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Passo a passo
Tabelas utilizadas

01. VISÃO GERAL

O módulo SIGAPON - Ponto Eletrônico permite efetuar o controle de visitantes através do Cadastro de Visitantes além de efetuar o controle das visitas através do Cadastro de Visitas.

...

O cadastro é necessário quando for necessário efetuar o controle de acesso de visitantes pessoas externas e das visitas.

03. PASSO A PASSO

Deck of Cards

startHidden	false
id	PASSOS

Card

default	true
id	Passo1
label	Passo1
title	Passo1

Cadastro de Visitantes (PONA330)

Essa rotina permite o cadastro das informações de visitantes, para que seja possível controlar o acesso de pessoas externas na empresa. O Sistema disponibiliza os seguintes controles:

Registro fotográfico do visitante através de um repositório de imagens;
Armazenamento de até oito documentos para identificação do visitante, permitindo que seja registrado um documento alternativo, como por exemplo, carteira de registro na OAB, caso seja um advogado;
Data e comentários referentes a última visita;
Identificação da situação do visitante com relação a restrições em visitas anteriores.

Procedimentos

Para cadastrar visitantes:

Selecione Incluir.
O Sistema apresenta a tela de inclusão, subdividida em duas pastas:
- Cadastrais - agrupa os campos principais de cadastro do visitante, como nome, foto, documentos, etc.
- Outros - agrupa dos demais dados do visitante, como endereço.
Preencha os dados das pastas conforme orientação do help de campo.
Nesta tela serão apresentados somente os campos pertinentes à movimentação solicitada, ou seja, se entrada, somente os campos correspondentes à entrada estarão habilitados. Se saída, somente os pertinentes a saída serão apresentados. Se detectado pelo Sistema um acesso a uma entrada ou uma saída já registrada, os campos respectivos estarão disponíveis apenas para visualização.
Observe o seguinte campo, constante na pasta Cadastrais:
"Sit. Visitante"
O visitante pode ser identificado no sistema caso haja ou não alguma restrição para o seu acesso. Caso hajam restrições para o acesso, o campo Sit. Visitante deve ser preenchido com 2 = Com Restrição, caso contrário, deve ser preenchido com 1 = Situação Normal. Desta forma, ao confirmar o cadastro, o visitante será identificado na janela de manutenção conforme legenda.
Informações
title Importante
É importante observar que a restrição não necessariamente irá impedir o acesso do visitante à empresa, sendo um campo apenas informativo.
Confira os dados e confirme.

Informações extras:

Deck of Cards

startHidden	false
history	false
id	passo1_1

Card

default	true
id	Registro Fotográfico
label	Registro Fotográfico
title	Registro Fotográfico

Através do botão Outras Ações / Foto, permite o registro fotográfico do visitante através de captura de imagem por WebCams.

Informações

title	Importante

A captura de imagem funciona em Sistema operacional Windows com a maioria das câmeras digitais compatíveis com o padrão Twain. Foram testados e homologados os seguintes modelos:

ACER DVC-V6+;
Logitech QuickCam 5.2

Para homologação de novos modelos, o departamento de tecnologia da Totvs deve ser consultado.

Procedimentos

Para efetuar o registro fotográfico:

Posicione o cursor no visitante já existente e clique em Alterar ou cadastre um novo visitante, por meio da opção Incluir.
Em Ações Relacionadas clique em Foto.
Na lista selecione a WebCam a ser utilizada.
Clique em Abrir e uma nova janela é aberta.
Clique em F2 para capturar a imagem e feche a janela.
Clique em Salvar para incluir a imagem do visitante.
Efetue os demais cadastros de campos do visitante e confirme.

Card

id	Legenda
label	Legenda
title	Legenda

As possíveis informações com relação aos visitantes relacionados neste cadastro são:

Situação Normal: Indica que o visitante não possui qualquer registro que o desabone à condição de visitante.
Com restrição: Indica que o visitante possui algo que o desabone na condição de visitante.

Card

id	Passo2
label	Passo2
title	Passo2

Cadastro de Visitas (PONA340)

Controla o acesso dos visitantes externos em uma empresa, desde a sua identificação até o momento da saída, possibilitando também controlar o agendamento das visitas e recepcionar os visitantes.

O controle das visitas efetuadas é iniciado após a identificação do visitante, pois o Sistema permite que seja informada a área a ser visitada (Departamento de Vendas, por exemplo) ou a pessoa a ser contatada (algum colaborador do Departamento de Vendas). O preenchimento de alguns campos exige o fornecimento de outros.

Por exemplo:

Se as informações de entrada forem fornecidas, o crachá deve ser informado. Não é possível informar a saída sem a realização do processo de entrada, e assim sucessivamente.

Informações

title	Importante

As opções Visualizar e Excluir exibem as marcações dos visitantes efetuadas em Leitura/Apontamento de Marcações.

Procedimentos
Para cadastrar visitas:

Selecione Incluir.
Preencha os dados conforme orientação do help de campo.
Informações
title Importante
As visitas podem ser cadastradas, previamente agendadas. Consulte "Informações Extras" para mais detalhes.
Confira os dados e confirme.
Na tela de abertura da manutenção de visitas, é possível verificar o Cadastro de Visitantes.
Posicione o cursor sobre o registro da visita desejada e pressione a tecla [F6], para que o Sistema abra a janela do Cadastro de Visitantes.
Preencha os dados necessários e confirme.
No menu, estão disponíveis as opções:

Entrada - registra os dados da entrada do visitante, sendo possível apenas sobre o registro classificado como Agendada.
Saída - registra os dados da saída do visitante, quando finalizada a visita, sendo possível apenas sobre os registros classificados como Em visita e Agendada e, desta forma, classificando saída das visitas como Encerradas.
Filtro - Ferramenta para montar um filtro de dados dos visitantes. Permite a criação de regras para seleção de visitas conforme critérios definidos pelo usuário. Como exemplo, é possível desconsiderar registros de visitas anteriores ou selecionar visitantes de uma mesma empresa, ou visitas para a data do dia corrente de uma filial, entre outros.
Emissão - permite a configuração e emissão de etiquetas para os crachás de visitantes.
Legenda - classifica os visitantes em visita.

8. Selecione conforme necessidade, seguindo as orientações do help.

9. Para consultar os dados do visitante, no momento da visita, pressione a tecla [F6].

O Sistema apresenta a tela de Cadastro de Visitantes.

10. Para alterar os dados do visitante, no momento da visita, pressione a tecla [F7].

O Sistema apresenta a tela do Cadastro de Visitantes, permitindo alterar os dados cadastrais desse visitante, naquele momento.

Exemplo

Suponha que o visitante, já na portaria ou recepção da empresa, constate que seu sobrenome está incorreto.
O atendente que o estiver recebendo, com acesso ao Sistema, pode, no mesmo momento do registro de entrada desse visitante, pressionar a tecla [F7] e corrigir seu sobrenome.
Dessa forma, a etiqueta, se for impressa, já estará com nome correto do visitante, ou simplesmente o cadastro do visitante será corrigido.

Informações extras:

Deck of Cards

history	false
id	passo2_1

Card

default	true
id	Agendamento de Visita
label	Agendamento de Visita
title	Agendamento de Visita

Uma visita pode ser agendada, de forma que os dados do visitante estejam previamente disponíveis e, no momento do registro da entrada, seja agilizada. As visitas agendadas serão classificadas como Agendada, conforme legenda.

Procedimentos
Para agendar visitas:

Em Visitas, selecione Incluir, disponível no menu.
Preencha os campos conforme orientação dos helps, porém, não informe os seguintes campos:
• Nr. Crachá
• Data Entrada
• Hr. Entrada
Informados os dados, confira e confirme.
O registro dessa visita será apresentado como Agendada.

Card

id	Opções de Menu
label	Opções de Menu
title	Opções de Menu

Deck of Cards

history	false
id	passo_2_1_1

Card

default	true
id	Entrada
label	Entrada
title	Entrada

Permite dar manutenção aos seguintes dados, referentes à entrada de visitantes na empresa:

• data
• hora de entrada
• tipo de visita
• classificação
• histórico da visita

Esta opção é utilizada quando necessário, para alterar dados informados no momento do cadastro do visitante.

Procedimentos

Para efetuar alterações nos dados de entrada de um visitante:

Em Visitas, selecione o visitante desejado, classificado como Agendada em seguida clique em Entrada.
Estarão disponíveis para preenchimento os campos referentes ao registro de entrada do visitante.
Informe os campos necessários e confirme.
Nesse momento, a visita é classificada como Em visita, conforme legenda, desde que os campos obrigatórios da entrada tenham sido informados.

Card

id	Saída
label	Saída
title	Saída

Efetua a baixa de uma visita, a partir da informação dos dados referentes a data da saída, data da baixa, hora, entre outros.

Caso necessário, o Sistema permite a alteração de alguns campos nesta opção.

Procedimentos

Para dar baixa nas visitas recebidas:

Em Visitas, selecione o visitante desejado, classificado como Em visita (br_verde), em seguida clique em Saída.
Estarão habilitados para preenchimento, somente os campos referentes ao controle de saída do visitante, ou seja:
• Data Baixa
• Data Saída
• Hr. Saída
• Hist. Saída
Preenchidos os campos, confira e confirme.
Neste momento, a visita é classificada como Encerrada, conforme legenda, desde que o campo Data da Baixa tenha sido informado.

Card

id	Emissão
label	Emissão
title	Emissão

Deck of Cards

history	false
id	passo2_1_1_1

Card

default	true
id	Cfg. Etiqueta
label	Cfg. Etiqueta
title	Cfg. Etiqueta

Apresenta os parâmetros para configuração da etiqueta, no que se refere a tamanho, margens, distâncias, quantidade por página, posição da foto e do logotipo, etc.

Modelo de etiqueta para crachá:

pona340_etiqueta_apontada Image Added

Imagem do visitante.
Trata-se de uma imagem do tipo bitmap gerada com no máximo 256 cores.

Informações

title	Dica

O tamanho ideal é 85 pixels de altura X 66 pixels de largura.

2. Logotipo da empresa ou da filial.
Corresponde a uma imagem do tipo bitmap gerada com no máximo 256 cores.

3. Número do crachá do visitante.
4. Nome e sobrenome do visitante enfatizados.
5. Nome da empresa do visitante.
A disposição e a dimensão dessas informações podem ser modificadas pelas opções de configuração disponíveis em Visita.

Por exemplo:

Pode-se definir a posição da foto no crachá, se lado esquerdo ou direito:

pona340_fotos_dir_esq Image Added

Procedimentos

Para configurar etiqueta:

1. Em Configurar Etiqueta, apresenta-se uma tela de parâmetros para configuração dos dados da etiqueta.
2. Informe conforme orientação a seguir:

Informações

title	Dica

Oriente-se por este guia para o preenchimento dos parâmetros de configuração:

pona340_pagina_etiqueta Image Added

Etiqueta: Altura? Image Added

Informe a altura da etiqueta, em pixels.

Etiqueta: Largura? Image Added

Informe a largura da etiqueta, em pixels.

Etiqueta: Distância horizontal? Image Added

Informe a distância horizontal, entre as etiquetas, em pixels.

Etiqueta: Distância vertical? Image Added

Informe a distância vertical, entre as etiquetas, em pixels.

pona340_linhaxcoluna_letra Image Added

Etiqueta: Qtde. por linha? Image Added

Informe a quantidade de etiquetas da página, por linha.

Etiqueta: Qtde. por coluna? Image Added

Informe a quantidade de etiquetas da página, por coluna.

Página: Margem esquerda? Image Added

Informe o tamanho da margem esquerda da página, em pixels.

Página: Margem direita? Image Added

Informe o tamanho da margem direita da página, em pixels.

pona340_etiqueta Image Added

Logotipo: Altura? Image Added

Informe a altura do logotipo, em pixels.

Logotipo: Largura? Image Added

Informe a largura do logotipo, em pixels.

Logotipo: Posição?

Selecione a posição do logotipo na etiqueta, se “Esquerda” ou “Direita”.

Imagem: Altura? Image Added

Informe a altura da imagem/foto, em pixels.

pona340_foto_3x4_etiqueta Image Added

Imagem: Largura? Image Added

Informe a largura da imagem/foto, em pixels.

3. Informadas as configurações da etiqueta, confirme.

Card

id	Emissão
label	Emissão
title	Emissão

Possibilita a configuração e emissão das etiquetas para os crachás dos visitantes.

Procedimentos

Para emitir as etiquetas configuradas:

1. Em Emissão, apresenta-se nova tela de parâmetros para configuração dos dados de emissão das etiquetas.
2. Configure conforme orientação a seguir:
• Etiqueta: Imprimir na linha?
Informe o número da linha em que a etiqueta deve ser impressa, de forma a aproveitar as etiquetas disponíveis na página.

Exemplo:

Image Added

Neste exemplo, a etiqueta disponível está na coluna 2 e da 2ª linha em diante. Logo, este parâmetro deve ser configurado como 2, para que a impressão inicie na 2ª linha.

• Etiqueta: Imprimir na coluna?
Informe o número da coluna em que a etiqueta deve ser impressa, de forma a aproveitar as etiquetas disponíveis na página.

Exemplo:

No exemplo anterior, como a etiqueta disponível está na coluna 2 e 2ª linha em diante, este parâmetro deve ser configurado como 2, para que a impressão inicie na 2ª coluna.

Ordem de Impressão?
Selecione a ordem em que as etiquetas serão impressas, se por Crachá, Data visita ou Empresa, conforme dados cadastrados.

• Filia de?/Filial até?
Informe o intervalo de códigos das filiais a serem consideradas na emissão das etiquetas.

• Visitante de?/Visitante até?
Selecione os códigos de visitantes cujas etiquetas para crachá serão impressas.

• Empresa se?/Empresa até?
Informe um intervalo de código da empresa a ser considerada na emissão das etiquetas.

• Data Visita inicial?/Data visita final?
Informe os horários de entrada e de saída a serem considerados para emissão das etiquetas.

• Crachá de?/Crachá até?
Informe os códigos de crachá a serem considerados na emissão das etiquetas, conforme cadastro.

• Hora entrada?/Hora saída?
Informe os horários de entrada e de saída a serem considerados para emissão das etiquetas de crachá.

• Tipo visita?
Selecione o tipo de visita a ser considerado na emissão das etiquetas, se: Negócios, Particular ou Ambos, conforme cadastro.

3. Informados os parâmetros, confirme.
As etiquetas serão apresentadas na tela, para posterior envio à impressora, através das opções:

• Configurar: define os parâmetros de impressão, informando local, orientação e impressora.
• Imprimir: define as páginas para impressão.
4. Selecione a opção conforme necessidade.
5. Informados os dados, conforme a emissão da etiqueta.

Card

id	Legenda
label	Legenda
title	Legenda

Os dados dos visitantes relacionados neste cadastro são classificados da seguinte forma:

• Em visita
Indica que ovisitante ainda está em visita, e o registro saída ainda não foi realizado.

• Agendada
Indica que o visitante possui agendamento da visita e, portanto, possui os dados previamente registrados para concretização da visita.

• Encerrada
Indica que o visitante finalizou a visita e o registro de sua saída já foi realizado.

Card

id	Passo3
label	Passo3
title	Passo3

Leitura/Apontamento de Marcações (PONM010)

Permite a leitura do arquivo gerado pelo relógio de ponto, gera arquivo de log e, posteriormente, emite o relatório dos dados desse registro. Para informações detalhadas, consulte a documentação disponível em https://tdn.totvs.com.br/pages/viewpage.action?pageId=233744643.

Para efetuar a leitura de ocorrências de visitantes, é necessário que seja efetuado a leitura a partir do cadastro de relógios, e que o relógio possua configuração no cadastro com o campo Controle configurado com A - Relógio/Catraca para Controle de Visitantes. Para informações sobre a leitura de arquivo de marcações de relógio que não é REP, consulta mais informações na documentação disponível em https://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=238034173.

As ocorrências de visitantes poderão ser consultadas no Cadastro de Visitas (PONA340), conforme explicado no Passo2.

Informações

icon	false

Mediante a configuração do parâmetro MV_DESPVIS, é possível configurar a gravação de ocorrências de marcações de visitantes. Esse parâmetro é semelhante ao MV_DESPREF para tratamento de marcações de refeições.

Para definir o relógio para essas marcações, configure o campo Controle com tipo A - controle de visitantes.

Dessa forma, o conteúdo de configurações desse parâmetro pode ser:

• Mnn
onde:

• M = indica que o controle será realizado sobre os minutos decorridos entre uma marcação gravada e as demais;
• nn = corresponde aos minutos decorridos entre uma marcação e outra.

Por exemplo:

M05

Nesse caso, somente as marcações de um mesmo crachá, realizadas em intervalos acima de 05 minutos, serão gravadas. Observe as marcações realizadas por um visitante e a variação do procedimento adotado pelo Sistema:

Ordem	Marcação Realizada	Procedimento
1	08:00	Grava
2	08:01	Não grava
3	08:06	Grava
4	08:07	Não grava
5	08:12	Grava

• Nnn
onde:

• N = indica que o controle será realizado sobre a quantidade de marcações realizadas;
• nn = indica a quantidade máxima de marcações permitidas para um mesmo horário.

Por exemplo:

N01

Nesse caso, para um mesmo crachá, somente será permitida a gravação de uma marcação ocorrida no mesmo dia e hora. Observe as marcações realizadas por um visitante e a variação do procedimento adotado pelo Sistema:

Ordem	Marcação Realizada	Procedimento
1	08:00	Grava
2	08:00	Não grava
3	09:01	Grava
4	09:02	Grava
5	09:102	Não grava

Informações

title	Importante

Vale lembrar que o procedimento padrão é gravar todas as ocorrências de marcações. E a cada leitura de um arquivo todas as marcações para um mesmo visitante serão gravadas.

Card

id	Passo4
label	Passo4
title	Passo4

...

Relatório de Controle de Visitantes (PONR120)

Emite uma lista de controle periódico dos visitantes, por meio da apresentação dos dados de entrada, saída, número de crachá, contato e centro de custo.

Procedimentos

Para emitir o relatório de controle de visitantes:

1. Em Control. Visitantes, clique em Parâmetros.
2. Configure-os de acordo com orientação dos helps de campo.
3. Confira os dados e confirme.
4. Configure a impressão.
5. Confira as configurações e confirme a impressão.

Card

id	Passo5
label	Passo5
title	Passo5

Relatório de Controle de Visitas (PONR130)

Emite a relação das visitas recebidas em um determinado período, com os nomes dos visitantes, data de entrada, saída, número de crachá, contato e centro de custo.

Procedimentos

Para emitir o relatório de controle de visitas:

1. Em Controle Visitas, clique em Parâmetros.
2. Configure-os de acordo com orientação dos helps de campo.
3. Confira os dados e confirme.
4. Configure a impressão.
5. Confira as configurações e confirme a impressão.

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