Tarefas do Usuário -
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Visão Geral do Programa
Esse programa permite a organização e a análise de todas as tarefas que serão desempenhadas junto ao contato do cliente ou ao cliente (conta). Nele é possível acompanhar as tarefas, executar, detalhar ou mesmo alterá-las.
Informações |
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Somente o responsável pela tarefa a ser desempenhada tem acesso as informações quando é utilizada a Regra de Times, caso contrário todos os usuários possuirão acesso as informações da tarefa. Qualquer usuário do CRM pode abrir uma tarefa para qualquer conta do CRM, porém quando é utilizada a Regra de Times o usuário não poderá ser responsável por tarefas de contas que não são de sua carteira. Desta forma a tarefa é aberta para usuários que possuem acesso à conta. |
Controle de Acesso
O CRM possibilita personalizar a disponibilidade de alguns campos e funções nos programas. Por intermédio do programa Manutenção Controle de Acesso CRM é possível ocultar campos e funções, mantendo apenas aqueles necessários para a empresa.
Tarefas
Objetivo da tela:Organizar as ações | Consultar, registrar e manutenir as tarefas efetuadas com as contas. |
Legenda:
Status: | Descrição: |
Aberta (No prazo) | Tarefas abertas que estão dentro do prazo de execução. |
Suspensa | Tarefas que foram suspensas. |
Executada | Tarefas já executadas. |
Aberta (Futura) | Tarefas abertas que estão com a data e a hora de início posteriores a data e a hora atuais do sistema. |
Aberta (Em atraso) | Tarefas abertas que deveriam ter sido finalizadas, ou seja, a data e a hora de início são anteriores a data e a hora atuais do sistema. |
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Ação: | Descrição: |
Nova Tarefa | Quando acionado permite cadastrar uma nova tarefa para o usuário logado. |
Na criação da nova tarefa é validado os seguintes parâmetros:Valida regras de time na inclusão da tarefa?
Parâmetro indica se o combo de usuário responsável é filtrado pela regra de times: Desta forma são apresentados somente os usuários com acesso a ação da campanha e que tenham acesso a Conta selecionada.
Relatório | Quando acionado executa os relatórios configurados para as tarefas do usuário. |
Exportar | Quando acionado exporta os resultados da consulta de tarefas para o Excel. |
Executar Selecionados | Quando acionado permite executar várias tarefas de uma só vez, basta selecionar na lista as tarefas que devem ser executadas, e quando apresentada a tela de execução informar os campos obrigatórios, resultado, mídia, descrição, data e hora para geração do histórico de ação. Nota |
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- A ação de múltipla seleção para execução de tarefas em lote, está disponível somente quando o parâmetro permite selecionar múltiplas tarefas estiver ativo. para ativar esse parâmetro acesse o programa Alterar Parâmetros do CRM, localize o parâmetro na guia de 'Tarefas' da lista dos principais campos e parâmetros.
- Somente é possível selecionar tarefas que possuem a mesma campanha e ação.
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Informações |
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| A tarefa será finalizada somente se o resultado alcançado for de encerramento. |
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Preferências do Usuário (CRM) | Quando acionado |
permite a a pesquisa estrita, para que a busca (simples ou avançada) seja efetuada considerando registros com valor exatamente igual ao informado. Para mais detalhes acesse: Pesquisa Estrita. |
Busca Simples | Inserir o tipo de informação a ser utilizada para a pesquisa de tarefas. As opções de informação disponíveis são: - Conta: Razão Social da conta;
- Número: Número do registro da tarefa;
- Ação: Descrição da ação da campanha.
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Busca Avançada | Quando acionado executa a tela Pesquisa Avançada, na qual |
é possível combinar Filtros Predefinidos | podem ser combinados filtros a serem aplicados na pesquisa de tarefas. Para mais detalhes acesse: Busca Avançada. Nota |
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| É possível efetuar o filtro de tarefas por mais de um responsável por meio da função 'Zoom' do campo 'Responsável'. |
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Filtrado por | Exibe os filtros utilizados e permite excluí-los. Para mais informações acesse: Filtros Aplicados. Informações |
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| Para remover o filtro de usuário responsável é necessário ativar o parâmetro 'Permite remover o filtro de responsável ao listar as tarefas no cadastro de tarefas e calendário?', localizado no grupo 'Tarefas' do programa Alterar Parâmetros do CRM. Ao remover o filtro e não haver nenhum outro informado na listagem das tarefas, um |
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filtro a pesquisa é realizada novamente considerando apenas os filtros restantes.filtro de data é criado para o período 'data atual menos dez meses' e 'data atual mais dois meses'. Este filtro pode ser removido, porém é adicionado novamente caso nenhum outro filtro esteja configurado. |
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Filtros Predefinidos | Quando acionados, efetuam um filtro na lista de tarefas. Esses são filtros padrão localizados acima da lista de tarefas. Os filtros predefinidos disponíveis para tarefas são: Nota |
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| Por serem padrão do programa, esses filtros não podem ser removidos. |
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Mais Filtros | Quando acionado permite adicionar, editar, excluir, pesquisar e selecionar filtros predefinidos, que são exibidos acima da lista de tarefas. Veja mais detalhes em: Mais Filtros. |
Lista de Tarefas | Exibe e disponibiliza para detalhamento e manutenção as tarefas cadastradas. Nota |
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| - As tarefas são apresentadas na lista em ordem cronológica: dia / mês / ano / hora.
- Ao clicar no identificador do registro da tarefa - composto pelo código e pela descrição da ação - é apresentada a tela de detalhamento com mais informações e funções para a manutenção.
- Quando a Regra de Times está ativa e o usuário logado não possui acesso a conta relacionada a tarefa, é apresentado junto ao identificador da tarefa um ícone em forma de cadeado, indicando que o usuário logado não pode acessar o detalhamento da tarefa.
- Junto ao identificador do registro da tarefa também pode ser exibido um ícone em forma de clip, indicando que o registro contém anexo.
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Editar permite alterar algumas informações da tarefa.Esta opção fica disponível para tarefas cujo o status é diferente de Executado. Quando acionado, o CRM apresenta a tela de registro de ação, para que seja registrada a execução da tarefa. Informações |
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| Essa função considera os seguintes parâmetros do programa Alterar Parâmetros do CRM: - Somente o responsável pela tarefa do CRM poderá executá-la?: Quando ativado, indica que somente o usuário responsável poderá executar a tarefa. Quando desativado, qualquer usuário poderá executá-la.
- Deseja registrar uma ação para quitar a Tarefa?: Quando ativado, indica que deverá ser solicitado o registro de uma ação para quitar as tarefas.
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Editar | Quando acionado detalha a tarefa em modo de edição |
. Desta forma o usuário conseguirá, permitindo ao usuário: - Alterar o período de execução da tarefa
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(Data e Hora). Tarefa - tarefa para outro usuário responsável (
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ver. Contato Novo Contato para tarefa.- um novo contato para tarefa;
- Inserir um texto que justifique a alteração da tarefa;
- Anexar arquivos
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a Tarefa.Alterar Status da Tarefa: Status Tarefa :Aberto pode 'Aberto', poderá ser movimentado para: |
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Executado- Executado: Indica que a tarefa foi gerada e o responsável |
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já a encerrou dentro do prazo |
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.Suspenso- Suspenso: Indica que a tarefa está suspensa. Somente tarefas que não foram executadas podem ser suspensas. |
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Suspenso pode Quando o status for 'Suspenso', poderá ser movimentado para: |
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Executado a A tarefa foi gerada e o responsável |
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já a encerrou dentro do prazo |
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. Aberto a A tarefa foi gerada e está dentro do prazo, porém |
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, o responsável ainda não efetuou |
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nenhuma - Integra com Outlook: Ao selecionar este campo a Tarefa é integrada ao Outlook, quando o usuário possui o Suplemento do CRM para Outlook. ( Ver detalhes em Intregração com Outlook.
Após salvar as alterações da |
Tarefa irá registrar registrará em forma de relacionamento (ação) as alterações executadas, |
usando utilizando para isso os seguintes valores dos parâmetros do CRM: |
padrão - , ação e resultado padrões para registrar a ação na alteração da tarefa
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.Ação da Campanha padrão para registrar a ação na alteração da tarefa.Resultado padrão para registrar a ação na alteração da tarefa.Descrição da Ação é fornecida pelo usuário ao informar a Justificativa da alteração da Tarefa. Nota |
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Essa opção somente estará disponível, se o parâmetro habilita a edição de históricos estiver ativo e se o usuário for o mesmo que registrou o histórico, caso contrário o botão editar não será apresentado;- A descrição da ação é fornecida ao ser informada a justificativa da alteração da tarefa.
Informações |
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| - A edição é disponibilizada somente quando está ativo no programa Alterar Parâmetros do CRM o parâmetro 'Habilita a edição de históricos?', e quando o usuário logado é o mesmo que registrou a ação, caso contrário o botão 'Editar' não é apresentado;
- É possível editar somente o texto, o detalhamento, o contato, a mídia, a
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Somente será possível editar o texto, detalhamento, contato, mídia, - data (que não pode ser maior que a data já informada) e a hora
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do histórico será - é mantido um histórico sobre as alterações;
- Não
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será um histórico - uma ação que acumule resultados;
- O botão
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editar estará disponível no - 'Editar' possui controle de acesso
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, para lista quanto para o detalhe.Excluir eliminar o histórico. Nota |
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- Essa opção somente estará disponível, se o parâmetro habilita a exclusão de históricos estiver ativo e se o usuário for o mesmo que registrou o histórico, caso contrário o botão excluir não será apresentado;
- Caso o histórico possua tarefas, despesas ou questionários respondidos, não será permitido remover;
- Não será possível remover o histórico caso esteja relacionado à uma tarefa, oportunidade ou ocorrência já encerrada;
- Se o histórico de ação estiver configurado para acumular resultados, então será questionado o usuário se ele realmente deseja remover o histórico com todas as movimentações acumuladas;
- Caso o histórico esteja vinculado a um email enviado ou recebido através da integração com o Outlook, então não será permitido remover;
- Caso o histórico seja referente a movimentação de uma oportunidade ou ocorrência, não será permitido remover;
- O botão remover estará disponível no controle de acesso, tanto para lista quanto para o detalhe.
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Informações |
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Somente históricos registrados após a liberação oficial dessa funcionalidade poderão ser removidos. |
efetuar as seguintes ações: |
Lançar Despesas | Quando acionado permite cadastrar as despesas da açãoControle de Acesso:
Para disponibilizar essa operação, é necessário que: - A tarefa não esteja fechada; - O usuário logado não seja o responsável pela tarefa, possua acesso a conta da tarefa e esteja no grupo de usuários ao qual a tarefa pertence; - O grupo de usuários deve estar ativo e não pode estar configurado para somente o responsável executar a tarefa |
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Detalhamento
Objetivo da tela: | Apresentar todas as ações executadas com a ocorrência. Essa função permite o detalhe das informações do relacionamento registrado no CRM. O usuário conseguirá detalhar a ação quando: Empresa não usa Regra de Times: O usuário consegue detalhar qualquer ação registrada no CRM; Empresa usa Regra de Times neste caso o usuário conseguirá visualizar todas as ações das Contas que o mesmo possui acesso pela: Regra ou Exceção. Ao detalhar a a ação o usuário conseguirá visualizar todas as informações cadastrais da Ação, informações da Conta e do Contato, bem como seus anexos, seus relacionamentos executados. Disponibilizando uma visão completa do relacionamento feito com a Conta. |
Principais Campos e Parâmetros:
Detalhar as informações das tarefas realizadas com as contas. Ao detalhar uma tarefa é possível visualizar informações da conta e do contato, anexos, relacionamentos executados, data e horário de conclusão da tarefa, entre outras. Informações |
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| Quando a empresa não utiliza Regra de Times, o usuário logado pode visualizar os detalhes de qualquer tarefa registrada no CRM. Quando a empresa a utiliza, o usuário logado pode visualizar apenas os detalhes das tarefas que estão sob sua responsabilidade e das tarefas das contas nas quais possui acesso pela 'Regra ou Exceção' |
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Campo: | Descrição: |
Acumula Resultado | Este campo mostra se esta marcado a opção de acumula resultado. Nota |
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| Quando marcado no resultado da ação da campanha "acumula resultado", os registros que respeitarem as regras vão se repetir várias vezes. Exemplo: Telefone Ocupado. |
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Quantidade Resultado | Este campo mostra a quantidade de resultado acumulado, ou seja, a cada novo registro de ação para a mesma : Campanha, Ação e Resultado o CRM não gera um novo registro na base de dados, somente atualiza a descrição da ação e incrementa a quantidade de acumulo. Exemplo:
Liguei para Cliente, este não atendeu pois esta ocupado: Registrei esta ação no CRM.Liguei novamente para o Cliente, desta vez atendeu. Ao registrar esta ação, usei mesma: Campanha, Ação e Resultado - desta forma o CRM não cria um novo registro na base de dados, ele altera o primeiro registro feito atualizando:Descrição da Ação: mantem a descrição da primeira ação concatenando com a descrição da segunda ação.Incrementa o campo Quantidade de acúmulo.Desta forma todos os relacionamentos executados para mesma : Campanha, ação e resultado são visualizado num único registro, facilitando a análise do usuário, isso quando o campo "Acumula Resultado estiver marcado"Detalhamento - Conta
Objetivo da tela: | Apresentar todas as ações executadas com a ocorrênciaalgumas das informações da conta relacionada a tarefa. |
Detalhamento - Contato
Objetivo da tela: | Apresentar todas as ações executadas com a ocorrênciainformações do contato relacionado a tarefa. |
Detalhamento - Pasta Descrição
Objetivo da tela: | Apresentar todas as ações executadas com a ocorrênciaExibir informações adicionais registradas sobre a tarefa. |
Detalhamento - Pasta Anexos
Objetivo da tela: | Exibir, adicionar e excluir os arquivos relacionados a açãotarefa. Veja mais informações na página: Pasta Anexos. |
Detalhamento - Pasta
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Histórico
Objetivo da tela: | Apresentar Exibir todas as tarefas relacionadas a açãoações executadas para a tarefa, bem como permitir que sejam manutenidas e executadasregistrar e manutenir novas ações para a tarefa. Para mais informações , consulte a página: Tarefas do Usuário Histórico de Ação. |
Detalhamento - Pasta Questionários
Objetivo da tela: | Exibir, executar e finalizar os questionários vinculados a açãotarefa. Veja mais informações na página: Pasta Questionários. |
Detalhamento - Pasta Despesas
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Objetivo da tela:
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Apresentar todas as ações executadas com a ocorrência.
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