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Esta documentação tem como objetivo esclarecer e orientar sobre o processo de consumo de licenças do produto Clock In. O Clock In é um produto TOTVS que é comercializado As licenças são comercializadas por quantidade de licenças de uso, onde o cliente , deve contratar uma quantidade que seja suficiente para atender a quantidade de empregados da sua empresa que irão utilizá-lo para o marcação de ponto eletrônico.
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A quantidade de licenças está ligada ao Contrato efetuado com a TOTVS e a chave do contrato é o código chamado de TCode.
No Clock In o ambiente Carol recebe um nome, que chamamos Na Carol é criado um espaço para o cliente que chamamos de Organização. E, dentro de uma mesmada Organização é possível ter mais de um ambiente, que chamamos de Tenant.
No Contrato Contrato estão descritos as licenças contratadas e as Tenants que estarão relacionados a quantidade de licenças contratadas.
Assim, um cliente pode ter mais de uma Tenant contratada em seu TCode. Para que possamos atender empresas que possuem mais de uma unidade e que desejem tratar cada unidade separadamente no Clock In.
Para esses casos, a quantidade de licenças contratadas será considerada a de cada TCode e a utilização será considerada a aglutinação o agrupamento de uso de cada Tenant.
Exemplo:
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04.REGRA PARA O CÁLCULO DE LICENÇAS EXCEDIDAS
Para o entendimento verificar se o número de licenças foi excedido, verificar o abaixo um exemplo abaixo onde na primeira linha é demonstrado o cálculo de licenças contratadas. Já na segunda linha mostra um cenário que demonstra quando o consumo de licenças não está excedido. E por fim a terceira linha onde mostra um cenário onde o número de licenças está excedido.
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05.MENSAGEM DE ALERTA NO BACKOFFICE
Ao efetuar o login no BackOffice no BackOffice, se for identificado que as licenças consumidas do TCODE estiverem com as licenças excedidas. Será, será demonstrada uma mensagem no BackOffice alertando sobre essa situação. A mensagem também tem um link para essa documentação. Esta mensagem será demonstrada enquanto o número de licenças consumidas for maior que o número de licenças contratadas. Assim que as licenças forem ajustadas a mensagem não será mais demonstrada. A mensagem será demonstrada para os usuários que são do tipo "Tenant Admin" .
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Quando for identificado que o número de licenças consumidas for maior que as licenças contratadas será possível consultar mais detalhes no DASH do no BackOffice. Para isso basta acessar a opção de menu "Dashboard" no BackOffice . No canto superior será demonstrado dois quadros, o primeiro demonstrando contendo Licenças Consumidas e o segundo quadro mostra contendo a quantidade de licenças consumidas por ambiente (Tenants). Segue abaixo protótipo:
07.ORIENTAÇÕES SOBRE COMO SOLICITAR O AJUSTE DAS LICENÇAS CONTRATADAS
Quando for identificado no BackOffice o excedente de licenças conforme descrito nos itens acima é necessário que o cliente entre em contato com o ESN da Unidade TOTVS responsável pela venda ou o "Customer Success".
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temos o seguinte passo a passo:
| Informações |
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Caso não saiba o contato do ESN, necessário abrir ticket para receber orientações. O processo de licenças poderá levar até 5 dias úteis para atualização, após contato. |
08.STOP PROCESSING POR CPF: LICENÇAS EXCEDIDAS ACIMA DA MARGEM DE USO
O processo que chamamos de Stop Processing por CPF fará com que marcações realizadas acima da quantidade de licenças contratadas + margem de uso fiquem em stand by, ou seja, as marcações não serão processadas, isso significa que as marcações:
- Não terão NSR gerado,
- Não constarão na consulta de marcações do BackOffice.
- Não estarão disponíveis para integração com automação de ponto do ERP
- Não estarão disponíveis para geração do arquivo AFD.
A margem de uso é um percentual de licenças excedidas que ao ultrapassar esse valor as marcações relativas as licenças excedentes não serão mais processadas até que as quantidade de licenças contratadas seja ajustado, veja a regra para os valores de margem de uso para a quantidade de licenças:
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O produto Clock in irá fazer o bloqueio na movimentação de marcações caso o limite de licenças seja excedido.
O limite é um percentual de licenças excedidas que ultrapasso o bloqueio passa a ser realizado. A Regra utilizada é a seguinte:
- Até 1000 licenças contratadas contratadas o limite margem de uso é de 10%. Exemplificando, se o número de licenças contratadas é 500 e o consumo ficou em 545, o consumo de licenças estará em 109%, então as marcações não serão bloqueadasprocessadas normalmente. Caso o consumo ultrapasse os 110% as marcações serão bloqueadas ,, não serão mais processadas.
- Acima de 1000 licenças contratadas o limite a margem de uso é de 5%. Exemplificando se o número de licenças contratadas é 1500 e o consumo ficou em 1545, o consumo de licenças estará em 103%, então as marcações não serão bloqueadasprocessadas normalmente. Caso o consumo ultrapasse 105% as marcações serão bloqueadas, não serão mais processadas.
Abaixo o fluxo do bloqueio que irá ocorrer:
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| Aviso |
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Quando o contrato tiver excedido as licenças contratadas + margem de uso, para saber quais CPFs e marcações estão sendo consideradas nesse cálculo basta acessar o Dashborad do Backoffice. Já no primeiro quadro onde o excedente é demonstrado, através do Link "Ver Detalhe". |
09.INFORMAÇÕES IMPORTANTES
Abaixo elencamos algumas recomendações e informações sobre o processo de Consumo de Licenças:
Sugerimos que os responsáveis pela gestão das licenças do Clock in possuam um usuário com perfil Tenant Admin e estes acessem o Backoffice ao menos uma vez por semana para avaliarem as licenças consumidas e/ou excedidas.
Caso o ESN já tenha entrado em contato, é importante que o ajuste de contrato seja realizado o mais breve possível, evitando assim o Stop Processing por CPF
A margem de uso foi estabelecida para que os clientes tenham tempo de ajustar seus contratos. Assim, quando o aviso estiver visível no ambiente entre em contato, o mais breve possível, com seu ESN ou com nosso atendimento
O início de verificação da quantidade de licenças contratadas x consumidas se dará entre a segunda quinzena de Julho e o mês de Agosto, de forma gradual para todos os clientes Clock In
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Temos ações em paralelo que irão
- Atualização automática do Backoffice nos ambientes gradualmente durante o mês de agosto/24
- Contato da TOTVS com clientes que estão com licenças excedidas durante o mês de agosto/24
- Será emitido um comunicado onde informaremos sobre a data prevista para o início do bloqueio
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