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PROCESSO DE MATRÍCULA - VIA SECRETARIA ESCOLAR
A realização de Matrícula via secretaria escolar é realizado para os alunos que desejam ingressar em ofertas de cursos da unidade operacional e que não tenham participado de um Processo Seletivo.
Assim, o processo de matrícula é realizado
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Descrição
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Matrícula
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Observações
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Processo que vincula um aluno à oferta da Matriz Aplicada em um Período Letivo com (ou sem) a associação da Turma e Turma/Disciplina.
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MATRÍCULA (Via Secretaria Escolar)
Neste tipo de matrícula, o aluno não participou de nenhum Processo Seletivo e realizará o processo de matrícula diretamente no balcão de atendimento na Secretaria Escolar . Podendo este aluno, ser novo ou não na instituição.
| Informações |
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Para o caso de novos alunos, o usuário da Secretaria Escolar deve realizar o cadastro para um novo aluno no Sistema, no Módulo Educacional -> Currículo e Oferta -> "Incluir" Aluno, conforme procedimento realizado no Material de Capacitação de Cadastros Básicos, no tópico Cadastro de alunos. |
Após realizar o novo cadastro do aluno, se necessário, o usuário da Secretaria Escolar deve selecionar o aluno desejado, clicar na opção "Anexos" e selecionar "Cursos/Habilitação".
| Dica |
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O aluno pode ou não, estar cadastrado em algum curso no Sistema, sendo possível incluir novos cursos para esse aluno. |
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Selecionar o aluno desejado.
Após clicar em "Anexos" no cadastro do aluno, selecionar "Curso / Habilitações".
Clicar em "Incluir" para cadastrar/pré matricular o aluno no Curso / Habilitação.
Preencher as informações necessárias nas abas
O usuário deve informar o "Curso" do Aluno e o status da "Situação de Matrícula" como "Pré-Matriculado". Após realizar todos os cadastros básicos previstos nas Abas Identificação, Ingresso, Observações e Campos Complementares, o usuário deve clicar em "Processos" e selecionar a opção "Matricular aluno". Clicar em "Processos" e selecionar a opção "Matricular aluno".
O usuário deve informar o "Período Letivo", a "Turma" e a "Situação atual" do aluno.
Após realizar o procedimento, o usuário deve acessar "Anexos" e clicar em Matrículas no Período Letivo, conforme passo a passo a seguir.
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para alunos novatos ou veteranos.
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O processo de Matrícula requer o cadastro prévio do aluno, disponível em Totvs Educacional l Currículo e Oferta l Aluno - Localizar Pessoa/ Registro Preliminar l Incluir
Quando já localizado o cadastro, as informações a ele vinculadas devem ser verificadas, garantindo a validade dos dados e a manutenção do registro de acordo com as normas da unidade operacional. Os processos podem ser consultados no TDN: Cadastro de alunos |
O acesso para execução das matrículas é realizado através do Módulo TOTVS Educacional l Educacional
A partir do cadastro do Aluno, em <anexos>, selecione o item Cursos/ Habilitações
Clique em Incluir no ícone de + (mais\ incluir) na parte inferior da tela
Na <aba> Identificação, selecione os dados associados à matrícula, conforme indicado
- Curso
- Habilitação
- Matriz Curricular
- Turno
- Situação de Matrícula
- Campus/ Polo (Conforme norma da Unidade Operacional)
Na <aba> Campos Complementares, associe as informações necessárias à Matrícula/ Oferta de Curso com atenção aos registros necessários para o envio dos dados à Solução Integradora
Em seguida, acesse <Processos> e selecione o item Matricular Aluno
Vincule os dados e em seguida, clique em <Avançar>
- Período Letivo
- Turma
Finalizado o processo de Matrícula, poderá ser visualizada a partir do <Anexo> Curso/Habilitação | <Anexos> Matrículas no Período Letivo
| Nota | ||
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A matrícula do aluno deve estar primeiramente associada ao Status: Pré-Matriculado. Assim, uma vez realizados os procedimentos internos associados à análise financeira e documental, e identificada a ausência de débitos financeiros do aluno com a instituição e análise de pendências de documentações, será realizado a emissão do boleto. Após identificar o pagamento e a baixa do lançamento contábil, pode-se aplicar a alteração de Status de Matrícula para Matriculado. Para verificar se os documentos obrigatórios à matrícula foram entregues, acesse: Currículo e Oferta l Alunos l <Anexos> l Documentos Solicitados. | ||
| Aviso | ||
O aluno deve ser cadastrado no Sistema com o status "Pré-matriculado" para a "Situação de matrícula" e após os procedimentos internos de análise financeira e documental, se o aluno não possuir débitos com a instituição ou pendência de documentação, é realizada a emissão do Boleto. Após o pagamento deste, o Sistema automaticamente mudará o status do aluno para "Matriculado".
Após a confirmação da entrega dos documentos, o usuário deve anexar os documentos do Aluno no GED (Gestão Eletrônica de Documentos) |
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disponível em Alunos | <Anexos> l GED l Integração GED, conforme apresentado no processo de Matrícula via Processo Seletivo |
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. Em seguida, o usuário deve |
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emitir o Contrato de Prestação de Serviços |
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Educacionais para a Matrícula realizada em Alunos | <Anexos> l Contratos l <Anexos> | Relatórios ou Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Relatórios. |
EMISSÃO DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EDUCACIONAIS
A partir do acesso ao Contrato de Prestação de Serviços Educacionais, devem ser verificadas as informações registradas nas abas:
- Identificação
- Contabilização
- Responsável Financeiro
- Parcela
Validadas as informações registradas, o relatório poderá ser emitido.
A emissão do Contrato de Prestação de Serviços Educacionais está disponível em Alunos | <Anexos> l Contratos l <Anexos> | Relatórios ou Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Relatórios
Selecionado o registro, em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos>, clique em Relatórios e em seguida selecione o relatório correspondente
Vincule as informações aos Parâmetros e clique em <Submeter>
GERAÇÃO DO LANÇAMENTO FINANCEIRO
O Contrato de Prestação de Serviços Educacionais reúne as parcelas que compõem o Plano de Pagamento, desta forma, devem ser associados os Lançamentos Financeiros nas parcelas.
Acesse Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> e selecione a opção Parcela
Selecionada a Parcela em que será realizado o Lançamento Financeiro, acessando <Processos> | Gerar Lançamento
À parcela será associado o Lançamento Financeiro, sinalizado pelo ícone 
.
E ao posicionar o cursor neste mesmo ícone
, serão apresentadas informações complementares referente ao Lançamento Financeiro
EMISSÃO DO BOLETO BANCÁRIO PARA PAGAMENTO
A emissão do Boleto Bancário é realizada após gerar o Lançamento Financeiro das parcelas que compõem o Contrato.
A emissão pode ser realizada a partir do Lançamento, Boleto ou Contrato.
EMISSÃO VIA LANÇAMENTO
A partir do Lançamento em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Parcela | < aba> Lançamentos/ Boletos da Parcela | <Anexos> | Relatórios, em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.
EMISSÃO VIA CONTRATO FINANCEIRO
No menu Educacional l <aba> Financeiro/ Contábil l Contratos, selecione o Contrato para emissão do Boleto, clique em <Processos> e selecione o item Imprimir Boleto. Em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.
EMISSÃO VIA BOLETO
No menu Educacional | <Aba> | Financeiro/ Contábil | Boletos, selecione o registro para emissão do Boleto, clique em <Processos> e selecione o item Imprimir Boleto. Em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.
LANÇAMENTO FINANCEIRO - BAIXA MANUAL
Realizado o pagamento referente ao Boleto emitido, é necessário executar Baixa para o Lançamento Financeiro.
O processo de Baixa pode ser realizado de duas formas:
- Automaticamente através da leitura do arquivo de retorno (Banco) no Módulo Financeiro
- Manualmente a partir do Lançamento Financeiro
Para executar a Baixa Manual, selecione o Lançamento Financeiro em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Parcela | < aba> Lançamentos/ Boletos da Parcela | <Anexos> e clique em Baixa | Baixar Lançamento
Associe as informações referentes à Baixa e clique em <Avançar> para seguir com a etapa.
- Tipo de Baixa
- Data
- Moeda
Nas etapas seguintes, é possível consultar, editar os dados do lançamento e contabilização dos itens de Baixa.
Finalizado o processo é possível verificar no Lançamento Financeiro o Status 'Lançamento Baixado' ao posicionar o cursor do mouse no registro.
CONFIRMAÇÃO DE MATRÍCULA POR PAGAMENTO
O processo de Confirmação de Matrícula por Pagamento tem por finalidade efetivar as Matrículas de todos os alunos adimplentes após confirmação de pagamento e verificada Baixa do Lançamento.
O processo está disponível em Educacional l Matrícula e Avaliação l Mais... l Confirmação de Matrícula
Selecione o Período Letivo e preencha os dados listados abaixo:
- Período Letivo
- Situação de Matrícula
- Parcelas (Inicial e Final)
- Cotas (Inicial e Final)
- Situação de Matrícula para alunos com parcela baixada
- Situação de Matrícula para alunos com parcela não baixada
- Parâmetros relacionados à inadimplência, Matrícula e Contrato (Conforme os processos praticados pela instituição)
- Motivo
- Serviços (Vinculado à parcela para a qual a baixa deverá ser processada)
Clique em <Pré-visualizar alunos>
Selecione as Matrículas que irão compor o processo, e após, clique em <Fechar>
Caso algum aluno não seja selecionado para execução do processo, será apresentada mensagem de confirmação.
Selecione <Não> e retorne à tela de seleção de alunos para que o mesmo seja confirmado.
Selecione <Sim> e retorne à tela inicial para conseguinte <Executar> processo.
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Após a Confirmação de Matrícula, fique atento aos registros complementares obrigatórios para envio dos dados à Solução Integradora, associados aos Campos Complementares da Matrícula e na <aba> Ingresso do Curso/Habilitação |
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Clicar duas vezes no "Curso" desejado do aluno.
Após clicar em "Anexos", selecionar "Matrículas no período letivo".
Clicar em "Anexos" e selecionar "Contratos".
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Após selecionar a opção "Contratos" o usuário deve incluir um contrato ou editar um contrato já existente. O usuário deve informar o "Plano de Pagamento", a Matriz Aplicada, a data de início do Contrato, se o contrato será utilizado em solicitações via Portal e inserir os dados do Responsável Financeiro. Com as informações do contrato inseridas no Sistema, o usuário deve emitir/gerar o o Contrato de Prestação de Serviços para o aluno, seguindo os passos a seguir.
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Informar/marcar o item "Utilizar contrato em solicitações do aluno pelo portal", se necessário.
Preencher as informações necessárias.
Para emitir o Contrato de Prestação de Serviço/Termo de Compromisso, o usuário deve clicar em "Anexos" do "Relatório" e selecionar a opção "Relatório".
Clicar em "Submeter".
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Após a emissão do "Contrato", é necessário gerar o boleto de pagamento para o aluno. |
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Clicar em "Anexos" e selecionar a opção "Contratos".
Após selecionado o contrato, o usuário deve selecionar a opção parcela, na qual, aparece no Sistema como nada gerado (sem lançamentos gerados), sendo necessário realizar o procedimento de gerar lançamento conforme passo a passo a seguir. Na tela de contrato do aluno, clicar em "Anexos" e selecionar a opção "Parcela".
Selecionar a parcela.
Este processo converte todas as parcelas para um lançamento no Financeiro.
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O ícone " |
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Clicar em "Lançamentos/Boletos da parcela".
Na tela do lançamento, clicar em "Anexos", selecionar a opção "Relatórios" e em seguida, no boleto associado.
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Após aluno ter efetuado o pagamento deste boleto, é necessário que se dê a baixa deste lançamento. Esta baixa pode ser realizada de forma automática (no Módulo Financeiro) através do arquivo de retorno no banco ou de forma manual.
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O Sistema permite realizar a impressão do boleto bancário através da aba "Financeiro / Contábil" do Módulo Educacional na opção "Boleto" conforme mostrado abaixo.
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Na aba "Financeiro / Contábil" selecionar a opção "Boletos".
Clicar duas vezes no boleto desejado.
Para encontrar buscar/pesquisar o boleto desejado, foi utilizado o filtro de "Responsável Financeiro". Clicar em "Anexos", selecionar a opção "Relatórios" e em seguida, no boleto associado.
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REALIZAR BAIXA MANUAL DO BOLETO
Para realizar a baixa manual deste pagamento, o usuário responsável deve acessar o "Lançamento" do boleto do aluno para realizar a sua baixa.
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Clicar em "Boletos" na aba "Financeiro / Contábil" e selecionar o boleto desejado.
Clicar em "Anexos" e selecionar "Lançamento".
Clicar no ícone duas vezes para acessar o lançamento.
Após clicar duas vezes no ícone acima, o Sistema disponibiliza a tela com as informações de identificação do lançamento.
Após clicar em "Anexos", selecionar a opção "Boletos".
O usuário deve selecionar o boleto no qual deseja efetuar a baixa do pagamento, conforme passo a passo a seguir. Selecionar o "Boleto".
Preencher as informações com os "Dados da Baixa".
Preencher as informações necessárias
O Sistema realiza o cálculo do valor liquido automaticamente, após o preenchimento dos descontos e juros nos seus respectivos campos, conforme exemplo.
Clicar no ícone para incluir as formas de pagamento do boleto.
Após incluir os meios de pagamento, clicar em "Avançar".
Após realizar o processo descrito, o usuário pode verificar se o Sistema realizou ou não a baixa do lançamento de duas formas, conforme mostradas a seguir:
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Após verificar a baixa do pagamento, o usuário deve alterar o status de matrícula do aluno em questão, através do processo de "Confirmação de Matrícula por Pagamento" na tela de Matrículas do Período Letivo".
CONFIRMAÇÃO DE MATRÍCULA POR PAGAMENTO
Ao receber a confirmação de pagamento, o usuário da Secretaria deve realizar o processo de confirmação de matrícula por pagamento, conforme passos a seguir.
| Dica |
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Por tratar-se de um processo, o mesmo pode ser executado diariamente com o objetivo de efetivar as matrículas de todos os alunos mediante o pagamento da parcela de matrícula, independente do curso. |
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Clicar em "Matrículas do Período Letivo" na aba "Matrícula e Avaliação".
Selecionar o aluno desejado para realizar a matrícula. Clicar em "Processos".
Após clicar em "Processos", selecionar "Confirmação de matrícula por pagamento".
Clicar em "Avançar".
Selecionar os parâmetros para a confirmação de matrícula e clicar em "Avançar". |
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No campo de "Situação de matrícula" o usuário deve parametrizar o Sistema para: Para alunos com parcela não baixada - Informar para qual status a situação de matrícula do aluno deve ser alterada /mantida com a parcela não baixada. |
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Selecionar para qual tipo de Serviço o processo de confirmação de matrícula será executado. Clicar em "Avançar
Clicar em "Executar".
Após a mensagem de confirmação o usuário pode verificar a situação de matrícula do aluno, conforme imagem a seguir.
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Após a confirmação da matrícula, o usuário deve acessar a respectiva matrícula do aluno em "Matrícula no Período Letivo" (duplo clique na matrícula) e "Matrícula no Curso/Habilitação", para preencher/completar informações necessárias, como:
Campos Complementares (Matrícula no Período Letivo e Matrícula no Curso/Habilitação)
- Articulações (Entre SESI e SENAI);
- Condição do Aluno (Não Gratuito).
Ingresso (Matrícula no Curso/Habilitação)
- Informar o tipo de Ingresso do aluno.
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Na Matrícula do Período Letivo, o usuário deve completar as seguintes informações:
Na Matrícula do Curso/Habilitação, o usuário deve completar as seguintes informações: Confirmar/Preencher as informações na aba "Ingresso".
Confirmar/Preencher as informações na aba "Campos complementares".
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