Histórico da Página

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O flow de Lançamento de documento permite o lançamento dos +permite ao colaborador lançar dados referentes a um documento, seja uma nota, recibo, boleto ou outro que a empresa possua, com a obrigatoriedade de anexar o documento citado.Quando aprovada a etapa de Análise do documento, o mesmo será publicado no ECM e herdará as propriedades de validade e notificação.

Depois de adquirido, instalado e configurado, ele cria um processo igual a qualquer outro processo padrão da plataforma, ou seja, a abertura de solicitações é a partir do recurso Iniciar solicitação.

Painel

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HTML

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    .flows * {
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    }

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      text-align: center;
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	<div class="flows-callout">
		<div class="flows-callout-image">
			<img class="flows-callout-thumb" src="https://tdn.totvs.com/download/attachments/563436139/nota.png" width="24" height="24">
		</div>
		<div class="flows-callout-body">
			<p class="flows-callout-text"><b>NOTA:</b><br>Esse <i>flow</i> não envia o documento ou as informações do documento para o ERP. Também não efetua controle ou geração de pagamentos.</p>
		</div>
	</div>
</div>

***IMAGEM***

Como adquirir

O flow de solicitação de viagem é listado como uma solução paga no recurso Store do TOTVS Fluig Plataforma a partir da atualização Mist - 1.8.0-230523.

Para adquiri-lo, é necessário entrar em contato com o executivo de soluções de negócio responsável por sua conta.

Com o processo de aquisição finalizado, o acesso à instalação do flow é liberado, sendo necessário instalá-lo para utilizar. Neste caso, basta seguir os passos descritos em Instalar e configurar flow.

Instalação

Depois de adquirir esse flow, ele estará liberado para instalação a partir do recurso Store.

Requisito para uso

Para instalar e utilizar esse flow, é necessário:

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Dica
Este flow segue as leis gerais de proteção de dados - LGPD. O tratamento de dados pessoais realizado, possibilita que o administrador do Fluig faça a anonimização de dados, caso deseje ou seja solicitado. Para isso, basta acessar: Painel de controle > Segurança e acesso > Anonimizar e exportar dados pessoais.

Image Added

Como adquirir

...

O flow de Lançamento de documento é listado como uma solução paga no recurso Store do TOTVS Fluig Plataforma a partir da atualização Mist - 1.8.0-230523

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.

Para adquiri-lo, é necessário entrar em contato com o executivo de soluções de negócio responsável por sua conta.

Com o processo de aquisição finalizado, o acesso à instalação do flow é liberado, sendo necessário instalá-lo para utilizar. Neste caso, basta seguir os passos descritos em Instalar e configurar flow.

Instalação

...

Depois de adquirir esse flow, ele estará liberado para instalação a partir do recurso Store.

Requisito para uso

...

Para instalar e utilizar esse flow, é necessário:

ter o TOTVS Fluig Plataforma instalado e parametrizado a partir da atualização Mist - 1.8.0-230523;

utilização de processo padrão.

Parametrizações

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Durante a instalação desse flow, é necessário definir algumas parametrizações, que são divididas em quatro etapas:

Geral: onde são definidos os dados gerais do processo, gestor e prazos de expiração e de aviso;

Responsáveis: onde são definidos os responsáveis e o SLA de cada atividade;

Cadastros: onde são definidas as opções que serão consumidas durante o preenchimento da solicitação como centro de custo e estabelecimento;

Revisão: onde são listados os principais dados do processo que será criado para conferência.

Instalar e configurar flow
Âncora
instalar
instalar

...

Multimedia

name	instalação e configuração flow documento.mp4
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autostart	true
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01. No menu lateral do TOTVS Fluig Plataforma, clique em Painel de controle.

02. No agrupador Aplicativos, clique em Store.

Painel

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bgColor	#f2f2f2

É possível ainda acessar diretamente pelo ícone da

utilização de processo padrão.

Links externos

Esse flow faz uso do seguinte link externo:

https://servicodados.ibge.gov.br/api/v1/localidades/estados: de onde são obtidos os estados e as cidades para seleção durante a abertura da solicitação.

Parametrizações

Durante a instalação desse flow, é necessário definir algumas parametrizações, que são divididas em quatro etapas:

Geral: Criação de tipos de documentos e pastas para armazenamento dos documentos anexados;

Responsáveis: Atribuição de responsáveis por atividade;

Cadastros: Personalização de SLA por atividade e definição de um gestor do processo;

Revisão: onde são listados os principais dados do processo que será criado para conferência.

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Vídeo*

01. No menu lateral do TOTVS Fluig Plataforma, clique em Painel de controle.

02. No agrupador Aplicativos, clique em Store.

Painel

borderColor	#f2f2f2
bgColor	#f2f2f2

É possível ainda acessar diretamente pelo ícone da Store localizado no menu lateral, para ir diretamente para os aplicativos.

Por padrão, apenas administradores da plataforma tem acesso ao Painel de controle e, consequentemente ao recurso Store. Porém, como as permissões podem ser personalizadas, o acesso a esse recurso segue o que foi definido na sua plataforma.

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06. Na etapa Geral, em Dados gerais, defina as informações solicitadasde apresentação e comportamento geral.

Painel

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bgColor	#f2f2f2

Código identificador do processo
Exibe o código de identificação do processo. Não é possível alterá-lo.

Nome do processo
Nome que visa facilitar o reconhecimento do processo e do seu objetivo. Esse nome será exibido posteriormente no recurso Iniciar solicitação.

Descrição
Breve descrição sobre os detalhes do processo e instruções para os solicitantes utilizarem.

Categoria
Categoria na qual o processo se enquadra. Ele será exibido dentro dessa categoria no recurso Iniciar solicitação.

Perfil gestor do processo
Pessoa que será definida como gestora do processo, ou seja, na ausência do responsável por alguma atividade, essa pessoa pode substitui-lo e continuar com a movimentação da solicitação. Se não for definida uma pessoa gestora, apenas os responsáveis pelas atividades poderão movimentar a solicitação, ou seja, na ausência de algum responsável, a solicitação permanecerá parada. As opções disponíveis são:

Qualquer pessoa: quando selecionada, determina que qualquer pessoa pode ser gestor da solicitação;
Todos de um grupo específico: quando selecionada, determina que os gestores serão as pessoas que fazem parte de um determinado grupo;
Todos de um papel específico: quando selecionada, determina que os gestores serão as pessoas que fazem parte de um determinado papel;
Uma pessoa específica: quando selecionada, determina que o gestor será uma pessoa específica.

Grupo, papel ou pessoa específica
Grupo, papel ou pessoa que será definida como gestora do processo, de acordo com a opção que foi selecionada em Perfil gestor do processo.

Prazo de conclusão (em horas)
Tempo máximo acordado, em horas, durante o qual a solicitação ficará disponível. Ao atingir o tempo máximo, uma notificação é emitida informando que a solicitação expirou. Ao ser configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma. Esse prazo não pode ser menor que o prazo de notificação.

Prazo para notificar (em horas)
Tempo acordado, em horas, para que uma notificação seja enviada antes do prazo de expiração da solicitação. Ao ser configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma. Esse prazo não pode ser maior que o prazo de expiração.

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08. Na etapa Responsáveis, em Solicitante, defina as informações necessárias para cada atividade de quem vai abrir solicitaçõeso perfil responsável por abrir a solicitação e configure suas atividades.

Painel

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1 - ABRIR SOLICITAÇÃO

Quem poderá abrir uma solicitação
Pessoas que podem abrir solicitação no processo criado por esse flow. As opções disponíveis são:

Qualquer pessoa: quando selecionada, determina que qualquer pessoa pode abrir solicitação;
Todos de um grupo específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado grupo podem abrir solicitação;
Todos de um papel específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado papel podem abrir solicitação;
Uma pessoa específica: quando selecionada, determina que apenas uma pessoa específica pode abrir solicitação.

Grupo, papel ou pessoa específica
Grupo, papel ou pessoa que pode abrir solicitações nesse processo, de acordo com a opção que foi selecionada em Quem poderá abrir uma solicitação.

Acompanhamento
Envio de notificação sobre o início da solicitação para as pessoas envolvidas. As opções disponíveis são:

Notificar responsável: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação será enviada ao responsável pela primeira atividade;
Notificar requisitante: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação será enviada ao requisitante/solicitante;
Notificar gestor: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação será enviada ao gestor do processo.

2 - AJUSTAR DADOS DO DOCUMENTO
A responsabilidade por ajustar a solicitação dos documentos dados do documento é atribuída à pessoa que abriu a solicitação.

Acompanhamento
Envio de notificação sobre o início da atividade. As opções disponíveis são:

Notificar responsável: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade será enviada ao responsável por ela, que neste caso, é o próprio solicitante;
Notificar requisitante: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade será enviada ao requisitante/solicitante;
Notificar gestor: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da atividade será enviada ao gestor do processo.

Prazo de conclusão (em horas)
Tempo, em horas, dentro do qual a atividade de ajuste da solicitação deve ser concluída. Após esse tempo, ela será considerada atrasada. Se configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma e o momento em que o solicitante recebeu ou assumiu a atividade.

...

Painel

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01. Quem poderá analisar o documento?
Pessoas que podem analisar o documento no processo criado por esse flow. As opções disponíveis são:

Qualquer pessoa: quando selecionada, determina que qualquer pessoa pode analisar o documento;
Todos de um grupo específicoUma pessoa específica: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado grupo podem apenas uma pessoa específica pode analisar o documento;
Todos
Uma pessoa de um papel específico: quando selecionada, determina que
todas as pessoas que fazem parte
a solicitação será enviada para uma pessoa de um
determinado
papel
podem
específico e apenas ela pode analisar o documento;
Uma pessoa
específica
de um grupo específico: quando selecionada, determina que
apenas
a solicitação será enviada para uma pessoa
específica
de um grupo específico e apenas ela pode analisar o documento;
Todos de um grupo específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado grupo podem analisar o documento;
Todos de um papel específico: quando selecionada, determina que todas as pessoas que fazem parte de um determinado papel podem analisar o documento.

Grupo, papel ou pessoa específica
Grupo, papel ou pessoa que pode abrir solicitações nesse processo, de acordo com a opção que foi selecionada em Quem poderá abrir uma solicitaçãoanalisar o documento.

Acompanhamento
Envio de notificação sobre o início da solicitação das atividades para as pessoas envolvidas. As opções disponíveis são:

Notificar responsável: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação atividade será enviada ao responsável pela primeira atividade;
Notificar requisitante: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação atividade será enviada ao requisitante/solicitante;
Notificar gestor: quando assinalada, determina que uma notificação sobre o início da solicitação atividade será enviada ao gestor do processo.

Prazo de conclusão (em horas)
Tempo, em horas, dentro do qual a análise da solicitação deve ser concluída. Após esse tempo, ela será considerada atrasada. Se configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma e o momento em que o responsável recebeu ou assumiu a atividade.

10. Para visualizar o fluxo da solicitação, clique em Visualizar fluxo.

11. Na etapa Cadastros, em Centro de custo defina os centros de custo e seus responsáveis.

Painel

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bgColor	#f2f2f2

Código
Informe o código do centro de custo.

Nome do centro de custo
Informe o nome do centro de custo.

Gestor do centro de custo
Informe o gestor responsável pelo centro de custo.

Para adicionar mais centros de custo, clique em Adicionar novo centro de custo. Para excluir um estabelecimento centro de custo adicionado, basta clicar em Excluir.

1112. Ainda na etapa Cadastros, em Estabelecimento, insira o nome dos estabelecimentos (Matriz, franquias e filiais) de sua empresa ou organização.

Painel

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bgColor	#f2f2f2

Nome do estabelecimento
Nome do estabelecimento da sua empresa como matriz, filial, franquia etc.

Para adicionar mais estabelecimentos, clique em Adicionar novo estabelecimento e preencha seu nome. Para excluir um estabelecimento adicionado, basta clicar em Excluir.

1213. Clique em Avançar.

1814. Na etapa Revisão, em Dados do processo, confira as principais informações do processo que será criado.

Painel

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Se necessário, clique em Voltar até a etapa desejada para ajustar alguma configuração.

1915. Clique em Criar processoImage Removed (validar ícone).

Painel

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Ao finalizar a instalação, um processo com o nome e na categoria definidos na configuração é listado no recurso Iniciar solicitações.

0 Editar Editar flow

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Multimedia

name	editando edição flow viagem oficialdocumento.mp4
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...

Painel

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bgColor	#f2f2f2

Uma Ao editar e atualizar o processo, uma nova versão do processo será criada. As solicitações que estão em andamento continuam continuarão com os dados as configurações da versão antiga. Apenas as novas solicitações que forem abertas terão as informações que foram alteradas na configurações da nova versão.

Atualizar flow

...

Painel

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bgColor	#f2f2f2

As novidades e correções liberadas para o flow serão aplicadas na sua instalação.

Processo criado

Para pode utilizar as informações e melhorias da atualização liberada será necessário acessar o configurador do processo clicando em Configurar e passar pelas etapas Geral, Responsável, Cadastros e na etapa Revisão clicar no botão Atualizar.

Ao clicar em atualizar, uma nova versão do processo será criada com todas as correções e melhorias. As solicitações que estão em andamento continuarão com as configurações da versão antiga. Apenas as novas solicitações que forem abertas terão as configurações da nova versão do processo.

Ao realizar estes passos, as novidades e correções serão liberadas para o flow Lançamento de documento.

Processo criado

...

Ao finalizar a configuração do flow, o processo criado é Ao finalizar a instalação do flow, o processo criado é listado juntamente com os demais processos existentes na plataforma, tanto no recurso Configurar processos quanto no Iniciar solicitações.

...

As atividades que compõem o processo são:processo são:

Estado

title	Lançar documento

Solicitante abre o processo, preenche as informações necessárias como dados gerais, dados do documento e justificativa.

Analisar solicitação

Estado

title	Solicitar viagem

Estado

title

Analisar documento

Responsável por documentos analisa as informações da solicitação podendo aprovar, cancelar ou mandar para o solicitante ajustar dados do documento.

Estado

title	Cancelar

Executa o cancelamento do processo.

Estado

title	Ajustar especificações da viagem

Estado

title	Programar pagamento

Estado

title	Reservar serviços

dados do documento

Solicitante analisa a justificativa do responsável por documentos e realiza os ajustes necessários.

Estado


title	FinalizarFim

O processo é finalizado com sucesso.

Restrições

...

O flow de Solicitação Lançamento de viagem documento possui as seguintes restrições:

não efetua controle ou geração de pagamentos;
não permite ser integrado a outros sistemas;
não permite personalização, tais como, adicionar campos ao formulário, alterar o diagrama, adicionar ou remover atividades;não integra com Self booking;

Painel

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HTML

<div class="flows">
	<div class="flows-callout">
		<div class="flows-callout-image">
			<img class="flows-callout-thumb" src="https://tdn.totvs.com/download/attachments/563436139/importante.png" width="24" height="24">
		</div>
		<div class="flows-callout-body">
			<p class="flows-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>Como esse <i>flow</i> se torna um processo igual a qualquer outro dentro da plataforma, é possível alterá-lo ou até mesmo excluir seus artefatos. Porém, se for feita qualquer alteração no processo, diagrama, formulário ou outro artefato, o direito ao suporte padrão é automaticamente perdido.</p>
		</div>
	</div>
</div>

...

Abrir solicitação

...

^{É necessário que o flow Solicitação Lançamento de viagem documento esteja instalado e devidamente parametrizado para abrir uma solicitação. Os usuários que podem abrir solicitação são os que foram definidos na configuração do flow, no campo "Quem poderá abrir uma solicitação?".}

Multimedia

name	iniciando solicitação flow documento.

...

mp4
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vídeo
01. No menu lateral do TOTVS Fluig Plataforma, clique em Processos.
...
04. Em Dados gerais, preencha as informações solicitadasos dados referente aos responsáveis pela abertura e pela solicitação do atual processo.
Painel
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bgColor #f2f2f2
Usuário de abertura
Usuário que está autenticado na plataforma. Não é possível alterá-lo.
Data
Data na qual a solicitação está sendo aberta. Não é possível alterá-la.
Usuário solicitante
Nome do usuário para o qual a solicitação está sendo feita. O usuário solicitante pode ser diferente do usuário de abertura, visto que o usuário de abertura pode estar abrindo uma solicitação em nome de outra pessoa ou solicitando algo para outra pessoa – que pode ou não ter acesso à plataforma – e não necessariamente para ele.
E-mail do solicitante
E-mail Usuário solicitante
Nome do usuário para o qual a solicitação está sendo feita. O usuário solicitante pode Pode ser diferente do e-mail do usuário de abertura, visto que o usuário de abertura pode estar abrindo uma solicitação em nome de outra pessoa ou solicitando algo para outra pessoa – que pode ou não ter acesso à plataforma – e não necessariamente para ele.
E-mail do solicitante
E-mail do usuário para o qual a solicitação está sendo feita. Pode ser diferente do e-mail do usuário de abertura, visto que o usuário de abertura pode estar abrindo uma solicitação em nome de outra pessoa ou solicitando algo para outra pessoa – que pode ou não ter acesso à plataforma – e não necessariamente para ele.
Estabelecimento/Filial
Nome da unidade, franquia ou filial à qual o usuário solicitante pertence.
Centro de custo
Centro de custo da área à qual o usuário solicitante pertence. Esse é o centro de custo no qual as despesas com a viagem serão alocadas.
05. Em Dados do documento, preencha os dados referentes ao documento que será lançado.
Painel
borderColor #f2f2f2
bgColor #f2f2f2
Emitido por
Selecionar o setor de emissão do documento.
Entidade responsável pela emissão
Inserir nome da empresa, cliente ou colaborador.
Tipo de cadastro
Selecione o tipo de cadastro: CPF ou CNPJ.
CPF ou CNPJ
Insira o tipo de cadastro escolhido.
Tipo de documento
Selecionar o tipo de documento. Acione no Painel de controle - Tipos de documento.
Número do documento
Insira o número do documento.
Valor do documento (se houver)
Insira o valor do documento.
Anexar documento
Utilize a aba anexos para anexar o documento ou clique diretamente no botão.
Gestão eletrônica de documentos (GED)
Pasta no GED para publicar o documento
Validade do documento
Defina se o documento possuirá ou não uma data de validade. Caso escolha incluir uma data de validade, insira a data de início e de expiração da validade.
Notificar expiração da validade do documento
Defina quantos dias antes da data de expiração do documento você deseja receber uma notificação.
06. Em Justificativa, preencha quais os motivos para o lançamento do documento e as possíveis informações complementares.
Estabelecimento/Filial
Nome da unidade, franquia ou filial à qual o usuário solicitante pertence.
Centro de custo
Centro de custo da área à qual o usuário solicitante pertence. Esse é o centro de custo no qual as despesas serão alocadas.
05. Em Dados do documento, preencha os dados referentes ao documento que será lançado.
Painel
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bgColor #f2f2f2
Emitido por
Selecione o setor de emissão do documento.
Entidade responsável pela emissão
Insira o nome da empresa, cliente ou colaborador.
Tipo de cadastro
Selecione o tipo de cadastro: CPF ou CNPJ.
Tipo de cadastro - CPF ou CNPJ
Selecione o tipo de cadastro e insira o número.
Tipo de documento
Selecionar o tipo de documento a ser incluído. Tipos de documentos que podem ser visualizados em: Painel de controle - Tipos de documento.
Número do documento
Insira o número do documento.
Valor do documento (se houver)
Insira o valor do documento.
Anexar documento
Utilize a aba anexos para anexar o documento ou clique diretamente no botão Anexar documento.
Gestão de conteúdo empresarial (ECM)
Selecione se deseja ou não, publicar este documento no ECM.
Pasta no ECM para publicar o documento
Caso tenha optado por publicar no ECM, selecione a pasta onde o documento será publicado. Clique em Selecionar pasta.
Validade do documento
Defina se o documento possuirá ou não uma data de validade. Caso escolha incluir uma data de validade, insira a data de início e de expiração da validade.
Notificar expiração da validade do documento
Defina quantos dias antes da data de expiração do documento você deseja receber uma notificação.
06. Em Justificativa, preencha quais os motivos para o lançamento do documento e as possíveis informações complementares.
07. Clique em Enviar.
08. Na atividade Análise do documento, preencha informações sobre a análise do documento pelo setor responsável.
Painel
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bgColor #f2f2f2
Responsável pelo lançamento de documento
Nome do responsável pelo lançamento de documento preenchido automaticamente.
Data
Data do lançamento de documento preenchido automaticamente.
Justificativa
Informe uma justificativa, caso houver.
0907. Se necessário, acesse as abas Histórico e Anexos – localizadas na parte superior – para complementar a solicitação com comentários ou documentos.
10. Clique em Enviar.
Painel
borderColor #f2f2f2
bgColor #f2f2f2
Informações mais detalhadas sobre as demais opções existentes podem ser obtidas em Iniciar solicitações.
08. Clique em Enviar.
Painel
borderColor #f2f2f2
bgColor #f2f2f2
Sua solicitação será aberta e pode ser acompanhada pela Central de tarefas → Minhas solicitações.
...
HTML
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...

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Instalar e configurar flow
Âncora
instalar
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