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O sistema disponibilizará a seguinte tela:
Figura 10 – Seleção do inventário
Na pasta FILIAL deve-se selecionar a(s) filial(ais) que participarão do inventário, movendo a mesma para o lado direito da tela, bastando, para isso, dar um duplo clique na filial desejada.
Selecionada a FILIAL, deve-se selecionar a função ShF7 "Grupo de Produtos" que disponibiliza a pasta PRODUTOS para informar quais itens que serão inventariados.
OBSERVAÇÃO IMPORTANTE:
Cadastrar a TABELA 83 com os grupos e seus nomes.
Exemplo 1:
ACESSO = GRP1.
CONTEUDO = GRUPO DE PRODUTOS PARA GRUPO 1.
Exemplo 2:
ACESSO - DESCRICAOGRP15 - GRUPO 15 DE PRODUTOS
GRP10 - GRUPO 10 DE PRODUTOS
Relacionar os produtos aos grupos criados através do programa VGIMGINV – Seleção de grupo de produtos.
Cadastrar os itens nos grupos previamente cadastrados na tabela 83. Informe o grupo, selecione o filtro, efetue o filtro de acordo com o critério desejado.Selecione os itens no filtro.Conclua a operação do filtro Salve a seleção de grupo.
Na seleção do inventario por item, ao selecionar um determinado grupo, os produtos deste grupo irão aparecer como selecionados para o inventario.
Programa de seleção de fichas VGIGFICT selecione o botão "ShF7 - Grupo de produtos". Pesquise o grupo desejado e selecione-o. A tela de seleção de itens deverá ser preenchida com essa informação. Salve.
Na pasta de PRODUTOS podem ser informados os itens que serão inventariados, sendo:
Ou através da digitação do código do produto:
Informando a Seção, Grupo e Subgrupo + o botão 
(gravar).
Utilizando a função ShF2 Filtro.
Âncora
Figura 11 – Seleção de produtos
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Geração (Operação sem coletor)
Após a seleção da filial e dos produtos, efetuar a geração das fichas de contagem através da função Geração. Ao selecionar esta função, o sistema passará à seguinte tela:
Figura 12 – Geração de Fichas
Neste momento, dentre a seleção efetuada pelo usuário, o sistema efetuará algumas perguntas as quais tem como objetivo desprezar ou não os produtos que se encontram fora de linha, sem estoque, ou os com data de entrada maior que uma data informada.
Também permite ao usuário selecionar entre várias opções o modelo de ficha ou relatório que será utilizado para contagem física dos produtos, bem como a ordem de impressão, descrição, por seção, etc.Âncora
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Impressão (Operação sem coletor)
Neste momento o sistema irá imprimir Neste momento o sistema irá imprimir a ficha ou relatório selecionado pelo usuário, juntamente com os produtos pertencentes à seleção/ geração, podendo o usuário selecionar quebras de relatórios (dependendo do modelo selecionado), os dados a serem impressos, sendo:
- Impressão a partir de um número de ficha.
- Impressão de fichas extras.
- Impressão de fichas em branco.
- Quantidade.
- EAN.
- Etc.
Figura 13 – Impressão de fichasÂncora
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SEMCO
- Exportar Arquivo
Neste caso, precisa-se gerar a ficha. Somente serão exportados os itens da ficha.
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Importar os dados dos coletores para a emissão das fichasÂncora
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Operação com Coletor
Descarregar os dados do coletor, na área do usuário, que vai emitir as fichas ou mapas de contagem.
Se possuir muitos
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Descarregar os dados do coletor, na área do usuário, que vai emitir as fichas ou mapas de contagem.
Se possuir muitos arquivos da mesma seção, juntar todos em apenas um arquivo utilizando o comando:
TYPE [ nome do arquivo do coletor ]>> [ nome do arquivo a ser agrupado ]
EX: TYPE COLETOR1>> INVENTA
TYPE COLETOR2>> INVENTA
Os dados dos arquivos coletor 1 e coletor 2 após o comando estão no arquivo INVENTA.
Verificar se o arquivo está no diretório DBW (área do usuário), para que possa ser importado pelo sistema, conforme os procedimentos abaixo:
O procedimento de importação (em breve) será automático, sendo portanto desnecessário este passo.Âncora
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Importação do arquivo do coletor
Operação com coletor
Para importação da seleção do inventário através de arquivo gerado
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Para importação da seleção do inventário através de arquivo gerado pelo coletor, utilizar a opção de SELEÇÃO do inventário e a função Imp. Coletor. Será apresentada a tela a seguir:
Figura 14 – Importação coletor
Informar a filial, a seção e o nome do arquivo dos coletores. (No caso o arquivo que foi gerado, para agrupamento das seções, este nome não é fixo no sistema).
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Capa de Lotes (Operação com coletor)
Utilizado ao efetuar inventário com coletores, onde o sistema irá imprimir as capas de lotes que serão utilizadas para batida de lotes no momento da digitação dos mesmos.
Com esses processos será possível liberar com antecedência a data da contagem os relatórios para contagem dos produtos. Âncora
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produtos.
Arquivo de Controle
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Alteração do Arquivo de Controle de Inventário
Com esta opção se pode alterar os dados do Arquivo de Controle. Para utilizar essa função você deve selecionar o inventário na tela principal e digitar Mais. Pressione o botão Liberação. Será apresentada a tela a seguir:
Figura 15 Controles do inventário
Antes do congelamento, alterar o Status de Congelamento para Recebimento, Faturamento e Vendas p/ PDV, selecionando as 3 opções.
Importante!
As opções de Status Atual são alteradas pelo automaticamente pelo sistema de acordo com o andamento do inventário, não devendo ser modificado pelo usuário. Âncora
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As opções de Status Atual são alteradas pelo automaticamente pelo sistema de acordo com o andamento do inventário, não devendo ser modificado pelo usuário.
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Congelamento de Inventário
Antes de efetuar o congelamento de inventário, certifique-se que todas as notas fiscais, sejam elas de compras, transferências, vendas, simples remessa, bonificações, etc., estejam devidamente atualizadas até a data do congelamento, e que não tenha nenhuma nota fiscal pendente para atualização, cuja mercadoria já se encontra no interior do deposito ou na área de venda, bem como se a integrações das vendas dos PDV já foram efetuadas no sistema.
Isso garantirá que ao efetuarmos o processo de congelamento, todas as operações de entradas e saídas até o dia, tenham sidos integradas ao sistema, o que evitará divergências entre os estoques lógicos e os estoques físicos, causados por problemas ou falta de atualizações de movimentos.
Antes de executar este processo, o sistema obrigará o usuário a dar nos Controles de Inventário, onde o usuário deverá informar ao sistema que todas as notas fiscais do recebimento, faturamento e integração com o PDV já foram efetuadas, e só assim se dará inicio ao processo de congelamento.
Este processo consiste em criar arquivos com os produtos e estoques congelados na data da contagem do inventário, que servirão de parâmetros para as análises das divergências entre o estoque físico e lógico, bem como informações de relatórios.
NOTA IMPORTANTE
No momento de acionar o botão de CONGELAMENTO o sistema irá analisar um parâmetro antes de seguir com o processo:
Código | Acesso | Conteúdo | Funcionalidade |
45 | CRITPENDCG | N | PARÂMETRO DESATIVADO |
45 | CRITPENDCG | S | PARÂMETRO DESATIVADO |
45 | CRITPENDCG | T | PARÂMETRO DESATIVADO |
45 | CRTPENDIAS | 999 | Indica a quantidade de dias para considerar a pendência de Importação de Vendas |
GERANDO A TELA ABAIXO.
A liberação da tecla para seguir será de acordo com o parâmetro acima
Para o congelamento basta selecionar a função Congelar na tela principal do inventário. Terminado o processo de congelamento será gravada a flag 'C' - Congelado.Âncora
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'C' - Congelado.
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Digitação das Quantidades (Sem coletor)
Após a contagem das mercadorias na filial e no depósito, sejam elas via fichas, relatórios ou coletores, o usuário deverá informar essas quantidades ao sistema, efetuando a digitação ou a importação das quantidades via coletor.
Acessar a digitação do inventário selecionando o inventário na tela principal e a função Digitar.
Será apresentada a tela a seguir:
Figura 16 Digitação do inventário
Este processo divide-se em:
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Importar Arquivo – Formato SEMCO
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Digitação das Quantidade (Coletor)
Na tela de digitação, com a função Coletor, pode importar o arquivo de quantidades do coletor. Selecionada esta função, será apresentada a tela seguinte:
Figura 17 Importação das quantidades do coletor
Importação, permite ao usuário efetuar a importação das quantidades efetuadas via coletores de dados.
No programa de importação do coletor pode-se consultar os layout's de arquivos que já são tratados pelo sistema RMS, através da opção Layout.
Para a importação deverá ser selecionado o layout de acordo com o arquivo gerado pelo coletor.
Após a importação dos dados do coletor os lotes serão gerados automaticamente com as quantidades, e será gravada a Flag 'D' – Inventário em processo de digitação.
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– Inventário em processo de digitação.
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Crítica dos Lotes
Após o processo de digitação, seja manual ou por coletor, deverá ser feita à crítica dos lotes, através da função Criticar, na tela principal do inventário:
Figura 18 Crítica de lotes
Selecionar emissão, informar lote inicial, final e a seção, podendo ser utilizada a opção GERAL para estes campos. A formatação da crítica fica a critério do usuário.
Neste processo o sistema irá criticar os lotes digitados e seus respectivos produtos, mostrando aos usuários erros por exemplo:
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Alguns desses erros permitem que o inventário seja atualizado e outros não. Neste processo também é efetuada a batida dos lotes, consiste o valor e quantidade informada na capa dos lotes x produtos e quantidades digitadas, informando aos usuários os lotes com divergências.
Para melhor entendimento dos erros, em havendo necessidade, consultar os relatórios que seguem:
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Relatório de Divergências
Este relatório permite ao usuário uma análise das quantidades congeladas x digitadas, isso ainda no processo de digitação do inventário, o que possibilita a tomada de decisões e análise das diferenças, podendo ser o produto contado novamente, em se tratando de uma diferença muito alta, que poderia ser causada por uma contagem errada ou a falta de integração de alguma nota fiscal, etc...
Para emissão do relatório deve-se selecionar a função Divergência na tela principal do inventário.
O relatório poderá ser emitido com as quantidades (congelado X contado), para análise de diferenças, ou sem quantidade, saindo somente os itens que tiveram diferença para recontagem. A opção sem quantidades traz um campo em branco para que seja informado a quantidade.
Campos do relatório
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Para isso é importante que se mantenha uma padronização na coleta de seus produtos, pois o processo divide a filial em gôndolas e as gôndolas em prateleiras.
Filial ou depósito vistos por cima;
(Dividido em gôndolas ou corredores)
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001 002 003 004 005
Gôndola / Corredores vistos de frente;
(Divididos em prateleiras)
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