Tarefas do Usuário -
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html-crm.task
Visão Geral do Programa
Essa função Esse programa permite a organização e a análise de todas as tarefas que serão desempenhadas junto ao contato do cliente ou ao cliente .Por intermédio desta lista o usuário conseguirá acompanhar suas (conta). Nele é possível acompanhar as tarefas, executar, detalhar ou mesmo alterá-las. As tarefas são apresentadas na lista em ordem cronológica "dia/mês/ano/hora" seguindo o seguinte padrão de cores:
Amarela: Aberta (No prazo) - São as Tarefas abertas que estão dentro do prazo de execução.
Preta: Suspensa - São as tarefas que foram suspensas.
Verde: São as tarefas já executadas.
Azul: Aberta (Futura) - São as Tarefas abertas que estão com a data e hora para iniciar maior que a data e hora atual do sistema.
Vermelho: Aberta (Em atraso) - São as tarefas abertas que já deveriam ter sido finalizadas, ou seja, a data e hora final da tarefa é menor que a data e hora atual do sistema.
Desta forma a empresa conseguirá organizar as tarefas do dia-a-dia dos usuários, estruturando os processos e facilitando a administração.
A Lista possibilita ao usuário acessar por intermédio de hiperlinks os detalhes da Conta, usuário responsável ou registro relacionado a Tarefa.
Status da Tarefa
A tarefa pode apresentar os seguintes status:
Aberta: a tarefa está pendente de execução ou já está em execução, mas ainda não foi encerrada. As tarefas abertas são classificadas de três formas, No prazo, Futuras e Atrasadas, de acordo com o período estabelecido para a tarefa.
Executada: a tarefa foi gerada e o responsável já a encerrou.
Suspensa: a tarefa está suspensa. Somente tarefas que não foram executadas podem ser suspensas.
Regra de Times: Na lista é apresentando o Identificador da tarefa, composto pelo código e pela descrição da ação da campanha. Quando acionado irá direcionar o usuário para o detalhamento da tarefa.
Caso a Regra de Times esteja ativa e o usuário logado não possuir acesso a conta, o link não é gerado, sendo apresentado o identificador da tarefa junto a um cadeado, indicando que o usuário logado não pode realizar o detalhamento desta tarefa.
Junto ao identificador, pode ser exibido um ícone de “CLIP” para indicar que o registro contém anexo.
Informações |
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Somente o responsável pela tarefa a ser desempenhada tem acesso as informações quando é utilizada a Regra de Times, caso contrário todos os usuários possuirão acesso as informações da tarefa. Qualquer usuário do CRM pode abrir uma tarefa para qualquer conta do CRM, porém quando é utilizada a Regra de Times o usuário não poderá ser responsável por tarefas de contas que não são de sua carteira. Desta forma a tarefa é aberta para usuários que possuem acesso à conta. |
Controle de Acesso
O CRM possibilita personalizar a disponibilidade de alguns campos e funções nos programas. Por intermédio do programa Manutenção Controle de Acesso CRM é possível ocultar campos e funções, mantendo apenas aqueles necessários para a empresa.
Tarefas
Objetivo da tela:Organizar as ações | Consultar, registrar e manutenir as tarefas efetuadas com as contas. |
Legenda:
Status: | Descrição: |
Aberta (No prazo) | Tarefas abertas que estão dentro do prazo de execução. |
Suspensa | Tarefas que foram suspensas. |
Executada | Tarefas já executadas. |
Aberta (Futura) | Tarefas abertas que estão com a data e a hora de início posteriores a data e a hora atuais do sistema. |
Aberta (Em atraso) | Tarefas abertas que deveriam ter sido finalizadas, ou seja, a data e a hora de início são anteriores a data e a hora atuais do sistema. |
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Ação: | Descrição: |
Nova Tarefa | Quando acionado permite cadastrar uma nova tarefa para o usuário logado. |
Relatório | Quando acionado executa os relatórios configurados para as tarefas do usuário. |
Exportar | Quando acionado exporta os resultados da consulta de tarefas para o Excel. |
Executar Selecionados | Quando acionado permite executar várias tarefas de uma só vez, basta selecionar na lista as tarefas que devem ser executadas, e quando apresentada a tela de execução informar os campos obrigatórios, resultado, mídia, descrição, data e hora para geração do histórico de ação. Nota |
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- A ação de múltipla seleção para execução de tarefas em lote, está disponível somente quando o parâmetro permite selecionar múltiplas tarefas estiver ativo. para ativar esse parâmetro acesse o programa Alterar Parâmetros do CRM, localize o parâmetro na guia de 'Tarefas' da lista dos principais campos e parâmetros.
- Somente é possível selecionar tarefas que possuem a mesma campanha e ação.
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Informações |
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| A tarefa será finalizada somente se o resultado alcançado for de encerramento. |
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Preferências do Usuário (CRM) | Quando acionado |
permite a a pesquisa estrita, para que a busca (simples ou avançada) seja efetuada considerando registros com valor exatamente igual ao informado. Para mais detalhes acesse: Pesquisa Estrita. |
Busca Simples | Inserir o tipo de informação a ser utilizada para a pesquisa de tarefas. As opções de informação disponíveis são: - Conta: Razão Social da conta;
- Número: Número do registro da tarefa;
- Ação
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.Este filtro é no formato de Campo texto onde o usuário pode informar algumas informações para busca como Razão Social da Conta ou Ação Campanha |
Busca Avançada | Quando acionado executa a tela Pesquisa Avançada, na qual |
é possível combinar podem ser combinados filtros a serem aplicados na pesquisa de tarefas. Para mais detalhes acesse: Busca Avançada. Nota |
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| É possível efetuar o filtro de tarefas por mais de um responsável por meio da função 'Zoom' do campo 'Responsável'. |
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Filtrado por | Exibe os filtros utilizados e permite excluí-los. |
Ao remover um filtro a pesquisa é realizada novamente considerando apenas os filtros restantes Para mais informações acesse: Filtros Aplicados. Informações |
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| Para remover o filtro de usuário responsável |
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, é necessário ativar o parâmetro 'Permite remover o filtro de responsável ao listar as tarefas no cadastro de tarefas e calendário?', localizado no grupo 'Tarefas' do programa Alterar Parâmetros do CRM. Ao remover o filtro e não haver nenhum outro informado na listagem das tarefas, um filtro de data é criado para o período 'data atual menos dez meses' e 'data atual mais dois meses'. Este filtro pode ser removido, porém é adicionado novamente caso nenhum outro filtro esteja configurado. |
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Filtros Predefinidos | Quando acionados, efetuam um filtro na lista de tarefas. Esses são filtros padrão localizados acima da lista de tarefas. Os filtros predefinidos disponíveis para tarefas são: - Minhas Tarefas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado independente do status
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. possuem definido o grupo que o usuário logado está presente, considera - . Considera todas as tarefas abertas
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(- : No prazo, Futuras e Atrasadas
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) .- ;
- Aberta (No prazo): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que estão dentro do prazo de execução, ou seja, o prazo para finalizar a tarefa ainda não se esgotou
|
.- ;
- Aberta (Futura): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que estão com a data e
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hora para iniciar maior que - a hora de início iguais ou posteriores a data e a hora
|
atual .- ;
- Aberta (Em Atraso): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que
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já ter sido - estar encerradas, ou seja, a data e
|
hora final é menor que - a hora finais são anteriores a data e a hora
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atual - atuais do sistema.
- Suspensas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado que estão suspensas.
- Executadas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado
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que foram infoO usuário pode criar seus próprios filtros simples (Ver detalhes: Filtro Simples).
Importante: | Quando o parâmetro “Utiliza grupo de usuário na tarefa?” está ativo, o filtro "Meus Grupos" fica disponível. Esse filtro apresenta todas as tarefas que estão delegadas para os grupos ao qual o usuário logado pertence.
| Por serem padrão do programa, esses filtros não podem ser removidos |
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Se o parâmetro “Utiliza grupo de usuário na tarefa?” estiver ativo, e o grupo ao qual a tarefa pertence estiver configurado para “somente responsável executa tarefa”, será bloqueada a execução e a alteração da tarefa caso o usuário logado não seja responsável por ela |
Mais Filtros | Quando acionado permite adicionar, editar, excluir, pesquisar e selecionar filtros predefinidos, que são exibidos acima da lista de tarefas. Veja mais detalhes em: Mais Filtros. |
Lista de Tarefas | Exibe e disponibiliza para detalhamento e manutenção as tarefas cadastradas. Nota |
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| - As tarefas são apresentadas na lista em ordem cronológica: dia / mês / ano / hora.
- Ao clicar no identificador do registro da tarefa - composto pelo código e pela descrição da ação - é apresentada a tela de detalhamento com mais informações e funções para a manutenção.
- Quando a Regra de Times está ativa e o usuário logado não possui acesso a conta relacionada a tarefa, é apresentado junto ao identificador da tarefa um ícone em forma de cadeado, indicando que o usuário logado não pode acessar o detalhamento da tarefa.
- Junto ao identificador do registro da tarefa também pode ser exibido um ícone em forma de clip, indicando que o registro contém anexo.
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Executar | |
, serão considerados apresenta a tela de registro de ação, para que seja registrada a execução da tarefa. Informações |
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| Essa função considera os seguintes parâmetros do programa Alterar Parâmetros do CRM: - Somente o responsável pela tarefa do CRM poderá executá-la?
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Esse parâmetro controla se qualquer usuário do CRM ou - : Quando ativado, indica que somente o usuário responsável
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pela tarefa, poderá executá-la. Quando o valor do parâmetro for True, somente o usuário responsável poderá executá-la, e quando o valor do parâmetro for False, - poderá executar a tarefa. Quando desativado, qualquer usuário poderá executá-la.
- Deseja registrar uma ação para quitar a Tarefa?
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Mais Detalhes - Parâmetros do CRM.Parâmetro indique se o usuário deseja ou não que seja registrada - : Quando ativado, indica que deverá ser solicitado o registro de uma ação para quitar as tarefas.
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Editar | |
permite alterar algumas informações da tarefa.Esta opção fica disponível para tarefas cujo o status é diferente de Executado. Quando acionado, o CRM detalha a tarefa em modo de edição |
. Desta forma o usuário conseguirá, permitindo ao usuário: - Alterar o período de execução da tarefa
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(Data e Hora). Tarefa - tarefa para outro usuário responsável (
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ver. Contato Novo Contato para tarefa.- um novo contato para tarefa;
- Inserir um texto que justifique a alteração da tarefa;
- Anexar arquivos a
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Tarefa.- tarefa;
- Integrar a tarefa com o Outlook;
Alterar
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Status da Tarefa: Status Tarefa :Aberto pode 'Aberto', poderá ser movimentado para: |
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Executado- Executado: Indica que a tarefa foi gerada e o responsável |
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já a encerrou dentro do prazo |
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.Suspenso- Suspenso: Indica que a tarefa está suspensa. Somente tarefas que não foram executadas podem ser suspensas. |
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Suspenso pode Quando o status for 'Suspenso', poderá ser movimentado para: |
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Executado a A tarefa foi gerada e o responsável |
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já a encerrou dentro do prazo |
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. Aberto a A tarefa foi gerada e está dentro do prazo, porém |
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, o responsável ainda não efetuou |
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nenhuma - Integra com Outlook: Ao selecionar este campo a Tarefa é integrada ao Outlook, quando o usuário possui o Suplemento do CRM para Outlook. ( Ver detalhes em Intregração com Outlook.
Após salvar as alterações da |
Tarefa irá registrar registrará em forma de relacionamento (ação) as alterações executadas, |
usando utilizando para isso os seguintes valores dos parâmetros do CRM: |
padrão - , ação e resultado padrões para registrar a ação na alteração da tarefa
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.Ação da Campanha padrão para registrar a ação na alteração da tarefa.Resultado padrão para registrar a ação na alteração da tarefa.Descrição da Ação é fornecida pelo usuário ao informar a Justificativa da alteração da Tarefa. Nota |
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Essa opção somente estará disponível, se o parâmetro habilita a edição de históricos estiver ativo e se o usuário for o mesmo que registrou o histórico, caso contrário o botão editar não será apresentado;Somente será possível editar o texto, detalhamento, contato, mídia, - A descrição da ação é fornecida ao ser informada a justificativa da alteração da tarefa.
Informações |
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| - A edição é disponibilizada somente quando está ativo no programa Alterar Parâmetros do CRM o parâmetro 'Habilita a edição de históricos?', e quando o usuário logado é o mesmo que registrou a ação, caso contrário o botão 'Editar' não é apresentado;
- É possível editar somente o texto, o detalhamento, o contato, a mídia, a data (que não pode ser maior que a data já informada) e a hora
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do histórico será - é mantido um histórico sobre as alterações;
- Não
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será um histórico - uma ação que acumule resultados;
- O botão
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editar estará disponível no - 'Editar' possui controle de acesso
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, para lista quanto para o detalhe |
Operações | Quando acionado permite efetuar as seguintes ações: |
Esta abre de Registro de desta forma o usuário conseguirá - dessa forma é possível registrar o relacionamento executado na tarefa, pois
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as vezes - em alguns casos é necessário registrar várias ações para que
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seja possível executar a tarefa- uma tarefa seja executada. Exemplo:
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Tarefa - Uma tarefa de apresentação de
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Produto. Pode - produto pode ser postergada várias vezes pelo
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Cliente, neste - cliente. Neste caso o responsável pela tarefa pode registrar
|
estas no CRMDetalhamento
Detalhamento
Objetivo da tela: | Detalhar as informações das tarefas realizadas com as contas. Ao detalhar uma tarefa é possível visualizar informações da conta e do contato, anexos, relacionamentos executados, data e horário de conclusão da tarefa, entre outras. Informações |
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| Quando a empresa não utiliza Regra de Times, o usuário logado pode visualizar os detalhes de qualquer tarefa registrada no CRM. Quando a empresa a utiliza, o usuário logado pode visualizar apenas os detalhes das tarefas que estão sob sua responsabilidade e das tarefas das contas nas quais possui acesso pela 'Regra ou Exceção' |
| Objetivo da tela: | Essa função permite ter acesso aos detalhes das informações da Tarefa. O usuário conseguirá detalhar a tarefa quando: Empresa não usa Regra de Times: O usuário consegue detalhar qualquer tarefa; Empresa usa Regra de Times neste caso o usuário conseguirá visualizar todas as tarefas sobre sua responsabilidade e todas as tarefas das Contas que o mesmo possui acesso pela: Regra ou Exceção. Ao detalhar a tarefa o usuário conseguirá visualizar todas as informações cadastrais da Tarefa, informações da Conta e do Contato, bem como seus anexos, seus relacionamentos executados. Disponibilizando uma visão completa da tarefa auxiliando o usuário na execução da mesma. Detalhar os agendamentos facilitando o dia-a-dia do usuário |
Detalhamento - Conta
Objetivo da tela: | Apresentar algumas das informações da conta relacionada a tarefa. |
Detalhamento - Contato
Objetivo da tela: | Apresentar informações do contato relacionado a tarefa. |
Detalhamento - Pasta Descrição
Objetivo da tela: | Exibir informações adicionais registradas sobre a tarefa. |
Detalhamento - Pasta Anexos
Objetivo da tela: | Exibir, adicionar e excluir os arquivos relacionados a tarefa. Veja mais informações na página: Pasta Anexos. |
Detalhamento - Pasta Histórico
Objetivo da tela: | Exibir todas as ações executadas para a tarefa, bem como registrar e manutenir novas ações para a tarefa. Para mais informações consulte a página: Histórico de Ação. |
Detalhamento - Pasta Questionários
Objetivo da tela: | Exibir, executar e finalizar os questionários vinculados a tarefa. Veja mais informações na página: Pasta Questionários. |
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