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O fluxo de alçadas do módulo de Compras restringe a geração dos documentos de compras emitidos pela empresa aos usuários que possuem permissão para tais ações, bem como, a análise e aprovação dos processos de compras realizados pela empresa. Isto viabiliza a redução de erros na emissão de documentos e garante o controle e gerenciamento dos gastos das compras realizadas. O objeto de análise efetuada pela alçada é o processo de compra (documento) e o critério de avaliação é o valor da compra.
O controle de alçadas reduz os custos operacionais, pois, impede que seja feita uma solicitação de produto ou grupo de produtos, que esteja fora da alçada do solicitante, ou ainda, que seja efetuado um pedido de compras por um comprador ou grupo de compradores que não possui direitos para realizar este procedimento. Desta forma, permite que todo grupo de usuários, devidamente cadastrado como um grupo de solicitantes tenha direito, por exemplo, de comprar materiais de escritório. Ao mesmo tempo, é possível aumentar ou restringir direitos de um usuário pertencente a este grupo.
Embora extremamente útil, estes cadastros não são obrigatórios para o funcionamento do módulo Compras. |
Características da aprovação direcionada por entidades contábeis
• Possibilidade de direcionamento dos itens de documentos (solicitações de compra, solicitações ao armazém e pedidos de compra) a um processo de aprovação estruturado.
• Possibilidade de direcionamento de aprovação de despesas por área (representadas pela estrutura contábil).
• Redução de custos com o bloqueio de solicitações indevidas e início de processos indesejados.
• Redução de custos com o bloqueio de solicitações indevidas e início de processos indesejados.
• Mais controle na auditoria de processos.
• Mais flexibilidade no fluxo de aprovação.
O modelo de controle de alçadas por entidades contábeis é definido da seguinte forma:
• Somente por valor: O parâmetro MV_APRPCEC precisa estar desativado (F) e o comprador deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificado o valor do documento no momento da aprovação.
• Somente por entidade contábil: o parâmetro MV_APRPCEC precisa estar ativado (T) e o comprador não deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificada a autonomia das Entidades Contábeis que, por padrão, são formadas por Centro de Custo, Conta Contábil, Item da Conta e Classe de Valor.
• Por valor e entidade contábil: o parâmetro MV_APRPCEC precisa estar ativado (T) e o comprador deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificado o valor do documento e a autonomia das entidades contábeis.
Solicitantes
Este cadastro define os usuários com permissão para solicitar a compra dos produtos restritos que pode ser dada por grupo de produtos, quantidade solicitada etc. Aqui é estabelecida a relação o usuário solicitante e os compradores responsáveis pelo atendimento de suas solicitações de compra.
Compradores e Grupo de Compras
O cadastro de Compradores define os usuários que podem gerar/manipular processos de compra como cotações e pedidos. Estabelece a relação entre o comprador e os aprovadores responsáveis pelos documentos gerados por ele com a definição dos grupos de aprovação para pedidos de compra e contratos de parceria.O Grupo de Compras é o cadastro que agrupa os compradores, geralmente pela categoria de materiais que estes são responsáveis pela compra, responsáveis por manipular as cotações, pedidos de compra e autorizações de entrega.
Aprovadores
Este cadastro define os usuários responsáveis pela aprovação dos diversos documentos de compras que são submetidos ao fluxo de alçadas. São estabelecidos os valores e limites de aprovação, como:
Valores mínimo e máximo.
Aprovador superior (que pode substituir um aprovador, quando necessário).
Limite (diário, semanal ou mensal) atribuído ao aprovador de acordo com seu tipo (verba).
Procedimento para Utilização
- No Compras (SIGACOM), acesse Atualizações / Administração de Compra / Perfis de Aprovação (COMA210);
- Clicar na opção de Incluir para criar um novo Perfil de Aprovação;
- Informar os campos obrigatórios e definir os valores mínimos e máximos e a moeda para o Perfil de Aprovação;
- Após cadastrar o Perfil de Aprovação, acesse Atualizações / Administração de Compra / Aprovadores (MATA095) e cadastrar um usuário como Aprovador;
- Incluir um Grupo de Aprovação (MATA114), configurar as regras e condições para o aprovador, inclusive um Perfil de aprovação, onde já está definido o valor mínimo e máximo e a moeda a ser considerada.
Regras do Perfil de Aprovação
- Será considerada a moeda informada no Perfil de Aprovação, mesmo que a moeda no cadastro do aprovador esteja diferente.
- A moeda definida no Perfil de Aprovação não converte a moeda usada nos documentos que serão bloqueados por alçada.
- O limite (mínimo e máximo) será definido pelo limite informado no Perfil de Aprovação definido para o aprovador no cadastro do grupo de aprovação.
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