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title | Aprovação eletrônica de AD |
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| A rotina de aprovação de compromissos bloqueia ADs incluídas no Contas a Pagar até que sejam liberadas por usuários credenciados. Um compromisso bloqueado não pode ser pago ou contabilizado, embora seja considerado no fluxo de caixa (FCX) e orçamento (GAO) da empresa, já que representa uma previsão de despesa/gasto. Os usuários responsáveis pela liberação dos compromissos são chamados aprovantes. Em seus níveis de alçada, são responsáveis por analisar os compromissos e assegurar a veracidade e necessidade das despesas, conferindo sua liberação ou rejeição. A um aprovante são relacionados nível de autoridade (gerente, coordenador, diretor, etc.) e unidade funcional (para determinar a abrangência do nível de autoridade; : área comercial, produção, financeira, etc.). Com estas informações é possível determinar quais compromissos devem ser liberados por quais aprovantes, e, tementende-se que a rotina segue a estrutura organizacional da empresa. A liberação/aprovação de um aprovante é também conhecida por assinatura eletrônica. Esta rotina é recomendada principalmente para empresas que processam a inclusão de compromissos de forma descentralizada, onde cada área/departamento inclui suas despesas diretamente no Contas a Pagar. |
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title | Fluxo da Aprovação de AD |
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| O processo de aprovação tem algumas variações dependendo das parametrizações por empresa, mas dentro da normalidade o fluxo é sempre o mesmo. Veja o fluxo básico da aprovação eletrônica de AD:
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title | LOG00087 - Parâmetros da aprovação de AD |
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| Localização: Logix Financeiro - Aprovação eletrônica - Aprovação eletrônica de Documentos Parâmetros principais: - “Utiliza controle de aprovação eletrônica de documentos (ADs)?”
Código do parâmetro: ies_aprov_eletro. Descrição: Indica se utiliza o controle de aprovação eletrônica de compromissos. Valores aceitos: S - Sim, N - Não. Se este parâmetro estiver como "N", nenhum dos outros processos irão irá trabalhar considerando o conceito da aprovação.
- “Forma de aprovação eletrônica de documentos”
Código do parâmetro: ies_forma_aprov. Descrição: Indica a forma de aprovação eletrônica. Parâmetro verificado sempre na inclusão das ADs, independente da origem. Valores aceitos: 1, 2 ou 3. 1 - Todos os aprovantes definidos na grade de aprovação (FIN30127) devem aprovar; 2 - Um aprovante de nível superior automaticamente aprova os aprovantes de níveis inferiores; 3 - O compromisso aparecerá para aprovação (FIN30131) apenas quando os aprovantes de níveis inferiores já aprovaram. Parâmetros auxiliares: - “Incluir AD sem aprovantes para a grade?”
Código do parâmetro: conf_aprovantes. Descrição: Indica se permite incluir ADs em casos nos quais a grade de aprovação estabelecida não possui todos os aprovantes. Parâmetro verificado sempre na inclusão das ADs, independente da origem. Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
- “Alterar a data de entrada da AD na liberação?”
Código do parâmetro: ies_alter_dat_entr. Descrição: Indica se altera a data de entrada da AD no momento da aprovação. Se estiver setado como 'N' a AD permanece com a data original. Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
- “Envia e-mail para os aprovantes?”
Código do parâmetro: ies_envia_email. Descrição: Indica se envia e-mail para os aprovantes da grade de aprovação. Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
- “Texto de e-mail para os aprovantes da grade”
Código do parâmetro: text_email_aprov1. Descrição: Texto referente ao e-mail enviado aos aprovantes da grade de aprovação. Valores aceitos: Texto livre. Sugestão: "EXISTEM PENDÊNCIAS DE APROVAÇÃO EM SEU NOME, FAVOR VERIFICAR FIN30131".
- “Procura aprovante por raiz da unidade funcional?”
Código do parâmetro: aprov_raiz_uni_fun. Descrição: Indica se, no momento da criação das pendências de aprovação, o aprovante é procurado pela raiz de sua unidade funcional no caso de não ser encontrado pela unidade funcional propriamente dita. Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
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title | FIN30126 - Níveis de autoridade |
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| As pendências de aprovação eletrônica não são vinculadas diretamente à às pessoas (aprovantes), e sim a aos níveis de autoridade. Os aprovantes, por sua vez, também são vinculados a aos níveis de autoridade. Desta forma, de acordo com o compromisso, tem-se a ligação entre uma pendência de aprovação e o responsável por sua liberação/aprovação. Os níveis de autoridade representam, portanto, o nível de alçada de uma pessoa, e dão sustentação ao processo de aprovação eletrônica, pois determinam as pendências de cada aprovante. Aqui no FIN30133 FIN30126 é possível fazer este cadastro, por exemplo: 2 - Coordenação; 4 - Diretoria. Image Removed O tipo pode ser: Hierárquico: nível segue a estrutura hierárquica da empresa. Genérico: nível não segue nenhuma estrutura, sendo, como o nome diz, geral. Image Added |
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title | FIN30136 - Usuário x unidade funcional x |
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title | FIN30136 - Usuário x unidade funcional x aprovantes |
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| As pendências de aprovação eletrônica são geradas seguindo a hierarquia da empresa, expressa em sua estrutura de unidades funcionais. Desta forma, todo usuário do módulo precisa ser relacionado a sua unidade funcional. O mesmo usuário poderá ser vinculado a mais de uma unidade funcional também. Este cadastro é essencial para o processo de aprovação. Expandir |
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title | Cadastro do usuário x unidade funcional |
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| A partir do momento que se decide utilizar a aprovação eletrônica de ADs no Contas a Pagar, todos os usuários digitadores ou aprovantes precisam ter unidades funcionais relacionadas. O usuário precisa ter no mínimo 1 unidade funcional, mas pode poderá ter várias unidades relacionadas.
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| Devem ser definidos quais usuários são aprovantes e vincular os mesmos aos seus correspondentes níveis de autoridade. Veja que, neste exemplo, o usuário possui permissão de aprovante em apenas uma unidade funcional, mas poderia ter permissão em várias unidades (- as unidades ao qual nas quais ele é aprovante precisa precisam estar vinculado vinculadas ao seu cadastro na tela anterior (usuário x unidade funcional).
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title | Aprovante substituto |
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| Existe o cadastro de substituto que será utilizado somente no caso de ausência de um aprovante. Por exemplo Exemplo: o coordenador sai de férias, então ele mesmo ou um usuário administrador precisa vir nesta tela e cadastrar o diretor, por exemplo, como seu substituto. É importante que o substituto tenha nível igual ou superior ao usuário aprovante, nunca inferior.
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title | FIN30128 FIN30127 - Grade de aprovação |
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| Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os compromissos. Se assim o fosse, provavelmente geraria burocracia desnecessária na empresa. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais compromissos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos considerados como exceções. A grade de aprovação caracteriza compromissos por faixas de tipo de despesa e valor. Sempre que consultar uma grade já existente, precisa consultar pelo campo “versão atual” igual a “S”, porque podem existir várias versões anteriores que não são mais atuais e só ficam cadastrado cadastradas como histórico. Cada linha da grade precisa ter uma parametrização diferente. Veja neste exemplo: Linha 1: válida somente para o tipo todos os tipos de despesa 111, todos os compromissos com valor até 991.999000,00 passam pelos aprovantes 01 e 02e não tem aprovante na grade; Linha 2: válida somente para o tipo todos os tipos de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 01.000,00 01 até 52.000,00 passam pelo aprovante 01e tem os aprovantes 1 e 2; Linha 3: válida somente para o tipo todos os tipos de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 52.000,01 até 10999.999.000999,00 passam pelo aprovante 02;e tem os aprovantes 1, 2 e 3; No caso de aprovação de AD, também é levada em consideração a moeda do título. Se a empresa trabalhar com mais de uma moeda poderá considerar este detalhe na grade de aprovação também. Tudo que não atender a essas características, considera-se Tudo que não atender essas características se considera que está fora da grade de aprovação. Image RemovedImage Added A indicação é que todos os tipos de despesas entrem na grade, mesmo que não tenha aprovante informado. |
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title | FIN30131 - Aprovação de ADs |
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| Conforme visto anteriormente, ao utilizar o módulo de aprovação eletrônica, os compromissos incluídos no Contas a Pagar são bloqueados até que os aprovantes responsáveis efetuem sua liberação. De fato, um compromisso bloqueado não é considerado efetivo, pois não pode ser pago ou contabilizado. Este programa tem o objetivo de liberar compromissos pendentes de aprovação. Trata-se de uma rotina totalmente gerencial, por meio da qual os aprovantes podem analisar as despesas da empresa e efetuar sua liberação. É importante entender o momento em que um compromisso será apresentado nesta rotina para que seja aprovado. Segundo o conteúdo informado no parâmetro “Forma de aprovação eletrônica de documentos” documentos”, isto pode acontecer de três formas: 1) Todos devem aprovar. Nesta forma, todos os aprovantes devem aprovar, e não existe sequência de aprovação. Desta forma, o compromisso pode ser aprovado a qualquer momento por qualquer aprovante. 2) Nível superior aprova por nível inferior. Similar a à primeira forma, não existe uma sequência de aprovação, no sequência de aprovação. No entanto, se um aprovante efetuar sua aprovação antes de um aprovante de nível de autoridade inferior, ambas as pendências serão aprovadas, tornando-se desnecessária a aprovação do nível inferior. 3) Ordem hierárquica. Similar a à primeira forma, todos devem aprovar. No entanto, é respeitada a ordem hierárquica dos níveis de autoridade. Com isso, um compromisso somente fica disponível para aprovação de um nível, quando o nível inferior tiver efetuado sua liberação. Independente da forma de aprovação adotada pela empresa, haverá aprovação automática caso o digitador do compromisso seja também aprovante (de acordo com seu nível de autoridade). Veja a tela da aprovação: Tela principal onde se informa informam os filtros de processamento:
Tela do processamento analítico onde é possível avaliar quais títulos devem ser liberados.:
Tabela da aprovação: aprov_necessaria Todas as pendências de aprovação ficam registradas na tabela aprov_necessaria. A tabela tem um campo indicando se aquela pendência já foi aprovada ou não, e quando já aprovada, são armazenadas também as informações do aprovante, a data e horário da aprovação. |
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title | Exemplos de títulos envolvidos na aprovação |
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title | AD bloqueada por aprovação eletrônica |
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| No FIN30058, ao lado do campo da origem da AD sempre é apresentado um cadeado quando a AD está bloqueada por aprovação.
No botão "Aprovantes AD" é possível visualizar os aprovantes da AD, além de verificar quais aprovantes ainda faltam aprovar o título.
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title | AD já liberada por um aprovante e ainda com pendência |
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| No FN30058FIN30058, ao lado do campo da origem da AD, continuará sendo apresentado um cadeado pois a AD ainda está bloqueada por aprovação.
No botão "Aprovantes AD" é possível visualizar os aprovantes da AD, além de verificar quais aprovantes ainda faltam aprovar o título.
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title | AD totalmente liberada |
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| No FN30058 FIN30058 já não se visualiza o cadeado, pois a AD está totalmente liberada no processo de aprovação eletrônica.
No botão "Aprovantes AD" é possível visualizar os aprovantes da AD:
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title | Aprovação eletrônica de AP |
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A rotina de aprovação de pagamento bloqueia APs preparadas para pagamento até que sejam liberadas por usuários credenciados.
Uma AP bloqueada não pode ser paga ou contabilizada, embora seja considerada no fluxo de caixa (FCX).
Os usuários responsáveis pela liberação dos pagamentos são chamados aprovantes. Em seus níveis de alçada, são responsáveis por analisar os pagamentos e assegurar a veracidade dos dados de pagamento. É relacionado a um aprovante o nível de autoridade (gerente, coordenador, diretor, etc.) e unidade funcional (para determinar a abrangência do nível de autoridade; área comercial, produção, financeira, etc.). Com estas informações é possível determinar quais pagamentos devem ser liberados por quais aprovantes, e, tem-se que a rotina segue a estrutura organizacional da empresa. A liberação/aprovação de um aprovante é também conhecida por assinatura eletrônica.
Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente isto geraria burocracia desnecessária. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. Isto é possível através de uma estrutura chamada grade de aprovação. A grade de aprovação caracteriza pagamentos por faixas de tipo de despesa e valor. Cada faixa ou sub-configuração da grade é chamada de linha de aprovação, e a cada linha são relacionados os níveis de autoridade requeridos. Na grade não são relacionadas unidades funcionais, estas são vinculadas apenas aos digitadores e aprovantes.
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title | Fluxo da Aprovação de AP |
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Colocar aqui um fluxo mostrando como seria o processo da aprovação.
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title | LOG00087 - Parâmetros da aprovação de AP |
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Localização: Logix Financeiro - Aprovação eletrônica - Aprovação eletrônica de Título
Parâmetros principais:
- “Utiliza controle de aprovação eletrônica de títulos (APs)?”
Código do parâmetro: ies_aprov_eletr_pg
Descrição: Indica se utiliza o controle de aprovação eletrônica para rotina de pagamentos.
Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
Se este parâmetro estiver como "N", nenhum dos outros processos irão trabalhar considerando o conceito da aprovação.
Parâmetros auxiliares:
- “Controlar alterações após aprovação de APs?”
Código do parâmetro: ctrl_alteracao_valores_aprov
Descrição: Indica se a AP deve voltar a ser aprovada após ter alguma modificação.
Valores aceitos:
N - Não. Opção padrão. Com esta opção marcada a AP voltará para aprovação eletrônica somente se as informações bancárias da AP forem alteradas ou se a AP passar de liberada para NÃO liberada no CAP.
S - Sim. A AP voltará para aprovação se qualquer informação for alterada.
- “Permitir trazer APs sem proposta para a Aprovação”
Código do parâmetro: ies_ap_s_prop_em_apr
Descrição: Indica se o sistema buscará as APs que não possuem data de proposta para serem aprovadas.
Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
- “Gerar e-mail para aprovante grade?”
Código do parâmetro: ies_envia_eml_aprov_pg
Descrição: Indica se envia e-mail para os aprovantes da grade de aprovação.
Valores aceitos: S - Sim, N - Não.
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title | FIN30133 - Níveis de autoridade |
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As pendências de aprovação eletrônica não são vinculadas diretamente à pessoas (aprovantes), e sim a níveis de autoridade. Os aprovantes, por sua vez, também são vinculados a níveis de autoridade. Desta forma, de acordo com o compromisso, tem-se a ligação entre uma pendência de aprovação e o responsável por sua liberação / aprovação. Os níveis de autoridade representam, portanto, o nível de alçada de uma pessoa, e dão sustentação ao processo de aprovação eletrônica pois determinam as pendências de cada aprovante. Aqui no FIN30133 é possível fazer este cadastro, por exemplo: 01 - Analista financeiro 02 - Coordenador financeiro 03 - Diretor Financeiro Image Removed |
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title | FIN30136 - Usuário x unidade funcional x aprovantes |
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Colocar aqui sobre o cadastro
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title | FIN30127 - Grade de aprovação |
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Colocar aqui sobre o cadastro
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Colocar um exemplo
| Enviar para aprovante de nível superior? Neste campo, deve ser indicado o uso de envio de um compromisso para o topo da grade de aprovação. Funcionamento: ao incluir um compromisso, caso o digitador julgue necessário incidir um controle de aprovação mais rígido que o normal para a despesa, poderá solicitar a geração das pendências de aprovação segundo a linha de maior valor da grade de aprovação, para o tipo de despesa do compromisso. Para tanto, bastará na tela de informações de aprovação (apresentada a partir dos programas de inclusão de compromissos) marcar o campo Enviar para aprovante de nível superior?
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