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Manual Operacional - Central de Tutoria e Monitoria
O manual a seguir tem por objetivo orientar o usuário da integração entre os sistemas TOTVS Educacional e LMS-CTM. Todas as funcionalidades descritas neste manual têm como base do que está descrito no documento:
- Especificação Anexo I - Detalhamento Funcional - FS008244
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Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Tela para que o usuário defina todos parâmetros necessários para efetuar a integração com o CTM-LMS. Detalhamento do processo No menu TOTVS Educacional | Educacional | Customização | Integração LMS | Parâmetros, o usuário administrador consegue efetuar as parametrizações referentes ao processo de integração. As abas do CTM-LMS foram disponibilizadas no menu já existente da customização da Integração LMS Padrão.
Os parâmetros são:
DR Ofertante
Escala de Notas: escala de notas utilizada pela DR Ofertante. DR Central
Deverá ser inserido nessa parametrização um ou mais DR Centrais que serão utilizados pela DR Ofertante.
Escala de Notas: Escala de notas que o DR Central utiliza. Nome: Nome do DR Central que está sendo cadastrado. Domínio: Código do domínio do DR Central. Endereço do WebService: Endereço de acesso ao WebService disponibilizado pelo DR Central. Token: Token de acesso ao WebService disponibilizado pelo DR Central. Endereço do WebService: endereço do Web Service - disponibilizado pelo LMS Endereço do WebService de Consulta: endereço do WebService de Consulta - Para atender os Regionais que não atuam com a customização do CTM e na necessidade de consultar os alunos que já foram exportados ao LMS. Usuário: usuário com acesso ao Web Service - disponibilizado pelo LMS Senha: senha do usuário - disponibilizado pelo LMS
DR Ofertante
Escala de Notas: escala de notas utilizada pela DR Ofertante. DR Central
Deverá ser inserido nessa parametrização um ou mais DR Centrais que serão utilizados pela DR Ofertante.
Escala de Notas: Escala de notas que o DR Central utiliza. Nome: Nome do DR Central que está sendo cadastrado. Domínio: Código do domínio do DR Central. Endereço do WebService: Endereço de Senha: Senha de acesso ao WebService disponibilizado pelo DR Central. Endereço do WebService de Consulta: endereço do WebService de Consulta pelo DR Central. Token: Token de acesso ao WebService disponibilizado pelo DR Central. Senha: Senha de acesso ao WebService disponibilizado pelo DR Central. Os Os dados parametrizados acima são referentes ao meu regional. Sou um DR Central: A opção deverá ser marcada se o preenchimento for realizado com os próprios dados. (Será possível cadastrar somente um DR Central utilizando essa opção).
Será utilizada a mesma interface do LMS Padrão, os status de matricula cadastrados serão entendidos como Matriculado no CTM-LMS.
Será utilizada a mesma interface do LMS Padrão, os status de matricula cadastrados serão entendidos como Inativo no CTM-LMS. |
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Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Tela para que o usuário defina se a Matriz Curricular utilizará a CTM. Detalhamento do processo No menu TOTVS Educacional | Educacional | Currículo e Oferta | Matriz Curricular | Aba Campos Complementares, o usuário deverá informar através da caixa de seleção, se a Matriz Curricular utiliza a Central de Tutoria e Monitoria. Obs.: Os campos complementares deverão ser habilitados em: TOTVS Educacional | Educacional | Configurações | Níveis de Ensino.
Os dados de matriz curricular são enviados ao CTM-LMS no momento do cadastro da Turma/Disciplina para o domínio CTM do DR Central preenchidos nos campos complementares CTM da Turma. Os dados que serão enviados ao CTM-LMS:
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Pré-requisitos Inclusão de DR Central nos Parâmetros da Integração. Descrição do processo Preenchimento de campos complementares para que o usuário informe a inclusão ou não da Turma no CTM. Detalhamento do processo No menu TOTVS Educacional | Educacional | Currículo e Oferta | Turmas | Aba Campos Complementares, o usuário deverá informar dois campos complementares indicando se a turma será exportada para a Central de Tutoria e Monitoria. Obs.: Os campos complementares deverão ser habilitados em: TOTVS Educacional | Educacional | Configurações | Níveis de Ensino.
CTM: Campo para informar se a Turma será do Tipo DR Central ou DR Ofertante. - DR Central: A turma será exportada para o domínio CTM, para que assim seja possível vincular os alunos/matrículas de diversos DRs Ofertantes a ela no CTM. Só será possível cadastrar turmas/disciplinas dos tipos Semipresencial ou a Distância. - DR Ofertante: A turma não será exportada para o domínio CTM, sendo assim as turmas deverão ser associadas aos grupos da CTM do LMS. Nome do DR Central: Nome do DR Central correspondente a turma que esta sendo cadastrada. O campo busca os DR Centrais cadastrados na parametrização da Integração. Observação: Para os regionais que utilizam a parametrização "Tipo de Mediação" somente serão permitidos os tipos semipresencial e a distância.
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Pré-requisitos Inclusão de parâmetros CTM e Nome do DR Central no cadastro de Turmas. Descrição do processo Este processo envia Turmas/Disciplinas para o CTM. Detalhamento do processo O envio é feito no momento do cadastro da Turma/Disciplina, caso os campos complementares CTM da Turma e Matriz Curricular estejam preenchidos e tenha cadastro no anexo Plataforma EAD. Quando forem criadas ou alteradas as turmas/disciplinas de uma turma com o campo complementar CTM indicado como DR Central, a customização realizará a exportação dos dados para o domínio CTM-LMS indicado no campo complementar Nome do DR Central da Turma. Quando o campo complementar for definido como DR Ofertante no cadastro da Turma ou não estiver preenchido, a estrutura do curso não será importada para o CTM-LMS. Quando o campo CTM da Turma estiver definido como DR Central, a customização permitirá a criação de Turma/Disciplina apenas dos tipos Semipresencial e a Distância.
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Pré-requisitos Não se Aplica. Descrição do processo Este processo realiza o envio de docentes para o CTM-LMS. Detalhamento do processo O envio dos docentes para o DR Central informado é realizado no momento da associação do docente com a Turma/Disciplina. A exportação envia somente os docentes informados nas turmas/disciplinas em que a Turma tenha sido cadastrada como DR Central. São enviados e vinculados nas turmas no LMS apenas os docentes com o campo tipo de professor preenchido com Tutor ou Titular. Os demais tipos são enviados como "Assistente"e não são vinculados as turmas. Ao realizar alterações no cadastro dos professores as informações são atualizadas no CTM-LMS. |
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Pré-requisitos Necessário ter Turma/Disciplina criada. Descrição do processo Processo de vínculo de Turma/Disciplina com uma disciplina disponibilizada no CTM-LMS por um DR Central. Detalhamento do processo Para realizar o vínculo, deverá ser executado o processo que está em TOTVS Educacional | Educacional | Currículo e Oferta | Turmas/disciplinas | Processos | Vincular Turma/Disciplina a CTM, selecionando a Turma/Disciplina que deseja vincular..
Os campos listados são retornados de acordo com os dados disponibilizados na CTM-LMS do DR Central. Deverá ser informado os seguintes parâmetros: Curso LMS: Curso ofertados no pelo DR Central informado nas parametrizações. Módulo LMS: Grupos associados ao Curso selecionado no Curso LMS. Turma LMS: Grupos associados ao Módulo selecionado no Módulo LMS. Disciplina (Grupo) LMS: Grupos associados a Turma selecionada na Turma LMS. Os dados do vínculo quando executado com sucesso serão guardados em uma tabela para posterior visualização. |
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Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Tela para visualização de vínculos e desvínculos. Detalhamento do processo No Menu TOTVS Educacional | Educacional | Currículo e Oferta | Turmas/disciplinas | Anexos | Grupo CTM, é possível visualizar os vínculos e desvínculos de Turma/Disciplina ao Grupo (Disciplina) no CTM-LMS. A visualização só é habilitada para as Turmas/Disciplinas que estiverem com os campos complementares do CTM (Campos CTM e DR Central) preenchidos.
Nesta interface fica registrado todo o histórico de vinculação e desvinculação das turmas/disciplinas do TOTVS Educacional à um Grupo (Disciplina) no CTM-LMS. Não é possível incluir, excluir ou alterar os dados manualmente nesta interface, todos os registros são apenas para visualização. |
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Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Processo para realizar exportação de alunos e matrículas do TOTVS Educacional para a CTM-LMS. Detalhamento do processo Para realizar a exportação dos dados, deverá ser executado o processo que está em TOTVS Educacional | Educacional | Currículo e Oferta | Turmas | Processos | Exportação Matrícula/Aluno - CTM. A exportação será de uso exclusivo das turmas que são utilizadas no CTM, sendo assim só estará habilitada para os registros que utilizam a CTM.
Tanto o DR Ofertante quanto o DR Central poderão realizar a exportação de Matrícula/Aluno para o CTM-LMS. Porém, diferentemente de um DR Ofertante, uma turma do tipo DR Central não necessitará executar antes o processo de "Vincular Turma/Disciplina a CTM". Para execução do processo, o aluno deve estar matriculado em pelo menos uma turma/disciplina do SGE que esteja vinculada a um Grupo (Disciplina) no CTM-LMS. Será considerado para matrícula, o aluno que esteja com a situação que indique matrícula conforme parametrização do CTM. Para identificação de qual DR Ofertante o aluno pertence e evitar RA's repetidos no domínio do DR Central, o processo customizado irá concatenar as informações de UF do regional ofertante no envio do RA do aluno para o CTM-LMS.
Exemplo: Aluno: João Silva RA: 00007898 UF da Filial: MG O RA será enviado para o LMS-CTM da seguinte forma: MG00007898 (UF+RA) Ao realizar a alteração de situação de matrícula do aluno em alguma disciplina vinculada a CTM-LMS para algum status que seja equivalente a Inativo na CTM, a customização realizará o desvínculo do aluno/matrícula.
No momento da matrícula caso o usuário de um DR Ofertante realize a matrícula de um aluno em turma CTM e nesta turma não tiver nenhuma turma/disciplina do TOTVS Educacional vinculado a uma disciplina (Grupo) do CTM-LMS será exibido a seguinte mensagem: A turma selecionada não possui nenhuma turma/disciplina vinculada ao CTM e não será possível realizar o processo de Exportação Matrícula/aluno-CTM. Para execução do processo customizado será necessário que a turma/disciplina do TOTVS Educacional esteja vinculada a uma disciplina (Grupo) no LMS-CTM. Caso um aluno tenha seu registro alterado no cadastro de alunos, será verificado no momento de salvar o registro se o mesmo está vinculado a uma matrícula em uma turma/disciplina a distância ou semipresencial que esteja associado a uma disciplina (Grupo) no LMS-CTM. Caso tenha matrículas distintas em mais de um domínio da CTM-LMS, a customização irá atualizar o cadastro em todos os domínios em que haja matrícula. |
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Pré-requisitos Campo complementar ETAPALMSCTM informado. Descrição do processo Processo para realizar a importação de notas e avaliações do CTM-LMS para o TOTVS Educacional. Detalhamento do processo O processo realizará a importação das avaliações, notas das avaliações e notas das etapas do CTM-LMS, para isso, o campo complementar Etapa LMS-CTM da Turma/Disciplina deverá ser informado para que seja identificada a etapa que receberá as avaliações e notas do CTM-LMS.
O campo complementar será criado através do script disponibilizado no pacote de instalação, porém será necessário algumas conferências para que o campo complementar seja exibido na base de dados e esteja pronto para preenchimento: 1- Acessar o TOTVS Educacional SGE → clique em configurações → Campos complementares → Turma/Disciplina e conferir se o campo complementar ETAPALMSCTM está ativo na base de dados. Caso esteja vermelho (desativado), será necessário abrir o registro e clicar em Ativar.
2 - Verificar se as etapas estão cadastradas nos anexos da turma/disciplina. TOTVS Educacional → Turmas/Disciplinas → Anexo → Etapas.
3 - Conferir se o campo complementar está habilitado para a filial. Acesse TOTVS Educacional SGE → clique em configurações→ Níveis de ensino → edite o nível de ensino correspondente → acesse a aba de campos complementares disponíveis → turma/disciplina → habilite o campo complementar e salve a edição.
No momento da importação, a customização realizará a conversão das notas para a escala de notas utilizada pelo DR Ofertante da seguinte maneira: - DR Central e DR Ofertante utilizam a mesma escala de notas: A customização não realizará nenhuma conversão nas notas. - DR Central utiliza escala de notas de 0 a 100 e DR ofertante utiliza escala de notas de 0 a 10: A customização realizará a conversão nas notas dividindo o valor total da nota no CTM-LMS por 10. - DR Central utiliza escala de notas de 0 a 10 e DR ofertante utiliza escala de notas de 0 a 100: A customização realizará a conversão nas notas multiplicando o valor total da nota no CTM-LMS por 10. |
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Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Criação do menu TOTVS Educacional | Customização | Monitor de Log – CTM. Neste processo o usuário consegue consultar o LOG das operações de importação e exportação executadas pela integração CTM-LMS e também o processo de reenvio dos registros. Detalhamento do processo Na tela "Monitor de Log – CTM" é possível efetuar apenas a consulta das informações, não sendo possível editar os dados. Os campos abaixo são exibidos na visão:
O usuário consegue efetuar o reenvio dos registros com status “E”, selecionando os registros com erro e acessando Processos | Reenvio de Registros. Ao executar o processo a rotina customizada consome o WS de acordo com o processo do registro. A identificação do registro a ser enviado é de acordo com o campo Chave e o tipo de processo é identificado através do campo Processo. Quando um registro é reenviado, o campo REPROCESSADO é alterado para “True” e é criado um novo registro detalhando o reenvio. Somente podem ser reenviados registros com o campo REPROCESSADO igual a “False”.
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Pré-requisitos Somente são exportados para o CTM a alteração de turma com status destino parametrizados no campo Status de Matrícula-Matrícula. Descrição do processo O processo customizado integra o processo de alteração de turma dos alunos do TOTVS Educacional com o sistema LMS da Time do Know. Detalhamento do processo O processo customizado é acionado quando um usuário executa o processo nativo “Mudar Turma”, disponível em Matrícula | Processos | Mudar Turma. O aluno é excluído da turma origem através do método DetachUserToGroup e é incluído na nova turma através do processo AttachUserToGroup. Caso turma/disciplina origem seja do tipo a distância ou semi-presencial, e a turma destino não, é executado somente a exclusão do aluno da turma (DetachUserToGroup). Caso a turma/disciplina origem não seja do tipo a distância ou semi-presencial, e a turma destino sim, é executado somente a inclusão na turma (AttachUserToGroup). Se tanto origem quanto destino forem do tipo a distância ou semi-presencial, são executados a exclusão da turma de origem e a inclusão a turma de destino.
Informações enviadas:
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Ao analisar o monitor de log, é importante verificar a mensagem de erro para identificar a causa. Aguns erros, causas e soluções estão listadas abaixo: ERRO: User with external id: 'XXXXXXXXX' was not found
ERRO: Não foram localizadas matrículas para a Turma XXXXXX Verifique se as Turmas CTM, estão com o Anexo: Plataforma EAD preenchidos. As turmas CTM são consideradas modalidades de LMS, portanto devem estar no anexo de Plataforma EAD (conforme detalhado no Manual do Controle EAD).
ERRO: Group object with external id: 'Mxxxxxxx' was not found ERRO: (Basic) Authentication failed "O servidor remoto retornou um erro: (401) Não Autorizado." O erro indica url incorreta e/ou usuário incorreto/sem permissão ou ainda senha incorreta. É necessário verificar estas informações no parâmetros. | ||||||||
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Pré-requisitos Somente são exportados para o CTM a alteração de turma com status destino parametrizados no campo Status de Matrícula-Matrícula. Descrição do processo O processo customizado integra o processo de alteração de turma dos alunos do TOTVS Educacional com o sistema LMS da Time do Know. Detalhamento do processo O processo customizado é acionado quando um usuário executa o processo nativo “Mudar Turma”, disponível em Matrícula | Processos | Mudar Turma. O aluno é excluído da turma origem através do método DetachUserToGroup e é incluído na nova turma através do processo AttachUserToGroup. Caso turma/disciplina origem seja do tipo a distância ou semi-presencial, e a turma destino não, é executado somente a exclusão do aluno da turma (DetachUserToGroup). Caso a turma/disciplina origem não seja do tipo a distância ou semi-presencial, e a turma destino sim, é executado somente a inclusão na turma (AttachUserToGroup). Se tanto origem quanto destino forem do tipo a distância ou semi-presencial, são executados a exclusão da turma de origem e a inclusão a turma de destino.
Informações enviadas: | ||||||||
Campo CTM (Details) DetachUser ToGroup | Campo de Origem TOTVS | Descrição do campo de origem do TOTVS | Formato TOTVS | |||||
ext_user_id | SMATRICULA.RA | RA do Aluno | Varchar(20) | |||||
ext_group_id | Caso a turma seja de um DRCentral com grupo vinculado é enviado: ZCTMGRUPO.CODDISC_EXTID Senão é enviado: ‘D’ +SMATRICULA.IDTURMADISC | ID da turma disciplina | String | |||||
Campo CTM (Details) AttachUserToGroup | Campo de Origem TOTVS | Descrição do campo de origem do TOTVS | Formato TOTVS | |||||
ext_user_id | SMATRICULA.RA | RA do Aluno | Varchar(20) | ext_group_id | Caso a turma seja de um DRCentral com grupo vinculado é enviado: ZCTMGRUPO.CODDISC_EXTID Senão é enviado: ‘D’ + SMATRICULA.IDTURMADISC | ID da turma disciplina | Int(4)
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