Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa. Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela. Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custo e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc. O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc. Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas. Os valores gastos, os reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro. Aviso |
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| - Uma prestação de contas só pode ser finalizada desde que todos os adiantamentos vinculados à viagem, se houverem, estiverem pagos, ou seja, creditados ao colaborador. Isso previne que seja creditado um valor de reembolso indevido ao colaborador.
- Todas as outras moedas são convertidas para dólar, uma vez que a operação mais comum é a de concessão de traveller checks em dólar para débito, crédito ou saque na moeda corrente de outros países. Por exemplo: Em uma despesa efetuada em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.
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Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado. Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estejam ativos, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens, respectivamente- despesa efetuada em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.
- Título oriundo da prestação de contas: FINA667 ou FINA677 não pode ser negociado.
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Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado. Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estejam ativos, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens, respectivamente. Aviso |
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| O processo de aprovação das prestações pelo Gestor imediato, só poderá ser realizado mediante a seleção do filtro "Em Avaliação do Gestor" no acesso a rotina FINA677(Prestação de Contas), caso o filtro seja desmarcado. será apresentado o help indicando que o processo de aprovação só poderá ser realizado mediante marcação do item no acesso a rotina. |
Exemplo: No caso em que o processo todo deve passar por aprovação ou conferência, temos: Image Removed
Caso alguma etapa possa ser realizada automaticamente, temos: Image Removed
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Por fim, além das viagens, a rotina também permite efetuar prestações de contas avulsas. Dica |
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| A contabilização da prestação de contas possui lançamentos específicos para a contabilização das despesas, sendo eles: - 8B3 - Item da Prestação de Contas/Despesa
- 8B4 - Estorno do Item da Prestação de Contas/Despesa
- 8B5 - Cabeçalho da Prestação de Contas*
- 8B6 - Estorno do Cabeçalho da Prestação de Contas*
*Os totalizadores da prestação de contas são gravados na tabela FLF - Cabeçalho da Prestação de Contas |
ou conferência, temos: Image Added
Caso alguma etapa possa ser realizada automaticamente, temos: Image Added
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Por fim, além das viagens, a rotina também permite efetuar prestações de contas avulsas.
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title | Alteração do viajante da prestação de contas |
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| Na inclusão de uma Prestação de Contas Avulsa, existe a opção "Alt. Viajante" em que é possível alterar o participante da Prestação de Contas. Como exemplo: Dois funcionários de uma empresa precisam fazer uma visita em um determinado cliente e um deles irá incluir a prestação de contas para o outro funcionário. Funcionário João : é quem irá incluir a prestação de contas para a Maria. Será o Substituto da Maria. Funcionária Maria: é quem terá a prestação de contas incluída pelo João. No seu cadastro de participante (APDA020), deverá ter configurado o usuário João como seu Substituto (RD0_USRPRE). Image Added
Nesse caso, o usuário João deve acessar o sistema e na inclusão da Prestação de Contas Avulsa, deve efetuar a alteração do Viajante, informando o Participante: Maria . Image Added
Dessa forma, o participante da Prestação de Contas passará a ser a usuária Maria (FLF_PRESTA). |
Dica |
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| A contabilização da prestação de contas possui lançamentos específicos para a contabilização das despesas, sendo eles: - 8B3 - Item da Prestação de Contas/Despesa
- 8B4 - Estorno do Item da Prestação de Contas/Despesa
- 8B5 - Cabeçalho da Prestação de Contas*
- 8B6 - Estorno do Cabeçalho da Prestação de Contas*
*Os totalizadores da prestação de contas são gravados na tabela FLF - Cabeçalho da Prestação de Contas Para a contabilização off-line da prestação de contas: LP 8B3 e 8B5 - Contabilização da Prestação de Contas Off-line | Expandir |
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| Alguns eventos do processo de Viagens realizam o envio de e-mail para notificar o aprovador responsável sobre o item que passou a estar na sua pendência de aprovação. Os eventos são: Viagens (FINA665) - Ao conferir a solicitação, transitando o status da mesma p/ "Aguardando Aprovação" - Notifica o aprovador.
Adiantamentos (FINA667) - Ao gerar o adiantamento em status "Solicitado" - Notifica o aprovador;
- Ao reprovar um adiantamento na etapa de aprovação do gestor (incluindo a aprovação por lote) - Notifica o viajante;
- Ao liberar o pagamento do adiantamento gerando o título financeiro através da ação "Liberar Pagto" - Notifica o viajante.
Prestação de Contas (FINA677) - Ao conferir uma prestação de contas pelo departamento de viagens através da ação "Conferir" - Notifica o aprovador;
- Ao reprovar uma prestação de contas na etapa de aprovação do gestor - Notifica o viajante;
- Ao liberar o reembolso para o viajante ou a devolução p/ a empresa, gerando o título financeiro através da ação "Liberar Financ." - Notifica o viajante.
Para que todo esse fluxo tenha a dinâmica do envio de e-mails, é necessário alguns pré-requisitos, tais como: - Configurar servidor de e-mail do Protheus;
- Ter o campo "E-mail" preenchido no cadastro do Participante com um endereço válido;
- Ter o parâmetro MV_RESAVIS (presente no Assistente de Configuração, seção "Gerais") configurado como "1";
- Permitir que o serviço de e-mail (Google, Office365, etc) seja acessado pelo Protheus. Essa ação só se faz necessária caso você receba um alerta Google/Microsoft sobre o bloqueio à tentativa de conexão de um dispositivo desconhecido.
Exemplo de um e-mail que foi disparado para o gestor aprovador no momento em que o departamento de viagens conferiu a prestação de contas (ação "Conferir->Aprovar"): Image Removed
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