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Índice
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Hablando de Visualizar Tareas por Concluir...
La opción Tareas por Concluir presenta todas las tareas originadas en solicitudes de procesos y bajo la responsabilidad del usuario en cuestión. En este caso, el usuario en cuestión debe ejecutar la tarea para dar continuidad al flujo del proceso.
Cuando el usuario en cuestión inicia un proceso del tipo "Listas de Tareas", éste sigue con una actividad del tipo Crear Tareas en sus tareas por concluir. A través de esta tarea principal, en la pestaña Lista de Tareas, el solicitante puede consultar el estado de las tareas en curso, además de crear nuevas tareas que considere necesarias para el proceso como un todo. También es posible cancelar tareas que ya no son necesarias para la continuidad del proceso.
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Solamente es posible mover la tarea principal a la fase de aplicación de la solución después de terminadas todas las tareas creadas previamente o durante el curso del proceso. |
Visualizar Tareas a concluir
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01. En el menú principal, activar Central de Tareas.
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Cuando el código de la solicitud está con color de fuente negro, indica que la actividad no tiene plazo definido o no está retrasada. Y cuando está en color rojo, indica que la actividad está retrasada en relación al plazo previsto de su ejecución. |
Buscar tarea
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0104. En la pestaña Lista de Tareas , activar Agregar actividad para incluir nuevas actividades al proceso, de ser necesario.
| Painel |
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La pestaña Lista de Tareas se presenta sólo si la tarea en cuestión se relaciona con un proceso Ad Hoc. En ella es posible agregar nuevas tareas al proceso en curso, hasta que se encuentre una solución para el problema que se está analizado. |
05. Para completar el formulario, ingresar en la pestaña Formulario.
por concluir, activar el ícono de configuración (engrane) ubicado en la esquina derecha del campo de búsqueda que está inmediatamente abajo de los totales de tareas.
02. Seleccionar una de las opciones disponibles para ubicación de tareas.
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Las opciones disponibles son: |
03. Insertar el valor por el que se realizará la búsqueda, de acuerdo con la opción seleccionada.
04. Activar el ícono de ubicación de tarea (lupa).
05. Visualizar la tarea localizada.
Filtrar tareas a completar
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01. Accionar Filtrar, ubicado en la barra de acciones.
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Al activar esta opción, se muestra la ventana en la que puede definir criterios que se aplicar al filtrar las tareas. Más información puede obtenerse en Filtros. |
Ver los detalles de la solicitud a la que pertenece la tarea a completar
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01. En la lista de tareas que hay que concluir, seleccionar y abrir la tarea desde la que desea ver los detalles de la solicitud a la que pertenece.
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Al abrir la tarea es posible visualizar los detalles de la solicitud a la que pertenece, como el diagrama del proceso, el formulario, los anexos entre otros. Más información se puede obtener en Ver detalles de la solicitud. |
Ejecutar tarea a completar
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01. En la lista de tareas que hay que terminar, activar el código de la tarea que se ejecutará.
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Para realizar una tarea es necesario ser responsable de la tarea actual de la solicitud o ser gestor del proceso. |
02. Llenar los datos del formulario, si existe.
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Los campos que aparecen en el formulario se definen previamente a través del recurso Formulario, que |
| Painel |
| Los campos presentados en el formulario se definen previamente mediante el recurso Definición de Formulario, el cual permite estandarizar el formato, la disponibilidad y los campos que se completaránvan a rellenar en una determinada actividad. |
03. Si, deseado, accionar la pestaña Detalles para visualizar más información sobre el
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proceso, su diagrama e instrucciones.
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El diagrama del flujo de un proceso facilita la identificación de la tarea actual y la verificación de los flujos de avance y retorno posibles. |
04. Si se desea, accionar la pestaña Complementos para visualizar o insertar observaciones en la tarea
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Esta pestaña permite visualizar |
06. Para visualizar el historial de la solicitud, ingresar en la pestaña Historial.
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| La pestaña Historial presenta el registro de todos los movimientos realizados en la solicitud, cuáles fueron las actividades que se ejecutaronejecutadas hasta el momento, el responsable y la fecha en laque se ejecutó cada actividad, anexos, así como las observaciones realizadas por cada usuario. Al iniciarse la solicitud de un proceso, no se presentará la pestaña Historial. El historial sólo se presentará después del primer registro de movimientos para la solicitud en cuestión. |
07. De ser necesario realizar anotaciones, ingresar en la pestaña Anotaciones.
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La pestaña Anotaciones permite que el usuario registre las anotaciones de horas trabajadas en la ejecución de la actividad. En caso de que la actividad no controle el esfuerzo por anotaciones, no se presentará la pestaña Anotaciones. Para incluir una nueva anotación, se debe informar la fecha y el tiempo utilizado, y activar el botón Guardar. Para borrar una anotación, basta activar el ícono de la papelera de reciclaje que está al lado del registro de la anotación. |
08. Para realizar observaciones en la ejecución de la actividad, acceder a la pestaña Observaciones.
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La pestaña Observaciones permite que el usuario registre comentarios sobre la ejecución de la actividad. Estos comentarios se almacenarán en el historial de la solicitud. |
09. Para agregar adjuntos a la solicitud, ingresar en la pestaña Adjuntos.
05. Para insertar una observación, en el campo visualizado, insertar el comentario y activar Agregar complemento.
06. Si se desea, activar la pestaña Anexos para ver los documentos adjuntos a la solicitud o adjuntar otros.
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Esta pestaña le permite ver los documentos adjuntos a la solicitud. También puede adjuntar a la solicitud |
| Painel |
| La pestaña adjuntos le permite al usuario adjuntar a la solicitud, cualquier tipo de documento existente en la plataforma , o incluso subiro, además, cargar nuevos archivos. También es posiblepuede eliminar archivos adjuntos existentes o publicar en la plataforma los documentos adjuntados por medio de la función de subir. La ejecución de estas acciones depende de la definiciónconfiguración de seguridad de los datos adjuntos configurada para el proceso. |
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07. Para añadir un archivo adjunto, activar Cargar archivo: para adjuntar un archivo subido o Buscar en ECM, para adjuntar un documento que ya está publicado en la plataforma.
08. Localizar el documento y confirmar.
09. Accionar la pestaña AdHoc para visualizar la lista de actividades que están componiendo el proceso y sus detalles o agregar nuevas actividades en el proceso.
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Esta pestaña sólo aparece cuando la tarea en cuestión está relacionada con un proceso de tipo ad hoc. En ella se pueden agregar nuevas tareas en el proceso en curso hasta que se encuentre una solución al problema que se está analizando. Más detalles sobre la información solicitada en la inclusión de actividades se pueden obtener en Listar tareas. |
10. Accionar Agregar actividad para incluir nuevas actividades al proceso, si es necesario.
11. Accionar Enviar.
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La pestaña Proceso permite visualizar el gráfico del flujo de un proceso, permitiendo la identificación de la actividad actual y la verificación de los flujos de avance y retorno posibles. |
11. En el área de Decisión, seleccionar una opción en el campo Enviar para actividad.
opción Enviar permite mover la solicitud a la siguiente actividad, que se elegirá en el campo Siguiente actividad de la ventana que se mostrará. También puede guardar los datos introducidos en la tarea de activación de Guardar, que se muestra al activar la flecha que se encuentra en el lado de Enviar. Sin embargo, de esta forma se guardan la información introducida y la tarea permanece en el Centro de tareas. Además, es posible descartar todos los cambios efectuados en la tarea, accionando Descartar, que se muestra al activar la flecha ubicada en el lado de Enviar. De esta forma, todas las modificaciones realizadas en la tarea se descartan y sigue pendiente de ejecución. |
12. En la ventana que aparece, defina la información solicitada.
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Siguiente actividad |
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| Las actividades existentes en el cuadro de selección son las actividades de avance o de retorno que se configuranestán configuradas para la actividad en cuestión. |
12. En el área de Decisión, seleccionar una opción en el campo con el usuario.
Responsable |
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El usuario elegido será responsable porde la actividad elegida en el campo "Enviar paraPróxima actividad ". Existen casos en losque esta opción no apareceráse muestra, esto sucedeocurre cuando la actividad elegida en el campo “Enviar para actividad” tienePróxima actividad posee alguna condición de atribución por laasignación que no se necesitenecesita seleccionar el usuario, como por ejemplo un mecanismo de asignación de atribución POOLgrupos para Grupogrupo o Papelpara papel, o una actividad conjunta para todos los usuarios . También se puede buscar el usuario deseado escribiendo su nombre en el campo Buscar. |
13. Activar Enviar.
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Haciendo clic en el botón Enviar, la solicitud se moverá a la próxima actividad elegida en el campo "Enviar para actividad". También es posible activar el botón Guardar, sin embargo, de esta forma, la solicitud permanece en la actividad actual, sólo guardando los datos informados. |
Buscar tarea
01. En la pestaña Tareas por concluir, activar el ícono de configuración (engrane) ubicado en la esquina derecha del campo de búsqueda que está inmediatamente abajo de los totales de tareas.
02. Seleccionar una de las opciones disponibles para ubicación de tareas.
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Las opciones disponibles son: |
03. Insertar el valor por el que se realizará la búsqueda, de acuerdo con la opción seleccionada.
04. Activar el ícono de ubicación de tarea (lupa).
05. Visualizar la tarea localizada.
Realizar Movimientos en Bloque
01. Seleccionar la función Central de Tareas en el menú principal.
02. Ingresar en la opción Tareas por Concluir.
03. Seleccionar las solicitudes que desea mover en bloque.
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Al realizar movimientos en bloque, las solicitudes seleccionadas deben cumplir con las siguientes premisas: |
04. Activar la opción Movimiento en Bloque.
05. Seleccionar la actividad deseada en la opción Enviar hacia la actividad.
06. Seleccionar el usuario en el campo Con el (los) usuario(s).
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El usuario elegido será responsable por la actividad elegida en el campo "Enviar para actividad". Existen casos en los que esta opción no aparecerá, esto sucede cuando la actividad elegida en el campo “Enviar para actividad” tiene alguna condición de atribución por la que no se necesite seleccionar el usuario, como por ejemplo un mecanismo de atribución POOL para Grupo o Papel, o una actividad conjunta para todos los usuarios. |
07. De ser necesario, completar el campo Observaciones (esta observación será la misma para todas las solicitudes seleccionadas).
08. Activar Confirmar.
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. contraseña notas repositorio certificado |
13. Accionar Enviar.
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Luego de activar Enviar, el usuario podrá definir qué acción tomar. Las opciones disponibles se describen a continuación:
Al hacer clic en el número de solicitud o en el enlace de acceso a la solicitud, el usuario se redirirá directamente a la solicitud. |
Cancelar solicitud
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01. En la lista de Tareas que se van a completar, seleccione una de las solicitudes.
02. Al seleccionar y abrir la solicitud, en la flecha al lado del botón Enviar, seleccione la opción Cancelar solicitud.
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Es posible cancelar una solicitud por medio del movimiento cuando sea el propio usuario que inició la solicitud o un gestor del proceso. |
Transferir tarea a completar
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01. En la lista de tareas que se van a completar, seleccione la tarea que se va a transferir a otro usuario.
02. Accionar la flecha ubicada en el lado derecho de Enviar.
03. Accionar Transferir.
04. En la ventana que aparece, inserte el usuario para el que se va a transferir la ejecución de la tarea.
05. Accionar Transferir.
06. En el mensaje de confirmación que aparece, seleccione Finalizar.
Exportar tareas a completar
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01. Accionar Exportar, ubicado en la barra de acciones.
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Al activar esta opción se genera una hoja de cálculo que contiene todas las tareas que se deben completar del usuario del que se están visualizando las tareas. |
Actualizar lista de tareas a completar
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01. Accionar Actualizar, ubicado en la barra de acciones.
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Al activar esta opción, la lista de tareas completadas se vuelve a cargar y se actualiza. |
Ejecutar tareas para completar en bloque
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01. En la lista de tareas pendientes, seleccione todas las tareas que se deben mover en bloque.
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Al realizar un movimiento en bloque las solicitudes seleccionadas necesitan atender las siguientes premisas:
Al realizar un movimiento en bloque tampoco será posible informar datos en el formulario, si la solicitud posee un formulario, y publicar anexos. |
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La información solicitada es: Enviar a la actividad observaciones Observaciones |
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