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Por conta da complexidade de políticas de viagens corporativas e as variações de regras entre as empresas, o processo de viagens possui uma série de parametrizações. Estas estão concentradas no Assistente de Configuração (FINA691) e dividas em:

É importante ressaltar que todas as alterações efetuadas neste assistente reflete diretamente nos parâmetros do Protheus (SX6).

Esta rotina é responsável pelo mapeamento das filiais do backoffice Protheus com o ambiente Reserve, tais como usuário e senha de acesso para integração. Para mais informações, veja a página o manual desta integração aqui.

O grupo de acesso define as hierarquias de visualização dos dados de viagens dos colaboradores.

Por exemplo:

Temos os seguintes colaboradores da Empresa A:

• João - Gerente
• Paulo - Coordenador
• Luciana - Analista de Sistemas
• Ricardo - Analista de Sistemas

Existem dois grupos possíveis para configuração neste cenário:

1) João é o responsável do Grupo Departamento A, onde Paulo, Luciana e Ricardo são integrantes. Logo, João consegue visualizar as suas próprias viagens e as viagens que contém pelo menos um dos participantes do seu grupo;

2) Paulo é o responsável do Grupo Departamento A.1, onde Luciana e Ricardo são integrantes. Paulo consegue visualizar as próprias viagens e as que contém pelo menos um dos demais participantes do seu grupo.

As despesas são os tipos de gastos que um colaborador pode prestar contas à empresa. Através do cadastro de Tipo de Despesas (FINA679) é possível configurá-las.

Estas podem ou não efetuar algum controle de limites para a prestação de contas, tais como:

• Sem limite - As despesas informadas serão consideradas reembolsáveis
• Limite diário - A soma das despesas lançadas de mesmo tipo e no dia não deve ultrapassar o limite informado
• Limite total - A soma de todas as despesas de mesmo tipo lançadas na prestação não deve ultrapassar o limite informado
• Limite/despesa - A despesa está limitada ao limite informado

Caso seja necessário controlar estes limites, os valores possíveis para configuração de uma despesa são:

• Valor Unitário - Para cálculo automático quando informada a quantidade na prestação de contas (ex. Km.).

  
  

  Informações
  title Importante
  Caso este campo esteja preenchido não será possível alterar o valor unitário da despesa na prestação de contas.  Para que seja possível informar valores diferente na prestação de contas, este campo deve permanecer com o valor zero (0) e será controlado o limite através dos campos de Limite sem pernoite e Limite com pernoite.

• Limite sem pernoite - Valor limite para viagens que não exigem pernoite
• Limite com pernoite - Valor limite para viagens que exigem pernoite
• Limite Moeda 2 - Valor limite para gastos efetuados em dólar
• Limite Moeda 3 - Valor limite para gastos em euro

Os limites possuem vigência, ou seja, caso seja necessário alterar a política é possível encerrar uma vigência informando a Data Final e informando os valores para um novo período.

É possível vincular os tipos de despesas a localizações:

• Nacionais
• Internacionais
• Ambos

Essa amarração é realizada como uma outra ação na tela de cadastro de tipo de despesas.

O Grupo de Despesas (FINA681) possui as mesmas características do Tipo de Despesa, com exceção das entidades de custo, tipo de limite por despesa e valor unitário, que são específicos da linha de despesas, e tem como objetivo agrupar e definir limites padrões para um determinado grupo.

O processo de viagens utiliza a base de Participantes (APDA020) do SIGAAPD - Avaliação e Pesquisa de Desempenho. Para tanto, neste cadastro existe na aba Viagens as informações necessárias para torná-lo um viajante, são elas:

• Aba "Dados Gerais"
  • E-mail - utilizado para que o participante receba e-mails da notificação de aprovação de prestações de contas e adiantamentos
  • Disp Viage - Informe se um participante possuí disponibilidade para viagens. Utilizado apenas na integração com RESERVE, para solicitação de viagens este campo foi descontinuado.
• Aba "Viagem"
  • Nível de cargo - utilizado para a integração com o Reserve e que define o tipo de acesso que o participante terá
  • Login Reserve - login do participante no Reserve
  • ID Reserve - preenchido após a integração do cadastro com o Reserve
  • Empresa e Filial atual - empresa e filial onde o participante atua no momento para controle dos pedidos do Reserve
  • Empresa e Filial anterior - registro histórico da empresa e filial onde o participante atuou anteriormente para controle dos pedidos do Reserve
  • Permite Adiantamento - informa se o participante é elegível a adiantamento
  • Aprovador - ID do usuário aprovador
  • Substituto - ID do usuário aprovador substituto
  • Fornecedor e Loja - Código do fornecedor e loja para crédito dos adiantamentos e reembolsos
  • Substituto da Prestação de Contas - ID do usuário que pode realizar a prestação de contas no lugar do participante (Ex. Funcionário de um Escritório de Projetos, Secretárias ou Assistentes Executivas etc).
  • Permite Viagem? - Indica se o participante terá permissão de solicitação de viagens ou utilização do app minha prestação de contas.

Um participante pode ou não ser um funcionário e as integrações com o módulo de Gestão de Pessoal para este são as existentes no Protheus (do cadastro do Participante replicando para a folha ou vice-versa com a configuração do .ini)

Para mais informações da integração de Participantes com o Reserve, consulte aqui.

Apesar do Reserve possuir somente como entidade de custo o Centro de Custo e o Protheus trabalhar com outras entidades, é possível efetuar as classificações no Protheus através da rotina de Viagens (FINA665). Em Ações Relacionadas, através da opção Alterar Ent. Custos, é possível informar também a Classe de Valor e o Item Contábil.

O restante das rotinas carregam estes custos da viagem ou então, no caso da Prestação de Contas ou Solicitação de Viagem, possuem campos para a entrada das entidades.

Para mais informações da integração de Centro de Custos com o Reserve, consulte aqui.

Alguns eventos do processo de Viagens realizam o envio de e-mail padrão para notificar o participante envolvido na ação que acabou de ser executada. Muito legal né ?!  

Veja quais são esses eventos:

Na rotina de Viagens (FINA665)

1. Ao conferir a solicitação, transitando o status da mesma p/ "Aguardando Aprovação" - Notifica o aprovador.

Na rotina de Adiantamentos (FINA667)

1. Ao gerar o adiantamento em status "Solicitado" - Notifica o aprovador;
2. Ao reprovar um adiantamento na etapa de aprovação do gestor (incluindo a aprovação por lote) - Notifica o viajante;
3. Ao liberar o pagamento do adiantamento gerando o título financeiro através da ação "Liberar Pagto" - Notifica o viajante.

Na rotina de Prestação de Contas (FINA677)

1. Ao conferir uma prestação de contas pelo departamento de viagens através da ação "Conferir" - Notifica o aprovador;
2. Ao reprovar uma prestação de contas na etapa de aprovação do gestor - Notifica o viajante;
3. Ao liberar o reembolso para o viajante ou a devolução p/ a empresa, gerando o título financeiro através da ação "Liberar Financ." - Notifica o viajante.

Para que todo esse fluxo tenha a dinâmica do envio de e-mails, é necessário alguns pré-requisitos, tais como:

• Configurar servidor de e-mail do Protheus;
• Ter o campo "E-mail" preenchido no cadastro do Participante com um endereço válido;
• Ter o parâmetro MV_RESAVIS (presente no Assistente de Configuração, seção "Gerais") configurado como "1";
• Permitir que o serviço de e-mail (Google, Office365, etc) seja acessado pelo Protheus. Essa ação só se faz necessária caso você receba um alerta Google/Microsoft sobre o bloqueio à tentativa de conexão de um dispositivo desconhecido.

Exemplo de um e-mail que foi disparado para o gestor aprovador no momento em que o departamento de viagens conferiu a prestação de contas (ação "Conferir->Aprovar"):

• Uma prestação de contas só pode ser finalizada desde que todos os adiantamentos vinculados à viagem, se houverem, estiverem pagos, ou seja, creditados ao colaborador. Isso previne que seja creditado um valor de reembolso indevido ao colaborador.
• Todas as outras moedas são convertidas para dólar, uma vez que a operação mais comum é a de concessão de traveller checks em dólar para débito, crédito ou saque na moeda corrente de outros países. Por exemplo: Em uma despesa efetuada em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.
• Título oriundo da prestação de contas: FINA667 ou FINA677 não pode ser negociado.

Na inclusão de uma Prestação de Contas Avulsa, existe a opção "Alt. Viajante" em que é possível alterar o participante da Prestação de Contas.

Como exemplo: 

Dois funcionários de uma empresa precisam fazer uma visita em um determinado cliente e um deles irá incluir a prestação de contas para o outro funcionário. 

Funcionário João : é quem irá incluir a prestação de contas para a Maria. Será o Substituto da Maria.

Funcionária Maria:  é quem terá a prestação de contas incluída pelo João. No seu cadastro de participante (APDA020), deverá ter configurado o usuário João como seu Substituto (RD0_USRPRE). 

Nesse caso, o usuário João deve acessar o sistema e na inclusão da Prestação de Contas Avulsa, deve efetuar a alteração do Viajante, informando o Participante: Maria . 

Dessa forma, o participante da  Prestação de Contas passará a ser a usuária Maria (FLF_PRESTA).  

A contabilização da prestação de contas possui lançamentos específicos para a contabilização das despesas, sendo eles:

• 8B3 - Item da Prestação de Contas/Despesa
• 8B4 - Estorno do Item da Prestação de Contas/Despesa
• 8B5 - Cabeçalho da Prestação de Contas*
• 8B6 - Estorno do Cabeçalho da Prestação de Contas*

*Os totalizadores da prestação de contas são gravados na tabela FLF - Cabeçalho da Prestação de Contas

Para a contabilização off-line da prestação de contas: LP 8B3 e 8B5 - Contabilização da Prestação de Contas Off-line