Manual Operacional da Customização

Projeto: FS008492 – Integrações com Salesforce/Perseus

Nome do cliente: FIEC

Objetivo

O objetivo dessa documentação é detalhar a integração do SGE com Salesforce.Este

documento foi elaborada para informar aos multiplicadores e Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave da área Educacional sobre as funcionalidades que possibilitarão a integração do SGE com o Moodle. Também tem como objetivo habilitá-los a usarem as funcionalidades associadas a esses processos no SGE – SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR (TOTVS Educacional), bem como capacitar novos multiplicadores e usuários finais. Para isso, será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o Processo Educacional mapeado durante o Programa seja contemplado.Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave da área Educacional do SESI e SENAI (DR-FIEC)Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado da área Educacional através da Customização – Integração SGE x SALESFORCE FS008492. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.do SESI e SENAI (DR-FIEC)

Durante o refinamento do escopo, foi identificado que seria necessário utilizar o Webservice do Perseus ao invés do Webservice do SALESFORCE, fazendo a comunicação de dados do SGE com Perseus. Desta forma, o Perseus será responsável em realizar o envio de dados para o SALESFORCE

.

Status de Matrícula – Inativar Contrato Cancelado: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para cancelar um contrato no Salesforce.

Status de Matrícula – Inativar Contrato Suspenso: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para suspender um contrato no Salesforce.

Status de Matrícula Inicial - Importação Salesforce: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para matricular o aluno no SGE pelo processo de Importação de Matrícula.

Modalidades de Curso - Técnicas e EJA: O usuário deverá informar a(s) Modalidade(s) de Curso(s) cadastro nativo (SMODALIDADECURSO). Para todos os cursos que estiverem vinculados às modalidades informadas neste parâmetro, no envio da Matriz Curricular /Plano de Curso a customização irá enviar para o SALESFORCE a modalidade "Técnico". Para as modalidades que não estiverem parametrizadas, será enviado "Curta e Média duração". Essa classificação é utilizada no SALESFORCE para agrupamento dos planos de pagamento. A FIEC poderá incluir novas modalidades de acordo com a necessidade.

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title	Parâmetros da Customização

Pré-requisitos

Os anexos de retorno devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.

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Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho:

Módulo Educacional | Educacional | Aba Customização.

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Detalhamento do processo

A interface customizada estará disponível em:

TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Parâmetros

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A partir dela, o usuário poderá configurar os seguintes parâmetros:

Dados de Conexão – WS, deve ser informado os dados:

Endereço WebService: informar o endereço de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.
Usuário: informar o Usuário de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.
Senha: informar a senha de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.

Aviso
Durante o refinamento do escopo, foi identificado que seria necessário utilizar o Webservice do Perseus ao invés do Webservice do SALESFORCE, fazendo a comunicação de dados do SGE com Perseus. Desta forma, o Perseus será responsável em realizar o envio de dados para o SALESFORCE.

Bolsa Adicional: será utilizado para conceder descontos, que poderão ser aplicados em campanhas promocionais, aplicadas pelo vendedor no ato da venda no SALESFORCE.

Bolsa Institucional: será utilizado para conceder descontos para os trabalhadores da Indústria, que irá variar de acordo com as empresas, aplicadas pelo vendedor no ato da venda no SALESFORCE.

Serviço para pagamento com boleto: Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade – Boleto”

Serviço para pagamento com cartão de crédito: Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade – Cartão Crédito”.

Serviço para pagamento com cartão de débito: Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade – Cartão Débito”.

Serviço para pagamento com dinheiro: Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade - Dinheiro”

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title	Parâmetros da Customização

Pré-requisitos

Os anexos de retorno devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.

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Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: Módulo Educacional | Educacional |Aba Customização.

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Detalhamento do processo

A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Parâmetros

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A partir dela, o usuário poderá configurar os seguintes parâmetros:

Dados de Conexão – WS, deve ser informado os dados:

Endereço WebService: informar o endereço de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.
Usuário: informar o Usuário de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.
Senha: informar a senha de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.

Aviso

Nota

Inicialmente serão as modalidades dos Cursos Técnicos SENAI e futuramente, a FIEC deseja incluir as modalidades do SESI.

Essa parametrização será realizada por coligada e Nível de Ensino.

Pré-requisitos

Armazenar as informações referentes ao serviço do CRM, que serão importadas para o SGE. Tais informações serão utilizadas no envio do pedido de venda do SGE para o Protheus.

Detalhamento do processo

A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Serviço CRM

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A interface exibirá os seguintes campos:

Código do Serviço
Descrição do Serviço
Produto Protheus
Prefixo
Natureza Financeira
Ativo/Inativo

r um Serviço do
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Todos os campos serão preenchidos, com as informações enviadas pelo CRM.

Os campos Código e Descrição do Serviço CRM serão bloqueados para edição/exclusão através dessa interface, os demais campos deverão ficar liberados para edição.

Quando o serviço do CRM for atualizado com status inativo, não serão atualizadas as matrizes curriculares dos cursos relacionados, já que se fossem inativadas, não seriam permitidas novas matrículas para as turmas já existentes.

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title	Cadastro de Serviços CRM

Nota

title	Importante:

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title	Atualização de Serviço/Produto CRM

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title	Atualização de Serviço/Produto CRM

Criação de API para inclusão e Atualização de serviço CRM no SGE

Inclui ou altera um Serviço originado do CRM no cadastro customizado de Serviços do SGE, vinculando o serviço criado aos cursos informados.

Documentação técnica da API está disponível aqui.

Ao executar a chamada do webservice, se for inclusão de um serviço novo, o método irá:

Incluir o Serviço CRM no SGE (cadastro customizado).
Preencher todos os dados do serviço informados:

Código do Serviço/Produto
Descrição do Serviço/Produto
Código do produto do Protheus (obrigatório),
Código da Natureza Financeira do Protheus
Item Contábil
Conta Contábil
Status

Vincular o Serviço CRM no anexo customizado de Dados Adicionais do Curso na Matriz Curricular.

Ao executar a chamada do webservice, se for atualização de um serviço existente será permitido alterar o status do serviço identificado no SGE através do código.

Importante:

Só será possível alterar o status do serviço no CRM, a ativação/inativação não irá ocorrer no SGE

Pré-requisitos

Só será possível alterar o status do serviço no CRM, a ativação/inativação não irá ocorrer no SGE.

A alteração do produto, natureza financeira e prefixo será definido na integração do Protheus

.
O código do produto Protheus é obrigatório para inclusão do Serviço no SGE.

Será de responsabilidade da FIEC identificar o momento correto do envio do serviço para o SGE.

Detalhamento do processo

Ao executar a chamada do webservice, se for inclusão de um serviço novo, o processo irá:

Incluir o Serviço CRM no SGE (cadastro customizado).
Preencher todos os dados do serviço:

Código do produto do Protheus (obrigatório),
Código da Natureza Financeira do Protheus
Prefixo
Status

Vincular o Serviço CRM no anexo customizado do Curso

Ao executar a chamada do webservice, se for atualização de um serviço existente será permitido alterar o status e o processo deverá identificar o serviço CRM no SGE através do código e atualizar seu status no cadastro customizado.

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O código do produto Protheus é obrigatório para inclusão do serviço CRM no SGE. Caso as informações do Protheus (produto, natureza financeira e prefixo) não sejam enviadas, será necessário cadastrá-las manualmente através do cadastro de serviço CRM customizado.

Os cadastros de Produtos e Natureza Financeira do CRM precisam estar equivalentes aos cadastros do Protheus/SGE, com os mesmos códigos, para que seja possível efetuar o de-para entre os cadastros/sistemas. Os cadastros de Produtos e Natureza são integrados entre Protheus e SGE exatamente como forem importados do CRM, no momento do envio do Pedido de Venda (integração Protheus).

É importante que o Webservice seja acionado pelo CRM apenas para envio de serviços relacionados à mensalidades/cursos. Demais serviços já deverão estar disponíveis no SGE, como por exemplo: segunda via de histórico, taxa de material escolar, multa rescisória, dentre outros.

O Nível de ensino do SGE é definido por coligada e corresponde à Linha do Serviço do CRM (geral - SESI e SENAI). O CRM deverá enviar o código de nível de ensino existente no SGE, realizando antes do envio, o ‘De-para’ correspondente à Linha do Serviço (CRM), por coligada no SGE.

Abaixo, segue base do de-para CRM x SGE para envio dos códigos.

Linha do Serviço CRM

Nível de Ensino SGE

Código do Nível de Ensino SGE

Coligada

Educação Básica

1

2-SESI

Educação Continuada

3

2-SESI

Educação Profissional e Tecnológica

Educação Profissional

1

3-SENAI

Educação Superior

2

3-SENAI

Serviços de Educação

Educação Profissional

1

3- SENAI

Nota
Caso seja necessário ativar um Serviço/Produto novamente no CRM, o webservice do SGE irá receber o status ativo e alterar o status no cadastro do serviço CRM. Feito isso, poderão ser criadas novas turmas de oferta no SGE.

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title	Anexo de Serviço do Curso - CRM

Pré-requisitos

Será vinculado apenas um serviço ao curso no SGE e um serviço poderá estar vinculado a mais de um curso no SGE.

Detalhamento do processo

Ao executar a chamada do webservice, para inclusão de um serviço novo, o processo irá: Vincular o Serviço CRM no anexo customizado do Curso.

A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta| Cursos | Anexos | Serviço do Curso

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O vínculo do serviço é necessário para definição do serviço do plano de pagamento que será utilizado para geração de títulos no Protheus, carregando assim as informações do Produto, Natureza Financeira e Prefixo para os títulos gerados. O serviço CRM só será importado para o SGE se possuir produto Protheus informado.

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Caso o serviço tenha sido associado de forma incorreta, será necessário cancelar manualmente os lançamentos financeiros e contratos existentes para conseguir efetuar a alteração do serviço. Feito isso, poderá ser gerado um novo contrato/lançamento para o aluno com o novo serviço informado. Será de responsabilidade da FIEC realizar o cancelamento do contrato e dos lançamentos financeiros anteriores e gerar um novo contrato para Serviço/Produto atual. Esta ação é necessária pois os dados do serviço serão enviados no Pedido de Venda (Contrato do aluno) para o Protheus.

Caso seja necessário alterar o serviço do curso, o CRM deverá enviar a informação atualizada do vínculo, através do serviço de Atualização Serviço/Produto CRM.

Aviso

title	Importante:

Não será permitido alterar o serviço diretamente nesta interface. Essa ação só será permitida se não existirem alunos matriculados nas turmas do curso vinculado ao serviço.

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title	Processo Exportação de Curso e Matriz Aplicada

Pré-requisitos

Para ofertar o Curso e exportá-lo para o Perseus, em resumo, serão necessários os seguintes passos:

Cadastrar o Curso no SGE
Cadastrar a Matriz Aplicada do Curso (oferta do curso por turno e filial)
Exportar o Curso/Matriz para Perseus
Cadastrar serviço no CRM referente ao Curso no Protheus.
Desbloquear o produto do Protheus referente ao serviço CRM.
Importar os Serviços do CRM/Perseus para o cadastro customizado de serviços CRM do SGE e o vínculo com o Curso.

A importação também preencherá a Natureza financeira, Código do produto Protheus e Prefixo, desde que sejam enviadas no serviço. São dados necessários para integração com Protheus.

Detalhamento do processo

Exportar a criação e atualização dos Cursos e das Matrizes Aplicadas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação do Curso no SALESFORCE. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Cursos

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Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados de cursos do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE.

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Toda estrutura de oferta criada para o curso/matriz aplicada que estiver definido como Gratuito este não será considerado para o envio ao Perseus. Será enviado para integração apenas o curso/matriz aplicada que estiver definido como Não Gratuito e será integrado no Perseus.

Aviso

title	Importante:

No SGE as matrizes aplicadas possuem a informação do turno. O CRM não precisa de informações de turno para definir os preços dos cursos. No entanto, para realizar a precificação da matriz ou turma por turno no CRM, será necessário realizar o cadastro de Matriz Aplicada vinculada ao Curso no SGE, para cada turno e unidade/filial. O cadastro deverá ser feito no caminho Totvs Educacional | Currículo e Oferta | Matrizes Curriculares | Anexos | Matriz Aplicada.

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title	Bloqueio na Criação de Turmas - SGE

Pré-requisitos

Bloquear a criação de turmas no SGE, para as matrizes aplicadas de cursos Não Gratuito quando não houver vínculo do serviço CRM no Curso ou quando o serviço vinculado estiver inativo no cadastro customizado do Serviço CRM no SGE.

Detalhamento do processo

Uma turma pode ser cadastrada através das interfaces nativas do SGE, que estará disponível em dois locais diferentes sendo eles:

TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas e Turmas/Disciplinas

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Ou através do assistente para criação de turmas e turmas/disciplinas, em: Totvs Educacional | Atividades Acadêmicas | Assistentes | Cadastro de turma e turma/disciplina.

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Quando o usuário for realizar a inclusão de uma turma referente a um curso Não Gratuito no SGE (campo complementar da matriz aplicada), a customização deverá validar se existe serviço CRM vinculado ao Curso e seu status estiver ativo. O vínculo é verificado através do anexo customizado detalhado no (Anexo de Serviço do Curso - CRM/SALESFORCE).

Caso o vínculo esteja correto, será possível cadastrar novas turmas. Caso contrário, não será permitido realizar a criação da turma e será exibido uma mensagem de alerta conforme exemplo:

Nota

title	Mensagem:

Não foi possível criar o registro da Turma, pois o Serviço CRM não está vinculado ao Curso/Matriz Aplicada selecionado. Verifique o cadastro do serviço no anexo do curso.

O mesmo serviço CRM poderá estar vinculado a vários cursos do SGE. Caso o serviço CRM esteja inativo, a criação das turmas de todas as matrizes aplicadas vinculadas a este serviço serão bloqueadas.

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title	Processo Exportação de Turma

Pré-requisitos

É necessário que o Curso e Matriz Aplicada estejam associados à uma Turma, para serem exportados.

Detalhamento do processo

Exportar a criação e atualização das Turmas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação das Turmas (produtos) no SALESFORCE. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Turmas

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Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados de cursos do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE.

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Aviso

title	Importante:

O processo customizado irá enviar apenas o cadastro de Turma (sem disciplinas).

A Turma será enviada como Ativa, porém existem alguns critérios que desativam as turmas. Nestes casos, precisamos enviar os registros dessas turmas com status Inativo na integração, conforme critérios abaixo:

Quando a Data início do período de matrícula da turma não estiver sido atingida - Período de matrícula ainda não iniciado (período definido na configuração de matrícula da parametrização por Curso).
Quando a Data final do período de matrícula da turma for atingida - Turma encerrada para matrícula (período definido na configuração de matrícula da parametrização por Curso).
Quando a capacidade máxima da turma for atingida - Turma cheia.

Através dos critérios acima, o SALESFORCE poderá controlar a oferta das Turmas (Produto), bloqueando a oferta de vendas, se necessário.

Nota
Os registros de turmas serão exportados (inclusão e alteração) até que a data final da turma, seja atingida. Após esse período, a turma não será mais enviada para este processo.

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title	Processo Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE

EM DESENVOLVIMENTO

Caso a natureza financeira não seja enviada, será necessário cadastrá-las manualmente através da interface no SGE.
O campo conta contábil não está disponível para inclusão via API (apenas pela interface).
Os cadastros de Produtos e Natureza Financeira do CRM precisam estar equivalentes aos cadastros do Protheus/SGE, com os mesmos códigos, para que seja possível efetuar o de-para entre os cadastros/sistemas. Tais cadastros são enviados do SGE para o Protheus, no momento do envio do Pedido de Venda (integração Protheus), exatamente como foram importados do CRM.
A API só deve ser acionada para envio de serviços relacionados à mensalidades/cursos. Demais serviços já deverão estar disponíveis no SGE, como por exemplo: segunda via de histórico, taxa de material escolar, multa rescisória, dentre outros.
Quando o serviço do CRM for atualizado com status inativo, não serão atualizadas as matrizes curriculares dos cursos relacionados, já que se fossem inativadas, não seriam permitidas novas matrículas para as turmas já existentes.

Nota
Caso seja necessário ativar um Serviço/Produto novamente no CRM, o webservice do SGE irá receber o status ativo e alterar o status no cadastro do serviço CRM. Feito isso, poderão ser criadas novas turmas de oferta no SGE.

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title	Interface de Serviço/Produto CRM

Criação de interface Serviço CRM

Armazenar as informações referentes ao serviço do CRM, que serão importadas para o SGE. Tais informações serão utilizadas no envio do pedido de venda do SGE para o Protheus.

A interface está disponível em:

TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Serviço CRM

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A interface será exibida conforme abaixo:

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Com exceção da Conta Contábil, todos os campos poderão ser preenchidos através da API de Inclusão/Alteração de Serviço CRM.

Nota

title	Importante:

Os campos Código e Descrição do Serviço CRM serão bloqueados para edição/exclusão através dessa interface, os demais campos deverão ficar liberados para edição.

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title	Anexo de Dados Adicionais do Curso

Anexo:

Armazenar o vínculo do serviço CRM ao cadastro da matriz curricular curso no SGE. Cada matriz terá um único serviço, que por sua vez, poderá estar vinculado a mais de um curso no SGE.

Aviso

title	Importante:

Este anexo poderá ser preenchido pela API ou manualmente através da interface. Será possível também alterar ou desvincular o serviço do curso , desde que não existam alunos matriculados nas turmas do curso.

O anexo está disponível em:

TOTVS Educacional | Currículo e Oferta| Matrizes curriculares | Anexos | Dados Adicionais do Curso

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O vínculo do serviço é necessário para definição do serviço que será utilizado para geração de títulos no Protheus, carregando assim as informações do Produto, Natureza Financeira e Conta Contábil para os títulos gerados no Protheus. O serviço CRM só será importado para o SGE se possuir produto Protheus informado.

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Caso um serviço se torne inativo após associação ao curso, o vínculo não será desfeito automaticamente. No entanto, não poderão ser feitos novos vínculos a um serviço inativo.

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title	Processo Exportação de Curso e Matriz Aplicada

Pré-requisitos

Para ofertar o Curso e exportá-lo para o Perseus, em resumo, serão necessários os seguintes passos:

Cadastrar o Curso no SGE
Cadastrar a Matriz Aplicada do Curso (oferta do curso por turno e filial)
Exportar o Curso/Matriz para Perseus
Cadastrar serviço no CRM referente ao Curso no Protheus.
Desbloquear o produto do Protheus referente ao serviço CRM.
Importar os Serviços do CRM/Perseus para o cadastro customizado de serviços CRM do SGE e o vínculo com o Curso.

A importação também preencherá a Natureza financeira, Código do produto Protheus e Prefixo, desde que sejam enviadas no serviço. São dados necessários para integração com Protheus.

Detalhamento do processo

Exportar a criação e atualização dos Cursos e das Matrizes Aplicadas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação do Curso no SALESFORCE. A interface customizada estará disponível em:

TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Cursos

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Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados de cursos do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE.

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Toda estrutura de oferta criada para o curso/matriz curricular que estiver definido como Gratuito este não será considerado para o envio ao Perseus. Será enviado para integração apenas o curso/matriz curricular que estiver definido como Não Gratuito e será integrado no Perseus.

Aviso

title	Importante:

No SGE as matrizes aplicadas possuem a informação do turno. O CRM não precisa de informações de turno para definir os preços dos cursos. No entanto, para realizar a precificação da matriz ou turma por turno no CRM, será necessário realizar o cadastro de Matriz Aplicada vinculada ao Curso no SGE, para cada turno e unidade/filial. O cadastro deverá ser feito no caminho TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Matrizes Curriculares | Anexos | Matriz Aplicada.

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title	Bloqueio na Criação de Turmas - SGE

Pré-requisitos

Bloquear a criação de turmas no SGE, para as matrizes aplicadas de cursos Não Gratuito quando não houver vínculo do serviço CRM no Curso ou quando o serviço vinculado estiver inativo no cadastro customizado do Serviço CRM no SGE.

Detalhamento do processo

Uma turma pode ser cadastrada através das interfaces nativas do SGE, que estará disponível em dois locais diferentes sendo eles:

TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas e Turmas/Disciplinas

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Ou através do assistente para criação de turmas e turmas/disciplinas, em:

TOTVS Educacional | Atividades Acadêmicas | Assistentes | Cadastro de turma e turma/disciplina.

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Quando o usuário for realizar a inclusão de uma turma referente a um curso Não Gratuito no SGE (anexo Dados Adicionais do Curso), a customização deverá validar se existe serviço CRM vinculado a Matriz Curricular e seu status estiver ativo. O vínculo é verificado através do anexo customizado detalhado no (Anexo de Dados Adicionais do Curso - CRM/SALESFORCE).

Caso o vínculo esteja correto, será possível cadastrar novas turmas. Caso contrário, não será permitido realizar a criação da turma e será exibido uma mensagem de alerta conforme exemplo:

Nota

title	Mensagem:

Não foi possível criar o registro da Turma, pois o Serviço CRM não está vinculado ao Curso/Matriz Aplicada selecionado. Verifique o cadastro do serviço no anexo do curso.

O mesmo serviço CRM poderá estar vinculado a várias Matriz Curricular do SGE. Caso o serviço CRM esteja inativo, a criação das turmas de todas as matrizes aplicadas vinculadas a este serviço serão bloqueadas.

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title	Processo Exportação de Turma

Pré-requisitos

É necessário que o Curso e Matriz Aplicada estejam associados à uma Turma, para serem exportados.

Detalhamento do processo

Exportar a criação e atualização das Turmas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação das Turmas (produtos) no SALESFORCE. A interface customizada estará disponível em:

TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Turmas

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Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados de cursos do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE.

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Aviso

title	Importante:

O processo customizado irá enviar apenas o cadastro de Turma (sem disciplinas).

A Turma será enviada como Ativa, porém existem alguns critérios que desativam as turmas. Nestes casos, precisamos enviar os registros dessas turmas com status Inativo na integração, conforme critérios abaixo:

Quando a Data início do período de matrícula da turma não estiver sido atingida - Período de matrícula ainda não iniciado (período definido no cadastro da Turma/Disciplina STURMADISC.DTINICIOMATPRES).
Quando a Data final do período de matrícula da turma for atingida - Turma encerrada para matrícula (período definido no cadastro da Turma/Disciplina STURMADISC.DTFIMMATPRES).
Quando a capacidade máxima da turma for atingida - Turma cheia.

Serão exportadas apenas turmas que possuem turmas/disciplinas com o mesmo período de matrícula definido. Caso a turma possua mais de uma turma/disciplina com períodos diferentes, a turma não será exportada e será registrada a ocorrência no monitor de log.

Através dos critérios acima, o SALESFORCE poderá controlar a oferta das Turmas (Produto), bloqueando a oferta de vendas, se necessário.

Nota
Os registros de turmas serão exportados (inclusão e alteração) até que a data final da turma, seja atingida. Após esse período, a turma não será mais enviada para este processo.

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title	Processo Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE

Pré-requisitos

Parametrizar Situação de Matrícula Inicial, que será utilizado no momento da importação de matrícula do SALESFORCE para o SGE.

Ex: Pré-Matriculado

Detalhamento do processo

Após receber os dados de venda do Salesforce, será executada a funcionalidade nativa do TOTVS Educacional (SGE), para efetuar a criação do registro de matrícula do aluno, sendo validadas todas as regras de negócio padrão do SGE.

Será executada as seguintes operações:

Cadastrar Dados Básicos do Aluno
Cadastrar Dados Básicos do Responsável Financeiro
Preencher Dados de Matrícula

Ao final da importação o Serviço deverá retornar as seguintes informações: Código XNUMPRO (gerado pelo SGE), Código da Filial, Status do Contrato (Vigente - na inclusão), Data de início e Duração do contrato em meses (serão calculados pelo SGE e estarão gravados no anexo de dados complementares do contrato).

Dados Aluno:

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Dados Responsável Financeiro:

O Código identificador do Cliente/Fornecedor Salesforce/Protheus, será composto de acordo com seguinte formato:

9 primeiros dígitos do CPF ou 8 primeiros primeiros dígitos do CNPJ + código da loja

Exemplo: 0101251250001

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Dados Matrícula Curso/Habilitação (SENAI):

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Dados Matrícula Período Letivo( SESI /SENAI):

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Dados Matrícula em Disciplinas (SESI/SENAI):

O aluno terá opção de selecionar quantas disciplinas irá cursar no semestre ou se irá cursar todas as disciplinas da grade. O Salesforce irá enviar estes dados para o SGE realizar a matrícula nas disciplinas. Caso não seja enviada nenhuma disciplina a customização irá matricular o aluno em todas as disciplinas da turma no período letivo enviado.

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Aviso

O Contrato será gerado automaticamente para todas as matrículas importadas, desde que a situação de matrícula seja definida como inicial (Pré-Matriculado, por exemplo), esteja parametrizada para gerar contrato (parametrização nativa).

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Dados Contrato:

O contrato será gerado sem plano de pagamento, já que deverá respeitar as parcelas e valores negociados no SALESFORCE.

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Dados Bolsa/Desconto (se informado na venda):

A bolsa/desconto concedida para o aluno no ato da venda realizada pelo SALESFORCE deverá ser incluída no contrato do aluno, de acordo com o tipo de desconto enviado pelo SALESFORCE, Adicional ou Institucional.

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Dados das parcelas do contrato:

As parcelas serão geradas de acordo com as informações enviadas pelo SALESFORCE . o SGE receberá o valor total e a quantidade de parcelas, e irá incluir no contrato as parcelas calculadas com base nas informações. Todas as parcelas serão geradas com o mesmo valor.

A data primeira parcela (Matrícula) será gerada com o dia fixo informado e as demais parcelas, serão geradas com dia fixo do vencimento que será utilizado na geração da segunda parcela do mês subsequente do início da turma, até atingir a quantidade de parcelas.

Exemplo:
Data primeiro vencimento: 17/01/2022
Dia de vencimento: 10
Quantidade de parcelas: 3
Parcela 1 - 17/01/2022 (Parcela Matrícula)

Parcela 2 - 10/02/2022 (Mensalidades)

Parcela 3 - 10/03/2022 (Mensalidades)

Aviso
O SGE irá gerar apenas as parcelas do contrato. Somente após a geração das parcelas é que a integração SGE x Protheus será acionada. Os lançamentos financeiros/títulos serão gerados pelo Protheus e devolvidos para o SGE.

Nota

title	Parcelas do Contrato e da operadora de cartão

De acordo com a regra atual da FIEC, o pagamento com cartão de crédito (balcão) pode ser feito para a primeira parcela ou para o curso todo. Não é permitido pagar mais de uma parcela no cartão, se não for o valor total.
API foi ajustada para receber este campo. Segue desenho e detalhamento para orientar o preenchimento dos campos de parcelamento e geração dos pedidos de venda Protheus.

QuantidadeParc: Quantidade de parcelas do Contrato negociadas com o cliente, que indicará a geração de Pedidos gerenciais (mensalidades / parcelas do Contrato SGE) - Não utilizado para E-commerce e pagamento com Crédito e Não e-commerce e primeira parcela com cartão.
ParcelasCartaoParcelaUm: Quantidade de parcelas referente ao parcelamento no cartão de crédito, para pagamento da primeira parcela ou parcela única (valor total do curso). Essa informação será enviada na forma de pagamento do pedido gerencial.
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O processo de Integração Protheus seguira seu escopo a partir da criação do contrato pelo SalesForce com as definições de quantidade de parcelas e a forma de pagamento da primeira parcela.

Dados vinculo do Responsável Financeiro:

O Responsável será vinculado ao contrato do aluno. Não será feito vínculo deste responsável no cadastro do aluno.

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title	Processo de Importação de Vendas - Adequação Loja Virtual

Detalhamento do processo

As matrículas efetuadas na Loja deverão ser enviadas para o SALESFORCE, que será o responsável pelo envio das informações para o SGE. As informações serão enviadas pelo serviço de Importação de Vendas/Matrículas. Para que as informações de pagamento efetuado na loja sejam enviadas para o SGE e posteriormente para o Protheus, o serviço de importação de matrículas do SGE deverá ser ajustado para receber tais informações.

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Ao receber a venda da Loja Virtual o SALESFORCE deverá consumir o Serviço disponibilizado pelo SGE enviando, além dos dados do pagamento, todos os dados obrigatórios para a criação do registro de matrícula do aluno, sendo validadas todas as regras de negócio do SGE.

Todos os dados referentes ao pagamento serão armazenados no SGE no Anexo de Dados Complementares do Contrato, no momento da criação da matrícula/contrato no SGE.

Tais informações ficarão disponíveis para serem enviadas ao Protheus e para cálculo de multa rescisória (detalhado no escopo de integração do Protheus).

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title	Processo Alteração de Situação de Matrícula - SGE

Pré-requisitos

Alterar a situação de matrícula do aluno no período letivo para uma das situações parametrizadas na aba Status de Matrícula – Inativar Contrato, para que o contrato do aluno seja Cancelado ou Suspenso no SALESFORCE.

Detalhamento do processo

Exportar do SGE para o SALESFORCE os dados de cancelamento ou suspensão de contrato e atualização de vagas na turma, sempre que a situação de matrícula do aluno no período letivo for alterada para um status parametrizado (que exige alteração contratual e libere a vaga do aluno na turma).

O usuário deverá efetuar o processo de Alteração de situação de matrícula, por meio do menu:

Secretaria | Matrícula | Matrícula no Período Letivo, em seguida, Processo | Alterar situação da matrícula.

Selecione a matricula do aluno no Período Letivo. Clique em Processos –Alterar situação de matrícula.

A customização acionará os métodos do Webservice SALESFORCE, sempre quando a situação de matrícula do aluno for alterada, para envio dos dados correspondentes.

A exportação de Cancelamento do Contrato Financeiro, ocorrerá se atender às seguintes regras:

A integração do cancelamento do contrato irá ocorrer apenas no momento que a situação de matrícula do aluno for um valor existente nos parâmetros que indicam Inativação de Contrato (aba Status de Matrícula – Inativar Contrato) independente se o contrato/venda se originou no SGE ou no SALESFORCE.
O registro do contrato do aluno no SGE deverá estar com status de Cancelado.

Após o usuário alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, a turma liberará a vaga na turma do SGE atualizando o campo Alunos Matriculados na turma.

Exemplo 1:

Quantidade de Alunos matriculados antes da alteração de situação de matrícula = 2

Exemplo 2:

Quantidade de Alunos matriculados após alteração de situação de matrícula = 1

Para os casos de alunos que estão Pré-Matriculados e desistiram do curso ou não realizaram o pagamento do boleto de matrícula dentro do prazo estipulado pela FIEC, o usuário terá que alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, para que ele libere a vaga na turma do SGE (atualiza o campo Alunos Matriculados na turma). Existem dois caminhos para executar este processo sendo eles:

Para alunos que realizaram a contratação do curso através da funcionalidade do Processo Seletivo, estará disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria|Processo Seletivo| Cancelamento de pré-matrícula (Customização do Departamento Nacional).
Já para as contratações de alunos que foram realizadas diretamente via secretaria (balcão) sem ser através do Processo Seletivo, estará disponível em: TOTVS Educacional| Matricula e Avaliação| Menu Mais…| Confirmação de matrícula por pagamento (recurso nativo no RM).

A atualização das vagas da turma ocorrerá sempre que o status de matrícula do período letivo for alterado para um dos valores parametrizados (Cancelamento ou Suspensão).

Aviso

title	Importante:

O cancelamento do contrato será realizado apenas no SGE e o status integrado no SALESFORCE, não está contemplado cancelamento diretamente no SALESFORCE

O caminho para execução deste processo está disponível em:

TOTVS Educacional| Matricula e Avaliação| Menu Mais…| Confirmação de matrícula por pagamento (recurso nativo no RM).

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title	Anexo Dados Complementares do Contrato

Pré-requisitos

É necessário que o Contrato seja gerado automaticamente para todas as matrículas importadas do SALESFORCE para o SGE.

Detalhamento do processo

Armazenar as informações referente a compra realizada pelo E Commerce e cálculo de multa rescisória e crédito do aluno, caso existam para aquele contrato. A interface customizada estará disponível em:

TOTVS Educacional | Financeiro/Contábil | Contratos| Anexos | Dados Complementares do Contrato.

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Os dados serão preenchidos automaticamente pela customização através do processo de importação de Vendas/Matrículas do SALESFORCE para o SGE, detalhado no Processo de Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE.

E commerce

A interface irá exibir os seguintes campos:

Data da Compra: preenchido pela integração com a data da venda (oportunidade fechada), o mesmo não poderá ser editado pela interface.

:

preenchido pela integração com Sim ou Não, o mesmo não poderá ser editado pela interface.

ID Oportunidade Venda: preenchido pela integração com o identificador da oportunidade gerada pelo SALESFORCE, o mesmo não poderá ser editado pela interface.
Recebe Boleto por E-mail: preenchido pela integração com Sim ou Não, o mesmo não poderá ser editado pela interface.
XNUMPRO: Número do contrato gerado no SGE, no momento da importação de matrícula. Este campo também existirá no anexo de parcelas, já que parcelas extras lançadas após a criação do contrato poderão ter outro XNUMPRO. No entanto, teremos um XNUMPRO principal, referente ao contrato.
Forma de Pagamento - Primeira Parcela: Forma de pagamento da primeira parcela enviada pelo Salesforce no processo de importação de matrícula. A primeira parcela pode ser paga em dois cartões: dois de crédito, dois de débito ou um de cada. Armazenar a sigla enviada pelo Salesforce e a descrição da forma de pagamento.
ID da oportunidade de venda gerado pelo SalesForce
Data Venda: data da realização da venda
Pedido Fiscal: Número do Pedido Fiscal gerado no Protheus
Recebe boleto por e-mail: indica se o aluno irá receber o boleto por email. Este campo poderá ser alterado manualmente pelo usuário, diretamente no SGE.
Código XNUMPRO: código de rastreamento do contrato. O formato do XNUMPRO é SGE+(Cód Coligada)+F(Cód Filial)+C(Num Contrato). Ex: SGE3F20C123
Forma de pagto da Primeira parcela: indica a forma de pagamento da primeira parcela
Forma de pagto das demais parcelas: indica a forma de pagamento das demais parcelas
Quantidade de parcelas do contrato: Indica a quantidade de parcelas (mensalidades) do contrato.
Número de parcelas pgto cartão (1ª parcela): Indica a quantidade de parcelamento quando o pagamento da primeira parcela for em cartão.
Duração: indica a duração do curso em mesesForma de Pagamento - Demais Parcelas: Forma de pagamento da segunda parcela em diante, enviada pelo Salesforce no processo de importação de matrícula. Armazenar a sigla enviada pelo Salesforce e a descrição da forma de pagamento.

Além das informações de Dados da baixa com Cartão, sendo elas:

E commerce: Sim ou Não, enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.
Adquirente do Cartão: Nome da adquirente, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.
NSU: Número do NSU do pagamento, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.
Meio de pagamento: Débito ou Crédito, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.
Bandeira: Nome da bandeira do cartão: Visa, Mastercard etc, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.
Quantidade de parcelas: Quantidade de parcelas do pagamento com cartão, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.
Valor total da Venda do cartão: Valor pago no cartão de crédito ou débito, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.

Aviso

title	Importante:

No SGE, um mesmo contrato, quando possuir taxa extra, poderá ter mais de um XNUMPRO. Sempre teremos um número relacionado ao contrato principal e outro relacionado às taxas. No envio do cancelamento de contrato, conforme detalhado no parte 2, é necessário enviar o número do XNUMPRO do contrato. Neste caso, será enviado o XNUMPRO original do contrato e não serão enviados os números XNUMPRO das taxas extras, já que eles não existirão no Salesforce.

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title	Monitor de Log

Pré-requisitos

Não se aplica

Detalhamento do processo

Nesta interface o usuário poderá consultar os Logs das operações de exportação executadas pela integração do TOTVS Educacional com Perseus/Salesforce.

Os históricos das exportações de dados para o Perseus serão registrados e poderão ser visualizadas no menu:

TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE |Monitor de Log

Será apresentada ao usuário uma visão com a relação de registros importados e exportados.

Id Log: Identificador sequencial de Log.
Campos Chave: Descrição dos campos utilizados para gerar o registro integrado.
Valores Chave: Chave primária do registro integrado.
Status: Situação da Integração (Sucesso ou Erro).
Funcionalidade: Tipo de Processo que está sendo feito (Por exemplo: Exportação de Curso).
Módulo: Tipo da integração que está sendo feita.
Data de Criação: Data de Criação do registro.
Data da última alteração: Data da última alteração do registro

Ao acessar o anexo de um registro será possível o usuário visualizar todos os registros relacionados ao cadastro integrado selecionando a opção Item de Log. Estarão disponíveis os seguintes campos:

Protótipo:

Id. Item Log: Identificador sequencial do item de log.
Id. Log: Identificador sequencial de log.
Mensagem: Mensagem com o status da integração do item.
Status: Situação da integração do item selecionado.
Dados Enviados: Relação dos dados enviados para integração.
Dados Recebidos: Relação dos dados recebidos.
Data de Criação: Data de criação do registro.

Data da última Alteração:

Data da última alteração do registro.

.
Dados Recebidos: Relação dos dados recebidos.
Data de Criação: Data de criação do registro.
Data da última Alteração: Data da última alteração do registro.

No log os registros são agrupados pelas seguintes funcionalidades:

1 - Importação Serviço CRM
2 - Exportação de Curso
3 - Exportação da Matriz Aplicada
4 - Exportação da Disciplina
5 - Exportação da Turma
6 - Exportação de Cancelamento de Matrícula
7 - Importação Responsável Financeiro
8 - Importação Aluno
9 - Importação Matrícula

10- Gerar Contrato
11 - Atualização Quantidade Matrículas

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title	Processo Reenvio de Dados

Pré-requisitos

Não se aplica

Detalhamento do processo

Este processo possibilita ao usuário programar o reenvio de registros processados com erro que não foram exportados corretamente para o Perseus/Salesforce.

A funcionalidade está disponível na tela de Monitor de Logs, menu :

Processos | Reenvio de Registros.

Será permitido o usuário selecionar apenas um registro quando o mesmo estiver com o status de (Cancelado, Erro ou Pendente) e poderá ser executado manualmente. Ou caso o usuário não selecione nenhum registro na visão do Monitor de Logs, ele poderá executar ou agendar o reenvio, o processo processará novamente todos os registros com os status Erro ou Pendente.

Ao ser acionado o processo customizado de reenvio de dados a customização tentará realizar novamente o envio das informações ao Protheus, caso consiga o status do registro passará para Sucesso.

O processo de reenvio automático será executado até atingir o número máximo de tentativas parametrizado no Req.01 deste documento. Caso o parâmetro esteja vazio a customização não realizará nenhuma tentativa de reenvio automaticamente.

Caso seja atingido o número máximo de tentativas de reenvio e em nenhuma das tentativas tenha retornado sucesso, a customização passará o status do registro para Cancelado, sendo o registro não integrado com o Perseus/Salesforce.

Dependendo do erro ocorrido, o usuário precisará acessar o Monitor de log e analisar os logs, corrigir os registros (caso necessário) e então acionar o processo de reenvio.

O reenvio será realizado conforme regras definidas nos requisitos originais de cada funcionalidade de exportação. O reenvio será realizado conforme regras definidas nos requisitos originais de cada funcionalidade de exportação..

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