Objetivo

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Este guia tem o objetivo de apresentar uma visão geral sobre o TOTVS Fluig Plataforma, abordando os principais recursos e suas aplicações.

Opção 'Ajuda'

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A central de Ajuda é destinada aos usuários finais, administradores da plataforma e desenvolvedores. Ela apresenta links para as documentações pertinentes ao conteúdo exibido na página e também permite a pesquisa pelos termos desejados pelo usuário. Estes links são classificados da seguinte forma:

• Manual do Usuário
• Portal do Desenvolvedor
• Perguntas Frequentes
• Vídeos How-to

Para acessar a ajuda, verifique o ícone de Ajuda Image Added localizado em cada tela, ou pelo menu Configurações conforme demonstrado nas figuras abaixo.

Navegação de documentos

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A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. A plataforma agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como

Índice

Primeiro Acesso

Após seguir os passos do Guia de Instalação (Windows e Linux) é necessário acessar o fluig através de um navegador, informando: <HOST>:<PORTA>/portal.

No campo Login informe wcmadmin e no campo Senha informe a senha padrão adm. Recomendamos alterar esta senha após o primeiro acesso.

Navegação de documentos

A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. O fluig agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.

Conhecendo pastas

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Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.

No menu principal do fluigda plataforma, ao clicar no ícone ícone de menu Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos (figura 1.1),   nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos e . incluir desenhos, atas, cronogramas , e todos os arquivos digitais.

Esta área exibe as principais pastas do fluig, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a solução fluigplataforma.

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Figura 1.1 - Navegação de documentos do fluig.

Siga os próximos passos e verifique como é fácil gerenciar documentos.

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Acessando o local para publicação

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Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.

Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela, note que o fluig é tão simples como navegar na Internet. Ex.  Ex.: clique na pasta Plantando Ideias/Programa Plantando Ideias e acesse o documento “Filial”.

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Criando uma pasta

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Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos abaixo:

Visualizando documentos

Visualizando documentos

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Veja como é fácil visualizar documentos inseridos dentro das pastas:

• Para visualizar documentos você pode navegar na estrutura de Para visualizar documentos você pode navegar nas pastas.
• Faça buscas por documentos publicados no fluig utilizando o link “O , utilizando o campo O que deseja encontrar?” (figura 1.6), buscar?, exibido no topo do portal fluigda plataforma.
  Image Removed

  Figura 1.6 – Tela de busca do fluig

• Efetuar buscas mais refinadas, opção “Avançado”, onde o usuário pode restringir a busca informando argumentos de pesquisa.         
• Image Added
• Efetue buscas mais refinadas alterando as opções de busca.

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Publicando um documento

Para publicar um documento basta seguir os seguintes passos:

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 Fazer a publicação de um arquivo na plataforma é muito simples! Confira três formas fáceis de publicar:

Deck of Cards
effectDuration 0.5 history false id Samples effectType fade
Card id 1 label Passo1Carregar arquivo   Após localizar a pasta onde o documento será adicionado, clique na opção Carregar arquivos, no menu de ações da navegação de documentos. Image Removed Figura 1.7 - Caminho para criar um novo documento Card Image Added Card id 2 label Passo 2   Image Removed Figura 1.8 - Progresso da Publicação de Documentos   Informações title Dica Acompanhe o progresso do upload e da publicação de documentos na tela de acompanhamento, na qual estarão as informações de cada arquivo.

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• Após localizar a pasta onde o documento será adicionado, clique na opção Mais > Novo Documento (Avançado), no menu de ações da navegação de documentos.
  

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Figura 1.9 - Caminho para criar um novo documento avançado

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A função publicação avançada de documentos, dependendo do nível de permissão, pode ser dividida em até cinco seções. Na primeira seção, “Arquivos de Publicação”, serão determinados os arquivos que serão publicados. Sempre que você quiser enviar um arquivo para o fluig, é necessário: 

• Clicar no botão Escolher arquivos (figura 1.10). Esta funcionalidade é muito importante porque transfere um arquivo de seu computador para o ambiente fluig, onde normalmente são efetuados backups que garantem a segurança da informação.   

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Figura 1.10 - Inserir um documento

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Na seção “Informações Gerais” (figura 1.11) serão inseridas informações sobre o documento.  Abaixo estão descritos os elementos dessa seção:

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Figura 1.11 – Inserir um documento - Aba Informações Gerais.

• Comentário: Inserir um comentário que descreva o conteúdo do documento que está sendo publicado.
• Tags: Inserir tags que facilitem a localização do documento.
• Descrição Versão/Revisão: Inserir uma descrição para a atual versão/revisão do documento.
• Versão/Revisão: Inserir o número da versão/revisão inicial do documento que está sendo publicado.
• Versão/Revisão Inalterável: Quando assinalado, determina que a versão/revisão do documento é inalterável, não permitindo alterações no documento publicado. Nesse caso, alteração somente é possível com uma nova versão/revisão.

• Documento Expira?: Quando assinalado, determina que o documento que está sendo publicado irá expirar na data inserida no campo  "Válido Até".

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• Período de Notificação de Expiração: Inserir o período de antecedência, em quantidade de dias, que deve ser considerado para o envio de notificação de expiração dos documentos. Se informado 0 (zero), será utilizado o valor informado nos Parâmetros Gerais.

• Válido a partir de: Inserir a data que determina o início de validade do documento.

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• Válido até: Inserir a data que determina o fim de validade do documento.

• Tipo do Documento: Selecionar entre as opções disponíveis o tipo do documento que está sendo publicado
• Assunto: Selecionar entre as opções disponíveis o assunto ao qual se relaciona o documento que está sendo inserido.
• Tipo Ícone: Selecionar entre as opções disponíveis o ícone que será associado ao documento em questão.
• Autor: Inserir o nome do autor do documento.
• Publicador: Informa o nome do usuário logado que está publicando o documento.
• Idioma: Selecionar o idioma relacionado ao documento que está sendo publicado. Esse idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo.
• Notifica via e-mail: Quando assinalado, determina que deve ser efetuado o envio de e-mail sobre a publicação do documento.

• Permite Download e Impressão?: Quando assinalado, define que os usuários poderão efetuar o download e impressão do arquivo que contém o documento.
• Utiliza visualizador interno: Permite visualizar internamente um documento no fluig.

• Atualiza propriedades de Cópia Controlada?: Quando assinalado, determina que o fluig deve efetuar a atualização das informações do documento nas propriedades do mesmo. Informações adicionais sobre a cópia controlada podem ser obtidas em Utilização da Cópia Controlada.

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Na seção “Documentos Relacionados” serão inseridos documentos que estão relacionados com o documento que está sendo publicado.

Na sessão “Aprovação” são definidos um ou mais aprovadores para o documento em questão.

Na sessão “Segurança” são definidas as políticas de acesso ao documento.

Após o preenchimento dos dados do documento, clique em Confirmar para a inclusão.

Mais recursos!

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Conheça mais recursos e facilidades do ECM na plataforma TOTVS Fluig:

Documento externo

Esta função permite que a plataforma faça referência a uma página da Internet. Mais detalhes sobre os documentos externos podem ser obtidos na documentação Plataforma ❙ Documento externo.

Documento espelho

Tem como objetivo a publicação de um atalho para um documento em mais de uma pasta, sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente. Confira mais informações sobre os documentos na documentação Plataforma ❙ Espelhar documento.

Controle de versão e aprovações

Todas as modificações de um documento geram uma nova revisão ou uma nova versão, sendo possível restaurar a versão caso necessário. Além disso, é possível configurar um fluxo de aprovações, para que um documento passe obrigatoriamente pela avaliação de pessoas-chave antes de ser publicado. Saiba mais na documentação Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

Controle de expiração

Todos os documentos podem ter um prazo de validade, para que sejam revisados e atualizados. Por isso, existe o controle de expiração, com um indicativo de quando o documento estará expirado e com a configuração de e-mails que serão disparados como notificação aos envolvidos. Confirma mais detalhes na documentação Documento avançado.

Ações sociais

Se você criou um documento e liberou as permissões de acesso, provavelmente você quer que outras pessoas o acessem e o leiam. Para ampliar a divulgação, é possível compartilhar esse documento e permitir que os usuários efetuem ações sociais, como apoiar, comentar, definir como favorito e também compartilhar. Cada visualização efetuada pelo usuário ficará registrada nas propriedades do documento.

Assuntos a serem acompanhados

Cada usuário pode definir as notificações que irá receber, e também os assuntos que gostaria de acompanhar. Confira mais detalhes na documentação Definir assuntos que acompanho.

Formulário

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Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.

Com isso, para adicionar anexos de um registro de formulário é necessário que o formulário já tenha anexos, e é necessário escolher qual anexo do formulário será sobrescrito com o anexo no registro de formulário desejado. Para sobrescrever um anexo do formulário recomendamos que o novo anexo seja do mesmo formato/tipo para não comprometer a estrutura do formulário.

Exemplo: Se o anexo do formulário é uma imagem, o anexo do registro de formulário deve ser uma imagem também.

Atualmente, os registros de formulário não possuem seus próprios anexos, visto que seguem a estrutura do formulário. Caso seja necessário complementar um registro de formulário com um documento adicional, é possível utilizar Documentos relacionados. Com isso, é possível controlar acessos, versionamento e segurança.

O registro de formulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro do Formulário em que está contida.

• Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
• Os Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
• Na plataforma é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
• Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
• Os registros de formulários devem sempre respeitar o padrão do Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidos de um Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.

Publicando um formulário

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Para publicar um formulário siga os passos abaixo:

A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do Fluig Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor Fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Card id 1 label Passo 1 Em um projeto Fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Definição de formulário. Image Added Card id 2 label Passo 2 Na tela de criação de formulário, basta preencher o nome desejado e clicar em Concluir. Image Added Card id 3 label Passo 3 Ao concluir, um pacote referente ao formulário é criado na pasta forms e o editor de formulário fica disponível para edição. Image Added Card id 4 label Passo 4 A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar o formulário desejado, basta realizar a exportação para o servidor. Image Added

Exportando um formulário

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Para realizar a exportação siga os passos abaixo:

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Card id 1 label Passo 1 Clique com o botão direito do mouse sobre o formulário previamente cadastrado, e em seguida em Exportar. Image Added Card id 2 label Passo 2 Na tela de exportação, selecione Exportar para o servidor Fluig e em seguida Avançar. Image Added Card id 3 label Passo 3 No exemplo preenchemos o campo servidor, e marcamos a opção Novo formulário. O campo definição de formulário é preenchido automaticamente ao selecionar o arquivo que deseja exportar. No exemplo não associamos o formulário com um dataset, portanto o campo está vazio. Informamos a pasta destino da navegação de documentos, em que o formulário será publicado (através do código). No exemplo não informamos um campo descritor e em seguida informamos que desejamos armazenar as informações em tabela única. Selecionamos Finish para concluir. Informações Ao criar um formulário, você estará criando um formulário único que pode ser utilizando tanto na plataforma web ou no Fluig mobile. Image Added

Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada, será possível verificar que o formulário foi exportado com sucesso.

Publicando um registro de formulário

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O processo de publicação de registro de formulário na navegação de documentos pode ser conferido nos passos abaixo:

Publicando um documento via Drag and Drop

Também é possível publicar uma pasta ou documento arrastando para dentro do fluig (drag and drop).

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id arrastaDocumento effectType fade
Card id arrastaDocumentoPasso11 label Passo 1 Na navegação de documentos, encontre a pasta na qual o Formulário foi exportado. Em seguida clique sobre a pasta que indica o Formulário. Image Added   Clique e segure o documento desejado diretamente no sistema operacional e arraste para dentro do fluig. O documento pode ser arrastado diretamente para dentro de uma pasta ou para uma área de upload de documentos (opção Novo Documento - Avançado). Image Removed Figura 1.12 – Arrastando um documento diretamente na pasta do fluig. Card id arrastaDocumentoPasso22 label Passo 2   Ao soltar o documento na área delimitada, este será publicado com as propriedades padrões ou propriedades herdadas da pasta. Caso seja arrastado para dentro da área de upload, a publicação seguirá da mesma forma utilizada na opção Novo Documento - Avançado. Image Removed Figura 1.13 – Documento publicado diretamente via drag and drop.

Publicando um documento externo

Esta função permite que o fluig faça referência a uma página da Internet.

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• Selecione a pasta onde o documento externo será publicado.
• Clique na opção Mais e em seguida em Novo Documento Externo.

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Figura 1.14 – Caminho para criar um Documento Externo.

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Após selecionar a opção Documento Externo, abrirá a tela para preenchimento dos dados do documento (figura 1.15), a maioria dos atributos que existem nesta tela já foram explicados na publicação de documentos, a principal diferença está no campo URL, que é preenchido com o endereço de acesso à página da Internet.

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Figura 1.15 – Tela de cadastro para informações gerais

Publicando um documento espelho

Tem como objetivo a publicação de um mesmo documento em mais de uma pasta sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente.

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• Selecione a pasta onde o documento que será espelhado está.
• Marque o documento desejado.
• Clique na opção Mais e em seguida em Espelhar. 

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Figura 1.16 – Caminho para espelhar um documento.

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• Na tela Selecionar pasta destino, seleciona a pasta na qual o documento espelho deve ser publicado.
• Em seguida, clique em Confirmar.

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Figura 1.17 – Tela de publicação de documento espelho.

Formulário

Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.

Registro de formulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro do Formulário em que está contida.

• Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
• Os Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
• No fluig é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
• Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
•  Os registros de formulários devem sempre respeitar o padrão do Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidas de um Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.

Publicando um formulário

Para publicar um formulário siga os seguintes passos:

A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do fluig Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.

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• Em um projeto fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Formulário.

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Figura 2.1 – Criação de uma Definição de Formulário.

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• Na tela de criação de formulário, basta preencher o nome desejado e clicar em Concluir.

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Figura 2.2 – Tela de criação de formulário.

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• Ao concluir, um pacote referente ao formulário é criado na pasta forms e o editor de formulário fica disponível para edição.

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Figura 2.3 – Criação de formulário.

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• A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar o formulário desejado, basta realizar a exportação para o servidor.

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Figura 2.3 – Criação de formulário.

Exportando um formulário

Para realizar a exportação siga os passos a seguir:

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Figura 2.4 – Exportação de Formulário

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• Na tela de exportação, seleciona-se Exportar para o servidor fluig e em seguida Avançar.

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Figura 2.5 – Exportação de Formulário

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• No exemplo preenchemos o campo servidor, e marcamos a flag Novo formulário.

• O campo definição de formulário é preenchido automaticamente ao selecionar o arquivo que deseja exportar.

• No exemplo não associamos o formulário com um dataset, portanto o campo está vazio.

• Informamos a pasta destino da navegação de documentos, em que o formulário será publicado (através do código).

• No exemplo não informamos um campo descritor e em seguida informamos que desejamos armazenar as informações em tabela única.

• Selecionamos Finish para concluir.

  Informações
  Ao criar um formulário, você estará criando um formulário único que pode ser utilizando tanto na plataforma web ou no fluig mobile.

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Figura 2.6 – Exportação de Formulário

Workflow

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É um conjunto sequencial de atividades. Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados por regras parametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.

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Tarefas

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As tarefas são atividades pontuais controladas pela plataforma, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.

Na Central de tarefas, no menu principal da plataforma, você irá visualizar quais são as atividades pendentes. Esta

Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada será possível verificar que o formulário foi exportado com sucesso.

Publicando um registro de formulário

Acompanhe o processo de publicação de registro de formulário na navegação de documentos do fluig:

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Figura 2.8 – Criação de Formulário

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• Em seguida acesse a opção Mais no menu de Ações e clique em Novo Registro de Formulário.

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Figura 2.9 – Criação de Formulário

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• Na tela de formulário, preencha a descrição do registro de formulário, que será o nome da publicação. E informe os campos para preenchimento do conteúdo do formulário.

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Figura 2.10 – Criação de Formulário

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• • Após preencher os campos corretamente, clicamos em Confirmar para publicar o formulário.

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Figura 2.11 – Criação de Formulário

Workflow

É um conjunto sequencial de atividades (figura 3.1). Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados porregrasparametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.

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Figura 3.1 – Exemplo de um processo de Workflow.

Tarefas

As tarefas são atividades pontuais controladas pelo fluig, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.

Você irá saber quais são as atividades pendentes clicando no ícone Central de Tarefas no menu principal do fluig (figura 3.2b), esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção poderão podem estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.

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Figura 3.2 – Central de Tarefas.

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Como criar um processo Workflow

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Acompanhe o O processo de criação e configuração de processo Workflow no fluig:

processos Workflow na plataforma TOTVS Fluig pode ser conferido nos passos abaixo:

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Cadastrando um formulário de um processo Workflow

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Formulários, são documentos formatados que solicitam informações especificas. Além da opção de criação de formulários através do fluig StudioFluig Studio, permite-se também a criação e inclusão de formulário no processo Workflow, diretamente pela ferramenta web.

Para criar formulários em um processo Workflow, siga os seguintes passos abaixo:

Deck of Cards
startHidden false effectDuration 0.5 history false id samples effectType fade
Card default true effectDuration 0.5 id 1 label Passo 1 effectType fade Após configurar o processo Workflow, selecione a opção “Formulário” Formulário no menu lateral. Image Modified   Figura 1.1 - Tela de configuração de processos workflow Card effectDuration 0.5 id 2 label Passo 2 effectType fade Insira as informações necessárias, como nome, descrição e pasta de destino e selecione o template desejado: Título; Descrição; Pasta destino; Descrição principal dos registros; Templates. Image Modified Figura 1.2 - Configurações do Formulário Card effectDuration 0.5 id 3 label Passo 3 effectType fade Insira os campos desejados e edite as propriedades dos mesmos. Image Modified Figura 1.3 - Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 4 label Passo 4 effectType fade Insira regras para o formulário, conforme necessário. Image Modified Figura 1.4 - Edição do conteúdo do formulário   note title ATENÇÃO   Card effectDuration 0.5 id 5 label Passo 5 effectType fade Ordene os campos de Analytics. Image Modified Figura 1.5 - Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 6 label Passo 6 effectType fade Salve o formulário, o processo Workflow e libere uma nova versão. Pronto! O formulário está pronto para ser utilizado no processo. Image Modified  Figura 1.6 - Formulário salvo com sucesso

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Cadastrando atividades de um processo Workflow

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Em um processo as atividades podem representar:

• O início do processo, podendo existir apenas um início por processo.

• Toda e qualquer decisão ou atividade como aprovação, avaliação, checagem, etc., executada pelos usuários.
• O final do processo. , pode existir mais uma atividade que caracteriza o fim o processo.

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• Na tela de modelagem clique sobre a atividade, no menu lateral e a arraste para o palco.

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Figura 3.7 – Nova atividade do Processo Workflow.

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Para editar as propriedades da atividade, passe com o mouse sobre a atividade e clique no respectivo ícone. A tela de propriedades da atividade será exibida.

• Na aba Geral: serão cadastradas informações principais da Atividade.
• Na aba Acompanhamento: será indicado quem receberá a notificação de acompanhamento, Tolerância e Frequência de notificação.
• Na aba Atraso: será indicado quem receberá a notificação de atraso, Tolerância e Frequência de notificação.

• Na aba Esforço: será informado o tipo do controle de esforço e o esforço previsto.

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Atividades automáticas

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Em processos Workflow é comum encontrarmos fluxos em que uma das atividades deve determinar qual o caminho que o fluxo deve tomar, baseado em uma série de informações. A escolha de qual atividade deve continuar o fluxo pode depender das informações inseridas em um formulário ou ainda de lógicas mais complexas, dependendo das aplicações de negócio.

Para atender essa situação o fluig a plataforma oferece a possibilidade de utilizar atividades de decisão automática em seus processos workflow. A possibilidade de incluir atividades de decisão automática em um processo Workflow, além de minimizar a necessidade de personalização na plataforma, potencializa muito sua utilização. 

Na imagem a seguir abaixo há um exemplo de atividade de decisão automática. Que baseado em uma informação do formulário, será tomada uma decisão.

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Figura 3.8 – Exemplo de uma Atividade de decisão automática.

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Para criação de uma atividade automática deve-se seguir siga os seguintes passos abaixo:

Sub-Processo

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O fluig A plataforma permite relacionar processos workflow. Quando um processo é relacionado a outro, ele é chamado de sub-processo. O relacionamento entre processos faz com que uma nova solicitação (do sub-processo) seja gerada automaticamente quando o usuário toma uma ação em uma determinada atividade.

Como no procedimento manual, o usuário responsável pela atividade relacionada ao sub-processo, torna-se o autor da nova solicitação. Uma vez cadastrado, um sub-processo é modelado no processo de forma semelhante a uma atividade.

Quando o fluxo que leva a um sub-processo não permite retorno, o fluig finaliza a plataforma finaliza a solicitação original no momento em que a nova solicitação é criada.

Quando o fluxo que leva a um sub-processo permite retorno, o fluig a plataforma suspende a solicitação original até que a nova solicitação seja finalizada. Neste momento, a solicitação original é reativada e retorna automaticamente para a atividade em que estava antes de iniciar o sub-processo.

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Vejamos como cadastrar um sub-processo em seu processo workflow: 

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Atividades paralelas

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Em processos Workflow é comum encontrarmos atividades que deveriam trabalhar paralelamente. Para atender a essa situação a gestão de processos do fluig disponibiliza processos disponibiliza mecanismos para possibilitar o uso de atividades paralelas.

No fluig Na plataforma o Fork e Join indicam respectivamente início e fim das atividades paralelas. Quando existem atividades paralelas pendentes, o processo fica posicionado no Join, até que todas as atividades sejam concluídas. Quando as tarefas forem concluídas, ele passa automaticamente para a próxima atividade.

Suponhamos que no processo abaixo (figura 3.19), existem no processo abaixo existem 3 atividades paralelas “Reservar Hotel”, “Comprar Passagem” e “Depositar Adiantamento”. Quando uma das três atividades é concluída, o processo fica parado no Join até que todas as outras atividades sejam concluídas, ou seja, se a atividade “Comprar Passagem” for concluída ela só continuará o fluxo até a atividade “Viagem Ok?” quando as atividades “Reservar Hotel” e “Depositar Adiantamento” também forem concluídas.

Image RemovedFigura 3.19 – Tela de um processo Workflow com Fork e Join.

Vejamos como cadastrar atividades paralelas em um processo workflow:

Hotel” e “Depositar Adiantamento” também forem concluídas.

Image AddedTela de processo Workflow com Fork e Join.

• Vejamos como cadastrar atividades paralelas em um processo workflow:

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Card id 1 label Passo 1 Crie um novo processo workflow ou edite um processo Workflow já existente. Na tela de modelagem do processo, clique sobre o Fork no menu lateral e o arraste para o palco. Image Added Clique no botão Fork. Card id 2 label Passo 2 Para editar as propriedades do Fork passe o mouse sobre este e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades do Fork será exibida. Na tela de propriedades do Fork é possível apenas editar o nome do componente. Ao finalizar, clique em Confirmar. Image Added Tela de cadastro do Fork. Card id 3 label Passo 3 Para criar um Join, clique sobre o Join
Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Para criar um Join, clique sobre o Join no menu lateral e o arraste para o palco (figura 3.22). Para editar as propriedades do Join passe o mouse sobre este e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades do Join será exibida. Na tela de propriedades do Join é possível apenas editar o nome do componente. Ao finalizar, clique em Confirmar. Image Removed Figura 3.22 – Clique no botão Join. Card id 1 label Passo 1     Crie um novo processo workflow ou edite um processo Workflow já existente. Na tela de modelagem do processo, clique sobre o Fork no menu lateral e o arraste para o palco (figura 3.20). Image Removed Figura 3.20 – Clique no botão Fork. Card id 2 label Passo 2 palco. Para editar as propriedades do Fork Join passe o mouse sobre este e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades do Fork Join será exibida. Na tela de propriedades do Fork Join é possível apenas editar o nome do componente. Ao finalizar, clique em Confirmar. Image Removed Figura 3.21 – Tela de cadastro do Fork.   Card id 3 label Passo 3 Informações title Nota Um Fork deve obrigatoriamente possuir fluxos de saída, enquanto o Join deve possuir fluxos de entrada.

Cadastrando os fluxos das atividades

Os fluxos representam os caminhos que levam uma atividade à outra, até o final do processo. Os fluxos criam a ligação entre as atividades e guiam os usuários na sequência correta de execução do processo.

Para cadastrar o fluxo de um processo, na tela de edição do processo na aba Workflow Graphical Designer você deverá clicar com o botão direito do mouse sobre a atividade desejada e na aba “Fluxo” clicar no botão “Adicionar Fluxo”, um popup será aberto com as opções que você deverá informar para cadastrar um novo fluxo, são elas:

• Ativ. Fluxo: Inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de avanço da atividade origem para a atividade destino no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade origem.
• Fluxo Automático: Quando assinalado, determina que a atividade será movimentada automaticamente para a atividade destino quando seu prazo de conclusão vencer. Para que isto aconteça, é necessário configurar um agendamento do tipo Fluxo Automático, a partir da funcionalidade Agendador de Tarefas.
• Permite Retorno: Quando assinalado, determina que a atividade destino pode efetuar ação de retorno para a atividade origem.
• Ativ. Retorno: Inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de retorno da atividade destino para a atividade origem no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade destino.

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Figura 3.23 – Cadastro dos fluxos das atividades.

Criando um Link

Quando estamos preparando as instruções de uma atividade ou de um processoWorkflow, é comum precisarmos buscar informações de outro arquivo ou site.

A gestão de processos do fluig possui o conceito de Hiperlink que permite que você inclua “acessos” para documentos do fluig e também para endereços na Internet, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação.

• Crie um processo workflow ou selecione um existente.
• No campo Instruções na aba Geral (do processo ou atividade) é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo número do documento no fluig. 

Visualizando o documento através do link criado

• Escolha um processo Workflow que tenha um link cadastrado.
• Neste processo, você poderá acompanhar as instruções e o link para o documento no canto esquerdo da tela.

Exemplo de criação de um processo

Iremos construir um Workflow simples (figura 3.24), que será muito útil para o entendimento das facilidades de funcionamento do fluig. O Workflow tem as seguintes atividades: Início, Aprovação e Fim.

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Figura 3.24 – Exemplo de um Processo de Workflow.

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Para adicionar um processo Workflow (conforme exemplo acima, no ícone Processos do menu principal fluig acione a opção Configurar Processos.

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Figura 3.25 – Caminho para criar um novo processo de Workflow.

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Em seguida será aberta uma tela com os processos que já foram cadastrados.

Para adicionar um novo processo basta acionar Adicionar no menu de ações da tela de Configurar Processos.

Na tela Adicionar Novo Processo deve-se informar o código e a descrição para o processo, em seguida iremos clicar no botão Salvar e Editar. No exemplo, informamos o código 'process' e descrição 'Aprovação'.

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Figura 3.26 – Configuração de um novo processo de Workflow.

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• Em seguida será possível visualizar tela de configuração de processos e a área de modelagem.

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  Figura 3.27 – Configuração de um novo processo de Workflow.

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 Neste momento o próximo passo é configurar as propriedades do processo, para isso acione a opção Propriedades no menu do lado esquerdo.

• Aba Geral.
• Aba Versão.
• Aba Segurança Anexos.
• Aba Avançado.
• Aba CAP

Após concluir as alterações clique em Confirmar, para retornar ao palco de modelagem do processo.

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Figura 3.28 – Configuração de um novo processo de Workflow.

Cadastrando os fluxos das atividades

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Os fluxos representam os caminhos que levam uma atividade à outra, até o final do processo. Os fluxos criam a ligação entre as atividades e guiam os usuários na sequência correta de execução do processo.

Para cadastrar o fluxo de um processo, na tela de edição do processo na aba Workflow Graphical Designer você deverá clicar com o botão direito do mouse sobre a atividade desejada e na aba Fluxo clicar no botão Adicionar Fluxo, um popup será aberto com as opções que você deverá informar para cadastrar um novo fluxo, são elas:

• Ativ. Fluxo: inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de avanço da atividade origem para a atividade destino no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade origem.
• Fluxo Automático: quando assinalado, determina que a atividade será movimentada automaticamente para a atividade destino quando seu prazo de conclusão vencer. Para que isto aconteça, é necessário configurar um agendamento do tipo Fluxo Automático, a partir do recurso Agendador de Tarefas.
• Permite Retorno: quando assinalado, determina que a atividade destino pode efetuar ação de retorno para a atividade origem.
• Ativ. Retorno: inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de retorno da atividade destino para a atividade origem no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade destino.

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Cadastro dos fluxos das atividades.

Criando um Link

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Quando estamos preparando as instruções de uma atividade ou de um processo Workflow, é comum precisarmos buscar informações de outro arquivo ou site.

A gestão de processos possui o conceito de Hiperlink que permite que você inclua “acessos” para documentos da plataforma, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação.

• Crie um processo workflow ou selecione um existente.
• No campo Instruções na aba Geral (do processo ou atividade) é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo número do documento na plataforma.

Visualizando o documento através do link criado

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• Escolha um processo Workflow que tenha um link cadastrado.
• Neste processo, você poderá acompanhar as instruções e o link para o documento no canto esquerdo da tela.

Exemplo de criação de um processo

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Iremos construir um Workflow simples, que será muito útil para o entendimento das facilidades de funcionamento da plataforma. O Workflow tem as seguintes atividades: Início, Aprovação e Fim.

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Exemplo de um Processo de Workflow.

Qualidade

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A plataforma possui recursos que apoiam a área da Qualidade na gestão das normas, garantindo a certificação ISO9000-2000. Esses recursos permitem e facilitam os controles de aprovação, acesso, validade, versões, revisões e distribuição de normas e procedimentos.

Funções:

• Cadastro de áreas.
• Impressão de cópia controlada.
• Log de cópias controladas emitidas.
• Geração de lista mestra.

Cópia Controlada

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Em ambientes empresariais existem documentos que possuem a impressão controlada, pois a via impressa deve sempre possuir a sua distribuição de forma controlada, garantindo também a autenticidade da informação. Isso ocorre com mais freqüência com documentos administrados pela Gestão da Qualidade, como por exemplo, normas, técnicas e metodologias.

O controle da distribuição das atualizações destes documentos normalmente é efetuado por área, onde cada área recebe os documentos atualizados impressos e assina um protocolo de recebimento.

Para facilitar e agilizar todo esse processo, a plataforma dispõe da recurso de Impressão de Cópia Controlada, que permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega.

Dessa forma é possível evitar que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada.

A plataforma oferece também total controle e rastreabilidade sobre as cópias impressas, pois para cada cópia controlada impressa é gerado um Log de Cópia Controlada Emitida, sendo possível verificar informações como: número do documento, descrição, emissor, data da impressão, área de destino, responsável pela área e outras informações.

São disponibilizadas para impressão somente documentos que tenham como arquivo principal um arquivo do MS-Word, MS-Excel ou PDF.

A impressão de cópia controlada permite que, no momento da geração da cópia, sejam efetuadas atualizações em campos no documento que está sendo impresso ou ainda no protocolo que está sendo utilizado. Para isso é necessário que os campos a serem atualizados sejam previamente criados nos documentos. A tarefa de criar esses campos possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (WORD, EXCEL ou PDF).

• O relatório pode ser acessado a partir do recurso Log de cópia controlada, disponível no Painel de Controle.

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Lista Mestra

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Na plataforma é possível criar uma lista mestra, ou seja, uma lista contendo todos os seus documentos, podendo listar também os documentos presentes em suas subpastas, se assim for definido.

É possível determinar quais características dos documentos devem ser consideradas na geração da lista mestra, como por exemplo, solicitar que sejam exibidos os documentos que possuem data de expiração com o intuito de saber quais já estão expirados e quais estão prestes a expirar.

Saiba mais sobre esse recurso acessando o help Plataforma ❙ Lista mestra da pasta.

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Social e comunidades

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O item Social permite acessar as últimas notícias e comentários feitos pelos usuários que fazem parte de sua rede, como seguidores ou integrantes de uma comunidade. Já o item Comunidades possibilita ao colaborador visualizar as comunidades das quais participa.

Publicações

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A plataforma possibilita a criação publicações na própria timeline ou em comunidades, incluindo tags, documentos, fotos, imagens, vídeos, formulários e artigos. Sobre cada publicação, os usuários podem mencionar outros usuários, comentar, apoiar, compartilhar e acompanhar os temas discutidos. Para saber mais sobre as publicações, consulte a documentação Publicação.

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Comunidades

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Por meio do recurso de comunidades, é possível acompanhar as comunidades existentes e receber notificações sempre que for adicionada uma nova publicação nas comunidades que estão sendo acompanhadas. É possível criar comunidades com participação e conteúdos restritos a quem for convidado, e também configurar os conteúdos que poderão ser postados na timeline da comunidade.

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Configurações e personalizações

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A plataforma TOTVS Fluig oferece diversos recursos de personalização e configurações no Painel de controle. Acesse a documentação Plataforma ❙ Painel de controle e confira as parametrizações e recursos disponíveis.

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Padrão visual

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É possível personalizar seu visual padrão, por meio da escolha de um tema e uma skin. Existem dois temas disponíveis para seleção: o clássico e o snowflake, e duas skins disponíveis: clássico e flat. A seleção de tema pode ser feita no Painel de Controle > Personalização > Temas. Para mais informações, consulte nossa documentação sobre Plataforma ❙ Temas.

Notificações

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Outra configuração possível é de notificações a serem enviadas pela plataforma. O administrador configura, no recurso de Notificações do Painel de Controle, as notificações que devem ser enviadas para os novos usuários que serão incluídos na plataforma. Após ter acesso à plataforma, cada usuário pode configurar suas próprias notificações, utilizando o recurso de Configuração de notificações.

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Política de uso e Termo de consentimento

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Você pode escrever uma política de uso bem completa, para apresentar aos usuários suas responsabilidades e as responsabilidades da empresa, as regras de uso do sistema, entre outras informações.

Essa política de uso pode ser configurada como um termo de consentimento: no primeiro login do usuário (seja na plataforma ou no aplicativo Fluig Mobile) ele terá que aceitar esse termo, para conseguir efetivar o acesso. Para mais informações consulte as documentações de Política de uso e Termo de consentimento.

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Após o cadastro das atividades é necessário configurar os fluxos entre elas:

• Para incluir o fluxo entre a atividade Início e Aprovação, passe o mouse sobre a atividade Início, cliquei no ícone fluxo e arraste até a atividade destino (Aprovação).

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Figura 3.30 – Ícone fluxo na atividade destino.

Esta etapa deve ficar conforme imagem a seguir:

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Figura 3.31 – Fluxo de atividade Início para atividade Aprovação.

• Repita esse processo para a atividade Aprovação, onde o destino deve ser a atividade Fim.

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Figura 3.32 – Fluxo de atividade Aprovação para atividade Fim.

Qualidade

O fluig possui funcionalidades que apoiam a área da Qualidade na gestão das normas, garantindo a certificação ISO9000-2000. Essas funcionalidades permitem e facilitam os  controles de aprovação, acesso, validade, versões, revisões e distribuição de normas e procedimentos.

Funções:

• Cadastro de áreas.
• Impressão de cópia controlada.
• Log's de cópias controladas emitidas.
• Geração de lista mestra.

Cópia Controlada

Em ambientes empresariais existem documentos que possuem a impressão controlada, pois a via impressa deve sempre possuir a sua distribuição de forma controlada, garantindo também a autenticidade da informação. Isso ocorre com mais freqüência com documentos administrados pela Gestão da Qualidade, como por exemplo, normas, técnicas e metodologias.

O controle da distribuição das atualizações destes documentos normalmente é efetuado por área, onde cada área recebe os documentos atualizados impressos e assina um protocolo de recebimento.

Para facilitar e agilizar todo esse processo, o fluig dispõe da funcionalidade de Impressão de Cópia Controlada, que permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega.

Dessa forma é possível evitar que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada.

O fluig oferece também total controle e rastreabilidade sobre as cópias impressas, pois para cada cópia controlada impressa é gerado um Log de Cópia Controlada Emitida (Figura 4.1), sendo possível verificar informações como: número do documento, descrição, emissor, data da impressão, área de destino, responsável pela área e outras informações.

São disponibilizadas para impressão somente documentos que tenham como arquivo principal um arquivo do MS-Word, MS-Excel ou PDF.

A impressão de cópia controlada permite que, no momento da geração da cópia, sejam efetuadas atualizações em campos no documento que está sendo impresso ou ainda no protocolo que está sendo utilizado. Para isso é necessário que os campos a serem atualizados sejam previamente criados nos documentos. A tarefa de criar esses campos possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (WORD, EXCEL ou PDF).

• O relatório pode ser acessado a partir da funcionalidade Log de Cópia Controlada, disponível no Painel de Controle do fluig, guia Documentos.

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Figura 4.1 – Exemplo de Log. de cópia Controlada

Lista Mestra

No fluig é possível criar uma lista mestra de documentos de uma pasta. Para a emissão desta lista, estão disponíveis os seguintes parâmetros:

• Exibe documentos em sub-pastas: exibe documentos das sub-pastas da pasta selecionada.
• Exibe documentos expirados: exibe documentos que já expiraram seu prazo de validade.
• Exibe documentos não liberados: exibe documentos com data inicial de validade superior a data atual.
• Tipo de documento: exibe somente os documentos de um determinado tipo. Quando configurado Todos exibe todos.
• Status de aprovação: exibe somente os documentos com determinado status de aprovação. Quando configurado Todos exibe todos.
• Publicado por: exibe somente os documentos de um determinado publicador e quando não informado exibe todos.

Vejamos como usar a funcionalidade de lista mestra:

• Na navegação de documentos do fluig selecione a pasta que deseja gerar lista mestra.
• No menu de ações clique em Mais, e posteriormente acione Lista Mestra.

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Figura 4.2 – Gerar Lista Mestra.

Na Tela de Lista Mestra escolha os parâmetros para emissão da lista.

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Figura 4.3 –Tela Lista Mestra

• Clique em Clicar Lista.
• Abrirá um popup com a lista mestra emitida e com a opção de imprimir.

Opção 'Ajuda'

Na opção Ajuda, disponível no menu Configurações (situado no canto superior direito) do fluig, é possível verificar o manual de referência da solução.

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Figura 5.1 – Help

Personalização

No fluig é possível personalizar seu visual padrão. 

Note (figura 6.1) que é possível alterar a cor da barra superior, a cor da barra de menu e a cor do fundo do fluig.

Também é possível alterar a imagem de logo que fica no canto superior esquerdo, a imagem de fundo e uma imagem de topo.

Image RemovedFigura 6.1 - Tema padrão do fluig (a esquerda) e tema personalizado (a direita).

• O acesso a alteração do Tema está localizado no Painel de controle na guia WCM.

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Figura 6.2 - Funcionalidade Tema.

• Na modificação do tema é possível alterar a cor de fundo, a cor do menu e a cor do topo. Também é possível adicionar imagens da logo da empresa ou outro tipo de imagem no fundo, no local da logo do fluig  e a imagem do topo.

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Figura 6.2 - Funcionalidade Tema - Alteração.

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