As despesas são os tipos de gastos que um colaborador pode prestar contas à empresa. Através do cadastro de Tipo de Despesas (FINA679) é possível configurá-las.

Estas podem ou não efetuar algum controle de limites para a prestação de contas, tais como:

• Sem limite - As despesas informadas serão consideradas reembolsáveis
• Limite diário - A soma das despesas lançadas de mesmo tipo e no dia não deve ultrapassar o limite informado
• Limite total - A soma de todas as despesas de mesmo tipo lançadas na prestação não deve ultrapassar o limite informado
• Limite/despesa - A despesa está limitada ao limite informado

Caso seja necessário controlar estes limites, os valores possíveis para configuração de uma despesa são:

• Valor Unitário - Para cálculo automático quando informada a quantidade na prestação de contas (ex. Km.).

  
  

  Informações
  title Importante
  Caso este campo esteja preenchido não será possível alterar o valor unitário da despesa na prestação de contas.  Para que seja possível informar valores diferente na prestação de contas, este campo deve permanecer com o valor zero (0) e será controlado o limite através dos campos de Limite sem pernoite e Limite com pernoite.

• Limite sem pernoite - Valor limite para viagens que não exigem pernoite
• Limite com pernoite - Valor limite para viagens que exigem pernoite
• Limite Moeda 2 - Valor limite para gastos efetuados em dólar
• Limite Moeda 3 - Valor limite para gastos em euro

Os limites possuem vigência, ou seja, caso seja necessário alterar a política é possível encerrar uma vigência informando a Data Final e informando os valores para um novo período.

É possível vincular os tipos de despesas a localizações:

• Nacionais
• Internacionais
• Ambos

Essa amarração é realizada como uma outra ação na tela de cadastro de tipo de despesas.

O Grupo de Despesas (FINA681) possui as mesmas características do Tipo de Despesa, com exceção das entidades de custo, tipo de limite por despesa e valor unitário, que são específicos da linha de despesas, e tem como objetivo agrupar e definir limites padrões para um determinado grupo.

Apesar do Reserve possuir somente como entidade de custo o Centro de Custo e o Protheus trabalhar com outras entidades, é possível efetuar as classificações no Protheus através da rotina de Viagens (FINA665). Em Ações Relacionadas, através da opção Alterar Ent. Custos, é possível informar também a Classe de Valor e o Item Contábil.

O restante das rotinas carregam estes custos da viagem ou então, no caso da Prestação de Contas ou Solicitação de Viagem, possuem campos para a entrada das entidades.

Para mais informações da integração de Centro de Custos com o Reserve, consulte aqui.

• Uma prestação de contas só pode ser finalizada desde que todos os adiantamentos vinculados à viagem, se houverem, estiverem pagos, ou seja, creditados ao colaborador. Isso previne que seja creditado um valor de reembolso indevido ao colaborador.
• Todas as outras moedas são convertidas para dólar, uma vez que a operação mais comum é a de concessão de traveller checks em dólar para débito, crédito ou saque na moeda corrente de outros países. Por exemplo: Em uma despesa efetuada em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.
• Título oriundo da prestação de contas: FINA667 ou FINA677 não pode ser negociado.

O processo de aprovação das prestações pelo Gestor imediato, só poderá ser realizado mediante a seleção do filtro "Em Avaliação do Gestor" no acesso a rotina FINA677(Prestação de Contas), caso o filtro seja desmarcado. será apresentado o help indicando que o processo de aprovação só poderá ser realizado mediante marcação do item no acesso a rotina.

Na inclusão de uma Prestação de Contas Avulsa, existe a opção "Alt. Viajante" em que é possível alterar o participante da Prestação de Contas.

Como exemplo: 

Dois funcionários de uma empresa precisam fazer uma visita em um determinado cliente e um deles irá incluir a prestação de contas para o outro funcionário. 

Funcionário João : é quem irá incluir a prestação de contas para a Maria. Será o Substituto da Maria.

Funcionária Maria:  é quem terá a prestação de contas incluída pelo João. No seu cadastro de participante (APDA020), deverá ter configurado o usuário João como seu Substituto (RD0_USRPRE). 

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Nesse caso, o usuário João deve acessar o sistema e na inclusão da Prestação de Contas Avulsa, deve efetuar a alteração do Viajante, informando o Participante: Maria . 

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Dessa forma, o participante da  Prestação de Contas passará a ser a usuária Maria (FLF_PRESTA).  

A contabilização da prestação de contas possui lançamentos específicos para a contabilização das despesas, sendo eles:

• 8B3 - Item da Prestação de Contas/Despesa
• 8B4 - Estorno do Item da Prestação de Contas/Despesa
• 8B5 - Cabeçalho da Prestação de Contas*
• 8B6 - Estorno do Cabeçalho da Prestação de Contas*

*Os totalizadores da prestação de contas são gravados na tabela FLF - Cabeçalho da Prestação de Contas

Para a contabilização off-line da prestação de contas: LP 8B3 e 8B5 - Contabilização da Prestação de Contas Off-line

• Quando uma viagem é remarcada, o pedido apenas é cancelado dentro da viagem, uma vez que muitos serviços incorrem taxas/custos de cancelamento ou remarcação. Por este motivo, tanto o remarcado quanto o ativo serão exibidos no pagamento.
• Ao selecionar um pedido para conferência, é sugerido o valor do serviço cadastrado na viagem, mas é possível editá-lo para maior ou menor, sendo que esta última opção também permite finalizar o pagamento do item ou manter o saldo para conferências parciais.
• Os percentuais das entidades de custo da viagem são proporcionalizados e carregados para o registro gerado da conferência.

A contabilização do adiantamento é realizado pelo lançamento padrão de inclusão de título.

Este processo não é obrigatório.

• Este aplicativo é complementar ao processo de controle de viagens do Financeiro Protheus;
• É preciso ter um usuário e senha do Protheus (a partir da versão 12.1.17 expedição Janeiro/18) para utilizá-lo;
• Não é obrigatório o uso da integração TOTVS Reserve, pois já é possível efetuar solicitação de viagem avulsa no Protheus.