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A partir do release 12.1.16. |
Processo de Viagens
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Segmento:
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Módulo:
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Função:
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Situação/Requisito:
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Informe a Situação que levou a manutenção ou o requisito quando se tratar de inovação.
A informação a ser inclusa aqui pode ter origem na Story ou Issue.
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Solução/Implementação:
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Conversores e Parâmetros:
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Informe os conversores/parâmetros.
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Tickets relacionados:
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Informe o(s) chamado(s) relacionado(s).
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Informe o [linkdopacote]
O objetivo do processo de viagens no módulo Financeiro do Protheus é oferecer um controle de gastos relacionados às viagens corporativas de uma empresa ou entidade. Para tanto, efetuamos o registro das solicitações de viagens, as compras de serviços, concessão de adiantamentos, prestação de contas, pagamento de fornecedores e faturamento destas viagens, quando necessário.
Abaixo detalhamos os componentes do processo de viagens:
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| Solicitação
| Viagem
O viajante deve informar os dados de básicos da viagem, como origem e destino, datas de partida e chegada, cliente para atendimento (se houver) etc. no cabeçalho da sua solicitação. Nos itens da viagem será possível selecionar e justificar/detalhar os seguintes serviços:
Para cada serviço deve ser informado o(s) Participante(s) e o(s) seu(s) respectivo(s) Centro(s) de Custo(s). Além disso, na aba Adiantamentos é possível marcar quais participantes receberão adiantamento. O valor calculado é uma previsão e exibido somente quando estiver configurado para o cálculo por valor da pernoite. Quando parametrizadas para aprovação após a solicitação, será gerada um pendência de aprovador para o superior dos participantes. Caso contrário esta pode ser enviada para o departamento de viagens (diretamente após a solicitação ou em um segundo momento através da opção de envio) e a viagem será gerada automaticamente.
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A rotina de Viagens (FINA665) possui todas as informações relacionadas às viagens já emitidas via selfbooking agência ou solicitação de viagem avulsa. Uma viagem é composta por: Cabeçalho da viagem, que possui os dados de data de início e fim, origem e destino, cliente a ser atendido (quando aplicável) etc. Na aba adiantamentos são listados os participantes e os adiantamentos solicitados para cada um deles. Na aba da viagem propriamente dita temos a listagem de todos os pedidos efetuados. Ao selecionar um item de pedido da viagem, é habilitado um contexto por serviço com os dados específicos de cada um deles, como por exemplo: Para vôo temos a Cia. Aérea, Localizador, Classe etc.; no caso de um hotel temos o Nome do Hotel, datas de check-in e check-out etc. O serviços possíveis são:
São exibidos também os Participantes e as Entidades de Custo relacionadas. Uma viagem efetuada no Reserve, é integrada somente quando está emitida, ou seja, não é possível alterar os seus serviços no Protheus (datas, valores etc). Os únicos dados passíveis de edição são as Entidades de Custo. Para mais detalhes, consulte o manual da integração TOTVS X Reserve. Já uma viagem gerada de uma Solicitação de Viagens do Protheus, deve ter os seus detalhes de serviços informados pelo departamento de viagens através da opção de Conferência, já que a solicitação é um pedido para a compra da viagem. Caso a aprovação esteja habilitada após a conferência, será gerada um pendência de aprovação para o superior dos participantes. Uma viagem com todos os seus serviços e gastos devidamente pagos e prestado contas é elegível para faturamento. Este processo exibe os custos da viagem que podem ser repassados para o cliente, integral ou parcialmente, e gera um pedido de venda para o cliente. Caso não seja aplicável para o segmento da empresa, este passo não é obrigatório. |
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Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa. Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela. Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custo e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc. O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc. Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas. Os valores gastos, os reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.
Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado. Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estejam ativos, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens, respectivamente.
Exemplo: No caso em que o processo todo deve passar por aprovação ou conferência, temos:
Caso alguma etapa possa ser realizada automaticamente, temos:
Por fim, além das viagens, a rotina também permite efetuar prestações de contas avulsas.
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A Conferência de Serviços nada mais é que o espelho da fatura de uma agência de viagens ou dos próprios fornecedores diretos (companhias aéreas, hotéis, locadoras de carros etc.). Nesta rotina é possível selecionar os itens de viagens, seja por serviço ou considerando todos os tipos, para seleção e edição do pagamento enviado na fatura. Com os pedidos devidamente selecionados e os valores editados quando necessário, será gerado um pedido de compra, uma nota ou um título a pagar.
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Quando existe um acordo entre fornecedor e cliente a respeito do pagamento de gastos das viagens, o Protheus permite faturar tanto a viagem completa como um prestação de contas avulsa. O faturamento de uma viagem inclui os custos dos serviços contratados (voo, hotel, locação de carros, seguros e rodoviário) e os gastos dos colaboradores envolvidos. Quando todos os serviços estiverem pagos e a prestação de contas finalizada e aprovada, a viagem estará apta a ser faturada contra o cliente, seja parcial ou totalmente. Contudo, é possível parametrizar as regras de viagens e permitir o faturamento antecipado de uma viagem, desde que ao menos a prestação de contas esteja finalizada, uma vez que este é um custo variável, diferentemente dos serviços que possuem uma previsão na sua contratação. Já as prestações de contas avulsas podem ser faturadas assim que finalizadas.
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Para mais informações acesse os manuais de integração TOTVS X Reserve e PCO X Reserve. |
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O App Minha Prestação de Contas permite um controle fácil e rápido para que viajantes corporativos mantenham sua prestação de contas atualizada durante uma viagem. Com este aplicativo é possível:
O mínimo deste processo que precisa estar configurado para o funcionamento do aplicativo é:
Já um processo completo de viagens para o App engloba:
Para mais informações acesse o TOTVS Minha Prestação de Contas na área do Aplicativos. Para fazer o download do App acesse o Google Play. |
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