Mala Direta do MSWord

Para um melhor entendimento sobre a geração de etiquetas via MSWord no Data Collection, será descrito o recurso de Mala Direta no Word, que facilitará o entendimento do processo no Data Collection.

A impressão via MSWord utiliza o recurso de Mala Direta do MSWord. Este recurso permite geração de correspondências, etiquetas, envelopes, etc. Será demonstrado o uso desta função para geração de algumas etiquetas de forma manual.

Para gerar etiquetas no MSWord, deve-se criar dois arquivos: o documento de layout e o arquivo de dados. Depois, deve-se mesclar estes dois arquivos, gerando as etiquetas (num novo arquivo ou direto para a impressora). Este processo pode ser feito usando o Auxiliar de Mala Direta do MSWord.

O auxiliar de mala direta está disponível no Menu Ferramentas, opção Mala Direta. É apresentada a seguinte tela:

Primeiramente, deve-se criar o documento de layout (chamado de Documento principal). Ao acionar o botão Criar, será necessário escolher o tipo de documento a ser criado. Deve-se escolher Etiquetas de endereçamento.

A seguir, deve-se criar o arquivo de dados (chamado de Origem de dados). Ao acionar o botão Obter dados, serão apresentadas as opções.

Se o programa estiver sendo executado pela primeira vez, deve-se escolher Criar origem de dados. Será apresentada a seguinte tela:

O Word já traz alguns campos padrões para etiquetas (Tratamento, Nome, Sobrenome, etc.).

Exemplo:

Vamos criar uma etiqueta com os campos Item e Descrição. Usando Remover nome de campo, informando o Nome de campo (Item e Descrição). Clicando em Adicionar nome de campo >>, criaremos estes dois campos para nossa etiqueta.

Teremos o seguinte resultado:

Ao acionar o botão OK, será perguntado o nome do arquivo para gravar os dados (informe dados.doc). Como é um arquivo novo, o Word irá perguntar se você deseja editar os dados ou configurar o documento principal, por meio da seguinte tela:

Com o objetivo de gerar alguns dados de teste vamos escolher a opção Editar origem de dados e depois vamos Configurar o documento principal.

Será apresentada a seguinte tela para criação dos dados:

Vamos criar alguns registros usando o recurso Adicionar novo. Ao final acionar o botão OK para podermos configurar o documento principal.

Quando estamos neste processo de mala direta, o Word acrescenta uma nova barra de ferramentas para trabalhar com a Mala Direta. Nesta barra, use o botão de acesso ao auxiliar de mala direta.

Após acessar o auxiliar de mala direta, acesse a opção Configurar o documento principal. Primeiro será perguntado qual layout padrão de etiqueta deverá ser usado. O Word já traz algumas etiquetas padrões, mas também é possível reconfigurar a etiqueta, informando o tamanho, quantidade de etiquetas por página, etc. Neste exemplo, vamos usar qualquer uma das etiquetas apresentadas, clicando na lista de etiquetas mostradas e acionando o botão OK. Isto vai definir o layout do documento.

Após escolher o layout da etiqueta e acionar o botão OK, deve-se informar quais campos queremos na etiqueta. Estes campos são os mesmos criados anteriormente no documento de dados (Item e Descrição).

Usando o botão Inserir Campo, acrescentamos os campos na etiqueta.

Observe que o Inserir campo já traz a relação dos campos que estão no arquivo de dados. Após acionar o botão OK, vamos executar o processo de mesclagem do documento principal com o arquivo de dados, e gerar o documento com as etiquetas.

Para fazer isto, acesse o auxiliar de mala direta e acione o botão Mesclar. Será apresentada a seguinte tela:

Apenas escolha o botão Mesclar e o Word  gera um novo documento com as etiquetas. Se os passos foram seguidos corretamente, deverá ser gerado um novo documento com o seguinte conteúdo:

Estes são os dados criados para esta etiqueta. É uma etiqueta bem simples, apenas com o objetivo de demonstrar esta funcionalidade do Word. Recomendamos consultar a documentação do MSWord para conhecer as possibilidades de uso deste recurso, o que vai lhe permitir criar layouts que atendam as suas necessidades.

Para alterar um documento de layout de etiquetas no MSWord, recomenda-se recriar este, usando o recurso Auxiliar de Mala Direta do MSWord.