Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração VTEX - Envio de Matrícula para ACE.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Educacional | Customização | Integração VTEX (ACE) | Parâmetros

Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: TOTVS Educacional| Customização | Integração VTEX (ACE) | Parâmetros

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• Endereço da API ACE: Campo do tipo texto para usuário informar a URL da API do ACE que será acionada pela customização para fazer a conexão com o ERP.
• Usuário: Campo do tipo texto para o usuário informa o usuário da autenticação na API do ACE.
• Senha: Campo do tipo texto para o usuário informa a senha da autenticação na API do ACE.
• Modelo Contrato: A entrada do tipo lookup é onde se insere o código do Modelo de Contrato (Pessoa Física) a ser utilizado no processo de exportação de contratos da VTEX para o ACE, e no processo de criação de contrato no ERP. Este parâmetro será registrado por Coligada e Nível de Ensino, aplicando-se a todas as filiais.
• Canal de Vendas: campo Campo do tipo texto (livre digitação) para usuário informar o código que deve ser enviado para o ACE referente ao canal de vendas VTEX (Futuro digital).
• Número de tentativas de reenvio: campo Campo numérico para o usuário informar o número máximo de tentativas que a customização deverá tentar realizar automaticamente a Exportação de Contratos VTEX para ACE dos registros com status de erro.
• Qtd. de dias após o inicio da disciplina em andamento: Indica a quantidade de dias limite para que o aluno seja matriculado na turma/disciplina que está em andamento. Essa quantidade será calculada com base na data inicial da turma/disciplina, determinando se o aluno poderá ou não se matricular na disciplina.

Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração VTEX (ACE) - Exportação de Contratos VTEX para ACE.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Educacional | Customização | Integração VTEX (ACE) | Exportação de Contratos VTEX para ACE

Detalhamento do processo

Foi criado um processo customizado, disponível em Educacional > Customização > Integração VTEX (ACE) > Exportação de Contratos VTEX para ACE,  para o envio dos contratos de matriculas vindas do VTEX para o ERP através do ACE. 

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O processo de compra do curso e pagamento será realizado pelo aluno através da plataforma VTEX. Após concluir o preenchimento dos dados do processo seletivo no portal do SGE, o aluno será automaticamente "pré-matriculado" no SGE, de acordo com o processo atual de integração do VTEX e seus parâmetros definidos.

Ajuste de Matrícula Após Início da Turma

Durante a execução do processo de Exportação de Contratos VTEX para ACE o processo irá considerar as matrículas que foram efetivadas pelo portal do processo seletivo (VTEX) e fazer o seguinte ajuste:

• O processamento identifica as turmas iniciadas e verifica as datas iniciais e finais das turmas/disciplinas.
• Para a turma disciplina onde a pré-matrícula foi realizada após a data de início da turma/disciplina, a disciplina referente à essa turma/disciplina será excluída na matrícula do aluno e o valor do contrato será recalculado considerando apenas as disciplinas matriculadas (mantidas na grade do aluno). 

Durante a execução do processo de Exportação de Contratos VTEX para ACE e após o ajuste das matrículas em disciplinas que não tem a data válida a customização acionará uma API do ACE para envio dos dados correspondentes. Após receber os dados de matrícula, o ACE enviará automaticamente para o ERP as informações necessárias para gerar e efetivar o contrato, seus lançamentos e boletos. 

O ERP retornará os dados do contrato criado para o ACE, que deverá retornar para o SGE, na própria requisição, se a efetivação do contrato foi realizada com sucesso ou erro. Neste momento, o SGE deverá criar o contrato (Anexo Contrato ERP/AX) e alterar a situação de matrícula do aluno para Matriculado.

Para as vendas originadas de processo seletivo VTEX, é obrigatória a criação de um contrato no SGE, com plano de pagamento (parcela única ou várias parcelas)  para ter o controle das parcelas que deverão ser pagas. Apenas para modalidades do tipo Técnico e Pós-Graduação é permitido mais de uma parcela no plano de pagamento. 

No VTEX, o aluno pode pagar a primeira mensalidade do curso (modalidade Técnico e Pós-Graduação) ou o valor total do curso (demais modalidades). Em ambos os casos, é considerada uma parcela única no VTEX, independentemente da forma de pagamento. Por este cenário, será enviada sempre uma única parcela paga para o ACE, e as parcelas (mensalidades) que precisam ser pagas, quando o curso não foi pago totalmente (modalidade Técnico e Pós-Graduação). 

Para identificação das parcelas pendentes de pagamento, será utilizado contrato gerado pelo processo nativo, associado à matrícula (SCONTRATO). Ele possui todas as parcelas previstas para o aluno, com seus respectivos valores e vencimentos. 

Após envio dos dados para o ACE, ele deverá retornar para o SGE, em caso de sucesso, os dados do contrato gerado. 

Neste momento, a customização deverá: 

• Alterar a situação de matrícula do aluno para matriculado, conforme status de matrícula definido em: Customização | ERP | Parâmetros | Aba Status de Matriculado.
  • Este processo irá disparar automaticamente o envio para o CRM, que será alterado para enviar também o canal de vendas. 
• Incluir o contrato gerado no ERP no Anexo Contrato ERP da matrícula no período letivo (tabela ZCONTRATOAX).

Ao final do processamento, os registros de log serão gravados e disponibilizados no Monitor de log (Educacional > Customização > Integração VTEX (ACE) > Monitor de Log).