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Integração TOTVS Educacional x

Saída Inteligente

        A integração TOTVS Educacional com o aplicativo  Filho sem Fila aplicativo Saída Inteligente tem por objetivo avisar a portaria que o responsável do aluno esta próximo ao colégio, trazendo mas segurança e organizando o transito nas mediações do colégio.        da instituição de ensino.

Sistemas Envolvidos

          TOTVS Educacional - O módulo Educacional gerencia escolas e faculdades (ensino básico e superior), por meio de ferramentas que permitem maior agilidade nos processos que envolvem os alunos, responsáveis, professores e os funcionários.

      Aplicativo Filho sem FilaSaída Inteligente - Com este aplicativo, pais de alunos podem, com seus smartphones, avisar à portaria que estão próximos ao Colégio. Os sistemas suportados iOS, Android e Windows Phone.

Integração

Cadastro Unidade de Ponto

Foi

implementado no TOTVS Educacional o cadastro de unidade de ponto

Esse cadastro está disponível nos menus:

Menu: Currículo e Oferta - Turmas. Campo:  Unidade de Ponto.

para definição dos locais de saída da instituição de ensino. Desta forma quando a integração estiver ativa cada turma poderá definir por qual unidade de ponto o aluno sairá.

As seguintes funcionalidades do sistema passam a interagir com esta nova entidade:

• Cadastro de turma (Currículo e Oferta | Turmas - Campo:  Unidade de Ponto) - para definição da unidade de ponto utilizada para saída dos alunos da turma.
• Processo para cadastro rápido de turma e turmas/disciplinas (Atividades acadêmicas | Assistente |

• Cadastro de turmas e turmas/disciplinas

• - Campo: Unidade de Ponto

Menu: Integração - Filho sem Fila - Cadastro Unidade de Ponto.

• ) - para possibilitar que a unidade de ponto das turmas criadas já sejam preenchidas na execução do processo.
• Processo para cópia de turmas entre períodos letivos (Currículo e Oferta | Turmas | Copiar turma entre período letivo) - a execução deste processo passa a copiar a informação da unidade de ponto da turma origem para a turma a ser criada.

 Processo Sincronismo de dados para

aplicação Saída Inteligente     

O processo de

sincronismo dos dados tem como objetivo

O processo esta disponível no Menu: Integração - Filho sem Fila.

Os dados enviados são:

• Envio de Ra do Aluno, módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de Nome do Aluno,módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de Período do Aluno, módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de Série do Aluno, módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de Turma do Aluno, módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de Data Nascimento do Aluno, módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de idRepPrincipal do Responsável , módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de Status do Aluno,módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de pontoChamado Unidade/Ponto de chamada da turma, módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de Id Responsável do aluno, módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de Nome do Responsável , módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de Tipo (Pai/Mãe/Responsável Acadêmico/ Responsável Financeiro,módulo TOTVS Educacional, para o Filho sem Fila. 
• Envio de TipoOperacao A ser realizar no bando de dados do aplicativo,para o Filho sem Fila.

Processo Exportação de dados para aplicação Filho sem Fila

          O processo esta disponível no Menu: Integração - Filho sem Fila.

          O processo de exportação dos dados do aluno para aplicação filho sem fila enviara os mesmo dados do processo anterior, com o diferencial de poder filtrar os alunos que o usuário deseja realmente enviar.

identificar as alterações no TOTVS Educacional que estabelecem a necessidade de atualização dos dados no Aplicativo Saída Inteligente e exportá-los. Tais como a definição de uma unidade de ponto na turma, alterações na situação de matrícula do aluno no período letivo corrente ou alterações no cadastro do aluno. Para facilitar a operação da instituição de ensino este processo poderá agendar a execução para um determinado horário.

As informações enviadas dizem respeito aos alunos e seus respectivos responsáveis. Em determinados cenários um aluno poderá não ser enviado quando:

• A matrícula no período letivo não possuir a informação da turma.
• A turma na qual está matriculado não possuir a definição da unidade de ponto.
• O aluno não possuir e-mail ou código de usuário definidos.
• O aluno não possuir responsáveis cadastrados.
• Os responsáveis também devem possuir um código de usuário gerado ou um e-mail definido.

Menu: Integração | Saída Inteligente | Sincronizar aluno/responsável para a aplicação Saída Inteligente.

Processo Exportação de dados para aplicação Saída Inteligente     

O processo de exportação dos dados do aluno para aplicação saída inteligente enviará os mesmo dados do processo anterior, no entanto, o usuário poderá selecionar quais os alunos e responsáveis devem ser exportados para o aplicativo Saída Inteligente.

Menu: Integração | Saída Inteligente | Exporta aluno/responsável para aplicação Saída Inteligente.

Processo Exclusão de alunos da aplicação Saída Inteligente     

O processo de exclusão enviará os alunos selecionados pelo usuário para serem excluídos no aplicativo Saída Inteligente.

Menu: Integração | Saída Inteligente | Excluir aluno da aplicação Saída Inteligente.

Exclusão de matrícula de aluno

Após a exclusão da matrícula de um aluno, caso esteja parametrizado, o sistema irá solicitar a desativação do mesmo na aplicação Saída Inteligente. Essa comunicação é automática e ocorrerá logo após a conclusão da exclusão da matrícula no TOTVS Educacional.

Caso o aluno tenha uma ou mais matrículas ativas, essa solicitação só ocorrerá após a exclusão de todas as matrículas.

Escopo

As entidades e os pontos de integração que farão parte do escopo dessa integração, são: 

Pré-requisitos instalação/implantação/utilização

Atenção: Não é escopo desse documento descrever as instalação do ERP RM e nem sua configuração.

Para que a integração possa funcionar, deve-se preencher todos os parâmetros das integração.

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Para usufruir a integração, deve-se utilizar o aplicativo do Saída Inteligente e possuir a integração configurada.

Versões RM / Saída Inteligente

Utilizar a versão RM 12.1.14 ou superior / Utilizar a versão Filho sem Fila XXXX ou superior do aplicativo do Saída Inteligente deve ser V6.05.0 ou superior.

Nota
A utilização do parâmetro para configuração da chave de integração, está disponível a partir da versão 12.1.17.125.

RM    

          Nos Parâmetros (TOTVS Educacional) acesse: Integração | Saída Inteligente | Saída Inteligente - Geral

• Para que a integração possa funcionar, deve-se preencher todos os parâmetros da integração.

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  Onde:

• Configure o parâmetro 
  • Utilizar a integração com a Saída Inteligente - define se a integração está ativa.
  • Usuário/

• • Projeto - usuário que será utilizado para a comunicação entre TOTVS Educacional e Saída Inteligente.
  • Senha - senha do usuário que possibilita a comunicação.
  • WebService de manutenção dos dados de aluno e responsáveis
   com o endereço do serviço de WebService do ambiente em que o TOTVS Educacional será integrado.

Exemplo: https://www.filhosemfila.com.br/usuario/API/importacaoExterna.php.

• •  - definição da URL do webservice do Saída Inteligente.
  • Endereço FTP para envio das fotos dos alunos - serão armazenadas as fotos do aluno para maior agilidade na comunicação entre o aplicativo e o RM.
  • Data última sincronização com sucesso - é preenchida pelo processo de sincronização sempre que este é completado com sucesso. 
  • Chave integração - Aluno - define o valor que será enviado como chave de integração (ID) para o aluno na aplicação Saída Inteligente.
  • Chave integração - Responsáveis - define o valor que será enviado como chave de integração (ID) para o responsável na aplicação Saída Inteligente.
    
    

Controle de Versão

O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.

Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.

Suporte

O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos TOTVS Educacional estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.

Observação: Este modelo de suporte está sendo revisado pela TOTVS

Fluxo das Informações

Exporta aluno/responsável para a aplicação Filho sem Fila

Limitações / Restrições Gerais

• O TOTVS Educacional envia um pacote de 200 alunos para o aplicativo Filho sem Fila caso o limite seja o ultrapassado o JSON será quebrado enviando novamente.

Como fazer (opcional)

Descreva os passos que viabilizem a integração.

Exemplo:

Os passos para viabilizar a integração são:

• No Logix ou no Protheus efetue o cadastro das seguintes informações: Clientes, fornecedores, transportadores, cidades, cotação de moeda e unidades de medida.
• No Logix cadastrar um novo depositante e efetuar toda a parametrização necessária para a operação de WMS.
• No Logix cadastrar um novo produto que seja controlado pelo WMS, para o depositante cadastrado anteriormente.
• No Logix efetuar um processo de recebimento para o produto cadastrado anteriormente, utilizando uma nota fiscal provisória (tipo “A”).
• No Protheus consultar a nota fiscal de recebimento que foi registrada no Logix, validando as informações recebidas.
• No Logix efetuar um processamento de regularização fiscal, efetuando a cobertura dos produtos recebidos anteriormente.
• No Protheus verificar se foi efetuado corretamente o relacionamento entre os dois documentos.
• No Logix efetuar um processo de expedição para o novo produto cadastrado, até o momento do envio da mensagem de integração de pedido de venda.
• No Protheus efetuar o faturamento do pedido de venda recebido.
• No Protheus verificar se a nota fiscal gerada contém todas as informações necessárias para o segmento de operador logístico (armazém geral).
• No Protheus efetuar a escrituração fiscal das notas fiscais, verificando se as regras da legislação deste segmento foram respeitadas.
• No Logix é possível consultar o número do pedido de venda gerado para as notas fiscais de retorno simbólico e conta/ordem no programa WMS6333 (Consulta de Documentos). Para os processos de faturamento de serviço o número do pedido está disponível no programa WMS6411 (Movimentos a Faturar).

Situações comuns (opcional)

Descreva situações problemáticas comuns que podem ocorrer durante o funcionamento da integração e como solucioná-los. Neste ponto também é importante dar instruções de como reconhecer e investigar problemas que podem vir a ocorrer durante a integração. Se houver, apresente tabelas de códigos e descrições de erros que a integração poderá apresentar.

Este tópico possivelmente será alimentado com as experiências durante o desenvolvimento da integração e poderá ser realimentado durante o uso da integração no cliente.

Exemplo 1:

Tratamento de erros de integração (Produto A)

Tratamento de erros de integração (Produto B)

Exemplo 2:

Quando uma mensagem é enviada do Logix para o Protheus, podem ocorrer situações em que o WebService não estará totalmente funcional. Nestes casos uma mensagem de erro genérica irá aparecer na tela:

Exemplo:

Erro ao enviar a mensagem de Cidade via Integração

Se o arquivo de log for analisado, poderemos ver a falha na comunicação com o sistema destino:

-------------------------------------------------------------------------------

WSCERR044 / Não foi possível POST : URL http://172.16.31.57:8011/ws/FWWSEAI.apw

ADVPL WSDL Client 1.080707 / tst on 20120315 08:49:51

-------------------------------------------------------------------------------

Para resolver este problema, verifique as configurações do sistema de destino, analisando o funcionamento do servidor utilizado para esta comunicação e a habilitação do endereço do WebService. 

Checklist de suporte da aplicação

Crie um check-list de verificação de alguns pontos importantes para o funcionamento e atendimento da integração.

Instalação/Configuração

Relacione itens de verificação para garantir que a integração está corretamente instalada e configurada. Isto não pode ser uma cópia do procedimento de instalação/configuração, mas verificações pontuais que podem remeter aos itens da instalação.

Checklist de Verificações:

Relacione itens de verificações para que o atendente possa:

• Identificar o funcionamento da integração;
• Identificar a ocorrências de problemas;
• Coletar evidências do mau funcionamento relatado pelo cliente;
• Realizar possíveis ajustes na integração quanto à configuração ou negócio.

Como fazer

Os passos para viabilizar a integração, são:

      1º Passo: 

      Preencher todos parâmetros conforme a imagem abaixo.

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       2 º Passo: 

      Cadastrar as unidades de ponto da instituição de ensino, para que a mesma seja vinculada a turma. (Menu: Integração - Saída Inteligente - Cadastro Unidade de Ponto.)

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          3 º Passo:

          Vincular a Unidade de Ponto cadastrada através do campo Unidade de Ponto(Saída Inteligente). (Menu: Currículo e Oferta - Turmas. Campo:  Unidade de Ponto.)

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     Ou através do processo de cadastro rápido de turmas. (Menu: Atividades acadêmicas | Assistente | Cadastro de turmas e turmas/disciplinas. Campo: Unidade de Ponto.)

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    4 º Passo:

    Acessar o processo de sincronismo de dados do aluno/responsáveis para aplicação. (Menu: Integrações | Saída Inteligente | Sincronizar dados aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente)

      Nesta tela é possível definir a hierarquia para a apuração do responsável principal do aluno, quais os responsáveis serão enviados e os usuários poderão optar pelo envio das fotos do aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente.  

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      O log da exportação será apresentado na tela final do processo.

      No FTP do Saída Inteligente será criada uma pasta no padrão (Ano/Mês/Dia) que conterá as imagens dos alunos e responsáveis.

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         Acessando a página do Aplicativo Saída Inteligente o usuário poderá visualizar o Log detalhado da importação dos dados encaminhados pelo TOTVS Educacional.

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     5 º Passo:

        Acessar o processo de exportação de dados de aluno/responsáveis para aplicação. (Menu: Integrações | Saída Inteligente | Exportar dados aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente)

        Nesta tela é possível filtrar os alunos e responsáveis que serão enviados para aplicação, definir o usuário com qual papel será o responsável principal bem como determinar o envio das fotos dos alunos/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente. 

        Vale à pena lembrar também que o check box de responsável do aluno NÃO pode ser considerado responsável principal e que, caso o responsável principal seja responsável(pai ou mãe) e responsável financeiro, apenas o pai ou mãe será enviado.

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Após a execução do processo, será exibido um LOG detalhado da operação realizada:

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Checklist de suporte da aplicação