Linha RM

Atalhos

Páginas filhas
  • Integração TOTVS Assinatura Eletrônica

Versões comparadas

Versão antiga 6

changes.mady.by.user Darlan Alvysson Alves

Gravado em

comparado com

Nova versão 88

changes.mady.by.user Marcos Vinicius Miranda de Souza Lima

Gravado em

Chave

  • Esta linha foi adicionada.
  • Esta linha foi removida.
  • A formatação mudou.

...

O processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica permite que seja enviado para ser assinado eletronicamente um documento que represente o contratos cadastrados no TOTVS Educacional para ser assinado eletronicamente no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica.

Para saber mais sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica clique aqui.

contrato do aluno no TOTVS Educacional.

Informações

Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado, saiba mais clicando aqui.

É necessário também habilitar no perfil do usuário a permissão para o processo “Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica".

Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônicaclique aqui.

Para o melhor funcionamento da integração, o recomendado é utilizar todas as operações relacionadas à integração com TOTVS Assinatura Eletrônica no RM pelos processos disponibilizados na visão de contrato. Ou seja, não é indicado utilizar operações pela interface do TOTVS Assinatura Eletrônica e nem pela visão do anexo da "Integração TOTVS Assinatura Eletrônica".

Aviso

A partir das versões 12.1.29.299, 12.1.32.155 e 12.1.33 passa a ser obrigatório o preenchimento do usuário e senha serviço para que o processo seja aberto. A versão 12.1.31 não sofreu alteração.

Expandir
titleVersões 12.1.29.299 e 12.1.32.155
Painel

Acesse: Configurações | Parâmetros | Tesouraria | Passo 2

Image Added

Caso não esteja preenchido os campos acima, não será possível abrir o processo e uma mensagem de erro será exibida.

Image Added
Expandir
titleVersões 12.1.33

A partir da versão 12.1.33.157 contamos com duas opções para o preenchimento do usuário e senha de serviço para a integração com o Totvs Assinatura Eletrônica. Podemos encontra-los através dos parâmetros da Tesouraria ou através dos parâmetros Globais.

Por regra, o sistema considera primeiro o usuário e senha de serviços utilizado nos os parâmetros da Tesouraria, caso não seja preenchido esta informação, o sistema considera o usuário e senha utilizado nos parâmetros Globais.

Painel

Acesse: Configurações | Parâmetros | Tesouraria | Passo 3

Caso o usuário e senha estejam preenchidos nos parâmetros da Tesouraria, o usuário só poderá utilizar os recursos do Totvs Assinatura Eletrônica naquele contexto educacional.

Nesta tela, informe um usuário de acesso

Image Added

Painel

Acesse: Ambiente | Parâmetros | Parâmetros Globais | Aba Integração com Totvs Assinatura Eletrônica

Caso o usuário e senha estejam preenchidos nos parâmetros Globais e não nos parâmetros da Tesouraria, o usuário poderá utilizar os recursos do Totvs Assinatura Eletrônica independente do contexto educacional.

Nesta tela, informe um usuário de serviço

Image Added

Caso o usuário e senha não estejam preenchidos em nenhuma parametrização acima, não será possível abrir o processo e uma mensagem de erro será exibida.

Image Added

Expandir
titleVersões 12.1.2310

O parâmetro de usuário de acesso do Totvs Assinatura Eletrônica, teve seu local alterado para "Configurações | Parâmetros | Integração | TOTVS Assinatura Eletrônica" naquele contexto educacional.


Nota

O comportamento se manteve, foi apenas um relocação do parâmetro


Nesta tela, informe um usuário de acesso

Image Added

Expandir
titleComo acessar

Este processo estará disponível no menu do TOTVS Educacional e no anexo da visão do cadastro de contratos.

...

Image Added

Image Modified


Informações

Lembrar de habilitar a permissão no perfil para que o menu fique disponível

Expandir
titleAutenticação
Expandir
titleAutenticação do usuário RM

Ao executar o processo

o RM valida

será validado se o usuário já realizou a autenticação no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica através do RM, se ainda não, será exibido a tela

para realizar o login

para prosseguir com a autenticação para a visualização de documentos.

Image Modified

Após a autenticação

a tela do

o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica será

exibida

exibido.

Informações
  • A autenticação será solicitada uma única vez na mesma sessão do RM, ou seja, se o usuário fechar a aplicação do RM e entrar novamente a autenticação será solicitada
.
  • novamente.
  • Para ambientes três camadas é possível agendar o JOB do processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica para ser executado posteriormente, neste cenário é importante destacar que quando o usuário realizar a autenticação o RM guarda o token que será utilizado na execução do JOB, esse token tem uma validade de 12h a partir do horário da sua geração, portanto o processo deve ser agendado para ser executado até 12h a contar a partir da autenticação. 
Dica

Caso o usuário do RM não possua acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica o mesmo devera realizar o cadastro clicando em "Cadastre-se aqui!".

Ao realizar o cadastro de um novo usuário é importante que seja selecionada uma empresa, caso o cadastro do usuário no TAE seja efetuado sem informar identificar a empresa, posteriormente ao enviar um documento do RM para o TAE poderá ser apresentado o erro abaixo:

Motivo: Erro ao consumir API. Código do erro: Forbidden

Aviso

A partir das versões 12.1.29.299, 12.1.32.155 não será mais exibido a tela para autenticar, pois a autenticação será feita automaticamente com usuário e senha de serviço parametrizado nos caminhos abaixo. A versão 12.1.31 não sofreu alteração.

Painel

Acesse: Configurações | Parâmetros | Tesouraria | Passo 4


Caso já exista autenticação de visualização dos documentos e realize ou ela seja aberta após o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica, a autenticação de visualização dos documentos será substituída pela autenticação de serviço. Desta forma, o usuário considerado para a visualização dos documentos será o usuário autentificado de serviço em uma das parametrizações. 


Expandir
titleAutenticação dos destinatários
Aviso

Com a implementação da assinatura simplificada, a partir da versão 12.1.2310, não será cadastrado o usuário dos destinatários no TOTVS Assinatura Eletrônica, sendo assim, a autenticação não é aplicada.

Expandir
titleAssinatura simplificada

A partir da versão 12.1.2310 a assinatura será de forma simplificada, ou seja, o destinatário não precisará ter usuário no TOTVS Assinatura Eletrônica para acessar ou realizar a assinatura do documento.

Dessa forma, o processo de integração do TOTVS Educacional não realizará o cadastro de usuários na plataforma TOTVS Assinatura Eletrônica.

Será enviado um e-mail para todos os destinatários com um link para acessar o documento pendente de assinatura

Image Added

Ao clicar em "Acessar documento" no e-mail, o destinatário será direcionado para o TOTVS Assinatura Eletrônica que ficará aguardando um código de acesso, que foi enviado em um novo e-mail.

Image Added          Image Added


Digitando o código corretamente, o destinatário será direcionado para a assinatura do documento.

Image Added


Para maiores informações de como assinar um documento de forma simplificada, acesse a opção Eletronicamente (com autenticação por envio de código por e-mail) em Manual Operacional do TOTVS Assinatura Eletrônica - Assinando um documento.

O

Aviso
titleInformações importantes

O usuário autenticado no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica deverá possuir permissão para enviar, excluir e consultar o status dos documentos, e também será necessário possuir permissão para criar novos usuários no Portal do TOTVS Assinatura Eletrônica.

Motivo:

Como regra  a assinatura do documento eletronicamente será realizada pelo responsável financeiro do contrato do aluno, portanto o processo de integração do TOTVS Educacional já realizará o cadastro do responsável financeiro, bem como dos demais assinantes do contrato, que não tiverem cadastro, como um usuário no TOTVS Assinatura Eletrônica ( internamente Eletrônica. De forma automática e transparente, será o usuário autenticado na execução do processo que executa a operação )quem irá executar este procedimento.

Quando isso ocorrer o usuário for cadastrado no TOTVS Assinatura, será enviado um  um e-mail para o responsável financeiro do contrato do aluno cada destinatário solicitando confirmação do e-mail cadastrado e, e ao confirmar, será solicitado solicitada a mudança criação da senha de acesso ao portal TOTVS Assinatura Eletrônica.

No caso dos validadores e testemunhas, caso o responsável pelo e-mail informado não esteja cadastrado no TOTVS Assinatura Eletrônica, o mesmo recebera um e-mail com convite para se cadastrar na plataforma (no cadastro é importante que seja informado o mesmo e-mail indicado no processo). 

Os assinantes, validadores ou testemunhas do contrato deverão O responsável financeiro do contrato deverá acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica para executar a conferência e assinatura dos documentos enviados. Para maiores informações de como assinar um documento, acesse o manual operacional do TOTVS Assinatura Eletrônica.

Expandir
titleExecução do processo

O processo poderá ser executado através da visão do cadastro de contrato ou através do menu principal.

Ao entrar neste processo o sistema executa uma validação conferindo se o usuário logado no RM está cadastrado no TOTVS Assinatura, se não estiver será apresentada uma tela que permite informar o CPF e ao confirma o usuário do RM será cadastrado automaticamente no TOTVS Assinatura. Toda a comunicação sempre será por e-mail neste caso é importante utilizar e-mails válidos no cadastro do usuário.

...

Acessando pela visão do cadastro de contratos será processado somente o(s) contrato(s) selecionado(s).

Image Added

Acessando pelo menu principal a seleção dos contrato será realizada pelo filtro genérico indicado.

Image Added

A utilização da opção acima é recomendada nos caso de processamento de um volume maior de contratos, além de permitir que o processo seja agendado, por exemplo, customize filtros que envie somente contratos que ainda não foram assinados.


Veja abaixo o comportamento de cada opção do processo:


Expandir
titleEnviar documento

Esta opção indica que o documento informado será enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica

Image Added

Dica
titleNovidade

A partir da versão 12.1.32 o processo sofreu alterações conforme imagem abaixo. A versão 12.1.31 não sofreu alteração.

Image Added


Regras:

Informação
Nome do Documento

Nome do documento que será enviado.

Observação:

Ao enviar documento o código do contrato será concatenado automaticamente ao nome do documento caso o documento seja enviado para mais de um contrato na mesma execução do processo.

Por exemplo, para um contrato de código 1000 para um documento com o nome: Contrato2021

=> Será visualizado no TOTVS Assinatura Eletrônica com o nome: Contrato2021_1000

Dica
titleNovidade

A partir da versão 12.1.33 o nome do documento poderá receber as seguintes tags: [COD PERIODO LETIVO], [COD CONTRATO] e [RA]. Ao informar as tags, as mesmas serão trocadas para a construção do nome do documento.

Image Added

Vale ressaltar que se não informar nenhuma tag a regra anteriormente citada prevalecerá, caso contrário, será obedecido apenas as tags.

Origem

Indica a origem do documento , sendo:

  • RM Reports => O documento será gerado pelo gerador do RM Reports  utilizando o relatório informado.
  • Arquivo PDF => Será informado um arquivo em PDF que será o documento enviado.
Validadores / Testemunhas1122px500

E-mail das pessoas que irão participar do documento como um validador ou testemunha no TOTVS Assinatura Eletrônica.

Aviso

A partir da versão 12.1.2310 os campos de Validadores / Testemunhas passou a ser disponibilizados em uma única grid, onde foi acrescentado o nome dos destinatários, conforme a imagem.

O comportamento dessa grid é o mesmo do descrito para Outros Assinantes.

Image Added

Pré-visualizaçãoQuando a origem for "RM Reports" será possível executar uma pré-visualização do documento, porém esta opção funciona somente quando o processo estiver sendo executado pela visão de contratos. 
Dica
titleNovidade
Assinantes

A partir da versão 12.1.33 foi incluso mais entidades para assinatura do contrato.

As novas entidades são:

  • Aluno: será enviado para o e-mail do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato.
  • Pai: será enviado para o e-mail do pai do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato, vale lembrar que o pai que será considerado, sempre será o último cadastrado, caso ele tenha mais de um pai cadastrado.
  • Mãe: será enviado para o e-mail da mãe do aluno a solicitação para que ela faça a assinatura do contrato, vale lembrar que a mãe que será considerada, sempre será a última cadastrada, caso ele tenha mais de uma mãe cadastrada.
  • Responsável acadêmico/legal: será enviado para o e-mail do responsável acadêmico do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato.
  • Gestor da Instituição do MEC: serão enviados para os e-mails dos gestores da instituição do MEC do aluno a solicitação para que eles façam a assinatura do contrato. Vale lembrar que o cadastro de Gestores está no anexo da Instituição do MEC que poderá está no anexo da Filial ou Nível de ensino.
  • Diretor da filial: serão enviados para os e-mails dos diretores da filial do aluno a solicitação para que eles façam a assinatura do contrato. Vale lembrar que o cadastro de Diretores também está no anexo da Instituição do MEC que poderá está no anexo da Filial ou Nível de ensino. Outro ponto importante é que somente serão considerados diretores que estão com suas datas de início e fim compreendido no dia da execução do processo. Caso a data fim estiver vazia este diretor sempre estará válido caso a data de início for menor ou igual ao dia da execução do processo.
  • Responsável do contrato ou responsável financeiro: sempre será enviado e-mail para o responsável do contrato ou responsável financeiro do aluno, para esta entidade não será possível escolher não enviar.  
  • Fiador:  sempre será enviado e-mail para o fiador do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato caso a parametrização por curso tiver configurada para exigir fiador. Se o parâmetro de sistema não exigir fiador em caso de alunos com 100% de bolsa / desconto estiver marcado e o aluno possuir 100% de bolsa incondicional e/ou desconto incondicional não será enviado o e-mail para assinatura do contrato.
  • Outros assinantes: serão enviados e-mails para pessoas que não são entidades do TOTVS Educacional, por exemplo um avô e um tio do aluno, sendo que cada outro assinante deverá obrigatoriamente ser preenchido o seu nome, (CPF ou CNPJ) e e-mail.
    • Para adicionar um novo assinante, basta clicar no botão adicionar que uma nova linha será criada na tabela (grid), após isso, preencher as colunas.

Image Added

    • Para remover um assinante existente, basta clicar na linha do assinante a remover e clicar no botão remover, com isso o assinante será excluído da tabela (grid).

Image Added

    • Além da obrigatoriedade das colunas, o campo (CPF / CNPJ) e e-mail também serão verificados se são válidos. Caso ocorra algum erro de validação na coluna e desejar cancelar, basta aperta a tecla Esc do teclado que a linha automaticamente será removida (caso a linha tenha sido inserida) ou o novo valor será desfeito (caso a linha já foi adicionada e apenas uma edição está sendo feita).

Image Added


Aviso
  • Para cada entidade selecionada todas deverão possuir nome, (CPF ou CNPJ) e e-mail, caso não possua o documento não será enviado para o TAE. 
  • Com a implementação da assinatura simplificada, a partir da versão 12.1.2310, as entidades selecionadas que possuírem o mesmo e-mail cadastrado e nomes diferentes, será considerado como duplicidade e o documento não será enviado para o TAE, retornando que há destinatários repetidos.
  • Havendo entidades selecionadas que possuírem o mesmo e-mail e nome cadastrados, o sistema unificará os destinatários em um único para a assinatura do documento.
Aviso
  • Para identificar o e-mail do responsável financeiro, primeiro é verificado o responsável financeiro que está cadastrado no contrato do aluno, caso não esteja preenchido, será considerado o responsável financeiro informado no cadastro do aluno.
  • O responsável financeiro no TOTVS Educacional é um cliente cadastrado no RM, neste caso é importante que o cadastro do cliente tenha um e-mail válido configurado e que o campo (CPF/CNPJ) esteja preenchido.
  • Serão enviados somente contratos ativos e que opção "Assinado" esteja desmarcada.
Expandir
titleExcluir documento com status "Pendente"

Esta opção indica que se o documento estiver com o status "Pendente" será excluído no TOTVS Assinatura Eletrônica

Informações

Somente o usuário que enviou o documento é que poderá executar a exclusão no TOTVS Assinatura Eletrônica, ou seja, o mesmo usuário autenticado no TOTVS Assinatura Eletrônica quando o documento foi enviado deverá ser o mesmo usuário autenticado no momento da solicitação da exclusão.

Expandir
title

Funcionamento do novo processo:

O processo que desenvolvemos no TOTVS Educacional permitirá envio de vários contratos simultaneamente para o TOTVS Assinatura (processo disponível na visão de contratos).

Todos os contratos selecionados na visão serão processados pelo processo de integração com o TOTVS Assinatura conforme a opção a ser selecionada no processo.

Opções:

Enviar documento: Um documento será enviado para cada contrato selecionado, podendo ser um documento físico do tipo PDF ou um documento proveniente do processamento de um relatório pré-definido.

...

Atualizar e-mail de assinantes/validadores/testemunhas

...

Permite atualizar o e-mail

...

de um documento já enviado.

Exemplos:

  • O documento foi enviado para o e-mail do responsável financeiro

...

  • , porém o e-mail estava errado (neste caso deve corrigir o e-mail no cadastro do cliente). 
  • Preciso adicionar um novo validador ou testemunha para o documento.
  • Preciso trocar o validador ou testemunha.
  • Enviei o documento com validador e testemunha, mas não quero mais ter testemunha ou validador (deve deixa o campo sem preencher)

Para todos os cenários citados é necessário fazer os devidos ajustes e executar o processo novamente selecionando esta opção.

Aviso

Vale lembrar que o reenvio das entidades (assinantes/testemunhas/validadores) sobrepõe o que já foi enviado anterior, ou seja, se foi enviado uma testemunha com o e-mail [email protected] e no reenvio enviar [email protected], o [email protected] será removido e [email protected] assumirá o papel de testemunha, o mesmo vale para as outras entidades.

Dica
titleNovidade
A partir da versão 12.1.29.287, 12.1.32.145 e 12.1.33 este item passa a se chamar Reenviar e-mail de assinantes/validadores/testemunhas. A versão 12.1.31 não sofreu alteração.
Expandir
titleConferência da assinatura do(s) documento(s)

Para identificar se o contrato foi assinado é necessário executar o processo selecionando esta opção.

Na execução do processo o RM consulta no TOTVS Assinatura Eletrônica se a assinatura do documento foi concluída (finalizado), caso positivo, no contrato do aluno opção "Assinado" é marcada e o campo "Data de assinatura" é preenchido conforme a data de assinatura eletrônica do documento. 

Aviso
  • O documento é considerado como "Finalizado" somente quando todos os envolvidos (assinantes, testemunhas ou validadores) assinarem.
  • O documento pode ser rejeitado, neste caso ficara com status "Rejeitado".
  • Se apenas alguns envolvidos com o documento assinarem, o documento ficará com o status "Assinado parcialmente".
  • Quando um contrato possuir mais de um responsável financeiro todos deverão assinar o documento eletronicamente no TOTVS Assinatura Eletrônica, para este cenário será considerada como data de assinatura do contrato a data da última assinatura.
  • Caso o documento seja cancelado diretamente no portal do Totvs Assinatura Eletrônica, ao executar o processo de conferência de assinatura o registro do documento será excluído do RM.
  • Vale ressaltar que a integração do RM com o TAE tem um certo delay sobre a atualização do status do documento para "Finalizado" (após todas as assinaturas requeridas). Contudo, em nenhuma hipótese deve fazer a atualização manual através do processo "Atualizar status de documentos".

Todos os documento integrados com o TOTVS Assinatura Eletrônica e enviados pelo processo do TOTVS Educacional poderão ser consultados através de um anexo disponível na visão dos cadastro de contratos do aluno ( TOTVS Assinatura Eletrônica - Anexo Global ).

Image Added


Image Added Veja Também

...

TOTVS Assinatura Eletrônica

Conferência da assinatura do documento: Esta opção realiza no TOTVS Assinatura a conferência do status do documento, se estiver finalizado o sistema marca o contrato como “Assinado”.

Image Removed

Todo documento enviado pelo processo do Educacional ficará disponível no anexo de integração com o TOTVS Sing (cadastro de globais) para possíveis conferências ou gerenciamento individual.

Image Removed

Dica

Implementação da integração do TOTVS Educacional com o TOTVS Assinatura Eletrônica possibilitando o envio de contratos para serem assinados digitalmente.

Para que a integração funcione corretamente é necessário

1º Ter um ambiente montado com o TOTVS Assinatura Eletrônica funcionando e com as API de integração configuradas

2º No RM é necessário configurar em “Parâmetros Globais” na aba “Integração com TOTVS Sign” a “URL de autenticação” e “URL da API de integração”

3º O RM.Host.Exe tem que ser executado como administrador  

4º No perfil do usuário habilitar permissão para o processo “Integração com TOTVS Assinatura Digital” (este processo está disponível no anexo dos processos de contrato)

Image Removed Veja Também

TOTVS Assinatura Eletrônica - Anexo Global 

Configurando o RM para a Integração com TOTVS Signintegrar com TOTVS Assinatura Eletrônica

Utilizando o TOTVS Assinatura Eletrônica - Vídeos