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Hablando de definir criterios de aprobación para carpeta o para documento...
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La aprobación de contenido publicado en la plataforma se puede realizar tanto por carpetas como por documentos.
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La aprobación por documento solo se permite cuando se publica en una carpeta que no tiene aprobación. En este caso, los criterios se definen en el momento de la creación del documento. El contenido publicado por el propio usuario aprobador de la carpeta también se someterá a su aprobación, ya que además de aprobador también puede ser publicador e incluir documentos en la carpeta. Esta acción es necesaria para garantizar una mayor asertividad con respecto a la publicación y aprobación de documentos en la plataforma.
Acceder a la configuración de aprobación
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01. Activar el menú Documentos.
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04. Activar la pestaña Aprobación.
Heredar aprobadores de la carpeta principal
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Esta opción solo está disponible para subcarpetas creadas dentro de carpetas con aprobación configurada.
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01. Acceder a la pestaña Aprobación como se muestra en el ítem Acceder a la configuración de aprobación.
02. Seleccionar la opción Heredar aprobadores principales.
| Painel |
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Si la opción Heredar los aprobadores principales está marcada, las subcarpetas heredarán los niveles de aprobación y los respectivos aprobadores de la carpeta principal. Esta opción no permite ninguna configuración de aprobación adicional. Si esta opción no se marca, el documento que se publique dentro de la subcarpeta respetará la aprobación definida específicamente para la subcarpeta, no la de la carpeta principal. |
Agregar nivel de aprobación
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Se puede utilizar el recurso de aprobación por niveles, o sea, que se puede determinar que la publicación de una carpeta o documento pase por varios niveles de aprobación.
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01. Acceder a la pestaña Aprobación como se muestra en el ítem Acceder a la configuración de aprobación.
02. En Agregar nivel, introduzca una descripción para el nivel de aprobación que se le otorgará a la carpeta o al documento.
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06. Después de modificar las propiedades deseadas de la carpeta o documento, active Confirmar para guardar los cambios.
Eliminar el nivel de aprobación
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Para poder eliminar el nivel de aprobación, se deben aprobar todos los documentos que estuvieran pendientes de aprobación.
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01. Acceder a la pestaña Aprobación como se muestra en el ítem Acceder a la configuración de aprobación.
02. Activar la pestaña referente al nivel de aprobación a ser eliminado.
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