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Os Adiantamentos (FINA667) são os valores creditados aos colaboradores para cobrir os gastos de uma viagem, tais como alimentação, transporte, comunicação etc. Estes valores são calculados através da configuração da política de viagens da empresa, podendo ser:
Na Viagem (FINA665) ainda é possível solicitar complementos de adiantamentos. Caso um colaborador precise de mais dinheiro em uma viagem, esta solicitação pode ser efetuada selecionando a viagem a opção Adiantamento Avulso. Neste caso é gerada mais um adiantamento vinculado à viagem. As regras de geração de título, tais como Prefixo, Natureza, Data de Vencimento para adiantamentos normais e urgentes (aqueles solicitados fora da regra da política de antecedência) estão no Assistente de Configuração. Os adiantamentos solicitados tanto via Reserve, Solicitação de Viagem ou Avulso não são aprovados em conjunto com a viagem e geram uma pendência para o superior do viajante, se configurado.
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Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa. Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela. Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custos e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc. O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc. Um anexo do comprovante pode ser incluso à despesa para auxílio da conferência do departamento de viagens. Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas. Os valores gastos, reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.
Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado. Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estiverem ativas, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens respectivamente. É possível também efetuar prestações de contas avulsas... |
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