Controle de Contratos

Objetivo

O Objetivo principal desse Módulo é o Controle de Vencimentos REINCIDENTES de uma Empresa, ou seja, despesas como aluguel do imóvel, água, luz, seguro, leasing, prestação de serviços, etc.
Portanto, vencimentos que não pertençam a essa categoria e não sejam rotineiros e sistemáticos em uma Empresa, não devem ser lançados neste módulo, uma vez que seu controle se tornaria ineficiente.

Descrição do processo

Executando o Módulo Controle de Contratos

Selecionar a opção de contratos no menu Administrativo e Financeiro/ Controle de Contratos.

1. Painel de Controle
Selecionar a opção de contratos no menu Administrativo e Financeiro/ Controle de Contratos.
Executando você abrirá a seguinte tela:

Funções disponíveis no PAINEL DE CONTROLE:
ALTERAR: Alterar as Agendas constantes no Painel de Controles.
INCLUIR: Incluir Agendas pertinentes a Serviços Contratados.
EXCLUIR: Excluir Agendas do Painel de Controle.
Campos da Tela:

...

O Painel tem como objetivo Gerenciar quais as agendas que são pertinentes a Contratos.
As AGENDAS que determinam os Contratos, tanto aqueles que se referem a faturamento, como aqueles que se referem a despesas.
As informações referentes à AGENDA devem estar previamente cadastradas na tabela 14 – tabela de agendas e na Tabela contábil, com os CFOP´s correspondentes.
As informações quanto a Figura Fiscal, Portador, Condição de Pagamento, devem ser cadastrados para todas as agendas existentes no painel de controle. Os dados do Perfil da Tabela Contábil são automaticamente alimentados com os dados cadastrados na Tabela Contábil da Agenda, não permitindo alterar.
Podem ser incluídos Contratos com reajustes determinados por lei, ou aqueles onde ocorrem alteração de valores. Contudo, algumas regras devem ser obedecidas para que o programa execute suas funções adequadamente.
2. Gerenciamento de Contratos
Acesse o programa pelo Menu RMS.
Administrativo e Financeiro/ Controle de Contratos/ Gerenciamento de Contratos
2.2 Acompanhamentos de Contratos

Executando "Acompanhamento de Contratos"

1. Funções Disponíveis:
 

• FIM: Retorna ao menu RMS.
• ALTERAR: Alterar as informações nos contratos já cadastrados.
• LIBERAR: Liberar o(s) pagamento (s) de vencimentos a vencer.
• ATUALIZAR: Atualizar as informações dos vencimentos dos Contratos que foram liberados.
• INCLUIR: Incluir novos Contratos.
• PAINEL: Remete automaticamente a tela de Painel de Controle.
• CONS.CONTR: Só permite a CONSULTA dos Contratos já Cadastrados.
• FILTRO: Filtra os Contratos cadastrados de acordo com: a Data, Agenda e Filial.
• TROCAR FILIAL: Permite alterar a filial com permissão de acesso.
• EXCLUSÃO: Exclui os Contratos Cadastrados, desde que ainda não tenha sido efetuado o pagamento de nenhuma parcela.
• RELATÓRIO: Permite a impressão dos dados filtrados, permite a emissão dos dados de forma analítica ou sintética.

...

• Data: Data do Vencimento.
• Situação: Situação do Vencimento:
  • Todos.
  • Aberto.
  • Fechado.
  • Suspenso.
  • Cancelado.
• Parcela: Situação da Parcela:
  • Todas.
  • 1 = Incluída.
  • 2 = Liberada.
  • 3 = Atualizada.
• Contratado: Código e razão social da empresa.
• Principal: Código e razão social da empresa principal.
• Vencto Inicial: Data inicial do contrato.
• Vencto Final: Data final do contrato.
• Grade:
• Situação:
  • Sts: Incluído ou Liberado, apresenta o número do contrato, controlado pelo sistema RMS.
  • Pag: Indica se o lançamento integra o "Contas a Pagar''.
  • Rec: Indica se o lançamento integra o "Contas a Receber".
  • Bx: Indica se o título já está "baixado" nos módulos de contas a pagar/ receber.
• Filial: Indica a filial que foi lançado o contrato.
• Agenda: Indica a agenda onde foi lançado o contrato. Data Vencimento: Apresenta a data de vencimento do contrato.
• Data / Vencimento: Data de vencimento do contrato, por parcela.
• Contrato: Apresenta o código do fornecedor contratado.
• Principal: Apresenta o código do fornecedor principal do contrato.
• Previsto:
  • N Parc: Número de parcelas previstas no Contrato.
  • Valor: Valor previsto de cada parcela.
    • Realizado:
      • N Parc: Apresenta o número da parcela.
      • Valor: Apresenta o valor da parcela atualizada, quando consultada na linha do contrato apresenta o total das atualizadas no contrato.
• Aberto:
• N Parc: Número de parcelas abertas no contrato.
• Valor: Valor aberto do Contrato.
• Nome do Contratante: Nome do fornecedor ou cliente.

Executando Funções

Existe o contrato ilimitado e o contrato limitado.
O contrato limitado é o contrato com início e fim de vigência, que não pode ser prorrogado depois.
O contrato ilimitado é o contrato sem data final de vigência porém no lançamento deste contrato o programa sempre calcula as parcelas até o final do ano atual. A vantagem deste contrato é a prorrogação, pois depois de atualizada a última parcela do contrato vigente, pode-se prorrogar na função de prorrogação e o programa irá gerar parcelas para todo o próximo ano.

Função F6 - Incluir

Informe o código da filial, agenda, data da agenda e escolha a função INCLUIR.

Campos da Tela:

...

• Mês Base: O Mês de início do Contrato.

Seção

Seção:

• • Código: Código da seção cadastrada na classificação Mercadológica.
  • Descrição: Descrição da seção cadastrada na classificação Mercadológica.
    • %(Porcentagem): Valor percentual do seguro total estipulado para a seção indicada.
    • Valor Total: O Valor em moeda conforme a porcentagem indicada em cada seção.

Parcelas

• Situação:
  • Situação: INC (Incluído/ Liberado).
  • Pag: SIM/ NÃO.
  • Rec: SIM/ NÃO.
  • BX: SIM/ NÃO.
    • Nº Parcela: Número da parcela correspondente.
    • Vencimento: Data de vencimento de cada parcela, quando na aba de dispositivos gerais for selecionada a opção de vencimento Informado, será necessário a conferencia e digitação dos mesmos.
    • Valor: O valor de cada parcela.
    • Portador: Código do responsável pela cobrança das parcelas (Cadastrado no painel de controle de contratos).
    • Observação: Observações que se façam necessárias quanto a cada parcela
    • Reajuste:
    • Mês Base: Data do início do Contrato.
    • Situação: Quando estiver assinalada indica se esta parcela foi reajustada.

Função F4 - Liberar

A liberação do contrato deve ser feita parcela a parcela.
Selecione na grade a parcela que deseja Liberar e selecione a função Liberação.

...

Selecione <Confirmar> para gravar a Nota.

Verifique que depois de liberado a Situação da parcela passa para "LIB".

Função F5 – Atualizar

Para atualizar o contrato, selecione a parcela a ser atualizada na grade e selecione a função ATUALIZAR.

Confirme a atualização.

Verifique que depois de atualizada a Situação da parcela passa para "ATU".

Verifique que o relatório apresenta a situação da parcela, se não existir nenhum Erro, apresentará a situação ATU, porém quando apresentar algum erro, este será apresentado no relatório.
Verifique que depois de atualizado o Número de parcela e valor da parcela nos campos de realizado e aberto são alterados.

Prorrogando um contrato

Função F2 – Alterar / F6 - Prorrogação

Quando atualizamos a última parcela de um contrato ilimitado (sem data final).
Verifique que a data final não foi informada.

Utilizando a função <ALTERAÇÃO> na pasta <PARCELA> existe a função <PRORROGAÇÃO>.

ATENÇÃO!

Verifique que a última parcela foi atualizada.

Utilizando a função prorrogação o programa gera automaticamente as parcelas para o próximo ano contábil.
Verifique que o programa gera mais 12 parcelas, com os mesmos dados.
Para os contratos com reajuste por:

...

Utilize a função CONFIRMAR para gerar as próximas parcelas.

Consultando um contrato

Função F8 - Cons. Contr.

Na tela de Acompanhamento de Contrato estipule a data do Contrato a ser consultado (esta data é a data da digitação do contrato).
Selecione a função < FILTRO >.
A tela trará todos os contratos firmados na data estipulada.
Escolha o Contrato a ser consultado e selecione a função "Cons.Contr."

A tela trará todas as informações do Contrato a ser consultado pasta por pasta.

Após a consulta, clique em <FIM> para retornar ao gerenciador de contratos.

Função F9 - Filtro

Na tela principal de Acompanhamento de Contratos, informe a Filial, a Agenda, e a data desejada.
Clique em < Filtro > e o Sistema trará todos os contratos firmados na data escolhida.

Função F10 - Exclusão

Esta Função só poderá ser executada se TODAS AS PARCELAS estiverem EM ABERTO.

Escolha na grade o item que deseja excluir, execute a Função EXCLUSÂO.

Note Bem!
Caso haja parcelas VENCIDAS ou PAGAS, só se poderá CANCELAR o Contrato.

O contrato continua no gerenciador de contratos como Cancelado.
Depois de cancelado/ excluído um contrato, todas as demais funções ficam desabilitadas.

Função ShF4 - Relatório

Nesta opção o programa apresenta todos os dados dos contratos selecionados na tela.



Segue abaixo o relatório apresentado:

Função F7 - Painel

Esta função permite abrir a tela de Painel de Controle do Módulo de Contratos.

Função ShF8 – Trocar Filial

Criada a função que permite de alterar a filial de um contrato, desde que o usuário esteja habilitado através do programa de permissão de acesso.
Função Desabilitada por falta de permissão.

Tecla habilitada. Usuário com permissão de acesso:

...