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A aprovação eletrônica visa dar segurança a à empresa em relação aos seus pagamentos, é . É uma forma de a da empresa fazer o um controle para evitar fraudes nos pagamentos. A aprovação pode acontecer na Apropriação de Despesa (conhecida também como AD) ou na Autorização de Pagamento (conhecida como AP). As duas formas são totalmente independentes, a empresa pode optar em utilizar apenas uma delas ou combinar as duas, de acordo com sua necessidade. Na aprovação da AP ainda temos a versão simplificada (sem grade), que abrange somente APs preparadas para pagamento escritural; e a versão completa, com grade de aprovação e que pode ser aplicada a todas as formas de pagamento. Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os compromissos/pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente isto geraria burocracia desnecessária. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais compromissos/pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos considerados como exceções. Isto é possível através de uma estrutura chamada grade de aprovação. A grade de aprovação caracteriza compromissos/pagamentos por faixas de tipo de despesa e valor. Cada faixa ou sub-configuração da grade é chamada de linha de aprovação, e a cada linha são relacionados os níveis de autoridade requeridos. Na grade não são relacionadas unidades funcionais; : estas são vinculadas apenas aos digitadores e aprovantes. |
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title | Aprovação eletrônica de AP |
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Devem ser definidos quais usuários são aprovantes e vincular os mesmos aos seus correspondentes níveis de autoridade. Veja que neste exemplo o usuário possui permissão de aprovante em apenas uma unidade funcional, mas poderia ter permissão em várias unidades (as unidades ao qual ele é aprovante precisa estar vinculado ao seu cadastro na tela anterior (usuário x unidade funcional). |
title | Aprovante substituto |
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Existe o cadastro de substituto que será utilizado somente no caso de ausência de um aprovante.
Por exemplo o coordenador sai de férias, então ele mesmo ou um usuário administrador precisa vir nesta tela e cadastrar o diretor, por exemplo, como seu substituto. É importante que o substituto tenha nível igual ou superior ao usuário aprovante, nunca inferior.
title | FIN30127 - Grade de aprovação |
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A rotina de aprovação de compromissos bloqueia ADs incluídas no Contas a Pagar até que sejam liberadas por usuários credenciados. Um compromisso bloqueado não pode ser pago ou contabilizado, embora seja considerado no fluxo de caixa (FCX) e orçamento (GAO) da empresa, já que representa uma previsão de despesa/gasto. Os usuários responsáveis pela liberação dos compromissos são chamados aprovantes. Em seus níveis de alçada, são responsáveis por analisar os compromissos e assegurar a veracidade e necessidade das despesas, conferindo sua liberação ou rejeição. A um aprovante são relacionados nível de autoridade (gerente, coordenador, diretor, etc.) e unidade funcional (para determinar a abrangência do nível de autoridade; área comercial, produção, financeira, etc.). Com estas informações é possível determinar quais compromissos devem ser liberados por quais aprovantes, e, tem-se que a rotina segue a estrutura organizacional da empresa. A liberação/aprovação de um aprovante é também conhecida por assinatura eletrônica. Esta rotina é recomendada principalmente para empresas que processam a inclusão de compromissos de forma descentralizada, onde cada área/departamento inclui suas despesas diretamente no Contas a Pagar. |
title | Fluxo da Aprovação de AD |
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O processo de aprovação tem algumas variações dependendo das parametrizações por empresa, mas dentro da normalidade o fluxo é sempre o mesmo.
Veja o fluxo básico da aprovação eletrônica de AD:
title | LOG00087 - Parâmetros da aprovação de AD |
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Localização: Logix Financeiro - Aprovação eletrônica - Aprovação eletrônica de Documentos
Parâmetros principais:
- “Utiliza controle de aprovação eletrônica de documentos (ADs)?”
Código do parâmetro: ies_aprov_eletro.
Descrição: Indica se utiliza o controle de aprovação eletrônica de compromissos.
Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
Se este parâmetro estiver como "N", nenhum dos outros processos irão trabalhar considerando o conceito da aprovação.
- “Forma de aprovação eletrônica de documentos”
Código do parâmetro: ies_forma_aprov.
Descrição: Indica a forma de aprovação eletrônica.
Parâmetro verificado sempre na inclusão das ADs, independente da origem.
Valores aceitos: 1, 2 ou 3.
1 - Todos os aprovantes definidos na grade de aprovação (FIN30127) devem aprovar;
2 - Um aprovante de nível superior automaticamente aprova os aprovantes de níveis inferiores;
3 - O compromisso aparecerá para aprovação (FIN30131) apenas quando os aprovantes de níveis inferiores já aprovaram.
Parâmetros auxiliares:
- “Incluir AD sem aprovantes para a grade?”
Código do parâmetro: conf_aprovantes.
Descrição: Indica se permite incluir ADs em casos nos quais a grade de aprovação estabelecida não possui todos os aprovantes.
Parâmetro verificado sempre na inclusão das ADs, independente da origem.
Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
- “Alterar a data de entrada da AD na liberação?”
Código do parâmetro: ies_alter_dat_entr.
Descrição: Indica se altera a data de entrada da AD no momento da aprovação. Se estiver setado como 'N' a AD permanece com a data original.
Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
- “Envia e-mail para os aprovantes?”
Código do parâmetro: ies_envia_email.
Descrição: Indica se envia e-mail para os aprovantes da grade de aprovação.
Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
- “Texto de e-mail para os aprovantes da grade”
Código do parâmetro: text_email_aprov1.
Descrição: Texto referente ao e-mail enviado aos aprovantes da grade de aprovação.
Valores aceitos: Texto livre.
Sugestão: EXISTEM PENDÊNCIAS DE APROVAÇÃO EM SEU NOME, FAVOR VERIFICAR FIN30131.
- “Procura aprovante por raiz da unidade funcional?”
Código do parâmetro: aprov_raiz_uni_fun.
Descrição: Indica se no momento da criação das pendências de aprovação o aprovante é procurado pela raiz de sua unidade funcional no caso de não ser encontrado pela unidade funcional propriamente dita.
Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
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As pendências de aprovação eletrônica não são vinculadas diretamente à pessoas (aprovantes), e sim a níveis de autoridade. Os aprovantes, por sua vez, também são vinculados a níveis de autoridade. Desta forma, de acordo com o compromisso, tem-se a ligação entre uma pendência de aprovação e o responsável por sua liberação/aprovação. Os níveis de autoridade representam, portanto, o nível de alçada de uma pessoa, e dão sustentação ao processo de aprovação eletrônica pois determinam as pendências de cada aprovante. Aqui no FIN30133 é possível fazer este cadastro, por exemplo: 2 - Coordenação; 4 - Diretoria. |
title | FIN30136 - Usuário x unidade funcional x aprovantes |
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As pendências de aprovação eletrônica são geradas seguindo a hierarquia da empresa, expressa em sua estrutura de unidades funcionais. Desta forma, todo usuário do módulo precisa ser relacionado a sua unidade funcional. O mesmo usuário poderá ser vinculado a mais de uma unidade funcional também.
Este cadastro é essencial para o processo de aprovação.
title | Cadastro do usuário x unidade funcional |
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A partir do momento que se decide utilizar a aprovação eletrônica de ADs no Contas a Pagar, todos os usuários digitadores ou aprovantes precisam ter unidades funcionais relacionadas.
O usuário precisa ter no mínimo 1 unidade funcional, mas pode ter várias unidades relacionadas.
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Devem ser definidos quais usuários são aprovantes e vincular os mesmos aos seus correspondentes níveis de autoridade. Veja que neste exemplo o usuário possui permissão de aprovante em apenas uma unidade funcional, mas poderia ter permissão em várias unidades (as unidades ao qual ele é aprovante precisa estar vinculado ao seu cadastro na tela anterior (usuário x unidade funcional). |
title | Aprovante substituto |
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Existe o cadastro de substituto que será utilizado somente no caso de ausência de um aprovante.
Por exemplo o coordenador sai de férias, então ele mesmo ou um usuário administrador precisa vir nesta tela e cadastrar o diretor, por exemplo, como seu substituto. É importante que o substituto tenha nível igual ou superior ao usuário aprovante, nunca inferior.
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Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente geraria burocracia desnecessária na empresa. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. A grade de aprovação caracteriza os títulos por faixas de tipo de despesa e valor. Sempre que consultar uma grade já existente, precisa consultar pelo campo “versão atual” igual a “S” porque podem existir várias versões anteriores que não são mais atuais e só ficam cadastrado como histórico. Cada linha da grade precisa ter uma parametrização diferente. Veja neste exemplo: Linha 1: válida somente para o tipo de despesa 111, todos os compromissos com valor até 99.999,00 passam pelos aprovantes 01 e 02; Linha 2: válida somente para o tipo de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 0,00 até 5.000,00 passam pelo aprovante 01; Linha 3: válida somente para o tipo de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 5.000,01 até 10.000,00 passam pelo aprovante 02; Tudo que não atender essas características se considera que está fora da grade de aprovação. A indicação é que todos os tipos de despesas entrem na grade, mesmo que não tenha aprovante informado. |
title | Exemplo |
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Colocar um exemplo
S - Sim. A AP voltará para aprovação se qualquer informação for alterada.
Código do parâmetro: ies_ap_s_prop_em_apr Descrição: Indica se o sistema buscará as APs que não possuem data de proposta para serem aprovadas. Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
Código do parâmetro: ies_env_eml_aprov_pg Descrição: Indica se envia e-mail para os aprovantes da grade de aprovação. Valores aceitos: S - Sim, N - Não. |
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As pendências de aprovação eletrônica não são vinculadas diretamente às pessoas (aprovantes), e sim aos níveis de autoridade. Os aprovantes, por sua vez, também são vinculados aos níveis de autoridade. Desta forma, de acordo com o compromisso, tem-se a ligação entre uma pendência de aprovação e o responsável por sua liberação/aprovação. Os níveis de autoridade representam, portanto, o nível de alçada de uma pessoa, e dão sustentação ao processo de aprovação eletrônica, pois determinam as pendências de cada aprovante. Aqui no FIN30133 é possível fazer este cadastro, por exemplo: 01 - Analista financeiro 02 - Coordenador financeiro 03 - Diretor Financeiro O tipo pode ser: Hierárquico: nível segue a estrutura hierárquica da empresa. Genérico: nível não segue nenhuma estrutura, sendo, como o nome diz, geral. |
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Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente geraria burocracia desnecessária na empresa. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. A grade de aprovação caracteriza os títulos por faixas de tipo de despesa e valor. Sempre que consultar uma grade já existente, precisa consultar pelo campo “versão atual” igual a “S” porque podem existir várias versões anteriores que não são mais atuais e só ficam cadastrado como histórico. Cada linha da grade precisa ter uma parametrização diferente. Veja neste exemplo: Linha 1: válida somente para o tipo de despesa 111, todos os compromissos com valor até 99.999,00 e passam pelos aprovantes 01 e 02; Linha 2: válida somente para o tipo de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 0,00 até 5.000,00 e passam pelo aprovante 01; Linha 3: válida somente para o tipo de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 5.000,01 até 10.000,00 e passam pelo aprovante 02. Tudo que não atender essas características, considera-se que está fora da grade de aprovação. A indicação é que todos os tipos de despesas entrem na grade, mesmo que não tenha aprovante informado. |
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Conforme visto anteriormente, ao utilizar o módulo de aprovação eletrônica de pagamentos, os pagamentos encaminhados para pagamento escritural são bloqueados até que os aprovantes responsáveis efetuem sua liberação. Este programa tem o objetivo de liberar pagamentos pendentes de aprovação. Trata-se de uma rotina totalmente gerencial, por meio da qual os aprovantes podem analisar as pagamentos da empresa e efetuar sua liberação. São disponibilizadas duas formas para aprovação dos pagamentos: analítica e sintética. Na forma analítica, cada pagamento (AP) deve ser liberado individualmente. Na forma sintética, os pagamentos são sumarizados por tipo ou grupo de despesa. Com isso, os pagamentos são aprovados em “lotes”. Para ambas as formas de liberação, é possível selecionar os pagamentos por proposta, vencimento e/ou lote de pagamento, o que torna o processo muito ágil. De fato, trata-se de uma rotina diária. Diferentemente da rotina de aprovação de ADs, na rotina de pagamentos há um único fluxo de aprovação: todos devem aprovar. Isto significa que todos os aprovantes devem efetuar sua liberação, mas não existe uma sequência a ser seguida. Na rotina de pagamentos não existe aprovação automática. Veja as telas da aprovação: Tela principal onde se informam os filtros de processamento: Tela do processamento sintético: Tela do processamento analítico, onde é possível avaliar quais títulos devem ser liberados: Tabela da aprovação: cap_apr_pg_necess Todas as aprovações ficam registradas na tabela cap_apr_pg_necess, mas somente após a aprovação (diferente da aprovação de AD, em que a tabela já existe na inclusão da AD). A rotina de aprovação, FIN30132, faz a inclusão desta tabela no momento da aprovação. |
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