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Neste cadastro, os aprovadores são associados em grupos, conforme a hierarquia de aprovação definida pela empresa. O objetivo desse cadastro é fornecer a árvore de aprovação para os documentos de compra. Nesse cadastro é definido o nível de aprovação dos usuários , dentro do Grupo grupo de aprovação, define também a hierarquia de aprovação do grupo. Ao gerar o Fluxo fluxo de aprovação, o Sistema sistema passa somente ao próximo nível quando o atual estiver aprovado (e assim até todos os níveis aprovarem o documento). Há ainda a possibilidade de configuração de diferentes tipos de aprovação ao utilizar o campo Tipo de Liberação.

Os documentos envolvidos são:• 

• Autorização de Entrega.

• Solicitação ao Armazém.

• Cotações.

• Contrato de Parceria.

• Medições.

• Nota Fiscal.

• Pedido de Compra.

• Solicitações de Compra.

• Solicitação de Transferência de Produto Entre Filiais/Armazém.

Permite o relacionamento do grupo de aprovadores com as entidades contábeis disponíveis no sistema. Os aprovadores são associados em grupos conforme a hierarquia de aprovação definida pela empresa. Os documentos envolvidos são:

As informações do cadastro de Grupos de Aprovação são utilizadas nos seguintes módulos:

O cadastro de Grupos de Aprovação apresenta 3 etapas: Aprovadores, Entidades Contábeis e Documentos.

Procedimento para Utilização 

• Ao acessar o cadastro de Grupos de Aprovação, clique em Incluir;

• É apresentada uma janela para definir os aprovadores e suas características;

• Preencha os principais campos do cabeçalho;
  • Grupo: Código de identificação do grupo de aprovação.
  • Descrição : Descrição para identificação do grupo de aprovação.
• Preencha os principais campos de aprovadores:
  • Aprovador (AL_APROV): Código do aprovador participante do Grupo de aprovação.
  • Nível (AL_NIVEL): Nível do aprovador dentro da hierarquia do Grupo de Aprovação. Quanto maior o nível, maior a posição hierárquica.
  • Tipo Aprov. (AL_LIBAPR): Identifica o tipo de aprovação do aprovador em questão. Pode assumir os seguintes valores:
    • Visto: Não consome o valor do documento analisado do saldo do aprovador.
    • Aprovador: Consome o valor do documento analisado do saldo do aprovado.

• Limite Auto (AL_AUTOLIM): Indica se considera os valores definidos como limite mínimo e limite máximo no Cadastro do Perfil de Aprovação. 

                           Sim - Somente os documentos que estiverem dentro dos limites definidos no perfil de aprovação serão direcionados aos aprovadores.

                           Não - Ignora os limites definidos no perfil de aprovação e, desta forma, os documentos serão direcionados para os aprovadores mesmo que estejam fora dos limites. 

• Tipo Lib. (AL_TPLIBER): Identifica o tipo de liberação que será executada pelo aprovador em questão. Pode assumir os seguintes valores:
  • Usuário: Realiza a liberação apenas do aprovador em questão. Os demais aprovadores do grupo, inclusive de mesmo nível devem proceder com as respectivas aprovações.
  • Nível: Realiza a liberação de todo o nível ao qual o aprovador pertence no Grupo de Aprovação, disponibilizando o documento para análise do nível seguinte.
  • Pedido: Realiza a liberação de todo o grupo de aprovação, atualizando o status do documento analisado para Liberado e encerrando o Fluxo de Alçadas.
• Perfil Aprov.: Determinar qual o perfil de aprovador que será considerado.
• Superior:(AL_APROSUP): Este campo é utilizado no procedimento de transferência da pendência de aprovação do aprovador subordinado para o aprovador superior na rotina de liberação de documento. Caso não tenha sido informado o superior do subordinado na rotina cadastro de aprovadores, é utilizado o aprovador superior informado neste campo do grupo de aprovação para realizar o procedimento de transferência do aprovador subordinado para o aprovador superior. Caso tenha sido informado um aprovador superior na rotina de cadastro de aprovadores e um aprovador superior no grupo de aprovação, a prioridade será sempre o aprovador superior informado na rotina cadastro de aprovadores.

• Preencha as entidades contábeis. 

  • Centro de Custo(DBL_CC): Código do centro de custo.
  • Conta Contábil(DBL_CONTA): Código da Conta Contábil.
  • Item Conta(DBL_ITEMCT): Código do Item de Conta.

  • Classe Valor(DBL_CLVL ): Código da Classe Valor.

  O bloqueio de alçadas por entidades contábeis, além de ser feito pela combinação de todas entidades informadas no grupo de aprovação, também é feito por aproximação da combinação. O sistema trabalha de forma recursiva para  fetuar o bloqueio, ou seja, é verificada a combinação das entidades que mais se aproxima para efetuar o bloqueio.

• Caso habilitado o parâmetro MV_ALTPDOC será habilitado a aba de "Tipos de documentos". Para usuários que necessitam de alçada por tipo de documento, esta opção permite filtrar o tipo de documento possibilitando um vínculo com o grupo associado. Desta forma, ao gerar um documento é realizada uma verificação em conjunto com as entidades contábeis determinando se o documento será ou não bloqueado. Os critérios que podem ser definidos no filtro são:
  • Medições.
  • Nota Fiscal.
  • Pedido de Compra.
  • Solicitação ao Armazém.
  • Solicitação de Compra.
  • Solicitação de transferência de produto entre Filiais/Armazém.
• Na aba "Tp Compra X Aprovadores" é associado quais os tipos de compras que serão permitido o aprovador liberar. Caso não seja informado nenhum, é considerado que são todos os tipos de compra.

Substituição de aprovadores

Esta opção está localizada no Grupo de Aprovação, tem como objetivo substituir os aprovadores que não podem realizar a aprovação por diversos motivos, por exemplo férias, desligamento, alteração na função etc.

Com isso a rotina fica com mais dinâmica, pois nos casos que o usuário não está na empresa é possível fazer o direcionamento das pendencias.

A rotina possui 3 partes:

• Dados Atuais/Filtro - Possui campos para realização de busca todos os aprovadores cadastrados. É possível filtrar por perfil, para um grupo de entidades especificas, ou para um usuário. 
• Novos Dados/ Atualização - Nesses campos é informado o novo conteúdo que será inserido na confirmação da substituição.
• Atualização de aprovadores – Será o resultado dos filtros preenchidos "Dados Atuais/Filtro " e Novos Dados/ Atualização, esses dados serão exibido mediante ao acesso ao botão "Outras Ações" a opção "Buscar Aprovadores"
  
  

Procedimento para Utilização 

• Na janela de manutenção do Cadastro de Grupos de Compras, clique em "Incluir".

• É apresentada a janela "Grupo de Compras - Incluir", na qual devem ser relacionados os compradores que formarão o grupo de compras.

• Preencha os dados principais:

• • Cód. Usuário (AJ_USER): Código do usuário do Sistema que faz parte do Grupo de compras.

• • An. Cotação (AJ_COTACAO): Identifica se o usuário tem permissão para realizar Análise de cotações neste Grupo de compras.