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Esta documentação tem como objetivo esclarecer e orientar sobre o processo de consumo de licenças do produto Clock In. O Clock In é um produto TOTVS que é comercializado As licenças são comercializadas por quantidade de licenças de uso, onde o cliente , deve contratar uma quantidade que seja suficiente para atender a quantidade de empregados da sua empresa que irão utilizá-lo para o marcação de ponto eletrônico.
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A quantidade de licenças está ligada ao Contrato efetuado com a TOTVS e a chave do contrato é o código chamado de TCode.
No Clock In o ambiente Carol recebe um nome, que chamamos Na Carol é criado um espaço para o cliente que chamamos de Organização. E, dentro de uma mesmada Organização é possível ter mais de um ambiente, que chamamos de Tenant.
No contrato Contrato estão descritos as licenças contratadas e as Tenants que estarão relacionados a quantidade de licenças contratadas.
Assim, um cliente pode ter mais de uma Tenant contratada em seu TCode. Para que possamos atender empresas que possuem mais de uma unidade e que desejem tratar cada unidade separadamente no Clock In.
Para esses casos, a quantidade de licenças contratadas será considerada a de cada TCode e a utilização será considerada a aglutinação o agrupamento de uso de cada Tenant.
Exemplo:
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A regra para o cálculo de licenças é considerada da seguinte maneira:
Para verificar se o número de licenças foi excedido, abaixo um exemplo onde na primeira linha é demonstrado o cálculo de licenças contratadas. Já na segunda linha mostra um cenário que demonstra quando o consumo de licenças não está excedido. E por fim a terceira linha onde mostra um cenário onde o número de licenças está excedido.
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Ao efetuar o "login" no BackOffice BackOffice, se for identificado que as licenças consumidas do TCODE estiverem acima das licenças contratadas. Será com as licenças excedidas, será demonstrada uma mensagem no BackOffice alertando sobre essa situação. A mensagem também tem um link para essa documentação. Esta mensagem será demonstrada enquanto o número de licenças consumidas for maior que o número de licenças contratadas. Assim que as licenças forem ajustadas a mensagem não será mais demonstrada. A mensagem será demonstrada para os usuários que são do tipo "Tenant Admin" .
Quando for identificado que o número de licenças consumidas for maior que as licenças contratadas será possível consultar mais detalhes no DASH do no BackOffice. Para isso basta acessar a opção de menu "Dashboard" no BackOffice . No canto superior será demonstrado dois quadros, o primeiro demonstrando contendo Licenças Consumidas e o segundo quadro mostra contendo a quantidade de licenças consumidas por ambiente (Tenants). Segue abaixo protótipo:
Quando for identificado no BackOffice o excedente de licenças conforme descrito nos itens acima é necessário que o cliente entre em contato com o ESN da Unidade TOTVS responsável pela venda ou o "Customer Success".
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temos o seguinte passo a passo:
Informações |
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Caso não saiba o contato do ESN, necessário abrir ticket para receber orientações. O processo de licenças poderá levar até 5 dias úteis para atualização, após contato. |
O processo que chamamos de Stop Processing por CPF fará com que marcações realizadas acima da quantidade de licenças contratadas + margem de uso fiquem em stand by, ou seja, as marcações não serão processadas, isso significa que as marcações:
A margem de uso é um percentual de licenças excedidas que ao ultrapassar esse valor as marcações relativas as licenças excedentes não serão mais processadas até que as quantidade de licenças contratadas seja ajustado, veja a regra para os valores de margem de uso para a quantidade de licenças:
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O produto Clock in irá fazer o bloqueio na movimentação de marcações caso o limite de licenças seja excedido.
O limite é um percentual de licenças excedidas que ultrapasso o bloqueio passa a ser realizado. A Regra utilizada é a seguinte:
Abaixo o fluxo do bloqueio que irá ocorrer:
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Aviso |
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Quando o contrato tiver excedido as licenças contratadas + margem de uso, para saber quais CPFs e marcações estão sendo consideradas nesse cálculo basta acessar o Dashborad do Backoffice. Já no primeiro quadro onde o excedente é demonstrado, através do Link "Ver Detalhe". |
Abaixo elencamos algumas recomendações e informações sobre o processo de Consumo de Licenças:
Sugerimos que os responsáveis pela gestão das licenças do Clock in possuam um usuário com perfil Tenant Admin e estes acessem o Backoffice ao menos uma vez por semana para avaliarem as licenças consumidas e/ou excedidas.
Caso o ESN já tenha entrado em contato, é importante que o ajuste de contrato seja realizado o mais breve possível, evitando assim o Stop Processing por CPF
A margem de uso foi estabelecida para que os clientes tenham tempo de ajustar seus contratos. Assim, quando o aviso estiver visível no ambiente entre em contato, o mais breve possível, com seu ESN ou com nosso atendimento
O início de verificação da quantidade de licenças contratadas x consumidas se dará entre a segunda quinzena de Julho e o mês de Agosto, de forma gradual para todos os clientes Clock In
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Temos ações em paralelo que irão