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O TOTVS Gestão Contábil trabalha com dois tipos de lotes de lançamentos: um chamado Lote Zero e outro Lote N. O

• Lote Zero é o lote oficial da contabilidade e de onde o sistema retira todas as informações necessárias para elaboração e emissão de relatórios, controle e consulta de saldos, apuração de resultados, rotinas legais, enfim, é do lote zero onde o sistema retira todas as informações necessárias para o controle da escrituração contábil.
• Lote N são lotes de lançamentos que tem por finalidade facilitar o controle sobre lançamentos que ainda não fazem parte dos dados oficiais da contabilidade.

Se a empresa trabalhar de forma integrada com outros aplicativos, os lançamentos contábeis gerados por estes aplicativos serão trazidos para o TOTVS Gestão Contábil através de lotes de lançamentos. Depois de conferidos e ajustados, estes lançamentos deverão ser integrados ao lote principal da contabilidade para passarem, assim, a fazer parte dos dados oficiais da contabilidade.

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Cada um dos lotes visualizados na janela principal poderá ser aberto para que seus lançamentos sejam visualizados, excluídos ou alterados, bastando dar um "duplo clique" sobre a linha do lote. Feito isto, antes da apresentação dos lançamentos, será apresentada uma janela de Filtro para que sejam selecionados os lançamentos desejados. Se o lote tiver origem em outro aplicativo e se você não for usuário supervisor ou o perfil associado ao seu usuário não tiver as devidas permissões para incluir/editar/excluir lançamentos em lote ou então acessar lotes de outros módulos, ao abri-lo o sistema irá solicitar a indicação de um usuário/senha com estas características para permitir tal acesso.

A partir da versão 11.81 e para quem acessa o sistema pela nova interface que dá acesso a todos os seguimentos segmentos (RM.EXE) é possível através do menu "Lançamentos do Lote" visualizar somente os lançamentos de determinado lote, para isto, dentro do módulo de Lotes, acesse este menu e indique o número do lote desejado. É possível também acessar automaticamente a tela de edição de uma partida de determinado lançamento que se encontra em lote, para isto, dentro do módulo de Lotes, acesse o menu "Acesso Rápido", indique o lote e os dados para a pesquisa rápida desta partida.

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Informações necessárias para cadastrar Lotes

Informações sobre os campos da Capa do Lote

Código: O código do lote deverá ser sempre numérico e deverá ser único para cada lote. Os lotes com origem em outros aplicativos têm o Código definido na própria origem. Este código não poderá ser alterado posteriormente, portanto, certifique-se de que o número informado está de acordo com o código desejado. Se o Parâmetro do Sistema "Verifica duplicidade de lote na criação" estiver marcado, ao criar um novo lote, o sistema verifica primeiro se já existe ocorrência de algum lote que utilize este mesmo código junto aos lançamentos integrados e, caso já exista, será emitida uma mensagem advertindo-o sobre a existência deste lote, permitindo que se opte por continuar ou não a criação.

Digitar Capa: Esta opção permite fazer um controle maior sobre as datas dos lançamentos e o valor do lote. Esta não é uma opção de preenchimento obrigatório, mas caso seja marcada, torna-se obrigatório o preenchimento das datas inicial e final assim como informar o valor para o lote. Uma vez informados, só será permitida a inclusão de lançamentos cujas datas estejam dentro das datas informadas para a capa do lote e também dentro do período contábil e do período permitido para o usuário, assim como só será permitida a inclusão de lançamentos até o valor informado na capa do lote. Se esta opção estiver desmarcada os campos para informações das datas inicial/final e valor ficarão desabilitados e, na inclusão da capa do lote, estas datas receberão as datas do período contábil e serão reajustadas automaticamente conforme as datas dos lançamentos à medida que forem incluídos no lote. O valor ficará zerado, sendo recalculado a cada inclusão/edição de lançamentos feitos no lote.

Data Inicial / Data Final

Campos habilitados somente se a opção Digitar Capa estiver marcada e representa o período válido para inclusão de lançamentos no lote.
Não será permitida a alteração das datas da capa do lote, se existirem lançamentos no lote que ficarão fora do novo período informado.

Valor

Campo habilitado somente se a opção Digitar Capa estiver marcada e representa o valor total dos lançamentos no lote.
Quando a opção Digitar Capa estiver marcada, na integração do lote será realizada uma consistência entre o valor total dos lançamentos e valor do lote informado neste campo.

Maior lote cadastrado até o momento

Neste espaço, como informação, será mostrado o número do maior lote já cadastrado até o momento, independente do seu aplicativo de origem. Para encontrar o maior número, o sistema irá procurar entre os códigos dos lotes já integrados ao lote principal e não integrados. Assim, se desejar incluir lotes com números sequenciais, é só consultar esta informação e atribuir um número ao lote que se está incluindo, maior que o número aqui informado.

Campos Referentes ao Fluxo de Aprovação

Campos abaixo terão visibilidade apenas pra Lotes Contábeis quando o Parâmetro "Utilizar Fluxo de Aprovação" estiver marcado e não podem ser editados manualmente (Mais detalhes em Fluxo de aprovação de lançamentos).

• Status de Aprovação

Identifica qual tipo de Status de Aprovação o lote esta. "Em edição" , "Aguardando aprovação" e "Aprovado".

• Usuário Solicitante

Identifica o Usuário Solicitante, apenas será preenchido quando for efetuado o processo de Solicitação de Aprovação para o lote.

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