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01. VISÃO GERAL
Esta documentação tem como objetivo esclarecer e orientar sobre o processo de consumo de licenças do produto Clock In. O Clock In é um produto TOTVS que é comercializado As licenças são comercializadas por quantidade de licenças de uso, onde o cliente , deve contratar uma quantidade que seja suficiente para atender a quantidade de empregados da sua empresa que irão utilizá-lo para o marcação de ponto eletrônico.
02.LICENÇAS CONTRATADAS
A quantidade de licenças está ligada ao Contrato efetuado com a TOTVS e a chave do contrato é o código chamado de TCode.
No Clock In o ambiente Carol recebe um nome, que chamamos Na Carol é criado um espaço para o cliente que chamamos de Organização. E, dentro de uma mesmada Organização é possível ter mais de um ambiente, que chamamos de Tenant.
No contrato estão descritos as licenças contratadas e as Tenants que estarão relacionados Contrato constam a quantidade total de licenças contratadas.
Assim, um cliente pode ter mais de uma Tenant contratada em seu TCode. Para que possamos atender empresas que possuem mais de uma unidade e que desejem tratar cada unidade separadamente no Clock In.
Para esses casos, a quantidade de licenças contratadas será considerada a de cada TCode e a utilização será considerada a aglutinação o agrupamento de uso de cada Tenant.
Exemplo:
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| Informações |
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Para a necessidade de diversos Tenants pode haver cobrança adicional . |
03.REGRA PARA O CÁLCULO DE LICENÇAS CONSUMIDAS
A regra para o cálculo de licenças é considerada da seguinte maneira:
- Número de licenças em uso - consumidas - é a somatória da quantidade de CPFs de funcionários que efetuaram pelo menos uma marcação nos últimos 30 dias considerado todos os Tenants que possuem o mesmo Contrato TCode.
04.REGRA PARA O CÁLCULO DE LICENÇAS EXCEDIDAS
Para verificar se o número de licenças foi excedido, abaixo um exemplo onde na primeira linha é demonstrado o cálculo de licenças contratadas. Já na segunda linha mostra um cenário que demonstra quando o consumo de licenças não está excedido. E por fim a terceira linha onde mostra um cenário onde o número de licenças está excedido.
05.COMO CONSULTAR O NÚMERO DE LICENÇAS CONSUMIDAS
Para saber a quantidade de licenças em uso, acessar a Consulta de Marcações no BackOffice e na Aba "Total de Marcações" selecionar a opção "Últimos 30 dias (UTC)" na opção "Mostrar dados de". Nesta consulta serão demonstrados todos os registros de marcação que estão sendo considerados para as licenças consumidas. Para que seja possível consultar o total de licenças consumidas é necessário seguir os seguintes passos:
- Clicar em Exportar para Excel no canto direito acima da listagem de marcações
- Acessar a pasta onde é baixado os Download e abrir o arquivo de Planilha Eletrônica gerado
- Realizar a seleção de toda a planilha e inserir uma Tabela Dinâmica
- Na Tabela Dinâmica Incluir o campo CPF na linha
- Efetuar a contagem de CPFs na coluna e o total será a licença de uso
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06.MENSAGEM DE ALERTA NO BACKOFFICE
Ao efetuar o "login" no BackOffice BackOffice, se for identificado que as licenças consumidas do TCODE estiverem acima das licenças contratadas. Será com as licenças excedidas, será demonstrada uma mensagem no BackOffice alertando sobre essa situação. A mensagem também tem um link para essa documentação. Esta mensagem será demonstrada enquanto o número de licenças consumidas for maior que o número de licenças contratadas. Assim que as licenças forem ajustadas a mensagem não será mais demonstrada. A mensagem será demonstrada para os usuários que são do tipo "Tenant Admin" .
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| Aviso |
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Quando o Clock In identifica que o TCode não tem nenhuma licença contratada o o número de licenças utilizadas está acima de zero o Backoffice não demonstra a mensagem de licenças excedidas, e caso tenha sido extrapolada a margem, as marcações não seguem o fluxo. Quando ocorrer essa situação o cliente deverá verificar com o ESN para atualização do contrato dele no CRM para que as licenças sejam atualizadas no Clockin. |
07.CONSULTAR LICENÇAS EXCEDIDAS NO DASHBOARD DO BACKOFFICE
Quando for identificado que o número de licenças consumidas for maior que as licenças contratadas, será possível consultar mais detalhes consultar no DASH do BackOffice. Para isso basta acessar a opção de menu "Dashboard" no BackOffice . No canto superior será demonstrado dois quadros, o primeiro demonstrando contendo Licenças Consumidas e o segundo quadro mostra contendo a quantidade de licenças consumidas por ambiente (Tenants).
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Tenants. Segue abaixo protótipo:
08.ORIENTAÇÕES SOBRE ABA LICENÇAS EXCEDENTES
Na tela do dashboard no canto superior direito acima do gráfico 'licenças consumidas' em 'Ver Detalhes' será possivel consultar as licenças excedidas.
Neste tela serão demostradas, todas as marcações bloqueadas, sendo possível verifica-las por CPF, CÓDIGO DO DISPOSITIVO E DATA conforme print abaixo:
09.ORIENTAÇÕES SOBRE COMO SOLICITAR O AJUSTE DAS LICENÇAS CONTRATADAS
Quando for identificado no BackOffice o excedente de licenças conforme descrito nos itens acima é necessário que o cliente entre em contato com o ESN da Unidade TOTVS responsável pela venda ou o "Customer Success".
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O produto Clock in irá fazer o bloqueio na movimentação de marcações caso o limite de licenças seja excedido.
temos o seguinte passo a passo:
| Informações |
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Caso não saiba o contato do ESN, necessário abrir ticket para receber orientações. O processo de licenças poderá levar até 5 dias úteis para atualização, após contato. |
10.STOP PROCESSING POR CPF: LICENÇAS EXCEDIDAS ACIMA DA MARGEM DE USO
O processo que chamamos de Stop Processing por CPF fará com que marcações realizadas acima da quantidade de licenças contratadas + margem de uso fiquem em stand by, ou seja, as marcações não serão processadas, isso significa que as marcações:
- Não terão NSR gerado,
- Não constarão na consulta de marcações do BackOffice.
- Não estarão disponíveis para integração com automação de ponto do ERP
- Não estarão disponíveis para geração do arquivo AFD.
A margem de uso é um percentual de licenças excedidas que ao ultrapassar esse valor as marcações relativas as licenças excedentes não serão mais processadas até que as quantidade de licenças contratadas seja ajustado, veja a regra para os valores de margem de uso para a quantidade de licenças: O limite é um percentual de licenças excedidas que ultrapasso o bloqueio passa a ser realizado. A Regra utilizada é a seguinte:
- Até 1000 licenças contratadas contratadas o limite margem de uso é de 10%. Exemplificando, se o número de licenças contratadas é 500 e o consumo ficou em 545, o consumo de licenças estará em 109%, então as marcações não serão bloqueadasprocessadas normalmente. Caso o consumo ultrapasse os 110% as marcações serão bloqueadas ,, não serão mais processadas.
- Acima de 1000 licenças contratadas o limite a margem de uso é de 5%. Exemplificando se o número de licenças contratadas é 1500 e o consumo ficou em 1545, o consumo de licenças estará em 103%, então as marcações não serão bloqueadasprocessadas normalmente. Caso o consumo ultrapasse 105% as marcações serão bloqueadas, não serão mais processadas.
Abaixo o fluxo do bloqueio que irá ocorrer:
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Temos ações em paralelo que irão
| Aviso |
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Quando o contrato tiver excedido as licenças contratadas + margem de uso, para saber quais CPFs e marcações estão sendo consideradas nesse cálculo basta acessar o Dashborad do Backoffice. Já no primeiro quadro onde o excedente é demonstrado, através do Link "Ver Detalhe". |
11.INFORMAÇÕES IMPORTANTES
Abaixo elencamos algumas recomendações e informações sobre o processo de Consumo de Licenças:
Sugerimos que os responsáveis pela gestão das licenças do Clock in possuam um usuário com perfil Tenant Admin e estes acessem o Backoffice ao menos uma vez por semana para avaliarem as licenças consumidas e/ou excedidas.
Caso o ESN já tenha entrado em contato, é importante que o ajuste de contrato seja realizado o mais breve possível, evitando assim o Stop Processing por CPF
A margem de uso foi estabelecida para que os clientes tenham tempo de ajustar seus contratos. Assim, quando o aviso estiver visível no ambiente entre em contato, o mais breve possível, com seu ESN ou com nosso atendimento
O início de verificação da quantidade de licenças contratadas x consumidas se dará entre a segunda quinzena de Julho e o mês de Agosto, de forma gradual para todos os clientes Clock In
- Atualização automática do Backoffice nos ambientes gradualmente durante o mês de agosto/24
- Contato da TOTVS com clientes que estão com licenças excedidas durante o mês de agosto/24
- Será emitido um comunicado onde informaremos sobre a data prevista para o início do bloqueio
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