INTEGRAÇÃO BACKOFFICE RM X PORTAL DE COMPRAS PARADIGMA - WBC

Contexto de negócio (Introdução)

A dinâmica da economia e o acirramento da competitividade num mundo que se comunica cada vez mais rápido e intensamente, obriga as empresas a buscarem novos meios e tecnologias para otimizar seus processos de gestão.

O setor de suprimento administra considerável percentual do orçamento das empresas, muitas vezes maior que o faturamento gerado em diferentes unidades de negócio. Por isso, passa a ser estratégico reduzir o tempo e o custo operacional dos processos de compras e o valor final de aquisição.

Reduzir os gastos com compras, seja no custo direto das aquisições ou nas despesas operacionais do processo, pode representar um aumento significativo na lucratividade de qualquer organização. Outra vantagem é a agilidade e abrangência simultânea oferecida pelos meios eletrônicos, permitindo menor investimentos em estoques, pela maior agilidade nos ciclos de reposição, com mais opções acessíveis de abastecimento.

Considerando o contexto apresentado, vislumbrou-se a oportunidade de oferecer aos usuários a integração de seu sistema integrado de gestão empresarial (ERP onde são controladas as aquisições, vendas e estoque) com portal de e-procurement, que oferece um conjunto de modalidades de negociação, ferramentas complementares, acesso na nuvem para contato com maior número de fornecedores para a negociação e módulo administrativo que permite a gestão de cadastros.

Sistemas Envolvidos

Descrição dos sistemas envolvidos no contexto de negócio.

• Portal de Compras Paradigma – Solução eletrônica de compras disponível em nuvem (pública ou privada) que visa disponibilizar funcionalidades voltadas para supply chain, com um conjunto de modalidades de negociação e ambiente voltado a grande sinergia entre os stakeholders. 
• BackOffice RM - Sistema integrado de gestão empresarial (ERP) que disponibiliza através do módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento todo o processo de cotação e compras a ser integrado ao Portal Paradigma.

Integração

A comunicação do BackOffice RM com o Portal de Compras Paradigma será efetuada através da invocação de procedimentos remotos (WebServices), sem a intervenção de nenhum EAI (como feito na integração Datasul x Paradigma), tanto para envio de informações ao Portal quanto para consultas. A comunicação é inciada a partir do BackOffice RM que utiliza os WebServices do Portal de Compras Paradigma para envio de informações e consulta de dados, nunca no sentido contrário. Os adapters de comunicação com WebServices Paradigma serão desenvolvidos com base no uso de assinantes (Subscribers).

Visto que o Paradigma trabalha de forma passiva, sem consumir nenhum serviço para envio, será necessário agendar os processos que obtém retorno de informações (retorno de cotação, aceite de pedido e outros) via Jobserver com a recorrência necessária para a operação de cada cliente.

É aconselhável que seja verificado também a necessidade de agendar de forma recorrente (diária) os processos de carga inicial de cadastros, selecionando a opção de envio somente de registros desatualizados, para garantir a consistência dos dados entre os dois sistemas.

Os tipos de comunicação podem ser divididos em quatro tipos, listados abaixo:

1.       Carga de dados 

Processo disponível para envio de dados massivos para o Portal, disponibilizando carga total, carga parcial e carga de registros selecionados, consumindo os respectivos WebServices. Para cada cadastro integrado com o Portal de Compras Paradigma será disponibilizado um processo para carga de dados, que apresentará três opções de integração, sendo elas: 

·         Carga total – Faz a sincronização de todos os registros.

·         Carga parcial – Faz a sincronização dos registros ainda não integrados ou desatualizados.

·         Somente selecionados – Faz  a sincronização dos registros selecionados no processo.

2.       Comunicação síncrona (gatilho automático) 

Comunicação síncrona com gatilho a partir das funções nativas do sistema (gatilhos nos assinantes ou por Fórmulas Visuais), sem necessidade do usuário executar um processo manual para disparar a integração.

3 – Comunicação assíncrona - Saída (gatilho manual) 

A comunicação deve ser iniciada através do consumo de processo ou funcionalidade por parte do usuário. Serão disponibilizados processos nas visões, onde o usuário responsável deverá selecionar os registros desejados e disparar os mesmos.

4 – Comunicação assíncrona - Entrada (processo recorrente) 

A extração de dados no Portal de Compras Paradigma ocorre através de consultas aos WebServices do mesmo. Para tanto, é necessário que seja programado de forma recorrente a execução dos processos de extração no JobServer, que ficarão responsáveis por dar entrada nos dados.

Escopo

A integração do BackOffice RM com Portal de Compras Paradigma visa disponibilizar aos usuários que seus processos de cotação e pedidos de compra sejam integrados com seus fornecedores através de ambiente em nuvem, trazendo maior economia no processo de compras e sinergia entre os stakeholders. 

O processo de integração de cotações permite que as cotações iniciadas no BackOffice RM possam ser enviadas ao Portal de Compras Paradigma e passar por reagrupamento (aglutinação) e cotação online, com recebimento de orçamentos, seleção de orçamento vencedor e retorno automatizado das informações ao BackOffice. 

Juntamente com o processo de integração de cotações, foi disponibilizada a integração de Pedidos de Compra (oriundos de Cotações integradas ou não) que é responsável por encaminhar ao fornecedor as informações do Pedido e solicitar aprovação do mesmo, que posteriormente seguirá o fluxo de compras no BackOffice definido pelo cliente. 

Segue listado abaixo os processos de integração disponíveis para que as funcionalidades listadas acima sejam disponibilizadas:

• Envio de Cadastros.
• Envio de Itens de Requisição.
• Consulta cancelamento de Itens de Requisição.
• Envia cancelamento de Itens de Requisição.
• Consulta de Orçamentos de Cotação finalizada.
• Envio de Pedidos de Compra.
• Envia cancelamento de Pedidos de Compra.
• Consulta de Aceite de Fornecedor para Pedido de Compra.

O escopo da integração se restringe aos processos e subprocessos descritos nos documentos de especificação listados acima, considerando as regras e restrições descritas internamente a estes.

Pré-requisitos instalação/implantação/utilização

Segue listado abaixo as restrições de instalação, implantação e configuração necessárias para o correto funcionamento da integração, agrupado por sistema.

BackOffice RM

•  Versão 12.1.5 ou superior da Biblioteca RM.
• Permissão de acesso para trafego de informações na rede entre o servidor de aplicação e o servidor do Portal de Compras Paradigma.
• Correta parametrização, conforme descrito nos documentos de especificação listados anteriormente e apresentado no item de Instalação/Configuração do BackOffice RM.

Portal de Compras Paradigma

• Instalação do Portal de Compras Paradigma em máquina acessível pelo servidor de aplicação RM.
• É pre-requisito que o ambiente possua as configurações padrão para integração com o BackOffice RM, que são geridas pela equipe responsável pela implantação do Portal de Compras Paradigma.
• É de responsabilidade da equipe de implantação do Portal de Compras Paradigma documentar e capacitar os usuários quanto a instalação e configuração do mesmo.

Instalação/Atualização

A integração do BackOffice RM com Portal de Compras Paradigma é nativamente instalada a partir das versões descritas no respectivo item, sendo necessário somente ativá-la e efetuar a correta parametrização para uso da mesma, melhor descrita nos itens abaixo.

Para informações detalhadas vide documentos de especificação de cada processo.

BackOffice RM

• Ativar a integração e configurar parâmetros globais do módulo TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento (processo 04.03.05).
• Parametrizar a tabela de classificação utilizada para relacionamento com Fornecedor (processo 04.01.04.01)
  • Selecionar o parâmetro Tipo de Produto fornecido pelo Fornecedor.
  • Parametrizar tipos de movimento de Pedido de Compra integráveis ao Portal de Compras Paradigma
    • Deve-se marcar o campo Integrado ao Portal de Compras Paradigma na etapa Integração Paradigma para os respectivos tipos de movimento.
    • Parâmetros necessários para viabilizar a importação de Fornecedores do Paradigma (Parâmetros do contexto do Financeiro).
      • Deve-se permitir inclusão de Fornecedores Globais.
      • Parâmetro de informação de estado obrigatório para Fornecedor deve estar desmarcado.
      • Importação das fórmulas visuais de gatilho de integração
        • Para que ao incluir, alterar ou excluir um cadastro o mesmos seja enviado automaticamente para o Portal de Compras Paradigma é necessário efetuar a importação das respectivas fórmulas visuais de gatilho.
        • A listagem das fórmulas está descrita no documento de especificação da integração de cadastros.

• Parâmetro de integração com Paradigma ativo.
• Parametrizar corretamente o caminho do webService Paradigma.
• Informar fórmula do código do Cliente/Fornecedor para importação deste cadastro no Paradigma.

Portal de Compras Paradigma

Não é de responsabilidade deste documento a apresentação das formas de instalação e configuração do Portal de Compras Paradigma, que deve ser efetuada pela equipe de implantação do respectivo produto.

Controle de Versão

O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.

Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.

Suporte

O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos RM  e Paradigma estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.

Observação: Este modelo de suporte está sendo revisado pela TOTVS.

Fluxo das Informações

Todo os fluxos de integração são executados a partir do consumo de webservices disponibilizados pelo Portal de Compras Paradigma, sendo este fluxo de envio de dados ou consulta.

Segue abaixo lista de fluxos de integração contemplados na integração:

Cadastros

O Portal de Compras Paradigma possui um módulo administrativo que permite a gestão de cadastro de fornecedores, usuários, moedas, medidas, catálogo de materiais, entre outras entidades mantidas pelo BackOffice.

Para melhor usabilidade estes cadastros são integrados automaticamente a partir do processo de carga de dados e de gatilhos de alteração (inclusão e exclusão), atualizando as informações no módulo administrativo do Portal sem necessidade de replicação manual dos dados. 

A integração de cadastros é necessária para que as informações base para os processos constem nos dois sistemas, como por exemplo o cadastro de Produtos é pré-requisito para a integração de Cotações, sendo necessário no mínimo os produtos a serem cotados. Assim sendo, ainda utilizando o mesmo exemplo, para a integração de uma Cotação é necessário que todos os Produtos, Fornecedores, Condições de Pagamento, Unidades de Medida (e alguns outros cadastros) envolvidos nesta cotação tenham sido previamente integrados com o Portal de Compras Paradigma e para facilitar a manutenção da integração aconselha-se que seja feita no momento da implantação da integração a carga completa através dos processos disponibilizados. Vide coluna “Predecessoras” na tabela disponível na seção Fluxo de Informações para maiores informações quanto ao relacionamento de entidades e predecessão.

Após a carga de dados todas as alterações efetuadas nestes cadastros serão automaticamente integradas ao Portal de Compras, mantendo a sincronia e espelhamento de dados, desde que os gatilhos tenham sido corretamente habilitados (fórmulas visuais).

Limitações/Restrições

• O cadastro de Marca não é integrado e com isso é necessário que se realize o cadastro diretamente no Portal Paradigma de um registro Default de Marca para integração.
• O cadastro de de CST não é integrado com o Portal Paradigma com isso deve ser desabilitado no portal a sua obrigatoriedade na Cotação.
• O cadastro de Taxas e Impostos não é integrado com o Portal Paradigma.
• O cadastro de IVA não é integrado com Portal Paradigma e deve ser desabilitado na cotação.

• O Frete é obrigatório na Cotação do Portal Paradigma e com isso é necessário realizar o De-Para manual conforme tabela abaixo:

  Código Frete Paradigma	Descrição Frete Paradigma	Código Frete ERP
  0	Não se aplica	9
  1	CIF	1
  2	FOB	2
  3	Transporte Próprio Rementente	3
  4	Transporte Próprio Destinatário	4
  5	Outros	0

Processos

Os fluxos de integração disponíveis podem ser divididos em dois macro processos, de Cotação e Pedido de Compras, que envolvem diversas operações, algumas transcendendo a fronteira de cada sistema e sendo integradas nativamente. Estes processos e operações serão descritos de forma didática nos subtópicos a seguir e de forma técnica nos respectivos documentos de especificação

Cotação

Aos usuários que já utilizam o BackOffice RM e o módulo TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento a alteração para utilização do Portal de Compras Paradigma tende a ser natural, visto que a integração segue em sua base o mesmo processo de cotação, mas repassando ao Portal as responsabilidades decorrentes de seleção e contato com fornecedores, entrada de orçamentos e definição de vencedor.

Segue abaixo diagrama do processo de Cotação com os fluxos sem integração e via integração com Portal de Compras Paradigma, cujo processo é também descrito na listagem a seguir.

Etapas da cotação com integração com Portal de Compras Paradigma: 

1. Inclusão das necessidades de compra.
   1. Conforme processo padrão do BackOffice RM as necessidades de compra são inseridas no mesmo através de itens de Solicitação de Compra.
2. Seleção das necessidades de compra a serem cotadas
   1. A seleção de itens a serem cotados é efetuada através da inclusão da Cotação no BackOffice, com parâmetro integrado ao paradigma selecionado.
3. Integração das cotações a serem efetuadas no Portal de Compras Paradigma.
   1. As cotações marcadas para integração com Portal Paradigma são inseridas inicialmente com o status “Pendente de Envio Paradigma”, sendo necessário executar o processo “Enviar Requisição para o Paradigma” para efetuar o envio.
   2. O envio ao Portal Paradigma é efetuado a nível de ítem de cotação, que é incluído no Portal com a nomenclatura de Item de Requisição.
4. Agrupamento das necessidades de compra em Cotações e seleção de participantes.
   1. No Portal de Compras Paradigma as cotações devem ser compostas por Itens de Requisição, onde o usuário poderá agrupa-los conforme conveniência.
   2. Após selecionar os itens a serem cotados o usuário deverá informar quais os fornecedores poderão participar desta cotação, sendo que o Portal sugere os melhores baseados em suas informações e inferências.
   3. Um exemplo de agrupamento vantajoso ao cliente seria efetuar o agrupamento de diversas necessidades de compra (Itens de Requisição) de coligadas diferentes para cotar em maior quantidade e assim obter melhores condições.
5. Agendamento da cotação.
   1. As cotações no Portal, após a sua configuração, precisam ser agendadas para execução, informando dentre outras informações a data de inicio e término do período.
6. Inclusão dos orçamentos de cotação.
   1. Os fornecedores selecionados para participar da cotação serão comunicados automaticamente pelo portal e através de sua visão no mesmo poderá inserir os orçamentos para os itens de cotação.
7. Seleção dos orçamentos vencedores.
   1. O Portal de Compras Paradigma através de regras de inferência internas a ele indica quais os melhores orçamentos para os itens de cotação, podendo o usuário seguir esta opção ou selecionar outros orçamentos como vencedores.
8. Fechamento das cotações ou itens de cotação.
   1. Após selecionar os orçamentos vencedores deve-se finalizar a cotação, ou somente um ítem específico.
9. Consultar orçamentos vencedores no Portal de Compras Paradigma.
   1. O BackOffice RM disponibiliza na visão de Cotação o processo “Retorno de Cotações orçadas no Portal de Compras Paradigma”, responsável por consultar no Portal de Compras Paradigma os orçamentos vencedores de itens de cotação finalizados. Este processo pode ser executado manualmente ou ser agendado para execução recorrente (ex.: de 15 em 15 minutos).
   2. O processo de retorno de orçamentos também efetua a busca e inclusão de fornecedores inseridos diretamente no Portal Paradigma que seja vencedor de algum item de cotação e não conste no BackOffice.
10. Geração de Ordem de Compra
    1. Conforme item anterior, os orçamentos vencedores de itens de cotação são retornados à Cotação do BackOffice RM, assim ficando disponíveis para geração de Ordem de Compra e seguir o processo padrão do BackOffice.
    2. As ordens de compra geradas podem passar por integração com Portal de Compras Paradigma ou não, seguindo maior conveniência do cliente.

Pedido de Compra

Os pedidos de compras podem ser inseridos no BackOffice RM através de diversos processos, sendo oriundos de cotação ou não. Seguindo o processo padrão, após a inclusão de um Pedido deve-se comunicar o Fornecedor para que o mesmo faça o planejamento necessário para atender tal demanda. Esta comunicação poderia ser efetuada por meios informais, mas a integração com Portal de Compras Paradigma vem apresentar um ambiente formal onde o mesmo faz a comunicação com o Fornecedor e solicita a ele o aceite do pedido. Caso o Fornecedor recuse o Pedido de Compra existe a opção de alterá-lo no BackOffice para que assim este seja resubmetido ao Fornecedor para aprovação via Portal. 

Segue abaixo diagrama do processo de Pedido de Compra com exemplo de fluxo sem integração e via integração com Portal de Compras Paradigma, cujo processo é também descrito na listagem a seguir.

Etapas da integração de Pedidos de Compra com Portal de Compras Paradigma:

1. Inclusão do Pedido de Compra
   1. A inclusão do Pedido de Compra pode ser efetuada pelos diversos pontos do BackOffice, sendo necessário somente atender as restrições definidas na respectiva especificação.
2. Integrar Pedido de Compra com Portal de Compras Paradigma
   1. Caso deseje integrar o Pedido de Compra com o Portal deve-se selecionar o mesmo e executar o processo “Integrar com Portal de Compras Paradigma”.
   2. Ao integrar o Pedido de Compra o mesmo receberá o Status Paradigma “Aguardando aceite de fornecedor”.
3. Alteração de Pedido de Compra integrado ao Portal de Compras Paradigma
   1. Ao alterar Pedidos de Compra integrados o mesmo é automaticamente enviado ao Portal, onde tem o seu status novamente alterado para “Aguardando aceite de fornecedor” e seus dados atualizados.
4. Comunicar fornecedor
   1. É de responsabilidade do Portal de Compras Paradigma comunicar o fornecedor da inclusão do Pedido de Compra e solicitar aprovação do mesmo.
5. Aprovação do fornecedor
   1. A aprovação ou recusa do Pedido por parte do Fornecedor deve ser executada internamente ao Portal.
6. Consultar aceite de Pedido pelo Fornecedor
   1. A consulta de aceite de Pedido pelo Fornecedor é efetuada através do processo “Consultar Aceite do Fornecedor no Portal Paradigma”, que fica responsável por consumir o WebService do Portal e atualizar os status dos Pedidos retornados.
   2. Caso o Pedido tenha sido recusado pelo Fornecedor o usuário poderá efetuar a alteração do mesmo (após alinhamento com fornecedor), que conforme descrito no item 3 o mesmo será reencaminhado ao Portal para nova aprovação.
7. Faturar Pedido de Compra
   1. Caso o Pedido de Compra tenha obtido aceite por parte do fornecedor o mesmo estará disponível para faturamento.