Produto:

TOTVS Educacional & Fluig

Ocorrência:

Passo a passo:

Acompanhamento Bolsista ( Frequência )
Descrição

Possibilita ao usuário gerenciar seus processos referentes ao acompanhamento de frequência do bolsista, permitindo realizar o cadastro, submeter a análise e avaliação utilizando-se do processo de aprovação através de FLUIG.

Após preencher as informações necessárias ao acompanhamento do bolsista o usuário enviará a solicitação para "Confirmar Frequência", onde o coordenador do projeto vai verificar as informações preenchidas. O coordenador do projeto será identificado automaticamente e o fluxo será encaminhado para ele ao avançar a etapa.

Após validar as informações preenchidas pelo bolsista, o coordenador do projeto terá três opções

• Solicitar o pagamento das bolsas
  O coordenador do projeto deverá aprovar/reprovar cada atividade informada pelo bolsista. Caso alguma atividade seja reprovada, será necessário informa uma justificativa. O coordenador do projeto deverá avançar para a etapa de "Solicitar Pagamento".
• Retornar o fluxo ao bolsista para algum ajuste que ele julgue necessário
  O coordenador do projeto poderá, antes de realizar a aprovação/reprovação das atividades, solicitar que o bolsista insira ou altere alguma informação que ele julgue necessária. Ao avançar para "Início - Retorno" o fluxo será devolvido para o bolsista que deverá realizar todo o procedimento novamente para devolver a solicitação ao coordenador do projeto.
• Finalizar como "Ajuste Retroativo de Frequência (pagto bolsa já efetuado)"
  Nesse caso, o coordenador estará aprovando uma frequência retroativa, ou seja, alguma atividade do bolsista que ficou com status "Não Iniciada" ou "Em Execução" e precisa ser encerrada. O sistema verificará se já houve solicitação de pagamento aprovada para o mês dessa atividade que está sendo lançada e informará ao coordenador caso o mesmo tente enviar novamente para a tarefa "Solicitar pagamento".

Uma decisão automática será executada baseado na identificação de bolsista voluntário.

• Caso o bolsista seja voluntário, não será necessário realizar nenhum pagamento para o mesmo. O fluxo é concluído como "Bolsista Voluntário (Sem Pagamento)".
• Caso o bolsista NÃO seja voluntário, será necessário enviar o fluxo para a etapa "Solicitar Aprovação Pagamento", onde o coordenador de pesquisa, verificará as bolsas a serem pagas e solicitará aprovação de pagamento.

Após solicitar aprovação de pagamento, o fluxo será encaminhado para o papel da "Reitoria" que realizará a aprovação dessa solicitação de pagamento. Nessa etapa o usuário terá as seguintes opções:

• Reprovar o pagamento concluindo o fluxo como "Pagamento Reprovado".
  Os dados são gravados na base RM com a solicitação de pagamento reprovada (SPROJSOLICITACAOPGTO).
• Enviar o fluxo para a etapa de "Realizar Pagamento Interno".

Na etapa de "Realizar Pagamento Interno" o processamento acontecerá de forma automática (decisão automática), ou seja, o fluxo fará a geração do lançamento financeiro a pagar para cada bolsa de fomento interno que estiver associada à solicitação de pagamento. Nessa etapa o fluxo terá as seguintes opções:

• Caso aconteça algum erro na geração do(s) lançamento(s) financeiro(s), o fluxo permanecerá na etapa "Aprovar Solicitação Pagamento", onde o usuário vinculado ao papel de "Reitoria" deverá averiguar o problema e enviar novamente para a etapa de "Realizar Pagamento Interno". 
• Se não houver nenhum problema na geração do(s) lançamento(s) financeiro(s), o fluxo terá duas opções:
  • Enviar para etapa de "Realizar Pagamento Externo"
    O fluxo verificará automaticamente se existem bolsas de fomento externo vinculados a solicitação de pagamento e enviará o fluxo para a etapa de "Realizar Pagamento Externo".
  • Concluir o fluxo como "Pagamento Concluído"
    Caso não existam bolsas de fomento externo, o fluxo será concluído como "Pagamento Concluído".

Para a correta geração do lançamento financeiro a pagar é necessário verificar alguns itens:

• A pessoa associada ao usuário do FLUIG deve ter um cliente/fornecedor vinculado, classificado como "Fornecedor". Esse vinculo deve ser feito através do processo "Vincular/Desvincular Cli/For" na visão de pessoa do TOTVS Educacional.
• Caso essa pessoa seja um funcionário da instituição, o vínculo do cliente/fornecedor deverá ser feito através do cadastro de funcionário.
• O cliente/fornecedor vinculado deve ter Defaults de Cli/For definidos para "Tipo de Documento".

As informações serão gravadas na base RM, vinculando o lançamento financeiro à bolsa de fomento interno e solicitação (SPROJSOLICITPGTOTIPOBOLSA e  SPROJSOLICITACAOPGTO)

Na etapa de "Realizar Pagamento Externo" o coordenador de pesquisa terá apenas a opção de concluí-la como "Pagamento Concluído".

Para o cadastro de Acompanhamento de Bolsista - Frequência e Desistência ,é necessário ter um projeto cadastrado e aprovado (SPROJPROJETO.APROVADO = ‘S’) e que esteja em execução (SPROJPROJETO.SITUACAO = 4).

O projeto deve ter participantes ativos (SPROJPARTICIPANTES.ATIVO = ‘S’) e que tenham plano de trabalho associado (SPROJPLANOTRABALHO). Utilizar os usuários do RM.exe vinculados aos usuários do FLUIG que foram criados para os testes desse fluxo.

O bolsista deve estar cadastrado e ativo (SPROJBOLSISTA.SITUACAO = ‘A’).

Veja como é o : Cadastro de bolsista

O bolsista deve ter bolsas de pagamento cadastradas (SPROJBOLSISTATIPOBOLSA).

No RM.exe, as pessoas associadas aos usuários bolsistas do FLUIG devem ter um cliente/fornecedor vinculado a elas. Esse processo deve ser feito através da visão de PESSOA | Processos | Vincular/Desvincular Cli/For. O Cli/For deve ser sempre classificado como “Fornecedor” e o tipo de documento deve estar preenchido nos defaults do cli/For (Visão Cli/For | Anexos | Defaults de Cli/For)

Localizar Bolsista PESSOA

Classificação : Fornecedor

Inserir Tipo de Documento no cadastro do Cli/For

Anexo | Defaults de Cli/For

Logar no FLUIG utilizando o usuário que está vinculado ao papel de “Pesquisador” e que é bolsista do projeto que será selecionado. Iniciar uma nova solicitação de Acompanhamento de bolsista (Frequência).

Educacional | Inovação , Pesquisa e Extensão | Bolsista | Acompanhamento Bolsista ( Frequência )

Realizar o cadastro dos dados solicitados no formulário, lembrando dos pré-requisitos informados anteriormente.

Clique no botão “Buscar” para retornar o plano de trabalho para esse bolsista/projeto/mês selecionados:

O usuário deve preencher o campo “Situação” de todas as atividades do plano de trabalho e se necessário, preencher o campo “Observações/Outras Atividades”. Ele poderá fazer esse preenchimento durante todo o mês e só enviar para o coordenador do projeto no final do mês.

Logar com o usuário do FLUIG correspondente ao Coordenador do Projeto para realizar a aprovação da frequência que o bolsista informou na etapa anterior.

Nessa etapa o coordenador do projeto deve aprovar/reprovar todas as atividades informadas pelo bolsista. Caso alguma atividade seja reprovada, a justificativa deverá ser informada obrigatoriamente.

Ao avançar etapa, caso o bolsista seja voluntário, o fluxo será encerrado pois o mesmo não precisa de continuar nas etapas de pagamento de bolsa. Neste exemplo , foi escolhida a opção onde o bolsista não é voluntário e possui bolsas de pagamento.

Logar com o usuário do FLUIG correspondente ao Coordenador de Pesquisa e assumir o fluxo para poder conferir as bolsas solicitar o pagamento.

Nessa etapa o usuário faz a verificação e conferência das bolsas de pagamento existentes para o bolsista e solicita o seu pagamento. As bolsas são carregadas automaticamente a partir da tabela SPROJBOLSISTATIPOBOLSA

Logar com o usuário do FLUIG correspondente a Reitoria para assumir o fluxo e realizar a aprovação do pagamento das bolsas solicitadas.

Nessa etapa será necessário informar um parecer de aprovação/reprovação. Se a solicitação for reprovada, o fluxo é encerrado sem gerar os pagamentos das bolsas. Para este exemplo  foi escolhida a opção onde a solicitação é aprovada e será gerado pagamento interno (bolsa de fomento interno) e pagamento externo (bolsa de fomento externo).

Ao aprovar a solicitação e avançar para a etapa “Realizar Pagamento Interno”, para cada bolsa existente que seja de fomento interno, será gerado um lançamento financeiro a pagar. Essa geração de lançamento levará em consideração o cliente/fornecedor associado ao bolsista.

Realizar Pagamento Interno

Este caso acima é de Tipo Fomenta Externa

Abaixo um exemplo de Fomenta Interna no cadastro de Bolsista na qual é gerada um IDLAN 

Editando Pesquisador / Extensionista que solicitou a Bolsa

Equipe numero um

Clicar sobre o nome do Pesquisador / Extensionista

Anexo | Vinculo entre Cli/For e Pessoa

Fornecedor vinculado ao Pesquisador ( equpe numero um )

Fornecedor RS

Gerado Lançamento a Pagar 

Acompanhamento Bolsista ( Desistência )

Descrição

Possibilita ao usuário gerenciar seus processos referentes ao acompanhamento de desistência do bolsista, permitindo realizar o cadastro, submeter a análise e avaliação utilizando-se do processo de aprovação através de FLUIG.

Após preencher as informações necessárias ao acompanhamento do bolsista o usuário enviará a solicitação para "Confirmar Desistência/Desligamento", onde o coordenador do projeto vai verificar as informações preenchidas. O coordenador do projeto será identificado automaticamente e o fluxo será encaminhado para ele ao avançar a etapa.

 Após validar as informações preenchidas pelo bolsista, o coordenador do projeto terá duas opções:

• Avançar etapa para "Desistência/Desligamento Confirmado".
  Os dados serão gravados na base RM (SPROJDESISTENCIABOLSISTA) aprovando a desistência do bolsista (DESISTENCIAAPROV = S). O fluxo será concluído como "Desistência/Desligamento Confirmado".
• Avançar etapa para "Desistência/Desligamento Não Aceito".
  Os dados serão gravados na base RM (SPROJDESISTENCIABOLSISTA) negando a desistência do bolsista (DESISTENCIAAPROV = N). Será obrigatório informar um parecer e o fluxo será concluído como "Desistência/Desligamento Não Aceito".

Caso o bolsista tenha algum valor a receber, o mesmo deverá executar o fluxo de "Acompanhamento de bolsista (Frequência)" antes de solicitar sua desistência.

Logar no FLUIG utilizando o usuário que está vinculado ao papel de “Pesquisador” e que é bolsista do projeto que será selecionado. Iniciar uma nova solicitação de Acompanhamento de bolsista (Desistência).

Educacional | Inovação , Pesquisa e extensão | Bolsista | Acompanhamento Bolsista ( Desistência ) 

Logando com Coordenador do Projeto

Desistência / Desligamento Confirmado

Solicitação Finalizada