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Esta funcionalidade está disponível a partir da versão (12.1.31). |
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A partir da versão 12.1.31.138 é importante informar que quando o candidato inscrito for um funcionário e possuir um cadastro como pessoa e uma chapa, o sistema não irá sobrescrever as informações do aluno com as do candidato. Tanto o aluno quanto o funcionário são associados a mesma pessoa e compartilham as mesmas informações. Todas as alterações realizadas no cadastro de uma pessoa se refletem no funcionário e devem ser enviadas para o eSocial. Dessa forma, o Processo Seletivo não realiza a atualização dos dados do aluno existente quando o mesmo é um funcionário. Essas informações devem ser alteradas diretamente no módulo do RH. |
Foi disponibilizado o recurso para efetuar a matrícula de um candidato que foi classificado para a chamada e que estiver com "Status na opção" igual a "Em chamada" e com o parâmetro "Disponibilizar matrícula via central do candidato" habilitado, o candidato conseguirá realizar a sua própria matrícula através da Central do candidato sem a necessidade de contato direto com a instituição de ensino.
01. Requisitos
Para efetuar a matrícula via Central do Candidato, será necessário o uso do Novo Portal do Processo Seletivo juntamente com o parâmetro selecionado "Disponibilizar matrícula via Central do candidato", no cadastro da Área de interesse ofertada da aba de Matrícula.
Caminho de acesso aos parâmetros no sistema:
- TOTVS Processo Seletivo | Cadastros | Processo Seletivo/Venda Online de Cursos | Anexos | Área de Interesse ofertada | Aba matrícula
Nos Processos Seletivos que utilizam o Novo Portal que não utilizam Venda online de cursos, será habilitado na Área de interesse ofertada uma aba com a definição dos parâmetros da matrícula, estes parâmetros são idênticos aos que existem na matrícula do Processo Seletivo RM feita pelo TOTVS Gestão Educacional, no entanto, na Matrícula via Central do candidato estes parâmetros são salvos na Área de interesse ofertada para que o processo de matrícula seja "automático", ou seja, assim que o candidato for classificado e chamado para matrícula, será disponibilizado o botão de matrícula para o candidato que poderá irá executar o processo de matrícula.
01.01 Parâmetros acadêmicos
Para processos seletivos do nível de ensino básico, alguns campos não serão exibidos pois não são necessários: "Situação de matrícula no curso" e "Situação de matrícula nas disciplinas".
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Para que os dados de deficiência do candidato sejam replicados ao Aluno matriculado que já existe na base de dados, deve-se marcar o parâmetro "Sobrescrever as informações de deficiência do aluno", disponível na aba "Matrícula | Acadêmico", para um novo aluno na base de dados o sistema sempre irá levar os dados de deficiência. |
01.02 Parâmetros financeiros
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Para planos de pagamento que contenham parcelas em que a cobrança é feito por créditos, é necessário que seja informado uma turma na aba "Acadêmicos", caso não seja informado uma turma ou essa turma não possua disciplinas com as definições corretas de créditos, o plano de pagamento não será exibido na central de candidatos. |
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Se o TOTVS Educacional estiver parametrizado (Parâmetros >> Secretária >> Geral 1/6) para utilizar RA Global, e a opção “Candidato que já são alunos" estiver definida para aproveitar o RA existente, será verificando se o aluno já está cadastrado em outras coligadas e caso o aluno já exista em outra coligada o RA do aluno será preservado/reaproveitado. Se a coligada da matricula do processo seletivo for diferente da coligada que o aluno já possui outra matricula, e o responsável financeiro já definido no aluno não for global, será gerado um novo cadastro para o responsável financeiro na coligada em que a matricula está sendo efetivada. É importante ressaltar que se o responsável financeiro for global a coligada em que a matricula está sendo efetivada deve estar com o TOTVS Gestão Financeiro parametrizado para permitir cadastros de cliente como global. |
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| title | Relatório do Contrato |
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Na execução do relatório será passado parâmetros com informações do contexto selecionado pelo candidato, para que estes dados sejam utilizados crie os parâmetros abaixo nos relatórios:
Nome dos parâmetros:
CODCOLIGADAPARAM : código da coligada do contexto.
CODFILIALPARAM : código da filial do contexto.
CODTIPOCURSOPARAM : código do nível de ensino do contexto.
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NUMEROINSCRICAOPARAM : número de inscrição do candidato.
Obs.: Os relatórios não precisam ter obrigatoriamente os parâmetros citados.
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01.03 Perfil do Usuário
01.04 Parâmetros de alteração de dados dos responsáveis
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Em concordância com a legislação realizamos um ajuste na apresentação das informações dos dados dos responsáveis para que não seja mais apresentado o descritivo “Mãe” ou “Pai”, agora será apresentado o descritivo “Filiação 1” e “Filiação 2”, sendo necessário indicar qual o tipo de filiação que será cadastrado. Legislação: "A Lei de Registros Públicos (Lei nº 6.015/73) foi alterada em 2009, pela Lei nº 11.924, para tornar possível ter dois pais e duas mães no assento do nascimento da pessoa natural” Alterações disponíveis a partir das versões: 12.1.31.235, 12.1.32.170, 12.1.33.104 |
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A partir da versão 12.1.2302, prevista para Fevereiro de 2023, quando o processo seletivo for do ensino superior, será exibido nas opções de matrícula no cadastro de área ofertadas o parâmetro "Utilizar preenchimento obrigatório do Responsável Legal (Responsável Acadêmico)". Ao ser marcado, indicará na matrícula através da central que caso o candidato que está sendo matriculado seja menor de idade, será obrigatório o preenchido do responsável legal, neste caso, atribuído ao papel do responsável acadêmico, mesmo que o este papel esteja desmarcado para preenchimento. |
| Dica | ||
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Para mais informações sobre a matrícula acesse: Integração RM Processo Seletivo - Matrícula |
02. Matrícula via Central do Candidato
Ao acessar a Central do Candidato, o candidato que já estiver apto a realizar a matrícula, conseguirá visualizar o botão "Matricular" que é o responsável por efetuar o processo.
Ao clicar em "Matricular" o candidato será redirecionado para os passos de realização da sua matrícula.
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A partir das versões 12.1.31.210 e 12.1.32.145, foi disponibilizada, no portal, a matrícula em uma área opcional do candidato.
Será possível realizar a matrícula em qualquer área selecionada, na opção de área de interesse, e que esteja com o status de "Em chamada".
| Nota | ||
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Á partir das versões 12.1.32.211 e 12.1.33.134 foram implementadas melhorias na exibição do botão de matrícula conforme o período informado na Parametrização por Curso do educacional.
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02.01 Apresentação:
Neste passo será exibido o texto de apresentação da matrícula, parametrizado no RM.
02.02 Dados cadastrais
Este passo tem como objetivo permitir que os dados do candidato e dos responsáveis do candidato sejam cadastrados ou atualizados conforme as definições do cadastro de pessoa, pois ao efetuar a matrícula os dados dos usuários do processo seletivo são cadastrados ou atualizados como uma pessoa do sistema, este passo utilizará a definição de campos obrigatórios exatamente como no cadastro de pessoa.
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Endereço
CEP
Tipo de Rua
Logradouro
Número
Complemento
Tipo de Bairro
Bairro
Estado
Cidade
País
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Documentos
CPF
Carteira de identidade
Emissão
Órgão emissor
Estado Emissor
Passaporte
Emissão
Data de Validade
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A partir das versões 12.1.31.250, 12.1.32.189, 12.1.33.116 e superiores, o usuário logado que está realizando a matrícula, poderá incluir no cadastro do candidato, até 2 pais ou 2 mães, de acordo com a parametrização realizada. Ao cadastrar uma nova filiação na matrícula via central, o usuário deverá informar o tipo daquela filiação, se é pai ou mãe. |
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02.03 Envio de documentos
Para que seja possível enviar documentação na matrícula, a instituição deve marcar o parâmetro "Permite o envio de documentos na matrícula" nas parametrizações da área de interesse ofertada:
- TOTVS Educacional Processo Seletivo| Cadastros| Área de interesse Ofertada| Aba Matrícula
Em seguida efetuar o cadastro dos documentos que serão exigidos na etapa de Envio de arquivos da matrícula do candidato.
Caminho de acesso para efetuar a parametrização dos Documentos exigidos:
- TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Oferta | Parametrização por curso
Através da Flag "Indica se o Documento é obrigatório" podemos determinar a obrigatoriedade do documento. É importante lembrar que ao usar este parâmetro só será permitido prosseguir com o processo de matrícula, se o mesmo estiver devidamente anexado.
Enviando os documentos
Neste passo devemos anexar os arquivos solicitados
Após clicar no botão Selecionar arquivo escolha o arquivo que será anexado.
Os arquivos que possuem o asteriscos em vermelho são os documentos que obrigatoriamente deveram ser anexados.
Após clicar em Próximo ou Salvar e continuar depois o sistema irá gravar os arquivos que foram anexados nos arquivos do candidato, para que, caso o candidato não finalize a matrícula naquele momento e voltar um outro dia, os documentos já enviados, serão exibidos para o mesmo, não necessitando um segundo envio. Ao prosseguir com a matrícula os mesmos estarão disponibilizados para download se for necessário.
Para que os arquivos sejam salvos com sucesso nesse primeiro momento, deve ser configurado nos parâmetros do processo seletivo aba "Arquivos".
o botão Limpar arquivo permite apagar o arquivo anexado.
Após anexar os arquivos corretamente clique no botão Próximo para dar continuidade na matrícula.
Para que os documentos sejam salvos corretamente no cadastro do aluno, deve ser parametrizado o armazenamento de arquivos nos parâmetros educacionais.
- TOTVS Educacional | Configurações| Parâmetros| Secretaria| Geral 6/7
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| title | Filtro de documentos por sexo |
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A partir das versões 12.1.33.114 e superiores, foi disponibilizado uma evolução na entrega de documentos na matrícula via central do candidato, de maneira a filtrar os documentos por sexo (Todos, Feminino ou Masculino).
Na parametrização dos documentos exigidos, o sistema permite definir se o documento é exigido para o sexo "Masculino", "Feminino" ou "Todos" que faz com que o documento seja exigido independente do sexo do candidato.
Caminho de acesso para efetuar a parametrização dos Documentos exigidos:
- TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Oferta | Parametrização por curso
- FILTRO POR SEXO MASCULINO
Desta forma, caso o candidato ao realizar o processo de Matrícula via Central do Candidato informar o campo "Sexo" como Masculino na aba "Dados cadastrais".
Ao avançar na matrícula, o sistema exibirá para ser enviado apenas os documentos parametrizados como "Todos" e de sexo "Masculino".
- FILTRO POR SEXO FEMININO
De maneira semelhante, caso o candidato ao realizar o processo de Matrícula via Central do Candidato informar o campo "Sexo" como "Feminino" na aba "Dados cadastrais".
Ao avançar na matrícula, o sistema exibirá para ser enviado apenas os documentos parametrizados como "Todos" e de sexo "Feminino".
02.04 Planos de pagamento
Este passo tem como objetivo exibir os planos de pagamentos para que o candidato possa visualizar ou alterar o plano de pagamento para aquela matrícula.
Essa tela será exibida na matrícula, caso o parâmetro "Cadastrar contrato" seja habilitado, possua um plano de pagamentos de pagamento definido para o período letivo e matriz aplicada da área ofertada.
Caso seja informado um plano de pagamento padrão, este será marcado automaticamente na tela, se o parâmetro "Permite alterar o plano de pagamento no portal" estiver desmarcado, será exibido somente o plano de pagamento padrão, caso o parâmetro esteja desmarcado e possua mais de um plano de pagamento, o sistema irá dar a liberdade ao candidato ou responsável de escolher o plano.
Caminho de acesso aos parâmetros no sistema:
- TOTVS Educacional Processo Seletivo| Cadastros| Área de interesse Ofertada| Aba Matrícula
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31.138 é importante informar que quando o candidato inscrito for um funcionário e possuir um cadastro como pessoa e uma chapa, o sistema não irá sobrescrever as informações do aluno com as do candidato. Tanto o aluno quanto o funcionário são associados a mesma pessoa e compartilham as mesmas informações. Todas as alterações realizadas no cadastro de uma pessoa se refletem no funcionário e devem ser enviadas para o eSocial. Dessa forma, o Processo Seletivo não realiza a atualização dos dados do aluno existente quando o mesmo é um funcionário. Essas informações devem ser alteradas diretamente no módulo do RH. |
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Para informações referentes à prospecções, clique aqui. |
| Informações | ||
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Se o candidato tiver adquirido uma bolsa processada através da funcionalidade “Concurso de Bolsa”, os valores apresentados pela simulação do plano de pagamento já serão mostrados considerando o desconto da bolsa. Conforme a imagem abaixo, será apresentado um texto informando ao candidato.
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- É importante ressaltar que nos casos de cursos que os seus valores são calculados baseado no número / valor de crédito, e que a parcela do plano de pagamento esteja parametrizada para que o valor seja calculado automaticamente, o campo “Código da Turma” disponibilizado na aba “Acadêmico” deverá ser devidamente preenchido para que seja possível disponibilizar a simulação dos valores do Plano de Pagamento
- É possível parametrizar o TOTVS Educacional para que ao criar as parcelas no contrato do aluno a partir do plano de pagamento, sejam consideradas do plano de pagamento somente as parcelas com vencimento a partir do mês da inclusão do plano de pagamento no contrato. Para saber mais clique aqui ( recurso disponível a partir da versão 12.1.33 ).
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| title | Importante |
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Caso a parametrização citada anteriormente esteja habilitada, é importante que as parcelas que terão lançamentos gerados estejam de acordo com o plano de pagamento.
Em alguns casos podem estar parametrizado como "Parcela inicial" = 1 e "Parcela final" = 1, e se a parcela de número 1 estiver vencida, a mesma será desprezada, e com isso não haverá parcelas com lançamentos gerados ocasionando a apresentação da mensagem abaixo ao realizar a matricula.
02.05 Fiador
| Informações |
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Essa funcionalidade está disponível apenas para Ensino Superior a partir da versão 12.1.2209 |
Este passo tem como objetivo possibilitar cadastrar os fiadores do candidato. O passo somente ficará disponível quando a parametrização por curso associado a área de interesse ofertada estiver marcado o parâmetro exige fiador.
| Informações |
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A quantidade máxima de fiadores poderá ser parametrizada em Educacional | Ambiente | Parâmetros | Educacional | Tesouraria | Geral 3/3
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Quando o sistema estiver devidamente parametrizado, inicialmente ao acessar a etapa do fiador o sistema irá exibir a tela abaixo.
Caso o candidato não tenha nenhum fiador e não cadastre nenhum, a matrícula não poderá ser avançada, pois a quantidade mínima exigida de fiadores sempre será de um.
Ao clicar em adicionar um pop-up será exibido para que o candidato informe os dados do fiador. Basta preencher os campos obrigatórios e salvar.
Para atualização do dados basta clicar no ícone 
que será aberta o mesmo pop-up para inserir um novo, porém será carregado os dados do fiador. Vale ressaltar que o candidato não poderá alterar o CPF do fiador.
Caso o candidato deseje remover a associação com algum fiador específico, basta clicar no ícone 
, que será aberta uma pop-up de confirmação da exclusão do fiador. Vale ressaltar que, caso o candidato confirme a exclusão, os documentos associados ao fiador também serão excluídos.
Se exceder o máximo de fiadores cadastrados o portal irá exibir uma mensagem de erro informando que o número máximo de fiadores já foi atingido.
Documentos do fiador
| Informações |
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Para o correto funcionamento dos documentos do fiador no processo seletivo e no educacional, é necessário proceder com a parametrização: Para armazenar os documentos no processo seletivo (antes da efetivação da matrícula): Processo seletivo → Cadastros → Processo Seletivo / Venda Online de Cursos
Para armazenar os documentos no educacional (após a efetivação da matrícula): Educacional → Ambiente → Parâmetros → Educacional → Secretaria → Geral 6/7
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Quando a parametrização por curso associada a área de interesse ofertada exigir fiador e no anexo de Documentos Exigidos do Fiador algum documento estiver cadastrado, o sistema vai apresentar em cada fiador cadastrado uma tabela para possibilitar a entrega dos documentos do fiador.
Se houver algum documento obrigatório de algum fiador do candidato que não foi informado, a matrícula não poderá ser avançada. Somente poderá avançar quando todos os documentos obrigatórios de todos os fiadores do candidato forem informados.
02.06 Assinatura do contrato
Este passo tem como objetivo exibir o contrato financeiro juntamente com uma validação de aceite dos termos do contrato.
O contrato deverá que será exibido deverá ser definido nos parâmetros financeiro da matrícula:
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Assinatura de contrato da matrícula utilizando token/chave de segurança
Foi disponibilizado um nível de segurança a mais na matrícula, agora a instituição tem a possibilidade de ativar a opção de assinatura do contrato da matrícula com token. Com esse parâmetro marcado, será exibido para os candidatos/responsáveis da inscrição uma opção de assinatura do contrato informando um token que chegará no e-mail cadastrado do usuário que está logado no momento e realizando a matrícula, que pode ser o candidato ou responsável da inscrição.
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Para enviar o e-mail com o token para o usuário que está realizando a assinatura do contrato, deve ser cadastrado uma nova mensagem de notificação com o objetivo "Enviar token para a validação da assinatura do contrato de matrícula". Acesse a documentação para mais informações: https://tdn.totvs.com/x/6fr6E |
Ao chegar na etapa de assinatura do contrato, o candidato/responsável da inscrição deve ler o contrato da matrícula, clicar no botão "Li e aceito os termos do contrato" e em seguida, só será possível finalizar a matrícula, após clicar em "assinar contrato", assim será enviado um e-mail para o usuário que está logado e o mesmo terá que informar o número do token recebido no e-mail no campo específico. Com o token correto, será possível finalizar a matrícula.
Caso o candidato/responsável da inscrição não finalize a matrícula naquele instante, volte mais tarde para finalizar, o token não será regerado, somente será reenviado o e-mail com o mesmo token.
Será salvo na tabela referente a assinatura, a data hora do envio do e-mail e para qual e-mail foi enviado.
Para realizar a parametrização, marque a opção "Utilizar token para validação da assinatura do contrato" na área de interesse ofertada do processo seletivo:
Acessando a matrícula no portal de inscrições, etapa de assinatura do contrato, é possível visualizar o botão de assinar contrato, que só será habilitado após ler e aceitar os termos.
Após realizar os passos acima, o candidato/responsável da inscrição pode finalizar a matrícula, salvando na tabela referente a assinatura, os dados dessa assinatura realizada.
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Para consultar as assinaturas do contrato basta acessar nos anexos do contrato a opção de visualizar assinaturas.
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Utilizar Totvs Assinatura Eletrônica para assinatura do contrato
Agora podemos utilizar a Integração TOTVS Assinatura Eletrônica para a assinatura do contrato quando o aluno realizar sua matrícula pela central do candidato. Foi disponibilizado um novo parâmetro com o objetivo de permitir que o contrato gerado imediatamente após a matrícula pela central do candidato não seja assinado no primeiro instante. Desta forma, podemos utilizar os recursos da Integração TOTVS Assinatura Eletrônica para realizar essa validação.
Caminho de acesso para o novo parâmetro:
- TOTVS Educacional Processo Seletivo| Cadastros| Área de interesse Ofertada| Aba Matrícula| Aba Financeiro
Com o parâmetro "Utilizar Totvs Assinatura Eletrônica para assinatura do contrato" marcado, será obrigatório o preenchimento da mensagem de notificação "Enviar e-mail informando que a assinatura do contrato será validada com Totvs Assinatura Eletrônica" informando ao aluno que ele receberá um e-mail para realizar a assinatura do contrato.
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Para indicar ao aluno que ele receberá um e-mail para realizar a assinatura do contrato, deve ser cadastrado a mensagem de notificação com o objetivo "Enviar e-mail informando que a assinatura do contrato será validada com Totvs Assinatura Eletrônica". Caso contrário, o aluno não conseguirá prosseguir com sua matrícula pela central do candidato devido a seguinte validação.
Acesse a documentação para mais informações: https://tdn.totvs.com/x/6fr6E |
Com o parâmetro marcado e a mensagem de notificação preenchida os contratos gerados após a matrícula pela central do candidato não serão assinados no primeiro momento. Além disso, será enviado um e-mail para o candidato informando que em breve ele receberá um e-mail para a assinatura do contrato. Desta forma, podemos realizar a validação através da Integração TOTVS Assinatura Eletrônica.
02.07 Conclusão
Este passo tem como objetivo, finalizar a matrícula levando em consideração todas as pré-validações realizadas nos passos anteriores.
Após selecionar o plano de pagamento e o aceite do contrato, caso exista, clique no botão Avançar, o processo de matrícula será realizado e caso tudo ocorra com sucesso, será exibido a finalização da matrícula, onde é possível:
- Visualizar o contrato
- Visualizar as parcelas geradas e também efetuar o pagamento via cartão de crédito ou boleto bancário se estiver definido no serviço da parcela estes meios de pagamento (o meio de pagamento por cartão de débito não está disponível nesta funcionalidade).
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| title | Importante |
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02.08 Envio de notificação de confirmação de matrícula
Nas mensagens de notificação do TOTVS Educacional Processo Seletivo, é possível selecionar o objetivo "Enviar e-mail para o candidato com a confirmação da matrícula no TOTVS Educacional", que após a finalização da matrícula, caso esteja parametrizado, será enviado as notificações por e-mail ou eduCONNECT para o público alvo.
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| title | Período de Matrícula |
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O período de matrícula via Central do candidato, pode ser configurado nas parametrizações por curso, do TOTVS Educacional.
Caminho de acesso aos parâmetros no sistema:
- TOTVS Educacional| Currículo e Oferta| Parametrização por curso
02.09 Itinerário formativo
Á partir da versão 12.1.2205 (prevista para Maio de 2022), será possível ao candidato no momento da matrícula pela central selecionar ou alterar itinerários formativo disponíveis na área de interesse que foi inscrito e que está sendo matriculado.
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O itinerário formativo é exclusivo para o nível de ensino básico. Para mais informações acesse Itinerário Formativo. |
A seleção do itinerário poderá ser feita no momento da inscrição ou da matrícula do candidato pela central de candidatos, existe ainda a possibilidade de ser feito na inscrição e na matrícula, possibilitando na matrícula pela central que o candidato altere os itinerários antes da matrícula.
A seleção do local de exibição do itinerário poderá ser feita nas definições da matrícula da área ofertada.
Exibição do itinerário formativo:
- Ambos: a seleção do itinerário poderá ser feita na inscrição e na matrícula pela central de candidatos, sendo que na matrícula o candidato poderá alterar as opções selecionadas.
- Inscrição: este é o padrão utilizado ao criar uma área de interesse e a seleção do itinerário poderá ser feita somente no momento da inscrição.
- Matrícula pela central de candidatos: a seleção será feita somente no momento da matrícula pela central de candidatos.
Quando marcada a opção de "Ambos" ou de "Matrícula pela central de candidatos", será exibido uma etapa para seleção ou alteração dos itinerários.
É possível verificar quais são as disciplinas vinculadas a cada itinerário disponível e também detalhar cada disciplina.
02.10 Validação de inadimplência (Débitos Financeiros)
A validação de inadimplência na matricula via central do candidato levará em consideração as definições da parametrização da matricula online do portal do aluno no TOTVS Educacional (mais informações clique aqui)
Tela de Parâmetros do TOTVS Educacional
Caso os parâmetros citados anteriormente esteja habilitado, então na etapa de preenchimento dos dados do responsável financeiro será verificado ser existe algum débito financeiro vinculado ao CPF informado para o responsavel financeiro.
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Entende-se como débitos financeiros, parcelas com lançamentos financeiros vencidos (em aberto) para alunos em que o responsavel financeiro tenha o mesmo CPF informado para o responsável financeiro da matricula da central do candidato. |
Caso exista algum débito financeiro para o CPF informado será aplicada a regra conforme a parametrização.
Opção "Alertar alunos" marcada:
Opção "Bloquear alunos" marcada:
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Conforme as imagens acima é apresentada ao usuário uma mensagem padrão, no entanto nos parâmetros do TOTVS Educacional é possível definir uma mensagem customizada que irá substituir a mensagem padrão.
Parâmetros:
Exemplo:
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