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01. VISÃO GERAL

A criação do Ciclo de Avaliação deve ser realizada pelo Analista de RH da organização.
Na página inicial do Ciclo de Avaliação é possível visualizar os ciclos em rascunho, em andamento e concluídos, bem como criar um novo ciclo de avaliações. Quando houver mais de 10 ciclos cadastrados em um agrupamento, será possível visualizar os demais ciclos através da opção "ver todos". 
O processo de configuração do novo ciclo segue as etapas que descrevemos a seguir.

02. DEFINIÇÃO DO CICLO

Nessa etapa deve ser definido o nome e o período do Ciclo de Avaliação.

IMPORTANTE!

• Todos os campos são de preenchimento obrigatório.

• O nome do ciclo não pode ser igual à de outro ciclo já existente.

  
  

• A data do fim do ciclo não pode ser anterior a data de início do ciclo.

  
  

• A data de início não pode ser inferior a data atual.
• O período do ciclo de avaliação não pode ter interseção com outro período.

03. ESTRUTURA

Nessa etapa deve ser definida a estrutura de participantes do Ciclo de Avaliação. São disponibilizados três disponibilizadas algumas formas para a montagem da estrutura : Importação como através de importação de arquivo, Inserção inserção manual e Integração , futuramente, integração com ERPs.- Importação

Importação de arquivo

Apenas com : Com apenas o preenchimento de um arquivo (layout-participants.csv) é possível importar os dados dos participantes do ciclo de avaliação, e se necessário pode-se caso necessário é possível ajustar algumas informações manualmente.

IMPORTANTE!

• Dados do arquivo de importação:  Identificador Identificador do participante, Nome, Grupo de Cargo, Cargo, Nível do Cargo, E-mail, DepartamentoÁrea,  UnidadeUnidade, Data de admissão, Data do último aumento, Data de nascimento, Identificador do participante chefe e , Tipo de participante , Permite sugestão de pares.
• Os seguintes dados são obrigatórios: Identificador do participante, Nome, Cargo, EGrupo de cargo, E-mail e Tipo de participante.
  • Os campos cargo e grupo de cargo não são case sensitive, ou seja, caso o cargo ANALISTA esteja previamente cadastrado e a planilha possua um cargo escrito como Analista, o sistema irá considerar este último como sendo um cargo já cadastrado.
• O Identificador do participante chefe provido para o participante deve constar na mesma planilha de importação.
• Os tipos de participantes válidos : são 1 - Empregado, 2 - Cliente e 3 - Externo.
• Possibilidade de excluir todos os participantes importados.
• Qualquer erro no arquivo de importação, será gerado um log para facilitar a correção pelo usuário.
• A coluna "Permite sugestão de pares" deve ser preenchida com os valores "Sim" ou "Não". Para o "Sim" o participante poderá sugerir pares, aprovar pares (caso seja uma liderança) e poderá participar da avaliação de pares. Caso não tenha nenhum valor nesta coluna será considerado "Sim", ou seja, que o participante pode participar da sugestão e avaliação de pares.

Inserção Manual

- Inserção manual: É possível inserir manualmente a estrutura de participantes do ciclo caso o mesmo esteja no status "rascunho" ou "em andamento". Porém, em ciclos em andamento, a tela de inserção será diferente, com suas funcionalidades mostradas no tópico EDIÇÃO DO CICLO EM ANDAMENTO.

IMPORTANTE!

• Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será avaliado.
• Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será o avaliador.
• Selecionando o participante avaliado e avaliador, é possível realizar o vínculo entre eles.
• Em casos em que dados como nome, data de nascimento, data de último aumento ou data de admissão do participante sejam alterados, eles serão refletidos tanto para os ciclos de avaliação em rascunho quanto em andamento.
• No ciclo em andamento, caso o cargo, nível de cargo, unidade ou área sejam alterados após o início ou fim da etapa de avaliação, o formulário de avaliação não será regerado considerando as alterações realizadas.
• No caso de inclusão de novo participante, é possível incluir informações como: Identificador do Participante, Nome, Data de nascimento, E-mail, Cargo, Nível do Cargo, Área, Unidade, Data de admissão, Data do último aumento e Permite sugestão de pares.
• O campo e-mail não pode ser alterado caso seja escolhido algum participante existente, caso seja necessário fazer mudança, ela deve ser feita na parte de Configurações > Cadastro de pessoas e que será refletida para dentro do ciclo de performance.
• Apenas os campos data de nascimento, unidade e data de último aumento são opcionais, os demais campos são de preenchimento é obrigatório.
• É possível inserir participantes após o fim da etapa de avaliação, mas nenhuma avaliação será gerada.

Integração com ERPs (EM BREVE)

Será - Integração com ERPs: É possível inserir a estrutura de participantes integrando com ERPs existentes.

Visualização de pessoas adicionadas ao ciclo de performance

Após a importação ou inserção manual da estrutura de participantes, podemos visualizar a lista de pessoas do ciclo de performance, dispostas em cards. Além de cada card conter os dados básicos do participante, temos mais informações, que podem ser acessadas se clicamos no card. As quais são:

• Nome do Participante
• Cargo do Participante
• Liderança
• E-mail corporativo
• Grupo de cargo
• Nível de cargo
• Data do último aumento
• Identificador para integração
• Data de admissão
• Área
• Unidades

Observações:

• O botão "+ Adicionar participantes" leva para a tela de inserção manual de participantes.
• A ação "Importação de arquivo" redireciona para a tela de importação por lotes.
• O botão "Lápis" abre o modal de edição individual do participante. 
• O botão "Lixeira" removerá o participante do ciclo.
• O botão de paginação navegará entre as páginas de participantes do ciclo. Cada página apresenta 10 cards e será possível navegar entre as páginas quando houver mais que 10 participantes no ciclo.
• Essa listagem de participantes está somente disponível em Ciclos em Rascunho.

Remoção individual

Ao selecionar o botão "Lixeira" do card, é possível realizar a remoção individual daquele participante do ciclo de performance. Ao selecionar abrirá um modal para confirmar a ação.

Observações:

• No modal de confirmação é possível conferir o nome, e-mail e ciclo atual antes de finalizar o procedimento.
• Ao remover o participante, ele poderá ser adicionado novamente àquele ciclo. Para tanto deve ser selecionado o botão de adição de participantes.

Edição individual

Ao selecionar o botão "Lápis" do card, é possível realizar a edição individual daquele participante do ciclo de performance. No modal apresentado poderão ser editados os seguintes campos:

• Cargo (Obrigatório)
• Nível de cargo
• Área
• Unidade
• Nome da liderança imediata
• Avaliação por pares e/ou clientes internos (Checkbox)

Observações:

• Quando o "Cargo" é selecionado, o "Grupo de cargo" será selecionado automaticamente. Porém, caso não haja um grupo de cargo existente, o respectivo cargo não poderá ser selecionado.
• O "Cargo" é o único campo obrigatório. Sendo assim possível remover todos os outros campos do usuário (inclusive "liderança imediata").
• Ao selecionar o botão "Cancelar", as edições não são realizadas e se abrir o modal da mesma pessoa novamente, os dados pré-selecionados serão os mesmos que já estão dispostos no card da pessoa.
• O "Nome da liderança imediata" não pode ser o mesmo da pessoa editada, isto é, uma pessoa não pode ser líder de si mesma.

Busca pelo botão Filtro

É possível efetuar um busca avançada aplicando um filtro. A qual é feita através dos seguintes campos ou um conjunto deles:

• Nome da liderança imediata onde é listado todos os participantes do ciclo
• Data de admissão onde é um período de datas
• Cargo podendo selecionar um ou mais
• Grupo de Cargo podendo selecionar um ou mais
• Nível de Cargo podendo selecionar um ou mais
• Área podendo selecionar uma ou mais
• Unidade podendo selecionar uma ou mais
• Data do último aumento
• Data de nascimento
• Identificador para integração
• E-mail corporativo
• Nome de preferência
• Nome completo
• Avaliação por pares e/ou clientes interno

Esses filtros podem ser combinados, ou seja, a consulta será incrementada para cada filtro adicionado.

Por exemplo: Quando realizar uma busca pelos Grupos de Cargo "Analista" e "Gerente" e Nome de preferência "Pedro", o resultado serão pessoas que possuem um nome de preferência que contenha a palavra "pedro" e que sejam ou "Analista" ou "Gerente".

Criar/Editar Estrutura

A tela ainda oferece a possibilidade de ver detalhes dos avaliados e ainda adicionar/remover avaliados. Na digitação manual dos dados do participante são disponibilizados os seguintes dados:

• Identificador (Obrigatório)
• Nome (Obrigatório)
• Data de Nascimento (Opcional)
• E-mail (Obrigatório)
• Unidade (Opcional)
• Área (Obrigatório)
• Cargo (Obrigatório)
• Nível de Cargo (Obrigatório)
• Data de Admissão (Obrigatório)
• Último Aumento (Opcional)

Observação: Ao remover um participante "Avaliador", apenas ele será removido e seus avaliados permanecerão na estrutura.

Seleção de participantes

A tela tem a funcionalidade de selecionar o checkbox que está no lado de card do participante. Os participantes podem ser selecionados das seguintes formas:

• Nenhum (Remove a seleção dos participantes)

• Todos (Seleciona a todos os participantes)

• Todos exibidos na página (Seleciona os participantes que se encontram na página, máximo 10 participantes)

Remoção em Lotes

É possível remover em lote os participantes, para isso só seria selecionar ao participante ou vários participantes e selecionar a opção de Remover em Lotes. A diferença que tem os dois é na mensagem de confirmação:

• Se for selecionado um participante mostrará a mensagem: “1 pessoa foi selecionada e será removida do (Nome do ciclo criado). Você poderá adicioná-la novamente, se necessário. Ao confirmar, aguarde, pois, esse processo pode demorar alguns minutos. ”.

• Se for selecionado dois o mais participante mostrará a mensagem: “X pessoas foram selecionadas e serão removidas do (Nome do ciclo criado). Você poderá adicioná-las novamente, se necessário. Ao confirmar, aguarde, pois, esse processo pode demorar alguns minutos. ”

Além disso, quando for removido os participantes vai a ter a seguinte mensagem: 

• Se for removido somente um participante: “Pessoa removida do ciclo com sucesso! ”

• Se for removido “x” participantes: “Pessoas removidas do ciclo com sucesso! ”

04. CONFIGURAÇÃO | AVALIAÇÃO 360°

Nessa etapa deverão ser definidos os parâmetros referentes a etapa de Seleção de Pares.

• Quantidade máxima que um usuário pode sugerir para AVALIAÇÃO DE PARES (incluindo aprovados pelo avaliador) - Valores de 1 a 50, sendo que o padrão é 5.
• Quantidade máxima que um usuário pode ser indicado na AVALIAÇÃO DE PARES - Valores de 1 a 50, sendo que o padrão é 10.
• Quantidade máxima que um usuário pode sugerir para AVALIAÇÃO DE CLIENTES INTERNOS (incluindo aprovados pelo avaliador) - Valores de 1 a 50, sendo que o padrão é 10.
• Quantidade máxima que um usuário pode ser indicado na AVALIAÇÃO DE CLIENTES INTERNOS - Valores de 1 a 50, sendo que o padrão é 5.

Há também um parâmetro que define se o ciclo de avaliação terá auto avaliação. Caso este parâmetro seja habilitado e o ciclo possua a etapa de Avaliações configurada, ao colocar o ciclo de avaliação em andamento os formulários de auto avaliação serão gerados.

• Não permitir a autoavaliação/Permitir a autoavaliação (Por padrão vem desabilitado)

E por fim, o parâmetro que define se o ciclo de avaliação permitirá que o liderado avalie seu líder. Caso este parâmetro seja habilitado, ao colocar o ciclo de avalição em andamento os formulários de avaliação de liderado sobre o líder serão gerados.

• Permitir avaliação do time sobre o líder (Por padrão vem desabilitado)

05. CONFIGURAÇÃO | RESPOSTAS

Nessa etapa deverá ser definido o formato e as opções de respostas disponíveis para o Ciclo de Avaliação. Para cada resposta deve ser definido um peso correspondente que vai influenciar no cálculo final da nota da avaliação.

IMPORTANTE!

• É possível definir até 30 respostas, sendo obrigatório configurar no mínimo 2.
• Obrigatoriamente, todas as opções de resposta devem ter um número (peso) correspondente.
• O número (peso) pode ter valor fracionado, devendo estar entre 0,1 e 1000. Este número não pode ter valor negativo.

Visibilidade de Pontuação Numérica

É possível também nesta etapa configurar a visibilidade da pontuação de resultado numérica por papel do sistema. Os papéis são: 

• Líderes: Representa a possibilidade dos líderes visualizarem as notas numéricas de seus avaliados no Relatório de avaliação individual através da tela de Time.
• Colegiado: Representa a possibilidade dos avaliadores e facilitadores de uma turma visualizarem as notas numéricas dos participantes de um colegiado no Relatório de avaliação individual. Também é possível acessar esse relatório através do relatório individual de colegiado, onde ele seguirá as mesmas regras de visualização.
• Colaboradores: Representa a possibilidade dos colaboradores visualizarem as próprias notas no Relatório de avaliação individual através da tela de Resultado.

IMPORTANTE!

• Ao desmarcar qualquer um dos parâmetros, será necessário definir os intervalos para cada uma das respostas pois os conceitos serão os mesmos configurados nelas.
• O intervalo para cada conceito é apresentado ao lado do peso de cada resposta respectiva.
• A visualização das notas não será mais exibida em formato numérico e sim no formato de conceito.
• Na visão do usuário DO, aparecerá o botão "Visualizar notas" no Relatório de avaliação individual caso as notas por conceito tenham sido configuradas no ciclo.
• Na visão do usuário DO, caso as notas estejam sendo exibidas no formato numérico e o ciclo esteja configurado para exibir os conceitos, o botão "Visualizar notas" passa a se chamar "Ocultar notas" e ao ser acionado irá exibir os conceitos e não mais as notas numéricas.

Intervalos dos Conceitos

Os intervalos de cada conceito são fechados no início e abertos no final. Por exemplo, dado um intervalo (0, 5) todos os números entre 0 e 5, incluindo o 0 e desconsiderando o 5, pertencem a esse intervalo.

Todos os intervalos devem ser preenchidos obrigatoriamente. Exemplo:

É importante considerar que não é recomendado deixar espaço entre os intervalos. Logo, o primeiro intervalo sempre começará de 0 para que o menor resultado caia no pior conceito,como no exemplo acima o intervalo final sempre tem que ser igual ao intervalo inicial do próximo conceito. É importante também considerar que o intervalo final do último conceito pode ser deixado em branco para representar um intervalo aberto infinito. Para melhor representar esses conceitos, segue alguns exemplos de nota e o conceito respectivo dado a configuração acima.

06. CONFIGURAÇÃO | MATRIZ DE COLEGIADO

Nessa etapa devem ser preenchidas as informações da matriz, tais como: eixos, quadrantes e definições da matriz e da curva.

A aba de Matriz de colegiado possui três abas verticais, sendo:

Quadrantes e eixos

É onde serão definidos os eixos da matriz. Os eixos podem ser nomeados de acordo com o tipo de cálculo selecionado.

Os tipos de cálculo são:

• Média ponderada de competências
  É obrigatório estar presente em um dos eixos. Representa o cálculo da avaliação, considerando os pesos das respostas, competências e formulários. Veja aqui como o cálculo da avaliação é feito.
• Resultado global de metas
  É obrigatório que possua um ciclo de metas em andamento no momento da configuração. Ao selecionar este tipo de cálculo, deve-se preencher também o ciclo de metas que será utilizado para obter os resultados dos colaboradores. Com este eixo configurado, o sistema assume que os colaboradores do ciclo de avaliação e do ciclo de metas são correspondentes, além de que, no momento do colegiado, as metas dos colaboradores já devem estar devidamente apuradas.

• Resultado qualitativo
  Para utilizar este eixo é obrigatório cadastrar uma competência qualitativa, podendo ou não ser apenas de visualização do líder. O resultado desta competência irá compor este eixo.
• Não calcular
  O eixo não será calculado, distribuindo os participantes apenas na primeira linha/coluna do eixo configurado.

Definição da Matriz

Nessa aba é realizada a configuração dos quadrantes (podendo definir o nome do quadrante e a descrição do respectivo) e os intervalos dos eixos da matriz com valores máximos e mínimos.

Os intervalos deverão seguir a mesma escala dos resultados dos eixos, ou seja, quando o resultado obtido for proveniente de uma resposta do formulário de avaliação, os intervalos devem englobar os pesos configurados na etapa Configurações → Respostas. Quando o resultado tiver origem no módulo de metas, os intervalos devem possuir o range de 0 à 100.

Definição da curva

Na aba de curva serão definidas as curvas da matriz, podendo cadastrar até 5 quadrantes por linha, cada linha possui um peso em porcentagem(%), devendo totalizar 100% ao final de todas as definições de curva.

Também é possível habilitar/desabilitar os seguintes itens: 

• Exibir descrição dos boxes na visualização da matriz: Quando habilitado, ao acessar a matriz do colegiado (plotada/calibrada) será exibido um ícone de informação com as descrições preenchidas para cada box na etapa Definição da Matriz.
• Exibir resultados da matriz para o liderado: Quando habilitado, exibe tanto para o colaborador, quanto para o gestor, o box final do participante no Feedback, Resultado final e Checkpoint.
• Apresentar simulador de plotagem da matriz para o líder após finalização do formulário: Quando habilitado, exibe para o gestor o resultado que a avaliação respondida sobre o avaliado irá gerar na matriz plotada. Este resultado não considera os pesos dos formulários e demais resultados, sendo assim, o resultado definitivo pode não ser o mesmo.

IMPORTANTE!

• O nome e a descrição dos quadrantes, na definição da matriz, são de preenchimento obrigatório, assim como a definição das curvas.
• É obrigatório que um dos eixos seja de "Média ponderada de competências".
• A opção de tipo de cálculo do eixo "Resultado global de metas" é apresentado apenas se o modulo de metas estiver contratado.
• Quando é selecionado o tipo de cálculo de um eixo como "Resultado global de metas":
  • o sistema trará o resultado do ciclo de metas selecionado. Por isto é obrigatório o preenchimento da referência do "ciclo de metas".

  • o resultado global de metas é o percentual de atingimento do colaborador, por esse motivo, os intervalos (definição da matriz) devem ser alterados para condizer com o percentual de atingimento. O último intervalo, pode ter o campo "vazio" de máximo, ilustrando que qualquer valor maior que o mínimo cairá nessa linha (ou coluna) da matriz. Exemplo dos intervalos:

    Mínimo (respostas)	Máximo (respostas)	Mínimo (percentual)	Máximo (percentual)
    1	2.2	0	80
    2.21	3.39	80.01	100
    3.4	4	100.01

• Quando é selecionado o tipo de cálculo de um eixo como "Resultado qualitativo" o cadastro de uma competência qualitativa será obrigatório. 
• Quando o resultado de um eixo não puder ser calculado (por ausência da informação), o sistema assumirá o resultado zero para este eixo (para mais detalhes veja aqui o Exemplo D do cálculo, considerando apenas um eixo da matriz);
• O preenchimento da curva e da sua porcentagem é obrigatória para conclusão do ciclo.
• Todas as linhas que possuírem peso devem ter pelo menos um quadrante cadastrado.
• A definição da curva não pode ter mais linhas que a quantidade de quadrantes (Ex.: Matriz 3x3, a definição de curvas só pode ter 9 linhas).

07. CONFIGURAÇÃO | ESCALA DE CHECKPOINT

Nessa etapa deverão ser definidas as escalas de avaliação das competências utilizadas no feedback de checkpoint.

As escalas veem preenchidas com os valores padrão:

• Fora da pista
• Ficando para trás
• No caminho certo
• Quase lá
• Na linha de chegada

IMPORTANTE!

• O nome da escala deve possuir no máximo 20 caracteres.
• É possível editar o nome das escalas em ciclos em rascunhos e em andamento.
• O nome das escalas serão refletidos na tela de Feedback de Checkpoint, tanto na visão do gestor como na de avaliado
• Também serão refletidas no relatório de Feedback de Checkpoint (Performance > Relatórios > Feedback de checkpoint) na coluna "Status no checkpoint"
• Não será possível salvar escalas com nomes iguais e caso seja preenchido igual, essa pendência precisa ser resolvida para dar andamento na montagem do ciclo.

08. FORMULÁRIO

Competências

Nessa etapa devem ser definidas todas as competências que se deseja avaliar no Ciclo de Avaliação, podendo ser cadastradas uma ou mais perguntas por competência. Aqui também serão definidos os pesos que cada competência terá para os diferentes tipos de formulário (auto avaliação, líder sobre liderado, pares, liderado sobre líder).

Os pesos devem ser preenchidos considerando o conjunto das competências com o mesmo grupo de cargo. 
Exemplo: 

Também é possível habilitar/desabilitar as seguintes opções: 

• Resultado qualitativo: Com esta opção, a competência não será vinculada com grupos de

...

IMPORTANTE!

• cargos, ou seja, será exibida em todos os formulários. A competência que estiver com esta configuração habilitada, será utilizada para compor o resultado do eixo Resultado qualitativo da matriz. Havendo mais de uma competência configurada como "Resultado qualitativo", será realizada uma média para compor este resultado.
• Visível apenas para gestor: Quando habilitada, a competência será exibida apenas no formulário de avaliação do líder sobre o liderado.

IMPORTANTE!

• Pode ser configurada uma ou mais perguntas para cada competência.
• As competências devem ser associadas ao Grupo de Cargo do avaliado.
• Permite definir se a competência é um "Resultado qualitativo". Neste caso deve ser bloqueado os campos de peso e de associação da competência e a competência aparecerá para todas as pessoas avaliadas do ciclo.
• Permite definir se a competência é "Visível apenas para gestor". Neste caso a competência aparece somente no formulário de avaliação de líder à pessoa liderada.
• O peso definido para cada tipo de avaliação vai influenciar no cálculo final da nota da avaliação. O peso deve estar entre 1 e 100% e é permitido até 2 casas decimais.
• Os tipos de avaliação são auto avaliação, avaliação sobre o líder, avaliação sobre o liderado e avaliação de pares.
• Após o cadastramento de 11 competências, o botão "Carregar mais registros" é exibido, para visualização das próximas 10 competências.
• O campo de descrição da competência não é exibido nos formulários de avaliação, devendo ser utilizados somente para consulta da área de RH ao visualizar a edição do ciclo.
• As competências são ordenadas no formulário de acordo com a ordem de criação.
• Quando o ciclo estiver em andamento, não será permitido realizar a exclusão das competências.

Exportação das competências

O sistema disponibiliza um relatório com todas as competências, em CSV (arquivo separado por vírgulas), que pode ser extraído a qualquer momento, bastando apenas clicar no botão de exportar.
Neste arquivo é disponibilizada todas as informações cadastradas com os seguintes dados: 

• Nome da competência
• Descrição da competência
• Peso na auto avaliação
• Peso na avaliação liderado sobre o líder
• Peso na avaliação do líder sobre o liderado
• Peso na avaliação de pares e/ou cliente internos 
• Grupo de cargo
• Resultado qualitativo
• Visível apenas para gestor 
• Comportamentos

Peso do Formulário

Nessa etapa serão definidos os pesos para cada tipo de avaliação (auto avaliação, avaliação sobre o líder, avaliação sobre o liderado e avaliação de pares), de acordo com os grupos de cargos vinculados às competências. O peso para cada tipo de avaliação pode ser diferente, desde que a soma de todos os tipos seja igual a 100%.

Os pesos não são redistribuídos caso algum dos tipos de avaliação não seja preenchido.

IMPORTANTE!

Caso existam mais de 20 grupos de cargo definidos nas Competências, eles poderão ser paginados através do botão "Carregar Mais".

Questões Abertas

Nessa etapa devem ser definidas todas as questões abertas que se deseja para o Ciclo de Avaliação. Estas questões serão exibidas em todos os formulários de avaliação.

IMPORTANTE!

• As questões abertas podem ou não ser obrigatórias.
• Permite definir questões abertas com no máximo 500 caracteres.
• As questões abertas estão ordenadas alfabeticamente pelo nome da questão.
• Após o cadastramento de 11 questões abertas, o botão "Carregar mais registros" é exibido, para visualização das próximas 10 questões.

Visualizar Avaliação

Aqui é possível conferir a visualização da avaliação, levando em conta o mapeamento de competências realizado e o cadastro de questões abertas, além das opções de respostas definidas nas configurações. A prévia do formulário será por Grupo de Cargo, podendo visualizar as avaliações para cada uma das associações feitas na competência, a descrição das competências são apresentadas no formulário.

Observação: Caso nenhum grupo de cargo seja selecionado, as competências exibidas serão as comuns em todas as avaliações, ou seja, as não associadas aos grupos de cargos. Exemplo: Questões abertas, Competências qualitativas.

09. ETAPAS

Neste passo devem ser criadas todas as etapas do Ciclo de Avaliação.

• Seleção de pares e clientes internos
  Nesta etapa os colaboradores irão indicar os pares e clientes que poderão avaliá-lo e os gestores irão aprovar e rejeitar indicações feitas pelos colaboradores, além de incluir pares para seus liderados, caso necessário. Esta etapa não pode ter interseção com as demais etapas do ciclo. 
• Avaliação
  A partir do início desta etapa as avaliações de pares/clientes, sobre o líder e autoavaliação serão disponibilizadas para os colaboradores. Esta etapa pode ser concomitante a etapa de Avaliação do líder.
• Avaliação do líder
  Nesta etapa os líderes poderão responder as avaliações sobre os liderados e visualizar as autoavaliações de seus liderados. Esta etapa pode ser concomitante a etapa de Avaliação.
• Colegiado
  Aqui, as turmas de colegiado e re-colegiado poderão ser criadas para visualização da matriz plotada e os resultados dos colaboradores, visualização da curva, manipulação da matriz calibrada e registro das discussões do colegiado. Esta etapa não pode ter interseção com as demais etapas do ciclo. 
• Feedback
  Durante esta etapa os gestores poderão descrever um feedback para o colaborador, com base nos resultados das avaliações e colegiado, selecionando pontos fortes e a desenvolver. Os liderados também poderão validar o feedback enviado pelo gestor. Esta etapa pode ter interseção com a etapa de PDI. 
• PDI (Plano de Desenvolvimento Individual)
  Neste momento os colaboradores irão criar as ações que planejam executar, selecionando as competências relacionadas e um prazo para finalização. Estas ações poderão ser editadas a qualquer momento. Os gestores poderão visualizar todas as ações que seus liderados cadastraram. Esta etapa pode ser concomitante tanto com a etapa de Feedback quanto com a etapa de Resultado, mas atenção às datas destas etapas, pois a etapa de Feedback e Resultado não podem estar em interseção.
• Resultado
  Será disponibilizado para todos os colaboradores um resumo dos seus resultados no ciclo, com resultados das avaliações sobre ele e consenso aberto do colegiado. Os gestores também poderão visualizar os resumos de seus liderados. Os colaboradores poderão visualizar este resumo a qualquer momento.
• Checkpoint
  Nesta etapa os gestores poderão verificar com seus liderados seu progresso com relação as competências avaliadas no Feedback como ponto positivo e ponto a desenvolver, status e progresso dos seus PDIs e descrever um feedback. O avaliado também poderá validar este feedback. Esta etapa não pode ter interseção com as demais etapas do ciclo.

IMPORTANTE!

• Tipos da etapa: Indicação de pares e clientes internos, Avaliação, Avaliação do líder, Comitê, Feedback, Plano de Desenvolvimento Individual, Resultado e Checkpoint. Não é obrigatório o uso de todas as etapas no ciclo, mas a ordem das etapas deve ser respeitada.
• Todos os campos são de preenchimento obrigatório.
• A data fim da etapa não pode ser anterior a data início da etapa.
• O período definido para uma etapa não pode ter interseção com outra etapa, exceto para as etapas de Avaliação/Avaliação do Líder, Feedback/PDI e PDI/Resultado.

10. CONFERÊNCIA DO CICLO DE AVALIAÇÃO

Neste passo é feito algumas validações com relação a montagem do ciclo de avaliação. São elas:

• O ciclo de avaliação deve possuir uma descrição e ter data de início e fim.
• Deve existir uma estrutura de participantes, no mínimo um avaliador e um avaliado.
• Deve ser configurado pelo menos duas opções de respostas.
• Deve ter no mínimo uma competência com um comportamento cadastrado, além da associação dessa competência ao grupo de cargo.
• Deve ser configurado pelo menos uma etapa para o ciclo de avaliação.

IMPORTANTE!

• Não será possível finalizar a montagem do ciclo de avaliação, caso alguma validação não seja atendida. 
• O ciclo de avaliação na sua montagem recebe o status de "rascunho" e após todas as validações atendidas, o ciclo de avaliação é finalizado e o status passa a ser "em andamento".

11. EDIÇÃO DO CICLO EM ANDAMENTO

Assim como a criação, o Analista de RH da organização pode fazer algumas alterações nos ciclos com status "Em andamento", tais como nome do ciclo, período do ciclo, nome das etapas e suas respectivas datas e descrições.

IMPORTANTE!

• A data de início do ciclo somente pode ser alterada se este não estiver iniciado, ou seja, se a data de início for maior que o dia atual então a data pode ser alterada.
• Quando a data de início é postergada, é preciso atenção nas datas das etapas.
• As etapas que já estiverem iniciadas, ou concluídas, podem ser editadas.
• As demais configurações do ciclo, Estrutura, Configurações de etapas, Configurações de respostas, Competências, Peso do formulário e Questões abertas não podem ser alteradas.

Estrutura

IMPORTANTE!

• Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será avaliado.
• Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será o avaliador.
• Selecionando o participante avaliado e avaliador, é possível realizar o vínculo entre eles.
• Em casos em que dados como nome, data de nascimento, data de último aumento ou data de admissão do participante sejam alterados, eles serão refletidos tanto para os ciclos de avaliação em rascunho quanto em andamento.
• Caso o cargo, nível de cargo, unidade ou área sejam alterados após o início ou fim da etapa de avaliação, o formulário de avaliação não será regerado considerando as alterações realizadas.
• No caso de inclusão de novo participante, é possível incluir informações como: Identificador do Participante, Nome, Data de nascimento, E-mail, Cargo, Nível do Cargo, Área, Unidade, Data de admissão, Data do último aumento e Permite sugestão de pares.
• O campo e-mail não pode ser alterado caso seja escolhido algum participante existente, caso seja necessário fazer mudança, ela deve ser feita na parte de Configurações > Cadastro de pessoas e que será refletida para dentro do ciclo de performance.
• Apenas os campos data de nascimento, unidade e data de último aumento são opcionais, os demais campos são de preenchimento é obrigatório.
• É possível inserir participantes após o fim da etapa de avaliação, mas nenhuma avaliação será gerada.

Criar/Editar Estrutura

A tela ainda oferece a possibilidade de ver detalhes dos avaliados e ainda adicionar/remover avaliados. Na digitação manual dos dados do participante são disponibilizados os seguintes dados:

• Identificador (Obrigatório)
• Nome (Obrigatório)
• Data de Nascimento (Opcional)
• E-mail (Obrigatório)
• Unidade (Opcional)
• Área (Obrigatório)
• Cargo (Obrigatório)
• Nível de Cargo (Obrigatório)
• Data de Admissão (Obrigatório)
• Último Aumento (Opcional)

Observação: Ao remover um participante "Avaliador", apenas ele será removido e seus avaliados permanecerão na estrutura.

Substituir Avaliador

Após a importação ou inserção manual da estrutura de participantes, é possível substituir um avaliador.

Observação: Um avaliador não pode ser substituído por ele mesmo. Caso o participante que for substituir o avaliador seja avaliado dele, a substituição será feita para os demais participantes e este permanecerá com o mesmo avaliador.

Alterar Avaliador

Na etapa de avaliação, é possível realizar a alteração do avaliador por meio de edição

• Quando alterado na etapa de avaliação, os formulários de avaliação gerados para o antigo avaliador, serão apagados e novos formulários serão criados para o novo avaliador.
• Os formulários de autoavaliação e avaliação de pares não terão alterações.
• Caso o avaliador seja alterado após a etapa de avaliação, os formulários de avaliação respondidos não serão excluídos.

Definir Responsável

Após o fim da etapa de Avaliação do líder, a opção de Definir Responsável passa a ser exibida para cada participante na estrutura.
Ao selecionar essa opção:

• Será possível transferir um único participante para outro responsável ou transferir um time por completo.
• Irá permitir que o novo responsável visualize a avaliação que o líder respondeu sobre o participante.
• Irá permitir que o novo responsável realize o feedback do participante e visualize um feedback já realizado.
• Fará com que antigo líder do participante transferido deixe de visualizar a avaliação respondida sobre ele, assim como não visualizar mais o participante em seu time.
• Fará com que o antigo líder não tenha acesso para realizar o feedback de um participante transferido, assim como não visualizar o feedback que o novo responsável realizou.

Recalcular resultado das avaliações

É uma opção para recalcular as notas das avaliações que pode ser utilizada a partir da etapa de avaliação. Esta ação recalcula todas as notas da pessoa participante, podendo impactar no recalculo do box plotado (inicial) na Matriz 9box apresentada na etapa de colegiado, assim como também atualiza as informações das notas apresentadas no Relatório da avaliação individual e em todos os demais relatórios em que são exibidas notas e/ou box plotado.

É importante que este recurso seja utilizado quando as competências de uma pessoa participante são alteradas no ciclo, podendo ocorrer ao alterar o seu grupo de cargo, e/ou quando existir qualquer tipo de insegurança em relação às notas da avaliação ou box plotado. 

Atenção: A alteração dos dados do ciclo, competências e pesos não irão refletir caso utilizem essa opção de recálculo.

12. EXCLUSÃO DE UM CICLO 

É possível excluir um ciclo de avaliação de performance, porém, é importante ter em mente que esta ação é irreversível irá ocasionar a exclusão de todas as suas configurações e de todos os dados vinculados a ele (colegiados, avaliações, feedbacks de colegiado e de checkpoint).

Atenção: Quando a exclusão for de um ciclo em andamento, as pessoas com papéis de DO e Administrador receberão um e-mail avisando sobre a ação realizada

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