A reserva de instalação permite ao usuário reserve uma sala do campus, prédio, bloco, tipo de sala desejada para uma data/horário específico. O processo é executado a partir de uma atividade cadastrada e agendada.
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Para realizar a reserva de instalação
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são necessários os seguintes itens:
- Campus: Conjunto de instituições que agrupam unidades de ensino e/ou de investigação científica/tecnológica. Para saber mais acesse Cadastro de Campus/Polo
- Prédio: Prédios das instituições de ensino. Para saber mais acesse Prédios
- Bloco: Construção física que reúne um conjunto de salas. Para saber mais acesse Blocos
- Tipo de Sala: Categoria de agrupamento de sala. Para saber mais acesse Tipo de Sala
- Sala: Espaço físico. Para saber mais acesse Sala
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| title | Processo de reserva de instalação |
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| Deck of Cards |
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| default | true |
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| label | Pessoa responsável e Plano de aula |
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| title | Primeiro passo - Pessoa responsável e Plano de aula |
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| Neste passo, deve selecionar a pessoa responsável pela reserva.
| Informações |
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| title | Lista de pessoas disponíveis |
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| A lista de pessoas disponíveis para selecionar será conforme a opção "Tipo pessoa" selecionada no cadastro da atividade agendada. | Expandir |
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| Todos os alunos e professores disponíveis na instituição  Image Modified
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| Todos os alunos disponíveis na instituição  Image Modified
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| Todos os professores disponíveis na instituição  Image Modified
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| Informações |
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| Caso deseja, poderá selecionar a professor na turma/disciplina para a qual a reserva |
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esta está sendo feita e o plano de aula correspondente a data em que a aula será realizada no local desejado.
| Informações |
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| title | Plano de aula com a data superior a data atual |
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| O sistema irá listar apenas os planos de aula em que a data é superior a data atual |
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- O primeiro passo é selecionar a turma para a qual a reserva esta sendo feita e o plano de aula correspondente a data em que a aula será realizada no local reservado.
- No segundo passo o nome do prédio, bloco, tipo de sala e sala devem ser preenchidos. Neste momento é definida pelo usuário a instalação/sala que será reservada.
- Por último devem ser definidas as datas e horários da reserva, assim o usuário conclui o processo de reserva de instalação.
Através do anexo "Reserva de instalação" é possível ter acesso as reservas realizadas e, também, editar as informações da reserva realizada.
Importante:
Uma reserva poderá ser editada se a data da reserva for maior ou igual a data atual.
Em caso de choque de horário, deve-se verificar a permissão especial para superalocar salas ou recursos. Se o usuário possuir esta permissão, será emitida uma mensagem exibindo o choque e solicitando a confirmação da alteração.
A edição irá obedecer todas as parametrizações relacionadas à atividade agendada que a reserva está associada:
Dias de antecedência:
- Se o dia informado é maior que o dia atual.
- Se Permite exportação para agenda global.
- Se permite reserva para instalação ou todos.
Para reservas de instalação que possuam reserva de recurso:
- Se houver alteração de sala e o recurso for exclusivo da sala é emitida uma mensagem avisando que o recurso será eliminado. Caso o usuário opte por realizar a alteração, a reserva do recurso é eliminada.
- Se houver alteração de sala e o recurso associado não for exclusivo a data de início e fim da reserva de sala quando alteradas na reserva de instalação devem ser replicadas para a reserva de recurso. Neste cenário é verificado o choque de horário de recurso.
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| label | Período e lista de espera |
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| title | Segundo passo - Período da reserva |
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| Neste passo, deve selecionar o período que compreende a reserva, o horário, os dias da semana em questão e em caso de feriados, considerar ou não de acordo com calendário parametrizado. Existe a possibilidade de o usuário incluir a instalação em uma lista de espera caso ela já esteja reservada por outro usuário.
| Informações |
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| Existe a possibilidade de se incluir vários horários distintos. |
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Para a inclusão de várias |
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período, informe uma data de início e fim, hora de início e fim, dias da semana e clique no botão "Adicionar horário" para cada reserva de dia e horário que desejar. Caso deseje remover algum dos horários incluídos na lista, basta selecionar o horário e clicar em "Remover horário".
| Informações |
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| title | Dia e hora específica |
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| O sistema permite que realizar a reserva para os dias da semana em um intervalo de datas e horários específica. Neste caso a opção "Reservar período contínuo", deverá ficar desmarcada. |
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Podendo atender as seguintes situações: |
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- Apenas um dia e hora específica
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- Vários dias diferentes com o mesmo horário ou o mesmo dia com horários diferentes
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- Entre 08/06/2017 e 08/06/2017 de 08:00 às 09:00
- Entre 09/06/2017 e 09/06/2017 de 08:00 às 09:00
- Entre 10/06/2017 e 10/06/2017 de 08:00 às 09:00
- Entre 11/06/2017 e 11/06/2017 de 08:00 às 09:00
- Entre 12/06/2017 e 12/06/2017 de 08:00 às 09:00
- Fazer a reserva para os dias da semana em um intervalo de datas
Entre 01/07/2017 e 30/072017 de 08:00 às 09:00
Para os dias da semana: segunda, quarta e sexta
- Realizar reserva para um período contínuo
Habilitando o parâmetro "Reservar período contínuo", a instalação será reservada por todo período que for informado no processo
Entre 01/08/2017 08:00 e 10/08/2017 18:00
Mais Informações
Na etapa de informações adicionais é possível a inclusão das informações: Responsável pela reserva, Descrição e Observação.
Essas informações, também, poderão ser acessados pela visão de recursos cadastrados e editadas.
No portal, com o perfil de professor, também, é possível realizar a inclusão dessas informações: "Professor | Reserva de instalação"
Arquivos anexos
Na etapa "Arquivos anexos", do processo, será possível incluir um ou mais arquivos à reserva de acordo com a parametrização realizada no sistema
Parametrização:
No sistema, acessar: Módulo Educacional | Configurações | Parâmetros -> 15.01 - Secretária > Geral 6/6
Defina:
- Tipo de armazenamento
- Extensões de arquivos permitidas
- Tamanho máximo de armazenamento em Kb.
Importante:
Em "Anexos | Arquivos da reserva de recurso", na visão de reserva de recursos, o usuário poderá visualizar todos os arquivos anexados através do processo, incluir novos arquivos e excluir arquivos.
No portal, também, é possível realizar a inclusão de arquivos à reserva:
- No portal educacional, com perfil de professor, acessar no menu "Reservar instalação" e clicar em "Fazer reserva". Incluir as informações da reserva e, em arquivos anexos, adicionar o arquivo e salvar a reserva.
- Após a inclusão da reserva será exibida uma lista de reservas do professor para visualização dos arquivos anexados. Caso queira adicionar novos arquivos, basta clicar em "Enviar arquivo".
Agenda
Realizar a reserva de Instalação
- Selecionar a atividade agendada que permite reserva de instalação
- Ir em Processo "Processo de reserva de instalação":
- Informe o solicitante da reserva;
- Defina os horários;
- Selecione o tipo de sala e sala;
- Informações adicionais: Responsável pela reserva, descrição e a observação;
- Anexo de arquivos;
- Selecione os usuários que receberão a reserva da instalação na agenda;
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| Informações |
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| O sistema permite que realizar a reserva por todo período definido. Neste caso a opção "Reservar período contínuo", deverá ficar marcada.  Image Added
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| Informações |
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| title | Incluir na lista de espera |
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| O sistema possui a opção "Incluir lista de espera se a reserva não for possível", que marcada pelo usuário, ao final do processo caso a instalação selecionada no período informado já esteja reservada para outra pessoa, o sistema automaticamente irá inclui-lo em uma lista de espera para esta reserva de instalação. Para saber mais acesse Lista de espera de instalação
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| Informações |
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| title | Parâmetro "Utilizar lista de espera para recurso / instalação" |
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| Para que esta funcionalidade esteja disponível, será necessário que o parâmetro "Utilizar lista de espera para recurso / instalação" esteja marcado em: Configurações | Parâmetros | Secretaria | Geral 6/7  Image Added
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| Card |
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| label | Instalação |
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| title | Terceiro passo - Instalação da reserva |
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| Neste passo, deve selecionar prédio, bloco, tipo de sala e sala que será reservada.  Image Added
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| Card |
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| label | Informações adicionais |
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| title | Quarto passo - Informações adicionais |
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| Neste passo é possível informações adicionais à reserva.  Image Added
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| Card |
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| label | Anexo |
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| title | Quinto passo - Anexo |
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| Neste passo é possível incluir um ou mais arquivos à reserva.  Image Added
| Informações |
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| title | Parametrização de armazenamento |
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| Para o correto funcionamento do anexo, será necessário informar as extensões permitidas e o tamanho máximo do arquivo em: Configurações | Parâmetros | Secretaria | Geral 6/7  Image Added
| Informações |
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| title | Extensões de arquivos permitidas |
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| Caso o campo "Extensões de arquivos permitidas" esteja vazio, o sistema irá permitir todas as extensões possíveis. |
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| Card |
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| label | Usuários da agenda |
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| title | Sexto passo - Usuários da agenda |
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| Neste passo é possível inserir os usuários que terão a reserva de instalações associadas à agenda. Para acessar Gestão | Utilitários | Agenda.
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| Nota |
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| title | Permite exportação para agenda global |
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| Para que este passo seja exibido no processo de reserva de instalação é necessário que a opção "Permite exportação para agenda global" esteja marcado no cadastro da atividade agendada  Image Added
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| Nota |
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| title | Permite seleção dos usuários |
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| Para que seja possível selecionar os usuários no processo de reserva de instalação é necessário que a opção "Permite seleção dos usuários" esteja marcado no cadastro da atividade agendada.  Image Added
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| Card |
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| Após as configurações, o processo pode ser executado e a instalação será reservada no período informado para a pessoa escolhida no início do processo.
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| Informações |
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| Ao final do processo, caso exista o tipo de mensagem "Confirmar reservas de instalações" configurada no cadastro de mensagens de notificações, o sistema irá enviar automaticamente a mensagem de notificação para o usuário da reserva. Para saber mais acesse: Mensagens de Notificação.
| Informações |
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| title | Usuário vinculado a pessoa |
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| Para que o envio de notificações funcione corretamente é necessário que a pessoa da reserva possua um usuário vinculado a ela.  Image Added
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| Informações |
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| Ao final do processo, caso a opção "Incluir lista de espera se a reserva não for possível" foi marcada pelo usuário, caso a instalação selecionada no período informado já esteja reservada para outra pessoa, o sistema automaticamente irá inclui-lo em uma lista de espera para esta reserva de instalação. Para saber mais acesse Lista de Espera de Instalação.
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Para realizar o cancelamento da reserva de instalação, deve-se utilizar o processo de cancelar reserva de instalação.
| Informações |
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| title | Lista de espera de instalação |
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| No caso de cancelamento da reserva da instalação no período desejado, o sistema verifica se existe alguma solicitação na lista de reserva, e caso exista ele irá gerar automaticamente uma reserva para este solicitante que estava na espera. Para saber mais acesse Lista de espera de instalação |
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| title | Visualizar/Editar reserva |
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Para poder acessar a reserva realizadas e também, caso desejar editar as informações da reserva realizada. A edição irá obedecer todas configurações relacionadas à atividade agendada que a reserva está associada.
| Informações |
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| title | Data reserva maior que a data atual |
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| A reserva só poderá ser editada se a data da reserva for maior ou igual a data atual. |
| Informações |
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| Em caso de choque de horário, deve-se verificar a permissão especial para superalocar salas ou recursos. Se o usuário possuir esta permissão, será emitida uma mensagem exibindo o choque e solicitando a confirmação da alteração. |
| Informações |
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| Para reservas de instalação que possuam reserva de recurso: - Se houver alteração de sala e o recurso for exclusivo da sala é emitida uma mensagem avisando que o recurso será eliminado. Caso o usuário opte por realizar a alteração, a reserva do recurso é eliminada.
- Se houver alteração de sala e o recurso associado não for exclusivo a data de início e fim da reserva de sala quando alteradas na reserva de instalação devem ser replicadas para a reserva de recurso. Neste cenário é verificado o choque de horário de recurso.
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