| Card |
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| default | true |
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| label | Fluxo do usuário |
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| Nas abas abaixo é possível conferir qual o fluxo principal (mais comum) existente no sistema, que vai desde o Cadastro até a finalização de um Documento. | Deck of Cards |
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| | Card |
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| label | Cadastro |
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| title | Cadastro |
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| O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login. 
Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo: - Nome Completo: Campo obrigatório;
- E-mailIdentificação: Campo obrigatório.
O campo de identificação possui dois valores: Brasil ou Exterior. Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail. - Empresa Licenciada: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
o valor escolhido seja Brasil, o sistema irá solicitar o CPF/CNPJ. - CPF/CNPJ: Campo obrigatório. CPF: 11 dígitos. CNPJ: 14 dígitos.
Campo preenchido com CPF:  Image Added
Campo preenchido com CNPJ:  Image Added
Caso o valor escolhido seja Exterior, o sistema irá solicitar o ID internacional. - ID internacional: Campo obrigatório. De 1 à 30 caracteres.
Campo preenchido com ID internacional:  Image Added
- Cargo: Campo opcional.
- E-mail: Campo obrigatório.
Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail. - Empresa Licenciada: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
Obs: Caso você utilize um e-mail Obs: Caso você utilize um e-mail de domínio público como gmail, hotmail, outlook, etc; poderão ser listadas várias empresas que se cadastraram usando esses domínios. Se você não for funcionário de alguma delas , escolha a opção: "Não quero me vincular à nenhuma empresa".  Image Removed
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a sua empresa não será listada. Você deverá solicitar ao Administrador da sua empresa que realize a inclusão do seu usuário ao CNPJ da empresa pelo menu Usuários do painel administrativo". |
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- Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararctes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
- Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;
Após preencher os dados de cadastro clique no botão “Cadastrar”. Abaixo um exemplo de cadastro com CPF e-mail corporativo de empresa licenciada:  Image Removed
Abaixo um exemplo de cadastro de convidado:  Image Removed Image Added
Obs.: O botão “Cadastrar” somente será habilitado, após o preenchimento correto dos campos. Após finalizar, uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso: 
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro. 
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| Card |
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| label | Publicando um documento |
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| title | Publicando um documento |
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| | Expandir |
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| title | Publicando um documento |
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| Para realizar a publicação de um documento, clique no botão "+ Adic. Adicionar documentos" na tela que é exibida logo após o login. Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa com plano ativo e com saldo.  Image Removed
Escolha um documento e clique em “Abrir”.  Image Removed
Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro do site no dragzone indicado abaixo.  Image Added
Informe o nome do envelope e Clique ou arraste no campo abaixo para inserir um ou mais documentos PDF, DOC ou DOCX.  Image Added
Clique em próxima etapa para seguir com o upload.
Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb), assim como poderá variar de tamanho caso houver arquivos DOC ou DOCX. Image Removed |
| Expandir |
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| title | Publicando um envelope (mais de um documento) |
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| Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e definindo um nome para o envelope. Se múltiplos arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do envelope será o mesmo do arquivo 'clicado' no momento da seleção para movimentação. Tomando a imagem abaixo de exemplo, o nome escolhido será "new_36.pdf". O mesmo vale para a ordenação do envelope: o primeiro arquivo será o "new_36.pdf" e os demais seguirão a mesma sequência da pasta de onde vieram.  Image Removed
Outra opção para criação de envelope é abrir clicando no botão "+ Adic. documentos".  Image Removed
Feito isso, uma nova tela será aberta, possibilitando novas opções de customização, como a ordem dos arquivos e o nome do envelope.
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Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb), assim como poderá variar de tamanho caso houver arquivos DOC ou DOCX. Image Removed
Um alerta pode ser exibido caso existam documentos com mesmo nome na lista, mas isso não impede o avanço do processo.  Image Removed Image Added
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| Expandir |
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| title | Adicionando destinatários |
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| Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores.  Image Removed
Selecione os destinatários do documento e suas ações como assinante, testemunha, validador ou observador, de acordo com a finalidade pretendida. Assinantes: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1/A3 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);Testemunhas: Usuários que irão assinar eletronicamente como testemunha no documento através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina).Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.Observadores: Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.  Image Removed
Obs: Ao selecionar a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" o autor está definindo que aquele signatário só poderá realizar a assinatura utilizando um certificado A1 ou A3. Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e eles já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido.  Image Removed
Os destinatários adicionados como Observadores sertão exibidos ao final da lista de Participantes.  Image Removed
| | Expandir |
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| title | Adicionando destinatários (da agenda) |
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| Também é possível adicionar destinatários de sua agenda, seja a partir da seleção de contatos individuas ou em grupos.  Image Removed
| Expandir |
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| title | Selecionando contatos |
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| Optando pela seleção por contato, uma nova janela será aberta, onde os mesmos terão suas informações dispostas e poderão ser escolhidos.  Image Removed
Após confirmação, todos os contatos selecionados serão enviados para a listagem de participantes (e observadores, quando houver), já relacionados com suas respectivas ações padrão.  Image Removed
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| Expandir |
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| Optando pela seleção por grupo (disponível apenas para documentos em "Rascunho"), uma nova janela será aberta, onde os mesmos terão suas informações dispostas e poderão ser escolhidos.  Image Removed
Após confirmação, todos os grupos selecionados serão enviados para a listagem de participantes (e observadores, quando houver), já relacionados com suas respectivas ações padrão.  Image Removed
Observação: 1) ao escolher mais de um grupo ou se já existir pelo menos um participante relacionado ao documento, após confirmação, 2) a flag "Definir ordem de assinaturas" será habilitada automaticamente e 3) os contatos serão agrupados de acordo. No caso de não possuírem grupo prévio, serão associados à um novo, com nomenclatura genérica. Item 1:  Image Removed
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item 2:  Image Removed
Item 3:  Image Removed
A nomenclatura genérica (citada acima) também será aplicada em casos onde um novo grupo de assinantes foi criado, após um participante ter sido arrastado para a devida área (veja abaixo).  Image Removed
Resultado:  Image Removed
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| title | Definindo ordenação das assinaturas (workflow) |
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| Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.  Image Removed
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada. Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo”  Image Removed
| Expandir |
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| Também é possível incluir anexos no momento da criação da publicação, utilizando a aba Anexos. A publicação pode ter no total 10 mb incluindo seus documentos (envelope) e os anexos. O tamanho total e o tamanho já utilizado nessa publicação pode ser exibido abaixo do botão "procure em seu computador".  Image Removed
Para inserir os anexos basta clicar ou arrastar os arquivos para o quadro pontilhado, ou clicar no botão e selecionar os arquivos do seu computador.  Image Removed
Após a inclusão dos anexos, eles ficarão disponíveis para download para todos os participantes do documento.
Somente o autor da publicação pode inserir anexos e excluí-los.
| Expandir |
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| title | Opções: Data de expiração, assinatura manuscrita, mensagem personalizada de email |
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| Também é possível realizar configurações adicionais na aba Opções. - Como definir a data de expiração para a publicação que será exibida na tela inicial. Essa data serve como um lembrete para os destinatários.
- Solicitar assinatura manuscrita, marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.
- Assunto e Corpo da Mensagem essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.
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| Expandir |
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| | title | Realizando a publicação e a assinatura |
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| Caso participe da assinatura/validação do documento marque a opção “Desejo assinar o documento e enviar”.  Image Removed
O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir.  Image Removed
Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar.  Image Removed
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Caso esse documento tenha sido configurado para exigir assinatura manuscrita, e o autor ainda não tenha cadastrado a sua, será solicitado que ele a insira.  Image Removed
Após clicar no mensagem acima, será exibido o quadro para cadastrar a assinatura manuscrita. Clique em "Nova assinatura".  Image Removed
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Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.  Image Removed
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| Card |
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| label | Assinando um documento |
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| title | Assinando um documento (eletronicamente) |
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| Obs: Caso você habilite a opção Solicitar assinaturas manuscrita seus destinatários terão que cadastrar assinatura e rubrica para prosseguir com o fluxo. Para isto, basta clicar no botão "Novo destinatário" que irá se abrir uma janela para realizar esta ação.  Image Added
Ao inserir um novo destinatário é possível salvá-lo na sua agenda de contatos, marcando a opção: Salvar na agenda Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e eles já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o destinatário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido. Selecione o tipo de Autenticação que o destinatário irá realizar: - Realizar login no sistema : Para acessar o documento o destinatário precisará se cadastrar no TOTVS Assinatura Eletrônica, e após realizar o login, poderá acessar o documento e assinar.
- Enviar código via e-mail: Para acessar o documento o destinatário precisará clicar no link que irá receber no e-mail, logo após ele receberá um código de validação em outro e-mail. Digitando o código na página, ele terá acesso ao documento e poderá assinar.
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Selecione o campo 'Ação' para definir qual será dentre as opções assinante, testemunha, validador ou observador, de acordo com a finalidade pretendida. - Assinar: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1/A3 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);
- Assinar com Certificado digital A1/A3: Usuários que assinarão obrigatóriamente via certificado digital A1/A3.
- Testemunhar: Usuários que irão assinar eletronicamente como testemunha no documento através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina).
- Validar: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
Observar: Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.
Obs: Ao selecionar a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" o autor está definindo que aquele signatário só poderá realizar a assinatura utilizando um certificado A1 ou A3. Papel na assinatura: É possível definir qual o papel que aquele assinante está exercendo nesse documento. Por exemplo: Assinou "como contratante", "como fiador", "como locatário" etc. Ao escolher o tipo de Autenticação "Enviar código via e-mail", novos campos serão exibidos no formulário, são eles: Tipo de Identificação: Define qual tipo de documento será exigido para o destinatário. Por padrão, a opção Brasil virá selecionada fazendo com o que campo abaixo receba um CPF ou CNPJ. Caso mude para Exterior o campo deverá ser preenchido com algum documento de identificação internacional. E caso selecione a opção: Não possui, não será solicitado documento para esse destinatário. Identificação: Esse campo é exibido dinamicamente, de acordo com o tipo de identificação definido. Conforme demonstrando o item acima. Obs: Ao enviar um documento o autor define se irá preencher o número do documento do destinatário (CPF por exemplo), ou o destinatário deverá preencher essa informação no ato da assinatura. Caso o autor preenche esse campo, ele não poderá ser alterado pelo destinatário. Caso o autor não preencha esse campo, ele deverá ser preenchido obrigatoriamente pelo destinatário. Nome Completo: O nome completo do destinatário deverá ser preenchido pelo autor, sempre que solicitar a autenticação sem cadastro no sistema. (Enviar código por e-mail).  Image Added
Após realizar a inclusão dos destinatários, eles serão exibidos na tela do documento:  Image Added
Cada destinatário será exibido em um card, onde somente é possível alterar a Ação e papel de assinante. Caso o tipo de autenticação ou o e-mail tenham sido informados errado, será necessário clicar no ícone de lixeira para remover o destinatário da lista, e adicioná-lo novamente. Os destinatários adicionados como Observadores serão exibidos ao final da lista de Participantes. |
| Expandir |
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| title | Adicionando destinatários (da agenda) |
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| Também é possível adicionar destinatários de sua agenda, seja a partir da seleção de contatos individuas ou em grupos.  Image Added
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| title | Selecionando contatos |
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| Optando pela seleção por contato, uma nova janela será aberta, onde os mesmos terão suas informações dispostas e poderão ser escolhidos. Image Added Após confirmação, todos os contatos selecionados serão enviados para a listagem de participantes (e observadores, quando houver), já relacionados com suas respectivas ações padrão. |
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| Optando pela seleção por grupo (disponível apenas para documentos em "Rascunho"), uma nova janela será aberta, onde os mesmos terão suas informações dispostas e poderão ser escolhidos. Image Added Após confirmação, todos os grupos selecionados serão enviados para a listagem de participantes (e observadores, quando houver), já relacionados com suas respectivas ações padrão.  Image Added
Observação: 1) Ao escolher mais de um grupo ou se já existir pelo menos um participante relacionado ao documento, após confirmação; 2) A flag "Definir ordem de assinaturas" será habilitada automaticamente; 3) Os contatos serão agrupados de acordo. No caso de não possuírem grupo prévio, serão associados à um novo, com nomenclatura genérica. |
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| title | Definindo ordenação das assinaturas (workflow) |
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| Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.  Image Added
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada. Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo” |
| Expandir |
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| Também é possível incluir anexos no momento da criação da publicação, utilizando a aba Anexos. Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb). Incluindo seus documentos (envelope) e os anexos. O tamanho total e o tamanho já utilizado nessa publicação pode ser exibido abaixo do botão "procure em seu computador". Image Added Para inserir os anexos basta clicar ou arrastar os arquivos para o quadro pontilhado, ou clicar no botão e selecionar os arquivos do seu computador. Image Added Após a inclusão dos anexos, eles ficarão disponíveis para download para todos os participantes do documento.
Somente o autor da publicação pode inserir anexos e excluí-los. |
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| title | Opções: Data limite de assinatura, Lembretes automáticos, Rejeitar documentos, Mensagem personalizada de email |
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| Também é possível realizar configurações adicionais na aba Opções. - Como definir a data limite para assinaturas da publicação que será exibida na tela inicial. Essa data serve como um lembrete para os destinatários.
- Lembretes automáticos via e-mail, podendo escolher entre "Não enviar lembretes", "A cada 1 dia", "A cada 2 dias", "A cada 3 dias", "A cada 5 dias", "A cada 7 dias", "A cada 14 dias". Estes lembretes são enviados no final do dia a partir do momento que foi escolhido a opção e o documento for publicado.
- Permitir rejeitar o documento, marcando essa opção o autor define que os participantes do documento podem rejeitá-lo caso não concordem ou entendam que algo está errado. Quando um destinatário rejeita, todo o envelope é rejeitado. (Caso esta opção seja desmarcada, a opção de rejeitar não será exibida para os participantes).
- Assunto e Corpo da Mensagem essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.
Obs: Estas configurações so podem ser alteradas pelo autor ou administrador enquanto o documento estiver pendente.  Image Added
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| title | Realizando a publicação e a assinatura |
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| Caso participe da assinatura/validação do documento marque a opção “Desejo assinar o documento e enviar”. Image Added | | Expandir |
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| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.  Image Removed
Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir. Image Removed Leia o documento até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.  Image Removed
Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura.  Image Removed
Para assinar eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”. A assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (Nome, E-mail, Cargo, CPF, Geolocalização e IP da máquina).  Image Removed
Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida. Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.  Image Removed
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| title | Com Certificado (A1/ A3) |
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| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.  Image Removed
Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir. Image Modified Leia o documento até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura. Image Removed Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura. Image Removed, Selecione a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" que corresponde à uma Assinatura Digital. Caso ainda não tenho instalado a extensão obrigatória, será exibida uma mensagem vermelha solicitando a instalação. Basta clicar nela e seguir os passos indicados.  Image Removed
Clique para realizar o download, instale o aplicativo. Ao abrir novamente o site, será pedido para ativar a extensão. Clique em Ativar extensão.  Image Removed
Ao voltar para a tela de assinatura, a mensagem de alerta não será mais exibida. E uma lista de certificados digitais instalados em seu dispositivo será exibida.  Image Removed
Basta selecionar qual certificado deseja usar, e caso seja solicitado informar a senha do certificado.  Image Removed
Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida. Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.  Image Removed
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| Card |
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| label | Rejeitando um documento |
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| title | Rejeitando um documento |
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| Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa”. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.  Image Removed
Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.  Image Removed
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição.  Image Removed
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| Card |
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| | label | Gerenciando uma publicação existente |
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| title | Gerenciando uma publicação existente |
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| | Expandir |
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| title | Reenviando e-mails para pendentes |
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| O Autor do documento pode reenviar o e-mail de "Assinatura Pendente" para seus destinatários que ainda não efetuaram as assinaturas. Basta clicar na seta ao lado do botão do documento desejado, e escolher a opção "Reenviar e-mails"  Image Removed
Essa opção também está disponível dentro da publicação, como mostrado abaixo:  Image Removed
| Expandir |
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| title | Excluindo um documento |
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| Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”. Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione a opção “Excluir documento”.  Image Removed
Logo após, clique no botão “Excluir” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica.  Image Removed
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.  Image Removed
| Expandir |
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| O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada. Cada publicação pode ter no máximo 10mb, incluindo os documentos e seus anexos. O tamanho pode ser consultado na barra de progresso abaixo do botão "Procure em seu computador". Image Removed Todos os participantes da documentação podem consultar e baixar os anexos, porém só o autor pode inserir e removê-los. | Expandir |
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| title | Adicionando novos destinatários |
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| É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.  Image Removed
Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura. | Expandir |
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| title | Removendo signatários pendentes |
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| Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida. Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.  Image Removed
Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”.  Image Removed
Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento. Caso o documento utilize ordenação, a lista seguirá para a próxima pessoa, permitindo o seguimento do fluxo. | Card |
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| label | Buscando documentos |
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| title | Buscando documentos |
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| Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação a data de movimentação em crescente.  Image Removed
À esquerda da barra de pesquisa existe uma caixa de seleção que, após escolhida uma opção, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição.  Image Removed
Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 12 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista.  Image Removed
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| Card |
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| label | Download de um documento |
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| title | Download de um documento |
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| Localize o documento que deseja baixar pela busca ou grid, clique na seta ao lado de visualizar e escolha a opção Baixar Manifestou ou Arquivo digital. Caso deseje baixar o documento original ou um arquivo compactado com todas as opções abra o documento.  Image Removed
Clique na seta ao lado de Baixar documento e selecione a opção que deseja realizar o download.  Image Removed
Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções: - Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
- Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
- Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.
Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:  Image Removed
Caso o documento utilize assinaturas manuscritas o manifesto será exibido conforme imagem abaixo.  Image Removed
E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento.  Image Removed
Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.  Image Removed
| Card |
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| label | Pastas e subpastas |
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| title | Pastas e subpastas |
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| | Card |
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| O TAE possibilita a criação de pastas (com até um nível de hierarquia) para agrupar seus documentos, que podem ser localizadas no menu "Pasta" à esquerda.  Image Removed
Após navegação a esse menu (e também na página inicial), é possível identificar na barra de ferramentas a opção para criar uma nova pasta.  Image Removed
Para isso, basta preencher o nome (máximo 12 caracteres) da pasta e clicar em 'Criar'.  Image Removed
Caso queira criar uma subpasta, realize o mesmo processo. Porém selecione a pasta pai no campo “Organizar Pasta em:”. Para criar a seguinte estrutura de pastas “CONTRATOS/RH”, crie uma pasta chamada Contratos e em seguida crie uma subpasta chamada RH seguindo o exemplo abaixo.  Image Removed
Para mover os arquivos para as pastas basta selecionar os arquivos desejados, clicar no símbolo de mover e escolher seu novo destino.  Image Removed
Por fim, o sistema também disponibiliza opções para renomear e excluir pastas.  Image Removed
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| Card |
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| No menu lateral à esquerda, é possível acessar a Agenda.  Image Removed
Nela será possível gerir seus contatos, além de disponibilizar também o agrupamento dos mesmos.  Image Removed
Veja abaixo com mais detalhes.
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| Nessa tela é possível criar e gerenciar seus contatos, além de conseguir filtrá-los pelos campos: apelido, e-mail, grupo (caso possuir) e ação padrão.  Image Removed
Ao clicar no botão "+ Criar contato" uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: os campos Apelido e E-mail são obrigatórios.  Image Removed
No campo Grupo (não obrigatório), serão listados todos os grupos de contatos criados por você. Ao escolher uma opção diferente de "Nenhum", após salvar o contato, o mesmo será associado ao grupo destinado.  Image Removed
O campo Ação padrão serve como apoio para o processo de adição de destinatários à publicação. Seu valor base é "Assinar" e possui as seguintes opções:  Image Removed
Para contatos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um contato são passíveis de edição. Obs.: somente poderá existir um contato por e-mail, ou seja, não é possível criar ou editar um contato indicando um e-mail já cadastrado.  Image Removed
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| Expandir |
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| Nessa tela é possível criar e gerenciar seus grupos de contatos,  Image Removed
Ao clicar no botão "+ Criar grupo", uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: o campo Nome é obrigatório.  Image Removed
No campo Contatos, serão listados em primeiro lugar na lista, os registros já associados ao grupo. Logo abaixo virão todos os seus contatos ainda não vinculados.  Image Removed
Para grupos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um grupo são passíveis de edição.  Image Removed
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| Card |
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| label | Editar perfil, senha, assinatura manuscrita e rubrica |
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| title | Editar perfil, senha, assinatura manuscrita e rubrica |
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| | Expandir |
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| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Informações pessoais  Image Removed
| Expandir |
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| Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login.  Image Removed
Será exibido um campo para você informar o seu e-mail:  Image Removed
Informe o e-mail e clique no botão "Enviar".  Image Removed
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha.  Image Removed
Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar".  Image Removed
| Expandir |
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| title | Cadastrar assinatura manuscrita e rubrica |
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| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Assinaturas. Clique em nova assinatura  Image Removed
É possível escrever a mão livre usando o mouse ou mesa digitalizadora a assinatura e a rubrica pela aba "Desenhar".  Image Removed
E também é possível usar a opção Texto para gerar a assinatura.  Image Removed
Depois basta clicar em salvar.
| | Card |
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| label | Fluxo do administrador |
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| Os processos listados a seguir somente poderão ser acessados por usuários que são 'Administradores' na plataforma. | Deck of Cards |
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| | Card |
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| default | true |
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| label | Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE |
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| title | Acesso à plataforma |
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| Para adquirir o TRIAL, o responsável pela empresa deve efetuar o cadastro pelo link abaixo. Clicando em: Crie uma Conta Grátis. https://www.totvs.com/assinatura-eletronica/ Deve preencher o formulário:  Image Removed
E automaticamente a empresa será provisionada em produção. O responsável pela empresa receberá seu acesso inicial com permissão de administrador, que pode gerenciar via PORTAL WEB TAE, seus usuários, configurar regras para o funcionamento do TAE na sua empresa e visualizar análises de consumo. Para adquirir pacotes de documentos do TOTVS ASSINATURA ELETRÔNICA utilize a TOTVS STORE. | Card |
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| label | Usuários |
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| title | Usuários |
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| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Usuários". Neste menu é possível gerenciar os usuários de determinado domínio/empresa. - Filtrar: Essa opção permite realizar filtros para encontrar um usuário específico: Podendo filtrar por nome, e-mail, cargo etc.
Também é possível listar usuários administradores, usuários desabilitados, e usuários externos (que não possuem CNPJ/EMPRESA no cadastro)  Image Removed
Os resultados da busca são listados, e o administrador clicando em Ações pode editar usuários e suas permissões ou até mesmo removê-lo da sua empresa no TOTVS Assinatura Eletrônica.  Image Removed
Ao clicar em editar o administrador pode editar os dados: Nome, Telefone e cargo de seus colaboradores. E ajustar suas permissões: Ativar/Desativar usuário; Permitir ou não a publicação de documentos; Transformar em administrador ou remover permissões de administrador. - Editar: Usuários administradores também podem editar outros usuários, retificando permissões e alguns campos de cadastros como: Nome, Telefone e Cargo.
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- + Criar usuário: Com essa opção um novo usuário pode ser criado diretamente dentro do TOTVS Assinatura Eletrônica. Após sua criação, o novo usuário receberá um e-mail para definir sua senha:
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- Remover da empresa: Opção que permite aos administradores remover usuário(s) de sua empresa. Usuários removidos (externos) não podem publicar documentos mas continuam assinando documentos, porém sem ter alguma empresa vinculada.
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- Incluir na empresa: Para usuários removidos ou recém cadastrados sem associação de empresas, existe essa opção. Após executá-la, o usuário fará parte da sua organização, desde que o domínio de seu e-mail esteja associado aquela empresa.
Para listar usuários sem empresa utilize o filtro e a opção "Usuários Externos" marcada como "SIM".  Image Removed
| Card |
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| label | Análises |
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| title | Análises |
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| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Análises". Neste menu é possível acompanhar os relatórios de consumos das contas da empresa. Obs: Recurso somente disponível para administradores.  Image Removed
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Todos os pacotes adquiridos serão exibidos no Histórico, e ao clicar na linha os gráficos são atualizados detalhando melhor o consumo naquele período. | Card |
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| label | Configurações |
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| title | Configurações |
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| Abaixo serão listas algumas opções contidas no painel administrativo.
| Expandir |
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| Nessa aba o administrador pode definir como será o padrão de cadastro para novos usuários. - Por domínio: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail já pode assinar e publicar documentos pela empresa.
- Por domínio com desbloqueio pelo administrador: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail, sua conta permanece inativa até que um dos administradores da empresa realize a ativação. Só então, o usuário pode assinar e publicar documentos pela empresa. Obs: Os administradores recebem e-mails a cada novo cadastro na sua empresa, e podem clicar no link para ativar o funcionário a partir do e-mail.
- Somente o administrador pode cadastrar: Nesse modelo, se o usuário tentar se cadastrar no sistema, não será exibida a empresa para o seu cadastro. Ele precisará ser incluído manualmente por um administrador via Menu Usuários → Criar Usuários. Obs: Modelo comum em empresas que a governança define que os usuários de sistemas devem ser solicitados via chamados.
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| Expandir |
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| Aqui serão listados e estarão passíveis de alteração, adição e exclusão todos os domínios associados à sua empresa. Somente é permitido a inclusão de colaboradores na empresa que possuem e-mail correspondente aos domínios da empresa. Portanto, caso a empresa possua mais de um domínio de e-mail, ele deverá ser cadastrado aqui para permitir que seus colaboradores possam usá-lo na plataforma.  Image Removed
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| Expandir |
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| Por padrão o logotipo da TOTVS será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas.  Image Removed
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| Expandir |
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| Os parâmetros do sistema permitem personalizar o funcionamento de alguns recursos do TAE conforme as necessidades da sua empresa.  Image Removed
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| Expandir |
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| title | Integrações: usuário de serviço |
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| Para configurar algumas permissões especiais em integrações é necessário utilizar usuários de serviço. Para gerá-los, o administrador deve acessar o menu Configurações → Integração→ Gerenciar usuários de Serviço  Image Removed
Serão listados os usuários de serviço já criados:  Image Removed
Ao clicar em Criar usuário de serviço, deve se preencher um e-mail e uma senha para esse usuário. Obs: Esses usuários são exclusivos para integrações, não deve ser utilizado e-mail de pessoas que precisam acessar o portal. Use e-mails genéricos. Exemplo: [email protected]  Image Removed
| Card |
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| label | Aplicativo mobile |
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| title | Aplicativo mobile |
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| | Deck of Cards |
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| | Card |
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| label | Download |
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| title | Download |
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| Apple Store  Image Removed
Google Play Store  Image Removed
| Card |
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| label | Cadastro |
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| title | Cadastro |
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| Caso ainda não possua conta no TOTVS Assinatura Eletrônica, também é possível criar pelo app.
Basta clicar em "Cadastrar" na tela inicial, informar os dados, ler e concordar com os termos de uso e política de privacidade.  Image Removed
| Card |
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| Os dados de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica são únicos, independente de qual plataforma esteja usando. Caso já possua uma conta, basta digitar o e-mail e a senha no aplicativo.  Image Removed
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| Card |
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| label | Dashboard |
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| title | Dashboard |
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| O dashboard exibe um resumo dos seus documentos: Aguardando a sua assinatura, Aguardando outras assinaturas, Finalizados, Rejeitados e Rascunhos. Ao clicar em qualquer um desses botões, será exibida a respectiva lista de documentos. Para abrir um documento pasta clicar em seu nome.  Image Removed
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| Card |
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| label | Publicando documentos |
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| title | Publicando documentos |
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| Para publicar um arquivo é bem simples, na tela principal clique em "CRIAR" no menu inferior. Clique em "Adicionar documento", escolha o documento no seu celular ou em seus aplicativos de cloud storage. Defina quem precisa assinar esse documento: Somente outras pessoas, eu e outras pessoas ou somente eu. Informe os destinatários e as suas ações, também é possível configurar ordenação para os envios utilizando a opção "Ordenar". Clique em publicar, e todos os destinatários receberão o e-mail de "Assinatura pendente", e o documento estará disponível para eles no TOTVS Assinatura Eletrônica.  Image Removed
| Card |
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| label | Buscando documentos |
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| title | Buscando documentos |
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| Para buscar documentos clique na Lupa (Documentos) no menu inferior da tela inicial. Clique na lupa do menu superior para configurar os filtros. É possível filtrar por Status e nome, além de ordenar os resultados.  Image Removed
| Card |
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| label | Assinando um documento |
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| title | Assinando um documento |
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| Para assinar um documento, abra-o clicando na notificação, ou buscando pelo dashboard ou opção de busca. É possível conferir os destinatários e status de cada um. Basta ler o documento até o final, clicar em avançar, marcar a opção "Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos" e clicar em "Assinar documento".  Image Removed
| Card |
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| label | Notificações |
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| title | Notificações |
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| Notificações push são disparadas sempre que o usuário recebe um novo documento, quando um documento é finalizado, rejeitado ou excluído. Ao clicar na notificação o documento será aberto automaticamente. Também é possível visualizar o histórico de notificação, cliando no menu lateral esquerdo na tela inicial (dashboard) e logo em seguida clicando em Notificações.  Image Removed
Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Image Added Image Added
Caso esse documento tenha sido configurado para exigir assinatura manuscrita, e o autor ainda não tenha cadastrado a sua, será solicitado que ele a insira.  Image Added
Após clicar no mensagem acima, será exibido o quadro para cadastrar a assinatura manuscrita. Clique em "Nova assinatura". Image Added Image Added Image Added  Image Added
Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação. Image Added
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| Cloak |
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| | Realizando uma publicação com documentos do Google Drive O processo inicial de uma publicação utilizando os arquivos contidos no seu Google Drive, é praticamente o mesmo do que já é feito atualmente, porém com algumas modificações: - Agora na tela de upload teremos um novo botão, que indicara aonde voce irá pegar os arquivos:
- Ao clicar nele, irá abrir um caixa pedindo para que voce selecione qual perfil voce deseja que o Drive acesse para pegar os documentos (caso voce tenha mais de um todas as opções serão listadas pra você) :
* Lembrando que você pode logar com outra também, caso ela não esteja listada - Após isso ira abrir uma tela de consentimento do google, solicitando que você de permissão para que a aplicação acesse o seu Drive:
* Todas as vezes que você acessar o seu drive pelo portal irá aparecer a tela de consentimento.
- Clicando em Continuar, irá abrir uma janela com um seletor de arquivos da própria Google:
Na tela você pode utilizar, tanto a barra de pesquisa para localizar o seu arquivo ou a barra de rolagem (que fica localizada a direita):
- Selecionando um ou mais arquivos é só clicar em Select e você irá cair na tela de upload que você já conhece:
A partir dai é só seguir o mesmo fluxo de publicação de documento. |
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| Card |
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| label | Assinando um documento |
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| title | Assinando um documento (eletronicamente) |
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| | Expandir |
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| title | Eletronicamente (Com login no Sistema) |
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| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. Image Added Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir. Image Added
Leia o documento até última página e marque a opção “Aceitou o termo de declaração de leitura” para que o botão “Assinar documento” seja habilitado.  Image Added
Para assinar eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”. A assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (Nome, E-mail, Cargo, CPF, Geolocalização e IP da máquina).  Image Added
Após isto, clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida. Obs: A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação). Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão. Image Added |
| Expandir |
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| title | Eletronicamente (Com com autenticação por envio de código por e-mail) |
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| A autenticação por envio de código por e-mail, é uma alternativa que o autor do documento pode oferecer aos seus destinatários, para que eles possam assinar seus documentos sem a necessidade de se cadastrarem e efetuarem login no TOTVS Assinatura Eletrônica. Obs: Mesmo que um usuário receba um documento com a opção de assinar sem realizar cadastro, e ele já tenha cadastrou ou escolha realizar o cadastro, fica a critério do destinatário escolher como vai realizar o acesso. Ele pode acessar da forma tradicional, realizado o login, ou acessar pelo link recebido por e-mail. Conforme demonstrado no fluxo abaixo: Quando um autor envia um documento e define o tipo de autenticação como: Envio de código por e-mail o destinatário vai receber o e-mail de Documento Pendente, basta clicar no link Acessar documento  Image Added
Será aberta a tela de validação de código:  Image Added
Nesse momento, será enviado um novo e-mail para o destinatário. Com um código para realizar o segundo fator de autenticação. Obs: Esse código possui validade de 4 horas. Após esse tempo, será necessário reenviar um novo código.  Image Added
Basta digitar o código recebido no e-mail na tela de validação de código, e terá acesso ao documento. Obs: Você terá 5 tentativas para digitar o código, caso ultrapasse esse número, o código será invalidado e um botão de reenviar novo código será exibido.  Image Added
O mesmo acontece quando um código expirar após 4 horas de sua geração.  Image Added
Digitando o código corretamente, você será redirecionado para a tela do documento. A esquerda é exibido o documento, e a direita as opções de assinatura. No exemplo abaixo, o autor preencheu o Nome e não informou o CPF/CNPJ/Id Internacional do seu destinatário. Sendo necessário que o destinatário preencha seu CPF/CNPJ/ID Internacional. Caso haja alguma informação incorreta, deverá entrar em contato com o autor do documento, e solicitar a correção.  Image Added
Ao abrir a página pela primeira vez, será solicitado permissão para consultar a geolocalização do assinante.  Image Added
Ao clicar em "permitir para este site", as coordenadas de onde a assinatura foi realizada serão gravadas com a assinatura e exibidas no protocolo de assinaturas. Caso o usuário não permita, essa informação não será gravada. Obs: - A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação).
- O botão de assinatura só é habilitado após marcar o item: "Declaro que li todas as páginas..." e os requisitos serem compridos.
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Caso o documento exija, ou o usuário decida assinar com certificado digital será solicitado a instalação do plugin do webpki e seleção do certificado desejado.  Image Added
Caso o usuário ainda não tenha uma assinatura manuscrita e rubrica, e aquele documento o autor tenha exigido, será solicitado a criação delas.  Image Added
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A assinatura manuscrita e rubrica criada será armazenada vinculada ao e-mail do assinante. Caso ele deseje atualizá-la, precisará cadastrar no TAE e acessar o perfil do usuário. Caso o autor do documento tenha solicitado um documento de identificação, mas não tenha o preenchido, o destinatário precisará obrigatoriamente informar no ato da assinatura. Nesse caso, para habilitar o botão de assinatura, além de marcar o item "Declaro que li todas as páginas...", será necessário informar um documento, conforme solicitado.  Image Added
Caso o documento de identificação informado não seja válido, será exibido um erro de validação.  Image Added
O autor também pode enviar o documento sem solicitar que o destinatário informe uma identificação (CPF/CNPJ/ID Internacional). Caso ele tenha marcado o tipo de identificação como: Não possui (não solicitar). Nesse caso, ao declarar que leu e concorda com o documento o botão de assinar já será liberado.  Image Added
Após realizar a assinatura, serão exibidas as informações do documento na lateral direita. E também é possível realizar o download pelo botão baixar na parte superior da página.  Image Added,
Ao final das assinaturas, todos os participantes recebem o e-mail de Documento finalizado, onde é possível acessar o documento realizando o mesmo fluxo de autenticação.  Image Added
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| title | Com Certificado (A1/ A3) |
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| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Image Added O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Caso esteja de acordo, clique em permitir. Image Added Leia o documento até última página e marque a opção “Aceitou o termo de declaração de leitura” para que o botão “Assinar documento” seja habilitado. Image Added Serão exibidos os campos para informar os dados de assinatura. Selecione a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" que corresponde à uma Assinatura Digital. Será exibida na lista de requisitos para a assinatura os seguintes requisitos: "Possui o plugin de assinatura digital webpki instalado." e "Possui um certificado digital A1/A3 válido instalado.", caso ainda não tenha nenhum dos dois ambos irão aparecer com uma bolinha com X em vermelho, para corrigir isto basta clicar em "Instalar" nela e seguir os passos indicados.  Image Added
Obs: A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação). | Expandir |
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| Passo 1: Instale a extensão no navegador.  Image Added
Passo 2: Instale o programa Web PKI em seu computador.  Image Added
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Após executar o arquivo de instalação, o sistema será redirecionado para a tela de assinatura e a mensagem de alerta não será mais exibida. |
Uma lista de certificados digitais instalados em seu dispositivo será exibida.  Image Added
Basta selecionar qual certificado deseja usar, e caso seja solicitado informar a senha do certificado. Image Added Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. Um alerta de segurança irá aparecer, clique no botão "Permitir" para que o site tenha acesso ao seu certificado digital. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida.  Image Added
Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão. Image Added |
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| Card |
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| label | Rejeitando um documento |
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| title | Rejeitando um documento |
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| Obs: A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação). Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa”. Logo após, clique no botão “Rejeitar”. Image Added Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”. Image Added Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição. Image Added |
| Card |
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| label | Gerenciando uma publicação existente |
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| title | Gerenciando uma publicação existente |
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| | Expandir |
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| title | Reenviando e-mails para pendentes |
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| | Informações |
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| Usuários Administradores que possuam a permissão Gerenciar documentos também poderão realizar essa ação. |
O Autor do documento pode reenviar o e-mail de "Assinatura Pendente" para seus destinatários que ainda não efetuaram as assinaturas. Basta clicar na seta ao lado do botão do documento desejado, e escolher a opção "Reenviar e-mails" Image Added Essa opção também está disponível dentro da publicação, como mostrado abaixo: Image Added
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| Expandir |
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| title | Envio do documento via Whatsapp para pendentes |
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| | Informações |
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| Usuários Administradores que possuam a permissão Gerenciar documentos também poderão realizar essa ação. |
O Autor do documento pode enviar um link para assinatura via Whatsapp para seus destinatários que ainda não efetuaram as assinaturas. Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone do Whatsapp para enviar o link do documento para um determinado destinatário.  Image Added
Ao clicar no ícone, será redirecionado para a pagina do Whatsapp, onde poderá enviar uma mensagem para o destinatário, tanto via web quanto via aplicativo.  Image Added
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| Expandir |
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| title | Cancelando um documento |
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| Um documento já publicado, poderá ser cancelado pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”. Na linha do documento que deseja cancelando, clique no ícone de “ seta pra baixo” e selecione a opção “Cancelar documento”.  Image Added
Logo após, clique no botão “Cancelar” para confirmar o cancelamento do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica.  Image Added
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail informando o cancelamento do documento.  Image Added
Outra forma de realizar o cancelamento do documento é pela publicação
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Ao clicar no botão cancelar será aberto um pop-up semelhante ao fluxo de cancelamento pela grid
Cancelamento realizado, as tabs laterais serão exibidas da seguinte forma:
 Image Added Com o indicativo de cor vermelha, representando o status de cancelado e a informação dele.
O Documento nesse status o usuário será bloqueado de realizar as seguintes operações: - Enviar ou reenviar e-mail para destinatários;
- Modificar as opções da publicação;
- Excluir ou adicionar um destinatário;
- Baixar o documento com assinaturas já realizadas (manifesto) ou com assinaturas digitais;
- Inclusão de anexos;
- Excluir o documento.
Também é possível verificar o documento cancelado no nosso Cartório Virtual (caso voce tenha o hash da publicação em questão), esse que ficara com a seguinte visualização:
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Informando no subtítulo que o documento foi Cancelado no nosso portal. |
| Expandir |
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| title | Excluindo um documento |
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| Um documento só poderá ser excluído pelo responsável caso o documento ainda esteja em rascunho Na linha do documento que deseja excluir, clique no ícone de “ seta pra baixo” e selecione a opção “Excluir documento”.  Image Added
Logo após, clique no botão “Excluir” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica. Image Added
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| Expandir |
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| title | Alterando um documento |
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| Para alterar um documento, ele primeiro precisa estar no status "Rascunho".
Ao abrir o documento, você verá a opção, "Ações", na parte superior da exibição do documento, ao lado do botão "Baixar".  Image Added
Logo após, clique no botão “Ações” e clique na opção "Editar".  Image Added
O modal "Editar publicação" ira abrir, ele opera da mesma forma que o "Adicionar documentos" então é só selecionar qual arquivo que você desejar (lembrando que pode ser tanto .pdf, quanto arquivos .doc, .docx) e clicar em "Salvar"  Image Added
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| Expandir |
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| O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada. Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb). Incluindo os documentos e seus anexos. O tamanho pode ser consultado na barra de progresso abaixo do botão "Procure em seu computador". Image Added Todos os participantes da documentação podem consultar e baixar os anexos, porém só o autor pode inserir e removê-los. |
| Expandir |
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| title | Adicionando novos destinatários |
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| | Informações |
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| Usuários Administradores que possuam a permissão Gerenciar documentos também poderão realizar essa ação. |
É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários a partir da sua agenda ou da adição de um novo destinatário, em seguida selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.  Image Added
Ao clicar no botão novo destinatário será exibido o formuário para informar os dados do destinatário:  Image Added
Um e-mail para acesso ao documento será enviado ao(s) destinatários(s). |
| Expandir |
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| title | Removendo signatários pendentes |
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| | Informações |
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| Usuários Administradores que possuam a permissão Gerenciar documentos também poderão realizar essa ação. |
Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida. Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário. Image Added Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”. Image Added Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento. Caso o documento utilize ordenação, a lista seguirá para a próxima pessoa, permitindo o seguimento do fluxo. |
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| Card |
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| label | Buscando documentos |
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| title | Buscando documentos |
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| Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação a data de movimentação em ordem crescente. É possível alterar a ordem de exibição dos registros, bem como qual campo (dos disponíveis) será usado para defini-la.  Image Added
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A esquerda da tela, está disponível uma barra de pesquisa para busca de documentos pelo nome, ao digitar basta clicar na lupa a direta para realizar a pesquisa.  Image Added
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À direita da barra existe uma caixa de seleção de Status que, após escolhida uma opção, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição.  Image Added
A cada mudança nos filtros: busca de documentos, status do documento, ordenação ou ordem crescente/decrescente, aparecera um botão para limpar os mesmos, voltando todos os campos ao estado inicial.  Image Added
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Ao final há a opção de escolha de filtro avançado para busca de documentos, com alguns parâmetros mais específicos: - Autor ou participante do documento;
- E-mail (do autor ou participante do documento);
- Data de criação do documento (inicio e fim);
- Data de modificação do documento (inicio e fim);
- Data de expiração do documento (inicio e fim);
- Pesquisar em toda empresa (opção exibida apenas caso você seja um administrador e possua a permissão Gerenciar documentos): essa opção faz a busca em todos documentos associados à usuários de sua empresa.
Quando a opção "Filtros avançados" estiver ativa, o botão limpar anteriormente e escondido e substituído pelo "Limpar".  Image Added
Enquanto a opção de filtro avançado estiver ativa, a lupa de pesquisa para filtrar por nome de documento e desativada. Assim, deve-se clicar em "Aplicar filtros" para realizar os filtros avançados em conjunto com a filtragem por nome do documento.  Image Added
Após a aplicação do filtro o modal irá fechar e fica piscando em azul o ícone indicando que á um filtro aplicado.  Image Added
E para limpar todos os filtros de busca e voltar ao estado inicial da listagem de documentos, basta clicar no botão "Limpar'.
Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 12 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista.  Image Added
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| Card |
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| label | Download de um documento |
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| title | Download de um documento |
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| Localize o documento que deseja baixar pela busca ou grid, clique na seta ao lado de visualizar e escolha a opção Baixar Manifestou ou Arquivo digital. Caso deseje baixar o documento original ou um arquivo compactado com todas as opções abra o documento. Image Added Clique na seta ao lado de Baixar documento e selecione a opção que deseja realizar o download. Image Added Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções: - Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
- Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
- Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.
Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:  Image Added
Caso o documento utilize assinaturas manuscritas, após os dados dos assinantes seram exibidas as assinaturas manuscritas e rubricas.  Image Added
E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento.  Image Added
Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.  Image Added
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| Card |
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| label | Pastas e subpastas |
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| title | Pastas e subpastas |
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| | Card |
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| O TAE possibilita a criação de pastas (com até um nível de hierarquia) para agrupar seus documentos, que podem ser localizadas no menu "Pasta" à esquerda. Image Added Após navegação a esse menu (e também na página inicial), é possível identificar na barra de ferramentas a opção para criar uma nova pasta. Image Added Para isso, basta preencher o nome (máximo 12 caracteres) da pasta e clicar em 'Criar'. Image Added Caso queira criar uma subpasta, realize o mesmo processo. Porém selecione a pasta pai no campo “Organizar Pasta em:”. Para criar a seguinte estrutura de pastas “CONTRATOS/RH”, crie uma pasta chamada Contratos e em seguida crie uma subpasta chamada RH seguindo o exemplo abaixo. Image Added Para mover os arquivos para as pastas basta selecionar os arquivos desejados, clicar no símbolo de mover e escolher seu novo destino. Image Added Por fim, o sistema também disponibiliza opções para renomear, excluir e compartilhar pastas.  Image Added
Para compartilhar uma pasta, e os documentos pertencentes à ela, basta clicar em Compartilhar no menu de opções da pasta, e em seguida será exibida a tela exibindo as opções de compartilhamento.  Image Added
Selecione os contatos que terão acesso à pasta, e clique em Compartilhar. Image Added
Para remover o compartilhamento de uma pasta, navegue até o menu de compartilhamento da pasta desejada, e clicar em Remover o contato desejado.  Image Added
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| No menu lateral à esquerda, é possível acessar a Agenda. Image Added Nela será possível gerir seus contatos, além de disponibilizar também o agrupamento dos mesmos. Image Added Veja abaixo com mais detalhes.
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| Nessa tela é possível criar e gerenciar seus contatos, além de conseguir filtrá-los pelos campos: apelido, e-mail, grupo (caso possuir) e ação padrão. Image Added Ao clicar no botão "+ Criar contato" uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado.  Image Added
No campo Grupo (não obrigatório), serão listados todos os grupos de contatos criados por você. Ao escolher uma opção diferente de "Nenhum", após salvar o contato, o mesmo será associado ao grupo destinado.  Image Added
O campo Ação padrão serve como apoio para o processo de adição de destinatários à publicação. Seu valor base é "Assinar" e possui as seguintes opções:  Image Added
O campo Autenticação indica a forma que o usuário deverá entrar na plataforma, sendo as opções:
 Image Added Importante lembrar que usuários autenticados via código no e-mail não possuem ação de "Observar" disponível Para contatos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um contato são passíveis de edição. Obs.: somente poderá existir um contato por e-mail, ou seja, não é possível criar ou editar um contato indicando um e-mail já cadastrado. Image Added |
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| Nessa tela é possível criar e gerenciar seus grupos de contatos, Image Added Ao clicar no botão "+ Criar grupo", uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: o campo Nome é obrigatório. Image Added No campo Contatos (não obrigatório), serão listados em primeiro lugar na lista, os registros já associados ao grupo. Logo abaixo virão todos os seus contatos ainda não vinculados.  Image Added
Para grupos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um grupo são passíveis de edição. Image Added |
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| label | Editar perfil, senha, assinatura manuscrita e rubrica |
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| title | Editar perfil, senha, assinatura manuscrita e rubrica |
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| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Informações pessoais
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| Na aba Permissões é possível consultar o que o usuário é capaz de fazer no sistema, de acordo com o que foi configurado para ele.  Image Added
Caso o mesmo não tenha permissões administrativas definidas, o grupo todo ficará oculto.  Image Added
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| Pode-se alterar a senha. Para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Alterar senha  Image Added
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| Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login. Image Added Será exibido um campo para você informar o seu e-mail: Image Added Informe o e-mail e clique no botão "Enviar". Image Added Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha. Image Added Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar". Image Added |
| Expandir |
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| title | Cadastrar assinatura manuscrita e rubrica |
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| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Assinaturas. Clique em editar assinatura  Image Added
É possível escrever a mão livre usando o mouse ou mesa digitalizadora a assinatura e a rubrica pela aba "Desenhar".  Image Added
É possível usar a opção Texto para gerar a assinatura.  Image Added
E também é possível usar a opção Upload para carregar uma assinatura.  Image Added
Carregando imagens no formato PNG, que após o carregamento será mostrada a imagem a direita para o recorte, com a previa da mesma a esquerda.  Image Added
Após o corte, basta clicar em "Salvar Ass. Manuscrita" ou "Salvar Rubrica" de acordo com a opção escolhida. Por fim, basta clicar em salvar. |
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| label | Verificação de conformidade de Documentos |
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| title | Cartório virtual TAE |
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| title | Verificador de documentos (Cartório virtual) |
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| No cartório virtual você consegue verificar os detalhes do documento que você recebeu. Para fazer isso você precisa ter em mãos o Hash do documento e coloca-lo no campo demonstrado abaixo:  Image Added
* Ao preencher o hash, o botão "Verificar" ficará disponível, o deixando na cor azul. Caso o hash não seja válido a tela ficara da seguinte forma:  Image Added
*Aqui é retornado para o usuário o possível erro, o que nesse caso foi o código estar incorreto. Após validar o código, ele ira encaminhar para a tela onde no começo da página é mostrado as informações do Documento:
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Nesta parte você tem o nome do envelope, o nome e e-mail do autor, o status do documento, a sua data de publicação, o Hash (o mesmo usado no verificador), o Hash sha256 e o link do documento na plataforma. Logo abaixo tem as informações dos assinantes do documento:  Image Added
Eles vem em formato de lista, que pode ser expandida tanto individualmente quanto em grupo ( clicando no botão "Expandir" localizado no canto superior direito ) E nela conseguimos ver as mesmas informações referente ao assinante que esta no manifesto. |
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| Card |
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| label | Relatórios |
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| title | Relatórios TAE |
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| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Relatórios", onde serão disponibilizados todos os possíveis relatórios para os usuários.  Image Added
| Expandir |
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| title | Relatório - Meus Documentos |
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| Ao clicar em Meus documentos será encaminhado para pagina de geração do relatório.  Image Added
Nessa tela há um formulário contendo os seguintes campos: - Nome do documento: onde você irá colocar o nome do documento que você quer gerar.
- Stauts: quais serão os status do documento que você irá querer filtrar.
- Data de criação início/Data de criação fim: aqui você irá estipular o período do relatório que será gerado
- Email do destinatário: aqui você irá colocar os emails dos destinatários dos documentos, estão opção fica ativa como padrão, mas e desativada quando a opção "Incluir detalhes sobre a assinatura de cada participante dos documentos" esta desabilitada.
OBS: os campos Data de criação início/Data de criação fim são obrigatórios. Após clicar em "Exportar" será exibida o modal informativo sobre a geração do relatório:  Image Added
Ao clicar em "Ok" o modal irá sumir e será exibido histórico de gerações, agora atualizado com o novo relatório gerado, constando a data e a hora da solicitação, assim como a data e a hora de expiração do relatório.  Image Added
IMPORTANTE A datas de expiração tem validade de 3 dias a partir do dia da solicitação, como demonstrado na tabela acima. |
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| Card |
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| label | Assinatura em Lote |
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| title | Assinatura em Lote |
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| | Expandir |
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| title | Assinatura em lote - Apenas documentos selecionados |
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| Primeiro deverá ser selecionado no filtro de status a opção Pendentes comigo, logo em seguida será exibido o botão de assinatura em lote localizado no canto superior direito.
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Após clicar nele irá aparecer duas opções: Assinar apenas documentos selecionados e Assinar os documentos filtrados.  Image Added
Para dar prosseguimento no fluxo é necessário que seja selecionado no mínimo dois documentos, para que assim a opção, Assinar apenas documentos selecionados, seja habilitada.  Image Added
Após clicar em "Assinar apenas documentos selecionados" você será encaminhado para a tela de confirmação de assinatura. Logo no começo ira conter um texto, que nada mais é que o termo de responsabilidade referente a assinatura dos documentos em lote e logo abaixo dele haverá um checkbox para que seja marcado logo após a leitura do texto acima.
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Também é possível nessa tela conferir os documentos selecionado e caso queria ver o conteúdo de algum deles basta clicar no ícone de "olho" logo a direita.
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Essa opção irá te redirecionar para a tela do documento, para que você se certifique que esse é o documento que voce deseja assinar. E caso não seja, também há a opção de remove-lo da lista, no ícone de "lixeira" mais a direita.
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Após conferir todos os documentos e marcar o checkbox, basta clicar na opção Confirmar assinatura em lote que o processo de assinatura irá iniciar.  Image Added
Logo em seguida será exibida um modal que irá indicar que a solicitação foi realizada com sucesso e que logo você será notificado via e-mail.
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Após o lote de documentos ter sido processado, basta checar na sua caixa de entrada um email referente ao termo de conclusão da assinatura.
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Ao clicar no botão "acessar documento", voce será encaminhado para o portal, onde terá acesso ao documento referente ai termo de conclusão de assinatura. Nele você tem os seguintes topicos: - Termo de consentimento.
- O responsável pela assinatura e o seu e-mail.
- A data da solicitação.
- Relatório dos documentos processados.
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O relatório contém os documentos que foram assinados, com os seus respectivos ids, nomes, hash e a sua situação. IMPORTANTE Na coluna situação, pode ser que venha algo diferente de "Assinado com sucesso", como por exemplo em casos que o documento foi cancelado, excluído etc. Virá mensagens relacionadas ao erro em questão. |
| Expandir |
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| title | Assinatura em lote - Documentos Filtrados |
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| Primeiro deverá ser selecionado no filtro de status a opção Pendentes comigo, logo em seguida será exibido o botão de assinatura em lote localizado no canto superior direito.
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Após clicar nele irá aparecer duas opções: Assinar apenas documentos selecionados e Assinar os documentos filtrados. Image Added
Após isso basta clicar na opção Assinar os Documentos Filtrados  Image Added
Após clicar em "Assinar os documentos filtrados" você será encaminhado para a tela de confirmação de assinatura. Logo no começo ira conter um texto, que nada mais é que o termo de responsabilidade referente a assinatura dos documentos em lote.
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Podemos realizar a assinatura em lote do arquivos que corresponderem aos filtros preenchidos nos campos:
- Nome do documento;
- E-mail do autor;
- Data de criação;
- Ações;
- Data de expiração;
IMPORTANTE: Os campos E-mail do autor e Data de criação são obrigatórios. Caso não sejam preenchidos o botão de confirmar assinatura em lote não será habilitado. Após o preenchimento dos campos basta marcar no checkbox logo abaixo para habilitar o botão de assinatura. Logo em seguida será exibida uma janela informando que a assinatura estará sendo processada e logo irá será notificado por e-mail quando a assinatura for realizada.  Image Added
Após o lote de documentos ter sido processado, basta checar na sua caixa de entrada um email referente ao termo de conclusão da assinatura.
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Ao clicar no botão "acessar documento", voce será encaminhado para o portal, onde terá acesso ao documento referente ai termo de conclusão de assinatura. Nele você tem os seguintes topicos: - Termo de consentimento;
- O responsável pela assinatura e o seu e-mail;
- A data da solicitação;
- Lote de assinaturas;
- Relatório dos documentos processados;
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O relatório contém os documentos que foram assinados, com os seus respectivos ids, nomes, hash e a sua situação. IMPORTANTE Na coluna situação, pode ser que venha algo diferente de "Assinado com sucesso", como por exemplo em casos que o documento foi cancelado, excluído etc. Virá mensagens relacionadas ao erro em questão. |
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| Card |
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| label | Fluxo administrativo |
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| title | Fluxo administrativo |
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| Os processos listados a seguir somente poderão ser acessados por usuários administradores que possuem permissões específicas na plataforma. | Deck of Cards |
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| | Card |
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| default | true |
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| label | Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE |
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| title | Acesso à plataforma |
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| Para adquirir o TRIAL, o responsável pela empresa deve efetuar o cadastro pelo link abaixo. Clicando em: Crie uma Conta Grátis. https://www.totvs.com/assinatura-eletronica/ Deve preencher o formulário: Image Added E automaticamente a empresa será provisionada em produção. O responsável pela empresa receberá seu acesso inicial com permissão de administrador, que pode gerenciar via PORTAL WEB TAE, seus usuários, configurar regras para o funcionamento do TAE na sua empresa e visualizar análises de consumo. Para adquirir pacotes de documentos do TOTVS ASSINATURA ELETRÔNICA utilize a TOTVS STORE. |
| Card |
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| label | Relatórios |
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| title | Relatórios |
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| Ainda no menu de relatórios (apresentado para todos os usuários), uma nova opção de geração é exibida para os usuários que possuem acesso. | Informações |
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| Só é possível ter acesso a essa opção caso o usuário seja Administrador e possua a permissão Gerar relatórios. |
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Ao clicar em Documentos da empresa será encaminhado para pagina de geração do relatório  Image Added
Nessa tela há um formulário contendo os seguintes campos: - Nome do documento: onde você irá colocar o nome do documento que você quer gerar.
- E-mail do autor: onde será digitado o e-mail da pessoa na qual você quer filtrar o relatório
- Stauts: quais serão os status do documento que você irá querer filtrar.
- Data de criação início/Data de criação fim: aqui você irá estipular o período do relatório que será gerado
- Email do destinatário: aqui você irá colocar os emails dos destinatários dos documentos, estão opção fica ativa como padrão, mas e desativada quando a opção "Incluir detalhes sobre a assinatura de cada participante dos documentos" esta desabilitada.
OBS: os campos Data de criação início/Data de criação fim são obrigatórios. OBS: Por padrão o relatório gerado e o de participantes, caso queira o de Documentos, desative a opção "Incluir detalhes sobre a assinatura de cada participante dos documentos" . Após clicar em "Exportar" será exibida o modal informativo sobre a geração do relatório: Image Added Ao clicar em "Ok" o modal irá sumir e sera mostrada a listagem dos arquivos, agora atualizada com o novo relatório gerado, constando a data e a hora da solicitação, assim como a data e a hora de expiração do relatório.  Image Added
IMPORTANTE A datas de expiração tem validade de 3 dias a partir do dia da solicitação, como demonstrado na tabela acima. |
| Card |
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| label | Usuários |
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| title | Usuários |
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| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Usuários". Neste menu é possível gerenciar os usuários da sua empresa. | Informações |
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| Só é possível ter acesso a essa opção caso o usuário seja Administrador e possua a permissão Gerenciar usuários. |
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- Filtrar: Essa opção permite realizar filtros para encontrar um usuário específico utilizando nome e/ou e-mail. Também é possível listar usuários administradores, publicadores, desabilitados e usuários externos (que não possuem CNPJ/EMPRESA no cadastro).
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Os resultados da busca são listados em uma tabela e o administrador pode realizar ações como editar usuários e suas permissões ou até mesmo removê-lo da sua empresa no TOTVS Assinatura Eletrônica. - Editar: Ao clicar em editar o administrador pode editar os dados: Nome, Telefone e cargo de seus colaboradores. E ajustar suas permissões: Ativar/Desativar usuário; Permitir ou não a publicação de documentos; Alterar suas permissões administrativas.
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- + Criar usuário: Com essa opção um novo usuário pode ser criado diretamente dentro do TOTVS Assinatura Eletrônica. Após sua criação, o novo usuário receberá um e-mail para definir sua senha:
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| Informações |
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| title | Permissões administrativas na sua empresa |
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| Tanto na criação quanto edição de usuários é possível definir quais permissões administrativas eles vão ter. Elas possuem as seguintes características: - Gerenciar usuários: Permite acessar o menu "Usuários", bem como executar as ações de pesquisa, criação, edição, inclusão e remoção da empresa.
- Gerenciar documentos: Habilita a opção "Pesquisar em toda empresa" do filtro avançado possibilitando a visualização de todos os documentos emitidos pela empresa, bem como adicionar e remover destinatários de uma publicação, reenviar e-mail para os pendentes e alterar as opção da publicação (enquanto não estiver finalizada).
- Gerar relatórios: Permite acessar o sub-menu "Documentos da Empresa", dentro do menu "Relatórios", e solicitar a geração dos relatórios ali disponíveis.
- Gerenciar configurações e parâmetros: Permite acessar o menu "Configurações" e todos seus sub-menus (Cadastros, Domínios, Logotipo, Parâmetros, Usuários de serviço e Webhook), bem como realizar todas as ações ali disponíveis (pesquisa, alteração, criação, etc).
- Visualizar análises dos planos: Permite acessar o menu "Análises" e consultar os dados referentes aos planos da empresa.
Um detalhe interessante é que usuários que possuem pelo menos uma permissão administrativa serão automaticamente considerados administradores, para título de pesquisa e outros processos. |
- Remover da empresa: Opção que permite aos administradores remover usuário(s) de sua empresa. Usuários removidos (externos) não podem publicar documentos mas continuam assinando documentos, porém sem ter alguma empresa vinculada.
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- Incluir na empresa: Para usuários removidos ou recém cadastrados sem associação de empresas, existe essa opção. Após executá-la, o usuário fará parte da sua organização, desde que o domínio de seu e-mail esteja associado aquela empresa.
Para listar usuários sem empresa utilize o filtro e a opção "Usuários Externos" marcada como "SIM".  Image Added
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| Card |
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| label | Análises |
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| title | Análises |
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| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Análises". Neste menu é possível acompanhar os relatórios de consumos das contas da empresa. | Informações |
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| Só é possível ter acesso a essa opção caso o usuário seja Administrador e possua a permissão Visualizar análises dos planos. |
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Image Added Image Added Image Added Todos os pacotes adquiridos serão exibidos no Histórico, e ao clicar na linha os gráficos são atualizados detalhando melhor o consumo naquele período. |
| Card |
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| label | Configurações |
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| title | Configurações |
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| Abaixo serão listas algumas opções contidas no painel administrativo. | Informações |
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| Só é possível ter acesso a essa opção e seus sub-menus caso o usuário seja Administrador e possua a permissão Gerenciar configurações e parâmetros. |
| Expandir |
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| Nessa aba o administrador pode definir como será o padrão de cadastro para novos usuários. - Por domínio: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail já pode assinar e publicar documentos pela empresa.
- Por domínio com desbloqueio pelo administrador: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail, sua conta permanece inativa até que um dos administradores da empresa realize a ativação. Só então, o usuário pode assinar e publicar documentos pela empresa. Obs: Os administradores recebem e-mails a cada novo cadastro na sua empresa, e podem clicar no link para ativar o funcionário a partir do e-mail.
- Somente o administrador pode cadastrar: Nesse modelo, se o usuário tentar se cadastrar no sistema, não será exibida a empresa para o seu cadastro. Ele precisará ser incluído manualmente por um administrador via Menu Usuários → Criar Usuários. Obs: Modelo comum em empresas que a governança define que os usuários de sistemas devem ser solicitados via chamados.
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| Expandir |
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| Aqui serão listados e estarão passíveis de alteração, adição e exclusão todos os domínios associados à sua empresa. Somente é permitido a inclusão de colaboradores na empresa que possuem e-mail correspondente aos domínios da empresa. Portanto, caso a empresa possua mais de um domínio de e-mail, ele deverá ser cadastrado aqui para permitir que seus colaboradores possam usá-lo na plataforma.  Image Added
Para adicionar basta clicar no "Adicionar +" que irá aparecer um campo para o preenchimento do novo domínio, para salvar basta clicar no ícone apontado abaixo na imagem.  Image Added
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| Expandir |
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| Por padrão o logotipo da TOTVS será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas.  Image Added
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| Expandir |
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| Os parâmetros do sistema permitem personalizar o funcionamento de alguns recursos do TAE conforme as necessidades da sua empresa.  Image Added
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| Expandir |
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| | Expandir |
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| | Expandir |
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| title | Lista de usuários de serviço |
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| A opção de Usuário de serviço pode ser localizado menu Configurações > Integração > Usuário de serviço, como demonstrado na imagem abaixo:  Image Added
Ao clicar em Usuário de serviço será encaminhado para pagina de listagem do mesmo:  Image Added
Nessa tela você irá visualizar as seguintes informações sobre o usuário: - Usuário: informação referente ao email cadastrado para o usuário.
- Descrição: descrição do usuário de serviço.
- Empresa/CNPJ: o nome da empresa a qual o usuário de serviço é vinculado e o seu cnpj.
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| Expandir |
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| title | Cadastro de usuários de serviço |
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| Para cadastrar um usuário de serviço você primeiro deve clicar no botão que fica a direita da tela:  Image Added
Ao clicar em "+ Criar usuário de serviço" será encaminhado para pagina de criação do mesmo.  Image Added
Nessa tela há um formulário contendo os seguintes campos: - Nome do usuáriuo: onde você colocar o nome do usuário em questão.
- Descrição: uma breve descrição sobre o usuário.
- Senha/ Confirme a senha: a senha que será dada ao usuário.
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| Expandir |
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| | Expandir |
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| A opção de webhooks pode ser localizado menu Configurações > Integração > Webhook, como demonstrado na imagem abaixo:  Image Added
Ao clicar em Webhook será encaminhado para pagina de listagem dos webhooks  Image Added
Nessa tela você irá visualizar as seguintes informações sobre o webhook: - Webhook: informação referente ao nome do mesmo.
- Evento: descrição do evento amarrado ao webhook criado.
- Stauts: qual status o webhook se encontra (ativo ou inativo).
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| Expandir |
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| Para cadastrar um webhook você primeiro deve clicar no botão que fica a direita, na tela de webhooks:  Image Added
Ao clicar em "+ Criar webhook" será encaminhado para pagina de criação do webhook.  Image Added
Nessa tela há um formulário contendo os seguintes campos: - Evento: onde você irá selecionar um dos eventos que você ira amarrar ao webhook.
- Nome: o nome que você dará ao webhook.
- Url: qual será a url do webhook.
- Body Params: serão os parâmetros que comporão o corpo da requisição enviada, mediante os itens disponíveis no template do evento.
- Custom Headers: um ou mais cabeçalhos customizáveis da requisição enviada.
- Retentativas: o numero de retentativas que o webhook fará (em segundos).
- Timeout: a quantidade limite para da timeout (em segundos).
- Ativo: se o webhook ja ira começar ativo para o cenário escolhido em Evento.S
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| Expandir |
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| Para editar um webhook você deve clicar no botão de Editar (representado por um ícone de lápis) referente a ele na listagem de webhooks:  Image Added
Após isso será encaminhado para para a mesma tela de criação de webhook porém com uma difereça: - Os campos Evento e Body Params estão desabilitados, pois não podem ser alterados no momento da edição do webhook.
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O restante do fluxo é idêntico ao de cadastro. |
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| Card |
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| label | Aplicativo mobile |
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| title | Aplicativo mobile |
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| | Deck of Cards |
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| | Card |
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| label | Cadastro |
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| title | Cadastro |
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| Caso ainda não possua conta no TOTVS Assinatura Eletrônica, também é possível criar pelo app.
Basta clicar em "Cadastrar" na tela inicial, informar os dados, ler e concordar com os termos de uso e política de privacidade. Image Added
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| Card |
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| Os dados de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica são únicos, independente de qual plataforma esteja usando. Caso já possua uma conta, basta digitar o e-mail e a senha no aplicativo. Image Added |
| Card |
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| label | Dashboard |
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| title | Dashboard |
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| O dashboard exibe um resumo dos seus documentos: Aguardando a sua assinatura, Aguardando outras assinaturas, Finalizados, Rejeitados e Rascunhos. Ao clicar em qualquer um desses botões, será exibida a respectiva lista de documentos. Para abrir um documento pasta clicar em seu nome. Image Added |
| Card |
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| label | Publicando documentos |
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| title | Publicando documentos |
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| Para publicar um arquivo é bem simples, na tela principal clique em "CRIAR" no menu inferior. Clique em "Adicionar documento", escolha o documento no seu celular ou em seus aplicativos de cloud storage. Defina quem precisa assinar esse documento: Somente outras pessoas, eu e outras pessoas ou somente eu. Informe os destinatários e as suas ações, também é possível configurar ordenação para os envios utilizando a opção "Ordenar". Clique em publicar, e todos os destinatários receberão o e-mail de "Assinatura pendente", e o documento estará disponível para eles no TOTVS Assinatura Eletrônica. Image Added |
| Card |
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| label | Buscando documentos |
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| title | Buscando documentos |
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| Para buscar documentos clique na Lupa (Documentos) no menu inferior da tela inicial. Clique na lupa do menu superior para configurar os filtros. É possível filtrar por Status e nome, além de ordenar os resultados. Image Added |
| Card |
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| label | Assinando um documento |
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| title | Assinando um documento |
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| Para assinar um documento, abra-o clicando na notificação, ou buscando pelo dashboard ou opção de busca. É possível conferir os destinatários e status de cada um. Basta ler o documento até o final, clicar em avançar, marcar a opção "Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos" e clicar em "Assinar documento". Image Added |
| Card |
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| label | Notificações |
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| title | Notificações |
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| Notificações push são disparadas sempre que o usuário recebe um novo documento, quando um documento é finalizado, rejeitado ou excluído. Ao clicar na notificação o documento será aberto automaticamente. Também é possível visualizar o histórico de notificação, cliando no menu lateral esquerdo na tela inicial (dashboard) e logo em seguida clicando em Notificações. Image Added |
| Card |
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| label | Privacidade de dados |
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| title | Privacidade de dados |
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| O Aplicativo Minha Assinatura Eletrônica, assim como o sistema TOTVS Assinatura Eletrônica, está em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) do Brasil. Para solicitar a exclusão de usuário/dados pessoais, clientes TOTVS devem abrir um ticket no link: http://suporte.totvs.com/ seguindo os passos abaixo. Acesse o sistema com seu usuário de clinte TOTVS → clique em Meu Espaço → Minhas Solicitações  Image Added
Clique em Abrir nova Solicitação.  Image Added
Preencha o formulário: Assunto: Exclusão de conta e dados pessoais Descrição (opcional): Motivo da solicitação. Tipo da Solicitação: Suporte Impacto: De acordo com sua necessidade País: Macrossegmento: Cross Segmentos Produto: TOTVS Assinatura Eletrônica Módulo: Assinatura Eletrônica |
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Informações referentes aos canais extras de suporte e SLA são definidas no contrato do cliente. Confira o passo a passo no vídeo abaixo: | Conector de Widget |
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| url | https://www.youtube.com/watch?v=G3E6YAtAafM |
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Para consultar a política de privacidade acesse o link: POLÍTICA DE PRIVACIDADE |
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