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Descrição | Baixa de Lançamento por Sessão de Caixa |
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Observações | O objetivo do Módulo de Caixa (sessão de caixa) é, por meio de uma interface simples e objetiva, facilitar os recebimentos e pagamentos pela Tesouraria/Secretária, face às suas atribuições. |
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Para realizar este procedimento, o usuário deverá acessar o Módulo Gestão Financeira e selecionar: Caixa | Abrir Nova e seguir os passos abaixo.
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PASSO 1: Clicar em “Abrir Nova”.
O Sistema apresentada a tela de abertura de nova sessão de caixa, o usuário deve preencher os campos conforme a seguir:
- Operador: Clicar no ícone (
) para selecionar o operador do caixa; - Conta Caixa: Clicar no ícone (
) para selecionar a conta caixa; - Caixa Nº: Informar o número do caixa;
- Código da Filial: Informar a filial a ser utilizada na sessão de caixa;
- Permissão:
- Recebimentos: Selecionar esta opção para registrar apenas os recebimentos na Sessão de Caixa;
- Pagamentos: Selecionar esta opção para registrar apenas o pagamento na Sessão de Caixa;
- Ambos: Selecionar esta opção para registrar pagamentos e recebimentos na Sessão de Caixa;
- Fechamento: Selecionar esta opção se será permitido pelo operador fazer o fechamento da Sessão de Caixa;
- Emissão de Relatório de Fechamento de Caixa: Selecionar esta opção se será permitido emitir o relatório de fechamento de caixa;
- Consulta Saldo: Selecionar esta opção para permitir ao usuário consultar saldos da conta caixa;
- Estorna Lançamento Baixado em outra Sessão: Selecionar esta opção se será permitido estornar baixa de lançamentos realizadas em outra sessão de caixa;
- Saldo Inicial: Informar o saldo inicial do caixa que está sendo iniciado;
- Saldo por Operador: Clicando neste botão, será carregado o saldo do operador sem que seja considerado número da caixa ou valor informado no campo saldo inicial;
- Saldo por nº de caixa: Clicando neste botão, será carregado o saldo do caixa para o campo saldo inicial.
- Habilita PIX: Marcar essa opção ao abrir a sessão de caixa para realizar o recebimento com PIX, e ao fazer a baixa deverá ser selecionado um meio de pagamento cadastrado com o tipo primitivo PIX. Atenção: O TOTVS Pagamento Digital deve estar configurado.
Após preencher todas as informações da Sessão de Caixa, o usuário deve clicar no botão “Abrir” no ícone 
, para abrir nova sessão.
2.13.1 Ativar Sessão de Caixa
Para ativar a sessão de caixa o usuário devedeverá selecionar a opção "ativar:
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PASSO 1: Clicar em “Ativar”.
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PASSO 2: Clicar na opção “Ativar”.
Assim que ativada será aberta a sessão de caixa para que o usuário possa realizar as operações financeiras através da sessão de caixa.
Clicando neste botão, será apresentada a tela com as informações a respeito da Sessão de Caixa, tais como: valores já baixados, saldo de lançamentos a receber e pagar baixados, operador, conta caixa, permissões que o operador/usuário possui na sessão, entre outras.
Clicando neste botão, será apresentada tela com todos histórico da sessão de caixa. Apresentando todas as baixas, inclusões, entre outras.
2.13.2 Baixas de Lançamentos na Sessão de Caixa
Para registrar as baixas de lançamentos através da sessão de caixa, é necessário realizar a busca dos lançamentos que deseja baixar.
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| Aviso |
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Em casos de lançamentos originados do Módulo Educacional, o usuário pode pesquisar também através da pasta Educacional na área de pesquisa conforme tela a seguir. |
Nesta pasta Educacional, o usuário pode informar seguintes os campos:
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Após informar os campos necessários, o usuário deve clicar no botão “Pesquisar” no ícone
.
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PASSO 1: Selecionar os lançamentos desejados e clicar em “Ok”.
Ao realizar a pesquisa, o Sistema apresentará a tela com os lançamentos encontrados.
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Os lançamentos serão apresentados na tela da sessão de caixa para que sejam baixados. O usuário deve selecionar o(s) lançamento(s) que deseja baixar e clicar no botão “Baixa” no ícone
, em seguida, será apresentada a tela para registro da baixa.
Nesta etapa serão visualizadas as informações dos lançamentos e boletos que estão sendo baixados.
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PASSO 3: Clicar em “Avançar”.
Após clicar em “Avançar”, o usuário deve informar o meio de recebimento utilizado para receber os valores.
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PASSO 4: Selecionar o ícone para informar o meio de recebimento.
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PASSO 5: Após preencher as informações, clicar em “Ok’.
Será apresentada a tela para edição do meio de pagamento, o usuário deve escolher o meio de pagamento (Ex.: Dinheiro, Cheque, Cartão, etc).
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| Aviso |
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Para os casos de baixa realizadas em cheque, o procedimento mudará apenas neste momento da seleção do meio de pagamento. |
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PASSO 6: Clicar em “Cheque’.
O usuário deve selecionar o meio de pagamento “Cheque” e clicar no botão “Cheque” para preencher as informações descritas a seguir.
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- Número do Documento: Informar o número do cheque;
- Valor: Será preenchido de acordo com o valor informado na baixa;
- Filial: Será preenchida automaticamente;
- Departamento: Informar o departamento;
- Centro de Custo: Informar o centro de custo.
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PASSO 7: Após preencher as informações, clicar em “Ok’.
Na aba “Dados Adicionais”, o usuário deve preencher:
- Banco: Informar o banco do cheque;
- Agência: Informar a agência do cheque;
- Data de Vencimento: Informar a data de vencimento/Compensação do cheque.
Neste momento, o Sistema apresenta novamente a tela de baixa do lançamento com o meio de pagamento informado. O usuário deve clicar em “Avançar” para dar continuidade à baixa.
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PASSO 8: Clicar em “Avançar”.
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PASSO 9: Clicar em “Executar”.
O Sistema apresentará a tela com informação o processo de baixa de lançamento foi realizado com sucesso.
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PASSO 10: Clicar em “Fechar”.
Ao final do processo de baixa, o usuário poderá visualizar/imprimir o recibo disponibilizado na visão.
2.13.3
Estorno de Baixa pela Sessão de Caixa
Para realizar o estorno (cancelamento), o usuário deve pesquisar os lançamentos conforme instruções de pesquisa, entretanto buscando apenas os lançamentos com status baixados.
O Sistema retornará apenas lançamentos baixados. O usuário deve selecionar os lançamentos que deseja estonar a baixa e clicar no botão “Estorno” no ícone 
.
O Sistema apresentará a tela com as informações contábeis de estorno.
Após clicar em “Executar”, o processo de estorno de baixa será finalizado.
O Sistema retornará com a informação do estorno da baixa do lançamento realizado com sucesso.
2.13.4 Inclusão de Lançamentos de Serviço Extra Através da Sessão de Caixa
Ainda na sessão de caixa, é possível a inclusão de novos lançamentos financeiros de serviços extra que são vinculados ao contrato do aluno no Módulo Educacional do Sistema. Para realizar esta inclusão de um serviço extra no contrato do aluno, o usuário deve clicar no botão “Serviço Extra” no ícone
.
Nesta etapa, o Sistema abre a tela para inclusão do serviço extra e usuário deve preencher:
- Filial: Informar a filial do lançamento;
- Nível de Ensino: Informar o nível de ensino do aluno que será inserido o serviço extra;
- Período Letivo: Informar o período letivo do aluno;
- Aluno: Informar o aluno para o qual será inserido o serviço extra;
- Contrato: Será apresentado neste campo o contrato educacional para o qual será inserido uma parcela de serviço extra;
- Parcela: Informar qual o número da parcela será inserido o serviço extra criado;
- Cota: Informar a cota da parcela;
- Data de Emissão: Será carregada com a data atual;
- Data de Vencimento: Informar a data de vencimento do lançamento de serviço extra que está sendo inserido;
- Serviço: Informar o serviço extra que será utilizado;
- Valor: Informar o valor da parcela que está sendo inserido.
Após inserir as informações, o usuário deve clicar no botão “Adicionar” e em seguida no botão “Executar” para que seja inserida a parcela de serviço extra para o aluno.
2.13.5 Desativar e Fechar Sessão de Caixa
Para desativar e fechar uma sessão de caixa, o usuário deve utilizar os botões a seguir.
Clicando neste botão, a sessão de caixa aberta para o operador/usuário será desativada, fechando a tela. Entretanto não é feito o encerramento da sessão e o operador/usuário poderá abrir novamente essa mesma sessão.
Clicando neste botão, a sessão de caixa será encerrada e o operador/usuário não conseguirá mais abrir essa mesma sessão. Este processo é irreversível, não podendo abrir mais uma sessão encerrada.
No momento em que fechar a sessão de caixa, o Sistema exibirá a mensagem solicitando a confirmação do fechamento da sessão de caixa. Clicando no botão “Sim” a sessão será encerrada.
Exibindo a imagem a seguir.
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