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Ao identificar que um workflow deve possuir uma hierarquia de aprovadores, a primeira coisa a ser verificada é se essa hierarquia é fixa ou dinâmica. Por exemplo, supondo que uma solicitação de compra deva passar sempre por três níveis de aprovação (três pessoas diferentes), pode-se dizer que essa é uma hierarquia fixa. Neste caso, é possível definir o processo desenhando as atividades de forma fixa no workflow, conforme apresentado abaixo. Mesmo que os usuários que aprovarão sejam diferentes para cada nível, conforme o item ou área, ainda assim a hierarquia é fixa no workflow.

Quando existir uma atividade que necessita passar por uma hierarquia dinâmica de aprovadores, ou seja, mudam os usuários, as ordens de execução, quantidade de usuários entre outras variações, deve-se utilizar o recurso de “ad-hoc”. Com esse recurso é possível gerar as atividades conforme a necessidade, de forma sequencial ou paralela. Na sequência, um exemplo do workflow de compras, que possui as tarefas de criação da solicitação e aprovação. A atividade “Aprovar Solicitação” pode variar, por exemplo, conforme o item e passar por hierarquias diferentes. A seguir são apresentados alguns exemplos.

Hierarquia 1: Líder > Coordenador > Gerente > Diretor

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Hierarquia 2: Coordenador > Gerente > Diretor

Hierarquia 3: Gerente > Diretor à RH

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Como se pode observar, no final da execução de cada tarefa é executada a lógica para verificar se existe uma próxima a ser realizada. Neste exemplo, ao finalizar a etapa de aprovação pelo diretor, não há mais tarefas a serem geradas e então o workflow é finalizado. Se houvessem mais tarefas a serem executadas após o “ad-hoc”, elas seriam executadas na sequência, após finalizadas as tarefas do “ad-hoc”.

Caso exista um processo onde a hierarquia de aprovadores ou atividades seja dinâmica mas já é conhecida no início do fluxo, é possível que, ao executar a atividade “ad-hoc”, já sejam geradas todas as tarefas. Esse recurso deve ser utilizado no caso de processos dinâmicos onde não há grande possibilidade de mudanças das atividades a serem executadas. A vantagem é que neste caso é possível visualizar todas as atividades do “ad-hoc” no momento em que ela é iniciada.

Aprovação Técnica

A aprovação técnica é um tipo de aprovação que normalmente é utilizada em conjunto com outros tipos. Ela serve para que um usuário especialista possa avaliar se as especificações do que está está sendo solicitado/comprado está de acordo com as necessidades da empresa, com os requisitos técnicos necessários, entre outras análises que os aprovadores financeiros não tem condições de avaliar. Conforme as regras da empresa, esse tipo de aprovação ocorre paralelamente aos outros tipos de aprovações ou, então, pode ser pré-requisito para os demais tipos de aprovação.

Não há complexidade em desenhar um workflow com o tipo de aprovação técnica, pois é uma atividade comum no workflow que será direcionada a um usuário conforme parametrizado no ERP (que pode ser configurado, por exemplo, por família de produto, por produto etc.). Um diferencial da aprovação técnica é que normalmente ela não está atrelada a regras que existem para aprovações financeiras, por exemplo, não validam limites de aprovação do usuário em questão.

Na sequência, é apresentado um exemplo da utilização da aprovação técnica que precede uma aprovação por hierarquia. Neste caso, podemos supor que se está solicitando a compra de um notebook para um funcionário que irá entrar na empresa. A aprovação técnica poderia ser direcionada a alguém da área de infraestrutura (TI) e, após a aprovação desse usuário, passaria para aprovação financeira de coordenador, gerente e diretor, por exemplo.

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Ao mesclar a aprovação técnica com os outros tipos de aprovação é que acabamos gerando a complexidade dos workflows, pois em alguns momentos a aprovação técnica pode ser paralela aos outros tipos, em outros momentos predecessora, e assim por diante. Esse dinamismo entre os tipos de aprovação será apresentado mais adiante.

Aprovação Padrão

A aprovação que aqui chamamos de padrão é a aprovação mais simples que temos, onde um documento é enviado para um determinado usuário aprovar. Basicamente, a mesma ideia de que a aprovação técnica apresentada anteriormente, com a diferença de que não há essa responsabilidade técnica da aprovação. Por exemplo, em uma empresa, onde não existe uma hierarquia de aprovadores e complexidade no processo de aprovação, poderia ser criada uma aprovação padrão, que cairia somente para o diretor da empresa aprovar.

Lista de Aprovadores ou Consenso

Esse tipo de aprovação consiste em enviar um processo ou um documento para uma lista de usuários avaliarem. Conforme as regras do ERP, desta lista de usuários, um determinado número precisa aprovar para que ele seja considerado efetivamente como aprovado. A lista de aprovadores ou consenso é utilizada quando se tem um grupo de usuários que podem aprovar um determinado documento, sem necessariamente nomear um aprovador. Por exemplo, o documento deve ser aprovado por um dos diretores da empresa. Neste caso, é gerada uma lista de usuários aprovadores, onde estão todos os diretores da empresa. Quando o documento for para aprovação, todos os diretores receberão essa pendência, porém, assim que o primeiro aprovar, o documento será considerado como aprovado, eliminando a necessidade dos demais diretores aprovarem.

Para utilizar esse tipo de aprovação no Fluig, pode ser utilizada uma atividade comum, marcando como sendo uma atividade conjunta. Dessa forma, esse tipo de aprovação também só gera complexidade ao ser utilizado em conjunto com outros tipos de aprovação.

Aprovação por Faixa de Valores (Por Alçada)

O tipo de aprovação por faixa de valores consiste na determinação dos aprovadores de um determinado documento, conforme o seu valor. Por exemplo, até um determinado valor é o coordenador que deve aprovar, acima desse valor e até um limite um pouco maior, o gerente que deve aprovar e, passando disso, a aprovação seria pelo diretor. Isto caracteriza uma aprovação por faixa de valores (alçada). Quando são níveis fixos de aprovação, pode ser desenhado o fluxo com o direcionamento no workflow, conforme abaixo:

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Se as faixas de aprovações são dinâmicas, ou seja, não é possível definir quantos níveis de aprovação existirão antes da criação do documento, é necessário utilizar o recurso de “ad-hoc” para gerar as atividades em tempo de execução do workflow.

Por exemplo, imagine que no ERP existam essas regras descritas na tabela apresentada a seguir. Conforme o item criado na solicitação, as faixas de aprovação serão diferentes e, possivelmente os aprovadores de cada faixa, para cada item também.

Temos um nível de complexidade um pouco maior quando, para cada faixa de aprovação, ao invés de existir apenas um aprovador, existe uma hierarquia de aprovadores. Abaixo é detalhado um exemplo com essa situação:

Neste caso, após a atividade "Criar Solicitação" é necessário gerar, por meio de uma atividade “ad-hoc”, todas as aprovações que devem ocorrer. A seguir é apresentado um exemplo de como ficaria uma solicitação com os três itens do exemplo acima:

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Paralelismo de Atividades

Conforme citado anteriormente, todos os tipos de aprovação podem ser utilizados em conjunto e neste ponto teremos que tratar o paralelismo de atividades e flexibilidade no momento que devem ser executadas. Ou seja, tratar no workflow todo o dinamismo de parametrizações que o ERP permite.

Quando houver a necessidade de utilização de atividades paralelas, se elas tiverem uma estrutura fixa, pode-se utilizar o recurso de “Fork-Join” para tratar o pararelismo no próprio desenho do workflow. Porém, quando o paralelismo for dinâmico, ou seja, não há como prever antes do workflow estar em andamento se haverá paralelismo entre as atividades ou quantos fluxos de atividades paralelas serão utilizados, o recurso é utilizar uma atividade “ad-hoc” para contemplar a situação.

Explicação. Exemplo para links e anexos.

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