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Integração TOTVS Educacional x

         TOTVS Educacional

          O TOTVS Educacional permite que a instituição de ensino cadastra no cadastro de turma e processo de cadastro de turmas rápidas a unidade de ponto de chamada ao qual o responsável do aluno ira fazer a retirada do aluno.

        Aplicativo Filho sem Fila

Saída Inteligente

        A integração TOTVS Educacional com o aplicativo Saída Inteligente tem por objetivo avisar a portaria que o responsável do aluno esta próximo ao colégio, trazendo mas segurança e organizando o transito nas mediações da instituição de ensino.

Sistemas Envolvidos

Sistemas Envolvidos

      TOTVS Educacional - O módulo Educacional gerencia escolas e faculdades (ensino básico e superior), por meio de ferramentas que permitem maior agilidade nos processos que envolvem os alunos, responsáveis, professores e os funcionários.

      Aplicativo Filho sem FilaSaída Inteligente - Com este aplicativo, pais de alunos podem, com seus smartphones iOS, Android e Windows Phone, avisar à portaria que estão próximos ao Colégio. Os sistemas suportados iOS, Android e Windows Phone.

Integração

O objetivo principal é os dados do aluno/responsável do TOTVS Educacional para o Aplicativo Filho sem Fila:

Cadastro Unidade de Ponto

Foi implementado no TOTVS Educacional o cadastro de unidade de ponto para definição dos locais de saída da instituição de ensino. Desta forma quando a integração estiver ativa cada turma poderá definir por qual unidade de ponto o aluno sairá.

As seguintes funcionalidades do sistema passam a interagir com esta nova entidade:

• Cadastro de turma (Currículo e Oferta | Turmas - Campo:  Unidade de Ponto) - para definição da unidade de ponto utilizada para saída dos alunos da turma.
• Processo para cadastro rápido de turma e turmas/disciplinas (Atividades acadêmicas | Assistente | Cadastro de turmas e turmas/disciplinas - Campo: Unidade de Ponto) - para possibilitar que a unidade de ponto das turmas criadas já sejam preenchidas na execução do processo.
• Processo para cópia de turmas entre períodos letivos (Currículo e Oferta | Turmas | Copiar turma entre período letivo) - a execução deste processo passa a copiar a informação da unidade de ponto da turma origem para a turma a ser criada.

 Processo Sincronismo de dados para aplicação Saída Inteligente     

O processo de sincronismo dos dados tem como objetivo identificar as alterações no TOTVS Educacional que estabelecem a necessidade de atualização dos dados no Aplicativo Saída Inteligente e exportá-los. Tais como a definição de uma unidade de ponto na turma, alterações na situação de matrícula do aluno no período letivo corrente ou alterações no cadastro do aluno. Para facilitar a operação da instituição de ensino este processo poderá agendar a execução para um determinado horário.

As informações enviadas dizem respeito aos alunos e seus respectivos responsáveis. Em determinados cenários um aluno poderá não ser enviado quando:

• A matrícula no período letivo não possuir a informação da turma.
• A turma na qual está matriculado não possuir a definição da unidade de ponto.
• O aluno não possuir e-mail ou código de usuário definidos.
• O aluno não possuir responsáveis cadastrados.
• Os responsáveis também devem possuir um código de usuário gerado ou um e-mail definido.

Menu: Integração | Saída Inteligente | Sincronizar aluno/responsável para a aplicação Saída Inteligente.

Processo Exportação de dados para aplicação Saída Inteligente     

O processo de exportação dos dados do aluno para aplicação saída inteligente enviará os mesmo dados do processo anterior, no entanto, o usuário poderá selecionar quais os alunos e responsáveis devem ser exportados para o aplicativo Saída Inteligente.

Menu: Integração | Saída Inteligente | Exporta aluno/responsável para aplicação Saída Inteligente.

Processo Exclusão de alunos da aplicação Saída Inteligente     

O processo de exclusão enviará os alunos selecionados pelo usuário para serem excluídos no aplicativo Saída Inteligente.

Menu: Integração | Saída Inteligente | Excluir aluno da aplicação Saída Inteligente.

Exclusão de matrícula de aluno

Após a exclusão da matrícula de um aluno, caso esteja parametrizado, o sistema irá solicitar a desativação do mesmo na aplicação Saída Inteligente. Essa comunicação é automática e ocorrerá logo após a conclusão da exclusão da matrícula no TOTVS Educacional.

Caso o aluno tenha uma ou mais matrículas ativas, essa solicitação só ocorrerá após a exclusão de todas as matrículas

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Escopo

As entidades e os pontos de integração que farão parte do escopo dessa integração, são: 

Pré-requisitos instalação/implantação/utilização

Atenção: Não é escopo desse documento descrever as instalação do ERP RM e nem sua configuração.

Para usufruir a integração, deve-se utilizar o aplicativo do Saída Inteligente e possuir a integração configurada.

Versões RM / Saída Inteligente

Utilizar a versão RM 12.1.14 ou superior / Utilizar a versão do aplicativo do Saída Inteligente deve ser V6.05.0 ou superior.

RM    

          Nos Parâmetros (TOTVS Educacional) acesse: Integração | Saída Inteligente | Saída Inteligente - Geral

• Para que a integração possa funcionar, deve-se preencher todos os parâmetros

• da integração.

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Datasul

Insira aqui as informações pertinentes a Datasul.

Logix

Insira aqui as informações pertinentes ao Logix.

Protheus

Insira aqui as informações pertinentes ao Protheus.

RM

Insira aqui as informações pertinentes ao RM.

Instalação/Atualização

Este tópico tem por objetivo orientar a instalação da integração, visando o seu funcionamento completo. Instalação de produtos ou ferramentas necessárias podem referenciar outros documentos existentes, desde que estejam disponíveis no repositório de documentação da TOTVS ou sejam enviados junto com o documento da integração em si. As informações mínimas necessárias para teste tópico são:

• Procedimentos que devem ser observados quando um dos produtos for atualizado.
• Configuração necessária que deve ser realizada em arquivos de configuração ou programas de parâmetros etc.
• Arquivos diversos que devem ser mantidos em determinados locais para o funcionamento da integração, exemplo: xml, xsd.
• Atualizações necessárias em banco de dados ou instruções para que elas sejam feitas.
• Processos, módulos ou programas que precisam ser instalados ou atualizados. Deve ser definida a versão mínima necessária dos programas envolvidos.
• Ferramentas, servidores ou serviços que precisam ser disponibilizados e configurados, o que pode gerar necessidade de novo hardware ou aumento de capacidade. Exemplo: serviço de WebService.
• Instruções para habilitar a comunicação da ferramenta EAI entre as partes, quais rotas devem ser definidas ou como as transações devem ser habilitadas.

Observação: evite o uso de Prints de telas, facilitando, assim, o trabalho de tradução e versionamento deste documento.

Datasul

Insira aqui as informações pertinentes a Datasul.

Logix

Insira aqui as informações pertinentes ao Logix.

Protheus

Insira aqui as informações pertinentes ao Protheus.

• Onde:

  • Utilizar a integração com a Saída Inteligente - define se a integração está ativa.
  • Usuário/Projeto - usuário que será utilizado para a comunicação entre TOTVS Educacional e Saída Inteligente.
  • Senha - senha do usuário que possibilita a comunicação.
  • WebService de manutenção dos dados de aluno e responsáveis - definição da URL do webservice do Saída Inteligente.
  • Endereço FTP para envio das fotos dos alunos - serão armazenadas as fotos do aluno para maior agilidade na comunicação entre o aplicativo e o RM.
  • Data última sincronização com sucesso - é preenchida pelo processo de sincronização sempre que este é completado com sucesso. 
  • Chave integração - Aluno - define o valor que será enviado como chave de integração (ID) para o aluno na aplicação Saída Inteligente.
  • Chave integração - Responsáveis - define o valor que será enviado como chave de integração (ID) para o responsável na aplicação Saída Inteligente.
    
    

RM

Controle de Versão

O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.

Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.

Suporte

O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos RM Conector e Backoffice Protheus TOTVS Educacional estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.

Observação: Este modelo de suporte está sendo revisado pela TOTVS.

Transações/Entidades/Mensagens únicas

Apresente quais as transações/entidades que são trocadas e quem envia a informação para quem. Pode (e recomenda-se) ter um diagrama, uma tabela ou afins que apresente este fluxo.

Relacione quais são as mensagem únicas (TOTVSMessage) utilizadas e qual o seu relacionamento com as entidades já existentes do ERPs envolvidos.

Exemplos:

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Fluxo das Informações

Para cada fluxo de informação descreva, se necessário, alterações de comportamento que o respectivo produto irá sofrer. Por exemplo: quando o Logix recebe o PEDIDO de OUTRO ERP, este pedido não poderá ser alterado no Logix.

Liste quais as entidades integradas e como é o mapeamento entre as diferentes estruturas. Por exemplo: Classe no sistema A vira categoria no sistema B, o campo X é refletido no campo Y etc.

Liste quais transações/operações a integração fará com as entidades relacionadas. Exemplo: Insert de PEDIDO, Insert, update de ITEM, buscar saldo em estoque do ITEM no dia X ou buscar dados do FUNCIONÁRIO.

Cadastros

Descreva características gerais do fluxo de informações e que serão comuns para este tipo de entidade. Características particulares para cada entidade deverão ser citadas em tópicos específicos de cada entidade.

Sempre que existir (a sugestão é sempre criar) e for agregador ao documento acrescentar aqui os diagramas/imagens ou até mesmo colocar tais diagramas diretamente na especificação dos processos

Em seguida faça uma descrição para cada um dos fluxos para cada entidade

<Transação/Entidade>

Identificador da Mensagem: <mensagem>

Versão: <versão>

Módulo <marca 1>: <BackOffice – Gestão xxxxxxx>

Módulo <marca 2>: <SIGAXXX>

Tipo de Envio: <Assíncrona/Síncrona>

Notas:

Observações sobre comportamento desta mensagem ou dos processos envolvidos nela/para ela

A seguir descrever as variações, particularidades da mensagem e processos (integração) de acordo com cada marca

Limitações/Restrições

Descreva limitações e restrições para a integração que está sendo descrita.

Processos

Descreva características gerais do fluxo de informações e que serão comuns para este tipo de entidade. Características particulares para cada entidade deverão ser citadas em tópicos específicos de cada entidade.

Sempre que existir (a sugestão é sempre criar) e for agregador ao documento acrescentar aqui os diagramas/imagens ou até mesmo colocar tais diagramas diretamente na especificação dos processos

Em seguida faça uma descrição para cada um dos fluxos para cada entidade

<Transação/Processo>

Tipo de Fluxo: Protheus -> RM

Mensagem: Request_1_000

Versão: 1.000

Descrição de todo o comportamento e funcionamento do processo. Breve contexto, origem, regras, integração (geração da mensagem, envio, recebimento no destino), o quê supostamente irá ocorrer no destino, retorno, impacto, consequências, o que foi afetado, como conferir, validar, etc o retorno.

Acrescentar um diagrama do processo.

A seguir descrever as variações, particularidades da mensagem e processos (desta integração) de acordo com cada marca

Notas:

Observações sobre comportamento desta mensagem ou dos processos envolvidos nela/para ela

Limitações/Restrições

Descreva limitações e restrições para a integração que está sendo descrita. 

Limitações / Restrições Gerais

Descreva limitações e restrições para cada fluxo descrito no tópico anterior. Exemplo:

• ERP1 envia ITEM cadastrado para o ERP2

ERP1 somente enviará o ITEM se este estiver em uma das famílias cadastradas no parâmetro FAMILIA_INTEGRACAO.

Se o tipo de valorização do estoque for FIFO.

• ERP2 envia PEDIDO cadastrado para o ERP1

O pedido recebido no ERP1 vindo do ERP2 estará bloqueado para alteração.

Como fazer (opcional)

Descreva os passos que viabilizem a integração.

Exemplo:

Os passos para viabilizar a integração são:

• No Logix ou no Protheus efetue o cadastro das seguintes informações: Clientes, fornecedores, transportadores, cidades, cotação de moeda e unidades de medida.
• No Logix cadastrar um novo depositante e efetuar toda a parametrização necessária para a operação de WMS.
• No Logix cadastrar um novo produto que seja controlado pelo WMS, para o depositante cadastrado anteriormente.
• No Logix efetuar um processo de recebimento para o produto cadastrado anteriormente, utilizando uma nota fiscal provisória (tipo “A”).
• No Protheus consultar a nota fiscal de recebimento que foi registrada no Logix, validando as informações recebidas.
• No Logix efetuar um processamento de regularização fiscal, efetuando a cobertura dos produtos recebidos anteriormente.
• No Protheus verificar se foi efetuado corretamente o relacionamento entre os dois documentos.
• No Logix efetuar um processo de expedição para o novo produto cadastrado, até o momento do envio da mensagem de integração de pedido de venda.
• No Protheus efetuar o faturamento do pedido de venda recebido.
• No Protheus verificar se a nota fiscal gerada contém todas as informações necessárias para o segmento de operador logístico (armazém geral).
• No Protheus efetuar a escrituração fiscal das notas fiscais, verificando se as regras da legislação deste segmento foram respeitadas.
• No Logix é possível consultar o número do pedido de venda gerado para as notas fiscais de retorno simbólico e conta/ordem no programa WMS6333 (Consulta de Documentos). Para os processos de faturamento de serviço o número do pedido está disponível no programa WMS6411 (Movimentos a Faturar).

Situações comuns (opcional)

Descreva situações problemáticas comuns que podem ocorrer durante o funcionamento da integração e como solucioná-los. Neste ponto também é importante dar instruções de como reconhecer e investigar problemas que podem vir a ocorrer durante a integração. Se houver, apresente tabelas de códigos e descrições de erros que a integração poderá apresentar.

Este tópico possivelmente será alimentado com as experiências durante o desenvolvimento da integração e poderá ser realimentado durante o uso da integração no cliente.

Exemplo 1:

Tratamento de erros de integração (Produto A)

Tratamento de erros de integração (Produto B)

Exemplo 2:

Quando uma mensagem é enviada do Logix para o Protheus, podem ocorrer situações em que o WebService não estará totalmente funcional. Nestes casos uma mensagem de erro genérica irá aparecer na tela:

Exemplo:

Erro ao enviar a mensagem de Cidade via Integração

Se o arquivo de log for analisado, poderemos ver a falha na comunicação com o sistema destino:

-------------------------------------------------------------------------------

WSCERR044 / Não foi possível POST : URL http://172.16.31.57:8011/ws/FWWSEAI.apw

ADVPL WSDL Client 1.080707 / tst on 20120315 08:49:51

-------------------------------------------------------------------------------

Para resolver este problema, verifique as configurações do sistema de destino, analisando o funcionamento do servidor utilizado para esta comunicação e a habilitação do endereço do WebService. 

Checklist de suporte da aplicação

Crie um check-list de verificação de alguns pontos importantes para o funcionamento e atendimento da integração.

Instalação/Configuração

Relacione itens de verificação para garantir que a integração está corretamente instalada e configurada. Isto não pode ser uma cópia do procedimento de instalação/configuração, mas verificações pontuais que podem remeter aos itens da instalação.

Checklist de Verificações:

Relacione itens de verificações para que o atendente possa:

• Identificar o funcionamento da integração;
• Identificar a ocorrências de problemas;
• Coletar evidências do mau funcionamento relatado pelo cliente;
• Realizar possíveis ajustes na integração quanto à configuração ou negócio.

Como fazer

Os passos para viabilizar a integração, são:

      1º Passo: 

      Preencher todos parâmetros conforme a imagem abaixo.

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       2 º Passo: 

      Cadastrar as unidades de ponto da instituição de ensino, para que a mesma seja vinculada a turma. (Menu: Integração - Saída Inteligente - Cadastro Unidade de Ponto.)

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          3 º Passo:

          Vincular a Unidade de Ponto cadastrada através do campo Unidade de Ponto(Saída Inteligente). (Menu: Currículo e Oferta - Turmas. Campo:  Unidade de Ponto.)

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     Ou através do processo de cadastro rápido de turmas. (Menu: Atividades acadêmicas | Assistente | Cadastro de turmas e turmas/disciplinas. Campo: Unidade de Ponto.)

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    4 º Passo:

    Acessar o processo de sincronismo de dados do aluno/responsáveis para aplicação. (Menu: Integrações | Saída Inteligente | Sincronizar dados aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente)

      Nesta tela é possível definir a hierarquia para a apuração do responsável principal do aluno, quais os responsáveis serão enviados e os usuários poderão optar pelo envio das fotos do aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente.  

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      O log da exportação será apresentado na tela final do processo.

      No FTP do Saída Inteligente será criada uma pasta no padrão (Ano/Mês/Dia) que conterá as imagens dos alunos e responsáveis.

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         Acessando a página do Aplicativo Saída Inteligente o usuário poderá visualizar o Log detalhado da importação dos dados encaminhados pelo TOTVS Educacional.

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     5 º Passo:

        Acessar o processo de exportação de dados de aluno/responsáveis para aplicação. (Menu: Integrações | Saída Inteligente | Exportar dados aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente)

        Nesta tela é possível filtrar os alunos e responsáveis que serão enviados para aplicação, definir o usuário com qual papel será o responsável principal bem como determinar o envio das fotos dos alunos/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente. 

        Vale à pena lembrar também que o check box de responsável do aluno NÃO pode ser considerado responsável principal e que, caso o responsável principal seja responsável(pai ou mãe) e responsável financeiro, apenas o pai ou mãe será enviado.

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Após a execução do processo, será exibido um LOG detalhado da operação realizada:

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Checklist de suporte da aplicação