e determinar as regras da contabilização devem ser indicados.
Se o primeiro modelo de escrituração for o escolhido, somente os eventos para a contabilização do valor do 'Contrato' e também para a contabilização da apropriação 'Mensal' devem ser respectivamente indicados.
Se o segundo modelo de escrituração for o escolhido, será necessário que todos os eventos contábeis solicitados nesta tela sejam indicados, cada um para sua específica utilização.
Para maiores detalhes quanto à criação de eventos contábeis clique aqui.
 

O 'Número do lote' contábil que receberá os lançamentos que serão criados a cada execução do processo para gerar a contabilização por competência dos contratos deve ser informado, assim como o 'Número do lote para estorno' que receberá os lançamentos de estorno que porventura forem necessários. Os números dos lotes aqui indicados ficarão fixos. Ao indica-los aqui, estes lotes serão criados automaticamente e exclusivamente para tal finalidade dentro do sistema TOTVS Gestão Contábil, onde poderão ser visualizados e consultados.

Em 'Data contábil' deve ser indicado o local onde o sistema deverá verificar o período de competência contábil para a inclusão dos lançamentos referentes à contabilização por competência do contrato educacional. Este local pode ser no cadastro do 'Período Letivo', na 'Parametrização por Curso' ou no 'Contrato e Plano de Pagamento'. Dentro do cadastro do respectivo local aqui escolhido, será habilitada uma aba chamada Contabilização, onde deve ser informado o período de competência contábil, preenchendo-se o mês/ano da competência inicial e o mês/ano da competência final.
Para obter mais informações sobre competência contábil clique aqui.

Por definição interna do sistema, somente as parcelas do tipo 'Parcela do Plano' farão parte do cálculo do valor total do contrato a ser contabilizado pelo regime de competência. Parcelas do tipo 'Parcela Extra' e do tipo 'Parcela Adicional' somente entrarão no cálculo e farão parte da contabilização dos contratos se o sistema estiver parametrizado para considerar tais parcelas no processo de contabilização. Se quiserem considerar estas parcelas na contabilização dos contratos, os parâmetros 'Contabiliza parcela do tipo Extra' e 'Contabiliza parcela do tipo Adicional' devem ser marcados.  
 

O parâmetro 'Considera a data de cancelamento do contrato para a data do estorno contábil no processo de cancelamento de contrato' somente ficará habilitado para quem estiver utilizando o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, onde somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência' é marcada. Com este parâmetro habilitado os estornos da contabilização receberão a mesma data informada no processo de "Cancelar contrato". Com este parâmetro desabilitado a data dos lançamentos de estorno continuará igual à data de execução do processo.

 
 
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