Manual Operacional

- Central de Tutoria e Monitoria

O manual a seguir tem por objetivo orientar o usuário da integração entre os sistemas TOTVS Educacional e LMS-CTM. Todas as funcionalidades descritas neste manual têm como base do que está descrito nos documentosno documento:

• Especificação Anexo I - Detalhamento Funcional - FS008244

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title Parâmetros
Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Tela para que o usuário defina todos parâmetros necessários para efetuar a integração com o CTM-LMS.  Detalhamento do processo No menu TOTVS Educacional | Educacional | Customização | Integração LMS | Parâmetros, o usuário administrador consegue efetuar as parametrizações referentes ao processo de integração. As abas do CTM-LMS foram disponibilizadas no menu já existente da customização da Integração LMS Padrão.  Os parâmetros são: Dados de Conexão - Web Service                 Image Added Endereço do WebService: endereço do Web Service - disponibilizado pelo LMS Endereço do WebService de Consulta: endereço do WebService de Consulta - Para atender os Regionais que não atuam com a customização do CTM e na necessidade  de consultar os alunos que já foram exportados ao LMS. Usuário: usuário com acesso ao Web Service - disponibilizado pelo LMS Senha: senha do usuário - disponibilizado pelo LMS Aviso Os mesmos dados de usuário e senha são aplicáveis a ambas as URLs. Dados de Conexão - Web Service CTM DR Ofertante Escala de Notas: escala de notas utilizada pela DR Ofertante. DR Central Deverá ser inserido nessa parametrização um ou mais DR Centrais que serão utilizados pela DR Ofertante. Image RemovedImage Added Escala de Notas: Escala de notas que o DR Central utiliza. Nome: Nome do DR Central que está sendo cadastrado. Domínio: Código do domínio do DR Central. Endereço do WebService: Endereço de acesso ao WebService disponibilizado pelo DR Central. Endereço do WebService de Consulta: endereço do WebService de Consulta pelo DR Central. Token: Token de acesso ao WebService disponibilizado pelo DR Central. Senha: Senha de acesso ao WebService disponibilizado pelo DR Central. Os dados parametrizados acima são referentes ao meu regional. Sou um DR Central: A opção deverá ser marcada se o preenchimento for realizado com os próprios dados. (Será possível cadastrar somente um DR Central utilizando essa opção).  Status de Matrícula - Matrícula Será utilizada a mesma interface do LMS Padrão, os status de matricula cadastrados serão entendidos como Matriculado no CTM-LMS. Status de Matrícula - Inativar Matrícula LMS Será utilizada a mesma interface do LMS Padrão, os status de matricula cadastrados serão entendidos como Inativo no CTM-LMS.

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title Matriz Curricular
Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Tela para que o usuário defina se a Matriz Curricular utilizará a CTM. Detalhamento do processo No menu TOTVS Educacional | Educacional | Currículo e Oferta | Matriz Curricular | Aba Campos Complementares, o usuário deverá informar através da caixa de seleção, se a Matriz Curricular utiliza a Central de Tutoria e Monitoria. Obs.: Os campos complementares deverão ser habilitados em: TOTVS Educacional | Educacional | Configurações | Níveis de Ensino. Os dados de matriz curricular são enviados ao CTM-LMS no momento do cadastro da Turma/Disciplina para o domínio CTM do DR Central preenchidos nos campos complementares CTM da Turma. Os dados que serão enviados ao CTM-LMS: Image Added Aviso title Atenção Esse check box deve ser marcado caso dentro da matriz aplicada existam turmas a serem integradas com o CTM, pois para que a Tura/Disciplina seja vinculada ao CTM é preciso que este campo esteja marcado e os campos complementares de CTM da turma (STURMACOMPL) estejam preenchidos. Nota title Data Final Matriz Aplicada A data final da Matriz Aplicada, deve ser preenchida, pois ela é utilizada no envio de dados das turmas.

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title Cadastro de Turma
Pré-requisitos Inclusão de DR Central nos Parâmetros da Integração. Descrição do processo Preenchimento de campos complementares para que o usuário informe a inclusão ou não da Turma no CTM. Detalhamento do processo No menu TOTVS Educacional | Educacional | Currículo e Oferta | Turmas | Aba Campos Complementares, o usuário deverá informar dois campos complementares indicando se a turma será exportada para a Central de Tutoria e Monitoria. Obs.: Os campos complementares deverão ser habilitados em: TOTVS Educacional | Educacional | Configurações | Níveis de Ensino. CTM: Campo para informar se a Turma será do Tipo DR Central ou DR Ofertante.  - DR Central: A turma será exportada para o domínio CTM, para que assim seja possível vincular os alunos/matrículas de diversos DRs Ofertantes a ela no CTM. Só será possível cadastrar turmas/disciplinas dos tipos Semipresencial ou a Distância. - DR Ofertante: A turma não será exportada para o domínio CTM, sendo assim as turmas deverão ser associadas aos grupos da CTM do LMS. Nome do DR Central: Nome do DR Central correspondente a turma que esta sendo cadastrada. O campo busca os DR Centrais cadastrados na parametrização da Integração. Observação: Para os regionais que utilizam a parametrização "Tipo de Mediação" somente serão permitidos os tipos semipresencial e a distância. Image Added

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title Processo Customizado de Exportação de Turmas/Disciplinas
Pré-requisitos Inclusão de parâmetros CTM e Nome do DR Central no cadastro de Turmas. Descrição do processo Este processo envia Turmas/Disciplinas para o CTM. Detalhamento do processo O envio é feito no momento do cadastro da Turma/Disciplina, caso os campos complementares CTM da Turma e Matriz Curricular estejam preenchidos e tenha cadastro no anexo Plataforma EAD. Quando forem criadas ou alteradas as turmas/disciplinas de uma turma com o campo complementar CTM indicado como DR Central, a customização realizará a exportação dos dados para o domínio CTM-LMS indicado no campo complementar Nome do DR Central da Turma. Quando o campo complementar for definido como DR Ofertante no cadastro da Turma ou não estiver preenchido, a estrutura do curso não será importada para o CTM-LMS. Quando o campo CTM da Turma estiver definido como DR Central, a customização permitirá a criação de Turma/Disciplina apenas dos tipos Semipresencial e a Distância. Aviso Turmas CTM, são consideradas modalidades de LMS, portanto devem estar no anexo de Plataforma EAD (conforme detalhado no Manual do Controle EAD).

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title Processo Customizado de Exportação de Docentes
Pré-requisitos Não se Aplica. Descrição do processo Este processo realiza o envio de docentes para o CTM-LMS. Detalhamento do processo O envio dos docentes para o DR Central informado é realizado no momento da associação do docente com a Turma/Disciplina. A exportação enviará envia somente os docentes informados nas turmas/disciplinas em que a Turma tenha sido cadastrada como DR Central. Serão enviados São enviados e vinculados nas turmas no LMS apenas os docentes com o campo tipo de professor preenchido com Tutor ou Titular.Na exportação os dados serão enviados seguindo o padrão LMS, caso o tipo de professor seja Titular a exportação irá enviar como Titular, caso seja outro a exportação enviará os dados como Assistente Os demais tipos são enviados como "Assistente"e não são vinculados as turmas. Ao realizar alterações no cadastro dos professores as informações são atualizadas no CTM-LMS.

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title Processo Customizado de Vínculo de Turma/Disciplina
Pré-requisitos Necessário ter Turma/Disciplina criada. Descrição do processo Processo de vínculo de Turma/Disciplina com uma disciplina disponibilizada no CTM-LMS por um DR Central. Detalhamento do processo Para realizar o vínculo, deverá ser executado o processo que está em TOTVS Educacional | Educacional | Currículo e Oferta | Turmas/disciplinas | Processos | Vincular Turma/Disciplina a CTM, selecionando a Turma/Disciplina que deseja vincular.. Os campos listados são retornados de acordo com os dados disponibilizados na CTM-LMS do DR Central.  Deverá ser informado os seguintes parâmetros: Curso LMS: Curso ofertados no pelo DR Central informado nas parametrizações. Módulo LMS: Grupos associados ao Curso selecionado no Curso LMS. Turma LMS: Grupos associados ao Módulo selecionado no Módulo LMS. Disciplina (Grupo) LMS: Grupos associados a Turma selecionada na Turma LMS. Os dados do vínculo quando executado com sucesso serão guardados em uma tabela para posterior visualização.

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title Processo Customizado de Desvínculo de Turma/DisciplinaVisualização de Vínculos e Desvínculos
Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Tela para visualização de vínculos e desvínculos. Detalhamento do processo No Menu TOTVS Educacional | Educacional | Currículo e Oferta | Turmas/disciplinas | Anexos | Grupo CTM, é possível visualizar os vínculos e desvínculos de Turma/Disciplina ao Necessário ter realizado vínculo da Turma/Disciplina com o Grupo (Disciplina) no CTM-LMS. Descrição do processo   A visualização só é habilitada para as Turmas/Disciplinas que estiverem com os campos complementares do CTM (Campos CTM e DR Central) preenchidos. Image Added Image Added Nesta interface fica registrado todo o histórico de vinculação e desvinculação das turmas/disciplinas do TOTVS Educacional à Processo para desvincular uma Turma/Disciplina do TOTVS Educacional de um Grupo (Disciplina) no CTM-LMS. Não é possível incluir, excluir ou alterar os dados manualmente nesta interface, todos os registros são apenas para visualização.

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title Processo de Exportação de Alunos e Matrículas
Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Processo para realizar exportação de alunos e matrículas do TOTVS Educacional para a CTM-LMS. Detalhamento do processo Para realizar o desvínculoa exportação dos dados, deverá ser executado o processo que está em TOTVS Educacional | Educacional | Currículo e Oferta | Turmas /disciplinas | Processos | Vincular Turma/Disciplina a CTM, selecionando a Turma/Disciplina que deseja desvincular. Image Removed Esse processo só poderá ser realizado pelo DR Ofertante, com intuito de desvincular uma disciplina do TOTVS Educacional à uma disciplina (Grupo) no CTM-LMS. Para realizar a execução, a customização verifica se existem alunos matriculados na turma/disciplina do TOTVS Educacional que esteja vinculada à uma disciplina (Grupo) no CTM-LMS. Caso não tenha, o registro de vínculo da turma é alterado para Inativo. Caso tenha alunos matriculados, o usuário deverá alterar manualmente no TOTVS Educacional a situação de matrícula dos alunos para um status que esteja parametrizado como Inativo nos parâmetros do LMS padrão. Caso o status da matrícula dos alunos não seja alterado para um dos status equivalentes a inativo, o processo retornará a mensagem: O processo não será executado, existem alunos matriculados.
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title Visualização de Vínculos e Desvínculos
Exportação Matrícula/Aluno - CTM. A exportação será de uso exclusivo das turmas que são utilizadas no CTM, sendo assim só estará habilitada para os registros que utilizam a CTM. Image Added Tanto o DR Ofertante quanto o DR Central poderão realizar a exportação de Matrícula/Aluno para o CTM-LMS. Porém, diferentemente de um DR Ofertante, uma turma do tipo DR Central não necessitará executar antes o processo de "Vincular Turma/Disciplina a CTM". Para execução do processo, o aluno deve estar matriculado em pelo menos uma turma/disciplina do SGE que esteja vinculada a um Grupo (Disciplina) no CTM-LMS. Será considerado para matrícula, o aluno que esteja com a situação que indique matrícula conforme parametrização do CTM. Para identificação de qual DR Ofertante o aluno pertence e evitar RA's repetidos no domínio do DR Central, o processo customizado irá concatenar as informações de UF do regional ofertante no envio do RA do aluno para o CTM-LMS. Image Added Exemplo: Aluno: João Silva  RA: 00007898  UF da Filial: MG                O RA será enviado para o LMS-CTM da seguinte forma: MG00007898 (UF+RA) Ao realizar a alteração de situação de matrícula do aluno em alguma disciplina vinculada a CTM-LMS para algum status que seja equivalente a Inativo na CTM, a customização realizará o desvínculo do aluno/matrícula. Image Added No momento da matrícula caso o usuário de um DR Ofertante realize a matrícula de um aluno em turma CTM e nesta turma não tiver nenhuma turma/disciplina do TOTVS Educacional vinculado a uma disciplina (Grupo) do CTM-LMS será exibido a seguinte mensagem: A turma selecionada não possui nenhuma turma/disciplina vinculada ao CTM e não será possível realizar o processo de Exportação Matrícula/aluno-CTM. Para execução do processo customizado será necessário que a turma/disciplina do TOTVS Educacional esteja vinculada a uma disciplina (Grupo) no LMS-CTM. Caso um aluno tenha seu registro alterado no cadastro de alunos, será verificado no momento de salvar o registro se o mesmo está vinculado a uma matrícula em uma turma/disciplina a distância ou semipresencial que esteja associado a uma disciplina (Grupo) no LMS-CTM. Caso tenha matrículas distintas em mais de um domínio da CTM-LMS, a customização irá atualizar o cadastro em todos os domínios em que haja matrícula.

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title Processo de Importação de Notas e Avaliações
Pré-requisitos Campo complementar ETAPALMSCTM informado. Descrição do processo Processo para realizar a importação de notas e avaliações do CTM-LMS para o TOTVS Educacional. Detalhamento do processo O processo realizará a importação das avaliações, notas das avaliações e notas das etapas do CTM-LMS, para isso, o campo complementar Etapa LMS-CTM da Turma/Disciplina deverá ser informado para que seja identificada a etapa que receberá as avaliações e notas do CTM-LMS. Image Added O campo complementar será criado através do script disponibilizado no pacote de instalação, porém será necessário algumas conferências para que o campo complementar seja exibido na base de dados e esteja pronto para preenchimento:  1- Acessar o TOTVS Educacional SGE → clique em configurações → Campos complementares → Turma/Disciplina e conferir se o campo complementar ETAPALMSCTM está ativo na base de dados. Caso esteja vermelho (desativado), será necessário abrir o registro e clicar em Ativar. Image Added 2 - Verificar se as etapas estão cadastradas nos anexos da turma/disciplina. TOTVS Educacional → Turmas/Disciplinas → Anexo → Etapas. Image Added 3 - Conferir se o campo complementar está habilitado para a filial. Acesse TOTVS Educacional SGE → clique em configurações→  Níveis de ensino → edite o nível de ensino correspondente →  acesse a aba de campos complementares disponíveis →  turma/disciplina → habilite o campo complementar e salve a edição. Image Added Image Added No momento da importação, a customização realizará a conversão das notas para a escala de notas utilizada pelo DR Ofertante da seguinte maneira: - DR Central e DR Ofertante utilizam a mesma escala de notas: A customização não realizará nenhuma conversão nas notas. - DR Central utiliza escala de notas de 0 a 100 e DR ofertante utiliza escala de notas de 0 a 10: A customização realizará a conversão nas notas dividindo o valor total da nota no CTM-LMS por 10. - DR Central utiliza escala de notas de 0 a 10 e DR ofertante utiliza escala de notas de 0 a 100: A customização realizará a conversão nas notas multiplicando o valor total da nota no CTM-LMS por 10.

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title Monitor de Log
Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Criação do menu TOTVS Educacional | Customização | Monitor de Log – CTM. Neste processo o usuário consegue consultar o LOG das operações de importação e exportação executadas pela integração CTM-LMS e também o processo de reenvio dos registros. Detalhamento do processo Na tela "Monitor de Log – CTM" é possível efetuar apenas a consulta das informações, não sendo possível editar os dados. Os campos abaixo são exibidos na visão: Image Added Campos Descrição ARQUIVO XML Arquivo XML recebido ou Enviado CHAVE Chave do Registro CODCOLIGADA Código da Coligada DATA Data do registro DESCRIÇÃO DO ERRO Descrição do Erro ID ID do Processo PROCESSO Nome do Processo REPROCESSADO Indica se o registro já foi reenviado – Exibe Sim ou Não STATUS Status do registro – Erro ou Sucesso TIPO Exportação ou Importação O usuário consegue efetuar o reenvio dos registros com status “E”, selecionando os registros com erro e acessando Processos | Reenvio de Registros. Ao executar o processo a rotina customizada consome o WS de acordo com o processo do registro. A identificação do registro a ser enviado é de acordo com o campo Chave e o tipo de processo é identificado através do campo Processo. Quando um registro é reenviado, o campo REPROCESSADO é alterado para “True” e é criado um novo registro detalhando o reenvio. Somente podem ser reenviados registros com o campo REPROCESSADO igual a “False”. Image Added Image Added Informações Para informações sobre Alteração Status Logs com Erro e o processo de Exclusão de Logs no monitor, acesse o Manual Operacional da Customização - LIB DN

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title Processo Customizado de Exportação da Mudança de Turma
Pré-requisitos Somente são exportados para o CTM a alteração de turma com status destino parametrizados no campo Status de Matrícula-Matrícula. Descrição do processo O processo customizado integra o processo de alteração de turma dos alunos do TOTVS Educacional com o sistema LMS da Time do Know. Detalhamento do processo O processo customizado é acionado quando um usuário executa o processo nativo “Mudar Turma”, disponível em Matrícula | Processos | Mudar Turma. O aluno é excluído da turma origem através do método DetachUserToGroup e é incluído na nova turma através do processo AttachUserToGroup. Caso turma/disciplina origem seja do tipo a distância ou semi-presencial, e a turma destino não, é executado somente a exclusão do aluno da turma (DetachUserToGroup).  Caso a turma/disciplina origem não seja do tipo a distância ou semi-presencial, e a turma destino sim, é executado somente a inclusão na turma (AttachUserToGroup).  Se tanto origem quanto destino forem do tipo a distância ou semi-presencial, são executados a exclusão da turma de origem e a inclusão a turma de destino. Aviso Só é possível efetuar a mudança entre turmas CTM que sejam da mesma DR Central, visto que o cadastro de aluno não é reenviado neste processo. Informações enviadas: Campo CTM (Details) DetachUser ToGroup Campo de Origem TOTVS Descrição do campo de origem do TOTVS Formato TOTVS  ext_user_id SMATRICULA.RA RA do Aluno Varchar(20)  ext_group_id Caso a turma seja de um DRCentral com grupo vinculado é enviado: ZCTMGRUPO.CODDISC_EXTID Senão é enviado: ‘D’ + SMATRICULA.IDTURMADISC ID da turma disciplina String   Campo CTM (Details) AttachUserToGroup Campo de Origem TOTVS Descrição do campo de origem do TOTVS Formato TOTVS  ext_user_id SMATRICULA.RA RA do Aluno Varchar(20)  ext_group_id Caso a turma seja de um DRCentral com grupo vinculado é enviado: ZCTMGRUPO.CODDISC_EXTID Senão é enviado:  ‘D’ + SMATRICULA.IDTURMADISC ID da turma disciplina Int(4)

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title Dicas soluções
Ao analisar o monitor de log, é importante verificar a mensagem de erro para identificar a causa. Aguns erros, causas e soluções estão listadas abaixo: ERRO: User with external id: 'XXXXXXXXX' was not found O erro indica que o aluno não consta no CTM/LMS, verifique se no log existe a exportação do aluno com sucesso, pode ter ocorrido erro na exportação do mesmo e assim, consequentemente seu registro de matrícula não será exportado com sucesso. ERRO: Group object with external id: 'Dxxxxxxx' was not found Verifique se a Turma/Disciplina foi vinculada e se ela foi exportada para o CTM com sucesso. Se ela foi exportada com sucesso no anexo "Grupo CTM" da turma será possível ver o external_id. ERRO: Não foram localizadas matrículas para a Turma XXXXXX Verifique se as Turmas CTM, estão com o Anexo: Plataforma EAD preenchidos. As turmas CTM são consideradas modalidades de LMS, portanto devem estar no anexo de Plataforma EAD (conforme detalhado no Manual do Controle EAD). Aviso title Roteiro para validação Caso 1: DR é o próprio ofertante Quando o DR é o próprio ofertante a exportação da Turma/Disciplina é feita ao salvar o cadastro da mesma, mas para isso ele valida as seguintes informações: 1 - A matriz deve estar configurada para usar "Central de Monitoria e Conteúdo" e a data fim da mesma deve estar preenchida; 2 - A Turma deve ter o campo CTM como C (Central) e o Id do DR; 3 - A parametrização do DR deve estar marcado que é um DR Central; 4 - A Turma disciplina deve ter as data Inicial e Final informadas. Ao salvar a turma disciplina com essas configurações verifique se no log de exportação de Turma/Disciplina ela foi exportada com sucesso. Caso não tenha sido exportada verifique a mensagem de erro. Caso ela tenha sido exportada com sucesso basta executar o processo "Exportação Matrícula/Aluno CTM" (um dos processos da Turma) para que as matrículas sejam exportadas. Caso não exista a turma/disciplina no log, edite o cadastro da turma e faça alguma alteração para que o registro seja salvo e exportado. Caso 2: DR não é ofertante Neste caso a exportação da Turma/Disciplina é feita ao salvar executar o processo de Vincular Turma/Disciplina CTM 1 - A matriz deve estar configurada para usar "Central de Monitoria e Conteúdo" e a data fim da mesma deve estar preenchida; 2 - A Turma deve ter o campo CTM como O (Ofertante) e o Id do DR; 3 - A parametrização do DR não deve estar marcado que é um DR Central; 4 - A Turma disciplina deve ter as data Inicial e Final informadas;  5 - Acesse o anexo "Grupo CTM" da turma/disciplina e verifique se a mesma está vinculada. Ao executar o processo de vinculação verifique se no log de exportação de Turma/Disciplina ela foi exportada com sucesso. Caso não tenha sido exportada verifique a mensagem de erro. Caso ela tenha sido exportada com sucesso basta executar o processo "Exportação Matrícula/Aluno CTM" (um dos processos da Turma) para que as matrículas sejam exportadas. ERRO: Group object with external id: 'Mxxxxxxx' was not found Verifique se a Matriz aplicada foi exportada. É importante verificar se a matriz aplicada possui data final preenchida. ERRO: (Basic) Authentication failed "O servidor remoto retornou um erro: (401) Não Autorizado." O erro indica url incorreta e/ou usuário incorreto/sem permissão ou ainda  senha incorreta. É necessário verificar estas informações no parâmetros. Pré-requisitos Descrição do processo Detalhamento do processo