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01. VISÃO GERAL

A rotina de Fechamento Contábil irá facilitar os fechamentos de seu ambiente, esta funcionalidade permitira que você monitore o status das contabilizações vindas dos módulos que integram com a contabilidade no período desejado e acompanhar o progresso de sua conciliação contábil, garantindo que os saldos dos contábeis estejam corretosO objetivo do cadastro de Agrupador Patrimonial é simplificar os procedimentos relacionados ao Ativo Fixo, permitindo que você crie agrupamentos de ativos personalizados. Com uma variedade de opções de filtro disponíveis, você poderá atribuir um código de agrupamento aos ativos, agilizando as operações de transferência (ATFR060), baixa (ATFR036) e a geração de relatórios de saldos a depreciar (ATFR050).

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02. PRIMEIROS PASSOS

02.1 PORTA MULTI PROTOCOLO

Para a utilização do Fechamento ContábilAgrupador Patrimonial, é necessária a ativação da porta multi protocolo no appserver.ini do seu ambiente Protheus.

• • • Na seção GENERAL, deve-se incluir a chave “App“App_Environment”, cujo valor deve ser o nome do ambiente que os serviços rodarão. 
    • Na seção DRIVERS,  deve-se habilitar a porta multiprotocolo na chave “MultiProtocolPort” com porta multiprotocolo na chave “MultiProtocolPort” com o valor = 1 1.
    • Por padrão a conexão SSL está conexão SSL está ativa na porta multiprotocoloporta multiprotocolo, os detalhes das configurações estão disponíveis na documentação Application Server - Porta Multiprotocolo. Para desabilitar a conexão por SSL é necessário informar a chave “MultiProtocolPortSecure “MultiProtocolPortSecure = 0”

Para mais informações sobre essa configuração acesse a página Application Server - Porta Multiprotocolo.

Exemplo:
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02.2 CONFIGURAÇÃO DE SERVIDOR DE E-MAILS

O fechamento contábil possui Agrupador Patrimonial inclui uma etapa de conferência de integrações com a contabilidade, onde é possível ver o progresso de integração dos lançamentos contábeis e até mesmo a notificação por e-mail dos responsáveis pelas áreas quando há alguma pendência. Caso deseje utilizar esta funcionalidade, que possibilita a notificação de um responsável sempre que um novo agrupador for criado. Se você desejar utilizar essa funcionalidade, por favor, configure o servidor de e-mails para garantir o seu correto funcionamento desta funcionalidade.

• • • Configurar o SMTP para envio de relatórios por e-mail
    • Application Server - E-mail

Folder padrão para envio de e-mail:

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02.3 FILIAIS

Para selecionar as filiais a serem utilizadas, confira a documentação detalhada abaixo de seleção de filiais no Fechamento Contábil.

02.4 DEFINIÇÕES DE FECHAMENTO

No menu de Definições de Fechamento, serão definidas os módulos e tabelas que integram com a contabilidade e serão acompanhados no processo de fechamento. As definições ficarão gravadas mas poderão ser alteradas quando necessário.

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02.3.1 SELEÇÃO DE MÓDULOS E TABELAS

Na primeira fase das definições de encerramento, serão selecionados os módulos e tabelas a serem monitorados durante o processo. Pode-se optar pela seleção do módulo inteiro ou das tabelas específicas pertencentes ao módulo.

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02.3.2 ATRIBUIÇÃO DE RESPONSÁVEIS

Na segunda fase serão definidos os responsáveis pelos módulos e tabelas selecionados na fase anterior. Os responsáveis poderão receber notificações por e-mail em caso de alguma pendência de contabilização dos registros da tabela de sua responsabilidade.

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É possível adicionar mais de um responsável por modulo/tabela.

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Ou um responsável especifico para cada tabela do módulo.

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02.3.3 MENSAGEM DE SINALIZAÇÃO PADRÃO

Na ultima fase de definição de fechamento, será definida a mensagem que será enviada aos responsáveis caso seja necessária uma notificação. Esta mensagem é apenas um modelo que pré definido pelo usuário que poderá ser alterada no momento de enviar a notificação.

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03. FECHAMENTO CONTÁBIL

03.1 PARÂMETROS DE FECHAMENTO

Na opção de Fechamento Contábil será iniciado o fechamento de acordo com as definições selecionadas anteriormente. Nesta fase serão informados o período a ser fechado e a moeda.

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03.2 CONFERÊNCIA DE MOVIMENTAÇÕES

Na fase de conferência de movimentações será possível monitorar o progresso das contabilizações dos movimentos de tabelas selecionadas nas definições de fechamento considerando o período de informado no passo anterior.

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Os dados serão disponibilizados em um gráfico com três legendas:

• • • Integrados - Movimentos que já foram contabilizados.
    • Faltam Integrar - Registros que ainda não foram contabilizados.
    • Desprezados - Registros que já passaram por contabilização mas não serão contabilizados por alguma definição de lançamento padrão.

03.2.1 VER PENDÊNCIAS

Para ver com mais detalhes o que resta integrar com a contabilidade, é só clicar no botão 'Ver pendências' embaixo da tabela que deseja conferir. Será exibida uma lista com os registros que ainda não foram contabilizados.

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03.2.2 SINALIZAR ÁREAS COM PENDÊNCIA

O botão 'Sinalizar áreas com pendência' abre um modal para seleção das áreas que deverão ser notificadas junto da mensagem pré-definida de sinalização. A mensagem fica disponível para alteração, caso seja necessário.

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03.3 CONCILIAÇÃO CONTÁBIL

A rotina de fechamento contábil é integrada com a rotina Conciliador Backoffice, neste passo do fechamento, será exibido o progresso das conciliações contábeis das tabelas selecionadas para serem monitoradas no processo de fechamento.

Os lançamentos contábeis conciliados receberão uma marca e caso sejam identificados lançamentos de integração sem conciliação, a rotina de fechamento ira alertar que a conciliação do período ainda está pendente.

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Para facilitar a navegação, o botão 'Acessar Conciliador' irá redirecionar o usuário para a rotina Conciliador Backoffice, para que as conciliações sejam realizadas. Ao sair do Conciliador, o fluxo retorna para o fechamento contábil.

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Se a conciliação contábil do período já estiver sido realizada, é só passar para a próxima etapa.

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03.4 VERIFICAR SALDOS

É muito importante que os saldos contábeis estejam de acordo com as movimentações, portanto após conferir as conciliações o passo seguinte é verificar os saldos. Nesta etapa serão verificados se os saldos das entidades contábeis estão corretos.

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03. AGRUPADOR PATRIMONIAL

03.1 CADASTRO DE AGRUPADOR PATRIMONIAL

Nesta tela pode-se consultar todos os agrupadores cadastrados. Existem 3 opções nesta primeira tela.

• • • Incluir Agrupador;
    • Alterar Agrupador;
    • Excluir Agrupador.

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03.2 INCLUSÃO DE AGRUPADOR

Para adicionar um agrupador, por favor, selecione a opção 'Incluir Agrupador'. Em seguida, uma janela será aberta, na qual você deverá fornecer informações essenciais, tais como:

• • • Código (É gerado automaticamente após salvar o agrupador);
    • Descrição;
    • Data Início (Data a partir de que o Agrupador será válido);
    • Data Fim (Não obrigatório, caso necessário pode-se informar uma data de validada para o agrupador);
    • Situação (Ativo ou Inativo).

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No Agrupador, oferecemos três abordagens distintas para a filtragem de dados.

1. Selecionando o 'Campo' de pesquisa.

Essa é a opção mais ágil para adicionar um ativo ao agrupador. Entre as alternativas disponíveis, temos:

Código + Item: Permite a pesquisa pelo código do ativo e pelo item (utilizando os campos N1_CBASE + N1_ITEM).

Num Plaqueta: Oferece a pesquisa pelo número da plaqueta do ativo (usando o campo N1_CHAPA).

Nota Fiscal + Série: Permite a pesquisa pelo número da nota fiscal e pela série (utilizando os campos N1_NFISCAL + NSERIE).

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2. Selecionando a opção 'Filtro'.

Nesta tela, você pode escolher qual campo deseja utilizar para aplicar um filtro, selecionando uma opção na lista de campos disponíveis para pesquisa. O sistema realizará automaticamente a busca. Após filtrar os dados na tela, basta marcar o item correspondente, e ele será adicionado à tela de agrupadores.

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3. Selecionando a opção 'Filtro Avançado'.

Nesta tela, você tem a opção de criar um filtro composto, utilizando diversos campos. O sistema realizará a busca automaticamente. Após a filtragem dos dados na tela, basta marcar o item correspondente e ele será adicionado à tela de agrupadores.

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Se desejar remover os dados já inseridos na tela, é possível utilizar a opção 'Limpar'. Nesse caso, todos os itens serão excluídos da tela.

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03.3 IMPORTAR UM ARQUIVO .CSV COM OS ITENS QUE SERÃO AGRUPADOS

O sistema permite a importação de um arquivo com a extensão .csv com os itens que deseja incluir no agrupador. Para uma importação bem-sucedida, os itens devem seguir o formato do exemplo abaixo, e a ordem dos campos deve ser a seguinte:

N1_FILIAL; N1_GRUPO; N1_CBASE; N1_ITEM; N3_TIPO; N1_AQUISIC; N1_QUANTD; N1_DESCRIC; N1_CHAPA; N1_PRODUTO; N1_NFISCAL; N1_NSERIE; N1_LOCAL

CAMPOS OBRIGATÓRIOS:

Utilizados como identificador único (Chave Única) para importação são eles: N1_FILIAL; N1_CBASE; N1_ITEM.

CAMPOS OPCIONAIS:

Utilizados como filtros(facilitador) para importação de itens mais específicos. ex: Ativo com mesmo código e item com tipos diferentes. São eles:

N1_GRUPO; N3_TIPO; N1_AQUISIC; N1_QUANTD; N1_DESCRIC; N1_CHAPA; N1_PRODUTO; N1_NFISCAL; N1_NSERIE; N1_LOCAL.

Exemplo de arquivo:

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Note que na linha 1 apenas os campos obrigatórios foram utilizados.

Observações:

• • Quando não for utilizar algum campo o mesmo deve ser deixado em branco mantendo a ordenação conforme linha 1
  • O campo quantidade será respeitado somente quando for menor ou igual à quantidade do ativo na empresa, caso seja maior será importado com  o número total do ativo na empresa.
  • A importação serve como facilitador na criação do agrupador, o resultado da importação deverá ser validado antes de finalizar a gravação do agrupador.
  • No exemplo acima temos ativos de diferentes filiais, para que funcione multifilial ver configuração no item 0.3.5.

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03.4 ENVIANDO UM E-MAIL DE SINALIZAÇÃO DO NOVO AGRUPADOR PATRIMONIAL CADASTRADO

Após definir todos os itens do novo agrupador, clique no botão 'Salvar' para armazenar o agrupador. Se necessário, pode também enviar um e-mail para notificar o responsável sobre a criação do novo agrupador.

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03.5 AGRUPADOR MULTIFILIAL 

Âncora
multifilial multifilial

É possível trabalhar com o agrupador gerenciando ativos de múltiplas filiais, para isso será necessário ajustar o compartilhamento das tabelas FM3 e FM4 configurando como compartilhada nos 3 níveis. Exemplo de como configurar compartilhamento de tabelas. 

Após o compartilhamento ter sido realizado no canto superior direito será possível selecionar as filiais que o usuário deseja utilizar para inserção dos ativos no agrupador:  

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04. ROTINAS PREPARADAS PARA UTILIZAR O AGRUPADOR PATRIMONIAL

• Transferência de Ativos (ATFA060) 

Na tela de parâmetros, há uma nova opção chamada 'Agrupador Patrimonial'. Caso você forneça um código de agrupador, os parâmetros de código do bem, item e intervalo de produtos serão ignorados  e os ativos serão listados com base nos dados armazenados no agrupador.

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Obs: A rotina de transferência realiza a operação somente de uma filial por vez, ao clicar em automático o sistema perguntará qual filial origem o usuário deseja utilizar para seleção dos ativos. Quando utilizado agrupador multifilial por mais que existam ativos de diferentes filiais no agrupador o sistema irá trazer somente os ativos presentes no agrupador que pertençam a filial selecionada. Caso necessário repita a operação selecionando as filiais que desejar realizar a transferência dos ativos.  

• Baixa de Ativos (ATFA036) 

Baixa em Lote. Na tela de parâmetros, há uma nova opção chamada 'Agrupador Patrimonial'. Caso você forneça um código de agrupador, os parâmetros de código do bem e item serão ignorados, e os ativos serão listados com base nos dados armazenados no agrupador.

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• Relatório de Saldos a Depreciar (ATFR050) 

Na tela de parâmetros, há uma nova opção chamada 'Agrupador Patrimonial'. Caso você forneça um código de agrupador, os parâmetros de código do bem e considera filias abaixo serão ignorados (sistema utilizará filial logada), e os ativos serão listados com base nos dados armazenados no agrupador.

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05. DADOS TÉCNICOS

Tabelas Utilizadas

• SN1 - Ativo Imobilizado
  
• QN3 - Saldos e Valores
  
• FM3 - Cabeçalho Agrupador Ativos
• FM4 - Itens Agrupador de Ativos

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Apenas as entidades com divergência serão reprocessadas, não será necessário reprocessar todas as entidades.

03.5 BLOQUEAR CALENDÁRIO

Para finalizar o fechamento, a ultima fase é a de bloqueio de calendário contábil, impedindo que novas movimentações sejam realizadas em um período fechado.

Nesta etapa serão exibidos os calendários contábeis referente ao período selecionado na primeira etapa do fechamento (Parâmetros de fechamento).

Para esta ação, é só selecionar o(s) calendário(s) e clicar em bloquear.

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Após o bloqueio de calendário, o processo é finalizado.

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