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Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa.

Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela.

Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custo e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc.

O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc.

Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas.

Os valores gastos, os reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.

Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado.

Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estiverem estejam ativos, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens, respectivamente.

Exemplo:

No caso em que o processo todo deve passar por aprovação ou conferência, temos:

Caso alguma etapa possa ser realizada automaticamente, temos:

Por fim, além das viagens, a rotina também permite efetuar prestações de contas avulsas.

O App Minha Prestação de Contas permite um controle fácil e rápido para que viajantes corporativos mantenham sua prestação de contas atualizada durante uma viagem.

Com este aplicativo é possível:

• Sincronizar as prestações de contas de viagens;
• Incluir uma prestação de contas avulsa;
• Gerir/Controlar despesas;
• Acompanhar o saldo da prestação de contas;
• Encaminhar uma prestação de contas para conferência e aprovação;
• Acompanhar as prestações de contas já encerradas;
• Corrigir as prestações de contas recusadas.

O mínimo deste processo que precisa estar configurado para o funcionamento do aplicativo é:

• Cadastros
  • Despesas (com ou sem amarração por localidade e grupo)
  • Grupo de acesso
  • Participantes
• Prestação de Contas (avulsa)

Já um processo completo de viagens para o App englobamengloba:

• Cadastros
  • Wizard de Configuração
  • Participante
  • Grupo de Acesso
  • Despesa
  • Grupo de Despesa
• Solicitação de Viagem (Via integração Reserve ou Protheus)
• Viagem
• Adiantamento
• Prestação de Contas (foco do app)
  
  

Para mais informações acesse o TOTVS Minha Prestação de Contas na área do Aplicativos.

Para fazer o download do App acesse o Google Play.