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Aprovação por Worflow(Fluxo de Trabalho) -
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Integração TOTVS Aprovações e Atendimento X RMNucleus
Visão Geral do Programa
O WorkFlow (Fluxo de Trabalho) é um recurso implementado pelo RMNucleus X RMAgilisTOTVS Aprovações e Atendimento, com a finalidade APROVAR / REPROVAR atendimentos(RMAgilisTOTVS Aprovações e Atendimento), gerados pelos movimentos(RMNucleus), a partir, de etapas e fluxo de etapas pré-definidas pelo administrador .
Descrição do Processo:
- Ao salvar um movimento parametrizado para utilizar aprovação por Workflow no RMNucleus, será gerado um atendimento no RMAgilis;
- Os atendimentos gerados por movimentos que precisam de aprovação deverão ser aprovados para que possam ser recebidos/faturados no RMNucleus.
Importante:
- Após a abertura do atendimento, o mesmo pode ser repassado livremente para vários atendentes(de acordo com o fluxo de etapas) que têm a responsabilidade de realizar tarefas para a execução da solicitação.
- Durante o percurso de realização de tarefas, o atendimento pode sofrer várias alterações de status até que o mesmo seja concluído atendendo a solicitação ou não.
Os atendimentos do RM Agilis possuem uma vida útil. Eles são abertos para que uma solicitação seja feita. Após a abertura do atendimento, o mesmo pode ser repassado livremente para vários atendentes que têm a responsabilidade de realizar tarefas para a execução da solicitação. Durante o percurso de realização de tarefas, o atendimento pode sofrer várias alterações de status até que o mesmo seja concluído atendendo a solicitação ou não.
O WorkFlow (Fluxo de Trabalho) é um recurso que foi implementado no RM Nucleus X RM Agilis com a finalidade de fazer com que os atendimentos percorram "caminhos", automaticamente. Esses caminhos são pré-definidos pelo administrador. O Atendimento " passa " por etapas (tarefas) e de acordo com a condição escolhida na conclusão de uma determinada etapa, o atendimento é repassado para outra até que o mesmo termine de percorrer o fluxo.
Objetivo:
Ao salvar um movimento de aprovação por Work Flow no RM Nucleus, será gerado um atendimento no RM Agilis, vinculado ao usuário logado.
Os atendimentos gerados por movimentos que não precisam ser aprovados, serão concluídos automaticamente respeitando o fluxo. Os atendimentos gerados por movimentos que precisam de aprovação serão repassados de acordo com o fluxo de aprovação.
Para a correta parametrização dos tipos de movimentos e integração entre os sistemas, é necessário:
1. O usuário do Nucleus deverá corresponder a um atendente no RM Agilis.
2. No RM Agilis através do menu Atendimento cadastrar um Grupo de Atendimento e um Tipo de Atendimento.
3. Nos parâmetros do tipo de movimento do RM Nucleus na pasta Identificação sub pasta Aprovação deverá informar os seguintes campos Grupo de Atendimento e Tipo de Atendimento.
4. Movimentos emWorkFlow (último atendimento gerado pelo movimento está em andamento) não podem ser faturados nem alterados.
5. Movimentos não aprovados (último atendimento gerado pelo movimento está cancelado) não podem ser faturados.
Veja tabela:
Status do último atendimento gerado pelo movimento:
Faturar Cancelar Alterar
Cancelado N S S
Em andamento N S N
Concluído S S S
6. Na visão de movimentos estará disponível um filtro para movimentos aprovados, não-aprovados e em aprovação para faturamento.
7. Na visão de movimentos estará disponível um menu de aprovação por Work Flow
- O usuário logado deve estar vinculado a um atendente no TOTVS Aprovações e Atendimento.
- Parametrizar um tipo de movimento para utilizar aprovação por Workflow(1.1.XX), acessando os parâmetros do tipo de movimento na etapa Workflow;
- Ao incluir/salvar um movimento parametrizado para utilizar aprovação por Workflow (no RMNucleus), será gerado um atendimento no TOTVS Aprovações e Atendimento;
- O atendimento gerado seguirá um fluxo de etapas de acordo com os critérios definidos Tipo de Atendimento. Basta clicar no botão Avançar Tarefa que o atendimento será encaminhado para a primeira etapa e assim por diante até o final(aprovado ou reprovado);
- Caso o atendimento seja aprovado, o mesmo, estará disponível para ser faturado/recebido;
- Caso haja, alteração do movimento o atendimento criado será substituído por um novo atendimento e o processo de aprovação retornará a sua etapa inicial.
IMPORTANTE!!!
- A aprovação existente
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- não pode funcionar simultaneamente a aprovação por WorkFlow
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9. Os fluxos de aprovação serão definidos dinamicamente no RM Agilis. A condição de passagem para a próxima tarefa deverá conter uma fórmula que determina qual o responsável pela execução da próxima tarefa. Estas fórmulas serão cadastradas no RMAgilis.
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11. Na geração de N movimentos ao faturar, não serão gerados atendimentos de aprovação no RM Agilis. Será necessário acessar o menu de aprovação de movimentos por work flow gerando os atendimentos para tais movimentos.
12. Após provação de movimentos por Work Flow, e houver desdobramento destes, somente poderão ser aprovados novamente se consistidos pela fórmula.
Exemplo:
Uma empresa deseja realizar aprovação por Work Flow, para os movimentos no qual o valor líquido seja maior que R$ 50,00 e menor que 300,00. Caso ultrapasse este valor devera ser aprovado pelo gerente. Os Valore abaixo de R$ 50,00 não passarão pelo processo de aprovação.
Através do menu Cadastro / Fórmulas deverá incluir uma fórmula que irá retornar o código do atendimento
Código: ATEND
Descrição: Código do atendimento
Texto:
CAMPOSATENDIMENTO ( 'CODATENDIMENTO' )
Através do menu Utilitário/Consultas SQL, deverá incluir uma sentença que irá consistir o valor liquido para o atendimento gerado pelo Work Flow
Código : VALORLIQUIDO
Descrição: Retornar o valor líquido do movimento
SQL:
SELECT VALORLIQUIDO FROM TMOVATEND, TMOV
WHERE TMOVATEND.CODCOLIGADA = TMOV.CODCOLIGADA
AND TMOVATEND.IDMOV = TMOV.IDMOV
AND TMOVATEND.CODATENDIMENTO=:FRM_ATEND
Exemplo de fórmulas de condição de passagem para a próxima tarefa
Código: 01
Descrição: Aprovação Inicial
Texto:
Decl VlrLiquido;
SE EXECSQL('VALORLIQUIDO') = 1
ENTAO SETVAR(VlrLiquido,RESULTSQL('VALORLIQUIDO','VALORLIQUIDO'));
SE VlrLiquido < 50 ENTAO CONCLUIDOCONFIRMADO
SENAO
1
FIMSE
SENAO 0
FIMSE
Observação:
Neste caso, após de incluir uma movimentação que gerou Atendimento por Work Flow para o RMAgilis, cujo valor liquido seja menor que R$ 50,00 o atendimento será concluído automaticamente, não precisará ser repassar para aprovação.
Código: 02
Descrição: Aprovação por Fluxo
Texto:
Decl VlrLiquido;
SE EXECSQL('VALORLIQUIDO') = 1
ENTAO SETVAR(VlrLiquido,RESULTSQL('VALORLIQUIDO','VALORLIQUIDO'));
SE VlrLiquido > 50 E VlrLiquido < 300 ENTAO 2
SENAO 3
FIMSE
SENAO 0
FIMSE
Observação:
Neste caso, após de incluir uma movimentação que gerou Atendimento por Work Flow para o RM Agilis, cujo valor liquido seja maior que R$ 50,00 e menor que R$ 300,00, o atendimento será repassado para o grupo de atendentes 2 caso for maior que R$ 300,00, será repassado para o grupo de atendentes 3. sendo necessário aprovação do atendimento.
Código: 03
Descrição: Não Aprova
Texto:
CANCELAR
Observação:
Neste caso, após de incluir uma movimentação que gerou Atendimento por Work Flow para o RM Agilis, cujo valor liquido seja maior que R$ 50,00 e menor que R$ 300,00, o atendimento será repassado para o grupo de atendentes 2 caso for maior que R$ 300,00, será repassado para o grupo de atendentes 3. sendo necessário aprovação do atendimento. Caso não aprovado o atendimento será cancelado automaticamente.
Código: 04
Descrição: Concluir
Texto:
CONCLUIDOCONFIRMADO
Observação:
Neste caso, após de incluir uma movimentação que gerou Atendimento por Work Flow para o RM Agilis, cujo valor liquido seja maior que R$ 50,00 e menor que R$ 300,00, o atendimento será repassado para o grupo de atendentes 2 caso for maior que R$ 300,00, será repassado para o grupo de atendentes 3. Sendo necessário aprovação do atendimento. Caso aprovado o atendimento será concluído confirmado.
Observação:
As etapas e fluxo de tarefas deverão ser informadas no Tipo de Atendimento no RM Agilis. Nestas etapas do atendimento na pasta Ação, deverá estar configurada para bloquear as seguintes ações:
Repassar;
Repassar de volta;
Concluido (a responder);
Concluido (Respondido);
Concluido (Confirmado);
Em andamento;
Cancelar.
Parametrizações do RM Agilis para se trabalhar com Work Flow
Os atendimentos do RM Agilis possuem uma vida útil. Eles são abertos para que uma solicitação seja feita. Após a abertura do atendimento, o mesmo pode ser repassado livremente para vários atendentes que têm a responsabilidade de realizar tarefas para a execução da solicitação. Durante o percurso de realização de tarefas, o atendimento pode sofrer várias alterações de status até que o mesmo seja concluído atendendo a solicitação ou não.
O WorkFlow (Fluxo de Trabalho) é um recurso que foi implementado no RM Agilis com a finalidade de fazer com que as ocorrências percorram "caminhos", automaticamente. Esses caminhos são pré-definidos pelo administrador. A ocorrência "passa" por etapas (tarefas) e de acordo com a condição escolhida na conclusão de uma determinada etapa, o atendimento é repassado para outra até que o mesmo termine de percorrer o fluxo.
Para a utilização do WorkFlow devem ser seguidos alguns passos essenciais:
O exemplo utilizado é de uma instituição acadêmica.
1º Passo: Cadastro de Grupo de Atendimento.
Grupos:
Secretaria
Arrecadação
Biblioteca
2º Passo: Cadastro de Tipo de atendimento.
Para o grupo Secretaria:
Tipos:
Histórico escolar
Declaração de conclusão de curso
Diploma
Para o grupo Biblioteca:
Tipos:
Livros
Revistas
Jornais
3º Passo: Cadastro de Etapas e definição de Condições.
Em cada etapa devem ser definidas condições de repasse para a próxima etapa.
Etapa:
Solicitação de Histórico Escolar
Condições:
Aluno em dia
Aluno em débito
Etapa:
Confecção de Histórico Escolar
Condições:
Confeccionado
Não confeccionado
Etapa:
Impressão de Histórico Escolar
Condições:
Impresso
Não impresso
Etapa:
Entrega de Histórico Escolar
Condições:
Entregue
Não entregue
Etapa:
Solicitação indeferida
Condição
Indeferida
4º Passo: Cadastro de Fluxo de atendimento.
Etapa: Solicitação de Histórico Escolar
Condição: Aluno em dia
Próxima etapa: Confecção de Histórico Escolar
Etapa: Solicitação de Histórico Escolar
Condição: Aluno em débito
Próxima etapa: Solicitação indeferida
Fórmula a ser executada no momento de passagem da tarefa: Concluir Atendimento.
Etapa: Confecção de Histórico Escolar
Condição: Confeccionado
Próxima etapa: Impressão de Histórico Escolar
Etapa: Confecção de Histórico Escolar
Condição: Não confeccionado
Próxima etapa: Solicitação de Histórico Escolar
Etapa: Impressão de Histórico Escolar
Condição: Impresso
Próxima etapa: Entrega de Histórico Escolar
Fórmula a ser executada no momento de passagem da tarefa: Concluir Atendimento.
Etapa: Impressão de Histórico Escolar
Condição: Não impresso
Próxima etapa: Solicitação de Histórico Escolar
O fluxo acima ficaria da seguinte forma:
ETAPA ATUAL CONDIÇÃO PRÓXIMA ETAPA
Solicitação de Histórico Escolar Aluno em dia Confecção de Histórico Escolar
Solicitação de Histórico Escolar Aluno em débito Solicitação indeferida
Confecção de Histórico Escolar Confeccionado Impressão de Histórico Escolar
Confecção de Histórico Escolar Não confeccionado Solicitação de Histórico Escolar
Impressão de Histórico Escolar Impresso Entrega de Histórico Escolar
Impressão de Histórico Escolar Não impresso Solicitação de Histórico Escolar
Após a execução dos passos acima, para que um atendimento siga um fluxo, é necessário que no momento que o mesmo estiver sendo criado, os campos Grupo de Atendimento e Tipo de Atendimento da tela de edição, sejam preenchidos. Neste caso, após salvar o atendimento, o botão de comando Avançar Etapa será habilitado. A partir desse momento o atendimento poderá seguir o fluxo, para isso, basta clicar no botão Avançar Tarefa que o atendimento será encaminhado para a primeira tarefa.
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- Se um tipo de movimento de solicitação de compras (1.1.01 por exemplo) estiver parametrizado para utilizar aprovação por WorkFlow, os movimentos inseridos somente estarão disponíveis para Cotação se forem aprovados no
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- TOTVS Aprovações e Atendimento;
- Os atendimentos gerados por movimentos que precisam de aprovação, deverão ser aprovados para que possam ser recebidos/faturados no RMNucleus;
- Na visão de movimentos estará disponível um filtro para movimentos aprovados, não-aprovados e em aprovação para faturamento:
- Enquanto o atendimento estiver percorrendo o fluxo, o mesmo pode ser repassado através do recurso de repasse livre, para qualquer atendente. Nesse caso, o atendimento sairá do fluxo e para que o atendimento retorne ao fluxo, o usuário deverá clicar no botão de comando Avançar Tarefa, o atendimento seguirá novamente o fluxo partindo da etapa em que parou;
- Quando uma ocorrência já está no meio de um fluxo (já passou da primeira tarefa) e clicamos em "Avançar Etapa", o sistema apresentará (com base na tarefa atual) uma tela com uma caixa de seleção que é a condição de passagem. O atendente (usuário) deverá escolher uma das condições e a sua escolha definirá qual será a próxima tarefa (e quem irá receber a ocorrência) de acordo com o fluxo cadastrado
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Enquanto o atendimento estiver percorrendo o fluxo, o mesmo pode ser repassado através do recurso de repasse livre, para qualquer atendente. Nesse caso, o atendimento sairá do fluxo. Para que o atendimento retorne ao fluxo, o usuário deverá clicar no botão de comando Avançar Tarefa, o atendimento seguirá novamente o fluxo partindo da etapa em que parou.
Cadastros Necessários:
No Gestão de Relacionamento com o Cliente -
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TOTVS Aprovações e Atendimento:
Criando Atendente vinculado ao usuário:
Acessar Guia Atendentes e criar atendentes que participarão do processo de aprovação:
Criando o Tipo de Atendimento e Grupo de Atendimento:
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Criando o Grupo de Atendimento:
Definindo a Classificação do Atendimento:
Parametrização RMNucleus:
Acessar os parâmetros do tipo de movimento que deseja aprovação por Workflow, etapa Workflow.
Tabelas Envolvidas:
TMOV | TMOVATEND | HATENDIMENTOBASE | HATENDENTE
Conteúdos Relacionados:
http://wikihelp.totvs.com.br/WikiHelp/CRM/CRM.Agilis.aspx
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http://wikihelp.totvs.com.br/WikiHelp/CRM/CRM.transferencia.aspx
Links dos principais conceitos e processos.
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