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O Minhas Inspeções oferece uma solução multi-coligada para a gestão de inspeções, permitindo o compartilhamento de recursos e a centralização de dados. Isso otimiza processos e proporciona uma visão unificada dos projetos. Os cadastros de formulários e grupos de usuários podem ser utilizados por todas as coligadas, e na visão de inspeções e no dashboard, o usuário poderá visualizar informações de todos os projetos e coligadas.

O Dashboard apresenta indicadores representados através de gráficos referente as Inspeções, separados por Fichas de Inspeções, Fornecedores e Usuários. 

Fichas de Inspeções

Para tal, basta selecionar o(s) Projeto(s) que deseja extrair as informações, na tela será permitido selecionar no máximo 5 Projetos.

Selecione também o período (data início e fata final) e o status de conformidade, Todos, Não Avaliado, Conforme e Não Conforme.

Uma vez selecionado, o gráfico irá atualizar de forma automática apresentando os dados conforme selecionado acima, o primeiro gráfico irá apresentar um Panorama das Inspeções pelos projetos e parâmetros selecionados.

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Abaixo irá apresentar um gráfico separado por status, Conforme, Não Conforme, Aguardando Avaliação, Não Avaliados. Este gráfico possui hiperlinks, caso o usuário clique em um destes status o sistema irá direcionar para a tela de Inspeções com filtros aplicados dentro do valor selecionado.

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Fornecedores 

Para tal, basta selecionar o(s) Projeto(s) que deseja extrair as informações, na tela será permitido selecionar no máximo 5 Projetos.

E também, selecionar os Fornecedores que deseja extrair as informações, será permitido selecionar no máximo 5 Fornecedores.

Selecione também o período (data início e fata final) e o status de conformidade, Todos, Não Avaliado, Conforme e Não Conforme.

Uma vez selecionado, o gráfico irá atualizar de forma automática apresentando os dados conforme selecionado acima, o primeiro gráfico irá apresentar um Panorama das Inspeções pelos projetos e parâmetros selecionados.

Abaixo irá apresentar um gráfico separado por status, Conforme, Não Conforme, Aguardando Avaliação, Não Avaliados. Este gráfico possui hiperlinks, caso o usuário clique em um destes status o sistema irá direcionar para a tela de Inspeções com filtros aplicados dentro do valor selecionado.

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No portal da Obra ou no link direto do Minhas Inspeções, é possível gerenciar os formulários que serão exibidos no app.

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No menu Formulários, serão exibidos os formulários já cadastrados e os formulários modelo (com questionário já pronto).

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• Formulários Publicados: Poderão ser transformados em Rascunhos, Desativados, serem Clonados ou excluídos.
• Formulários Desativados: Poderão ser transformados em Publicados, Rascunhos ou excluídos.
• Formulários Rascunho: Poderão ser publicados, Inativados, Clonados ou excluídos.

Através das Ações relacionadas, é possível voltar um formulário para Rascunho, Desativar, Clonar, e Publicar, os formulários cadastrados. Ao selecionar um formulário, os botões de Excluir e Editar ficam visíveis:

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O cadastro de um novo formulário é iniciado no botão Incluir, em azul na tela acima. Ao clicar o usuário será direcionado para a tela a seguir, onde deverá informar os dados descritos logo na sequência:

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• Dados Gerais
  • Nome do Formulário: Nome do formulário
  • Onde o formulário será aplicado?: Caso a opção selecionada for Projeto, o formulário será aplicado em um projeto, se Tarefa, o formulário será aplicado em tarefas e caso a opção selecionada seja Medição de Contrato, o formulário será aplicado em medições contratuais.
  • Roteiro Sequencial: Caso esteja marcado para utilizar indica que ao responder o questionário não é possível pular perguntas, todas as respostas devem ser respondidas sequencialmente. Caso esteja desmarcado as perguntas do questionário poderão ser respondidas fora de ordem com uma visualização em lista.
  • Workflow disparado ao finalizar a Inspeção: 
  • Workflow disparado ao realizar a avaliação a Inspeção: 
  • Workflow disparado no TOTVS Aprovações e Atendimentos: Informe o Workflow criado previamente para ser disparado no TAA

Na aba seguinte:

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• Itens
  • Tipo de Item: Tipo de pergunta
  • Pergunta: Texto da pergunta
  • Item obrigatório: Caso marcado, o formulário não poderá ser finalizado sem ter essa pergunta respondida.
  • Complementos do Item: Informações adicionais nas respostas do formulário que também podem ser enviadas. Podem ser obrigatórios ou não
    • Inserir Evidências: no momento que o formulário estiver sendo respondido será permitido inserir evidência anexada a resposta do item.
    • Inserir Observações: no momento que o formulário estiver sendo respondido será permitido inserir observações anexadas a resposta do item.
  • Questões: Depois de efetuar o cadastro das questões, elas irão aparecer no canto direito. Ao clicar em uma pergunta, irá habilitar dois botões ou para Mover para cima ou para Mover para a baixo a determinada questão.
  • Listas: Se o tipo do item for de lista suspensa ou lista de escolha única, irá ter a opção de alterar a ordem dos itens do mesmo jeito que aparece nas questões, como citado acima.

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769pxAo criar, na opção de Visualizar formulário, é possível ter uma pré-visualização do formulário e seus itens, exibindo também informações de obrigatoriedade, criticidade e pontuação dos itens do formulário. No canto superior direito possui um botão que permite o usuário alterar o workflow que está associado ao formulário selecionado. Image Added

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Inspeções

Nesta tela serão listados todas as inspeções criadas com o status de conformidade:

• Conforme
• Não conforme
• Não avaliado
• Aguardando avaliação

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O usuário poderá visualizar as questões respondidas no App "Minhas Inspeções" e o total de pontuação:

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É possível ainda, visualizar as respostas da inspeção respondida, basta clicar nos três pontinhos ao lado da inspeção que deseja e clicar em visualizar.

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Caso a inspeção ainda não tenha um status de conformidade, irá exibir um botão "Resolver" para que seja avaliado como Conforme ou não conforme assim como a justificativa para a alteração do mesmo.

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Através do botão Image Added, é possível incluir uma nova inspeção, onde as seguintes características são consideradas:

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• Título: Representa a descrição da nova inspeção
• Projeto: Representa a descrição do local da nova inspeção e também é utilizado como filtro para seleção de Tarefas ou Medições
• Formulário: Formulários já publicados, onde a partir dessa informação é definido o objeto da inspeção, podendo ser Medição ou Tarefa
• Medição: Medições do projeto selecionado
• Tarefa: Tarefas do projeto selecionado, onde somente é possível selecionar tarefas do tipo serviço
• Grupo ou Usuário Específico: Pode ser selecionado um usuário específico para receber a inspeção ou um grupo de usuários
• Data de Realização: Representa a data de prazo para a conclusão da inspeção

Após salvar a nova inspeção, os usuários de destino envolvidos, receberão as notificações nos dispositivos.

Entendendo ainda que, após a criação de Formulários e Inspeções, o resultado da inspeção pode ter diversos caminhos a seguir - fluxos - foi criado a opção de Criação de WorkFlow. Nele é possível criar todo fluxo da Inspeção conforme o exemplo abaixo.

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Basta Selecionar a opção de Criar Workflow no Portal, e utilizar as ferramentas de criação.

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• Nome: Informe o nome do Workflow;
• Descrição: Informe a Descrição do Workflow;
• Criar início: Irá criar um início do fluxo, representada pelo ícone de Circulo Verde;
  
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• Criar fim: Irá criar um fim para o fluxo, representada pelo ícone de Circulo Vermelho;
  
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• Criar Condição: Irá criar uma condição para o fluxo, representada pelo ícone de Losango Amarelo;
  
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• Criar Ação: Irá criar uma ação para o fluxo, representada pelo ícone de Quadrado Azul;
  
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• Excluir: Selecione um dos ícones representados na tela e clique na opção excluir para excluí-lo;
• Limpar: Esta opção exclui todo o fluxo criado;
• Propriedades: Abre a Propriedade da condição e ação, desde que selecionadas, trazendo opções de Tipo de Condição e Tipo de Ação, esta opção também pode ser acessada com o duplo clique:
  • Propriedades da Condição: Percentual de Aprovação do Formulário, informando qual o Percentual desejado; Image Added
  • Filtrar por tipo de formulário: Pode ser definido o tipo da categoria para a condição:
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É uma funcionalidade empregada quando um mesmo workflow pode ser aplicado a múltiplos tipos de formulários (como Tarefa, Medição de Contrato ou Movimento). Essa opção viabiliza a criação de condições específicas para cada variante de formulário, permitindo uma adaptação mais precisa às particularidades de cada um.

• • • Filtrar por tipo de condição: Inspeção Conforme (avaliação manual) e Inspeção Não Conforme (avaliação manual)

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Essas condições devem ser empregadas nos fluxos de trabalho ativados quando uma avaliação manual da inspeção é realizada (Print abaixo). Isso concede ao usuário a capacidade de definir ações específicas com base na classificação de qualidade atribuída manualmente à inspeção.

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• • • Propriedades da Ação: Alterar Conformidade do Formulário, informando o novo status: Pendente, Conforme, Não Conforme; Image Added
    • Filtrar por tipo de formulário: Pode ser definido o tipo da categoria para a condição:
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Após criação do fluxo, utilizando o drag drop, opção de arrastar do mouse, é possível realizar a ligação de um fluxo para o outro, veja;

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Ao clicar duas vezes em cima de uma das setas que liga um fluxo ao outro, é possível definir uma Propriedade da relação entre entidades que pode ser definida como:

• Indefinido;
• Sim;
• Não;

A criação do fluxo segue algumas regras, veja:

• O início só pode ser uma saída (relação entre entidades);
• A condição só pode ser duas saídas - sim ou não;
• A ação só pode ter uma saída;
• O fim não pode ter saídas;

Tipos de Condições:

• Condição por pontuação do formulário:
  • Para questões do tipo "Sim ou Não", "lista suspensa" ou "lista de escolha única" para cada item será habilitada o campo de pontuação e criticidade. Será considerada o item de maior valor para a pontuação da questão.
• Condição por criticidade:
  • A quantidade total de questões que serão consideradas, é a soma de questões que podem ter a criticidade preenchida. 

O Workflow será disparado quando a inspeção for finalizada no App. E, caso o formulário não possua workflow associado, o status da inspeção será alterada para "Em avaliação".

Tipos de ações:

• Alterar o status de conformidade:
  • Quando a inspeção for finalizada e sincronizada com o sistema via aplicativo, o workflow que estiver associado ao formulário será executado alterando assim o status de conformidade da inspeção para uma das opções configuradas: Conforme, Não Conforme ou Indefinido. Caso no formulário não tenha nenhum workflow associado, o status será alterado para Em Avaliação.
• Criar Inspeção nova:
  • Utilizando o mesmo Formulário ou um Formulário Específico, destinando a um usuário ou a um grupo de usuário, é possível criar novas inspeções segundo o fluxo aplicado para o status da inspeção (finalizado).
• Criar Atendimento no Totvs Aprovações:
  • Esta ação, cria um novo atendimento parametrizado no workflow no Totvs Aprovações. 
• Enviar notificação:
  • Esta ação permite que seja enviada uma notificação via Push (no celular) ou via e-mail para um usuário ou grupo contendo uma mensagem de texto livre.

Após a criação do das Inspeções, será feito o envio da mesma para um usuário ou grupo de usuário no aplicativo para que seja respondida a Inspeção.

Para acessar o cadastro de Grupo de Usuários é necessário conceder permissão por usuário.

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No portal será possível criar um Novo Grupo de Usuário.

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As informações contidas nos Dados Gerais do grupo serão:

• Código do Grupo de Usuários;
• Nome do Grupo de Usuários;

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Na aba usuários, será possível informar os usuários que irão receber a inspeção no aplicativo para ser respondido.

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No WorkFlow do Minhas Inspeções, existe a opção de criar um atendimento no TOTVS Aprovações e Atendimento. Recentemente, foi adicionada uma nova funcionalidade que permite que o atendimento criado pelo WorkFlow do Minhas Inspeções se comunique com o próprio aplicativo, informando se uma determinada inspeção está ou não em conformidade, e também dispara um fluxo de trabalho específico no Minhas Inspeções.

1 Passo: Configurando o TOTVS Aprovações e Atendimento:

Primeiramente é necessário criar um novo tipo de atendimento e associar o serviço do tipo 27 - Serviços do Minhas Inspeções.

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Agora é preciso criar as etapas necessárias para seu projeto e o fluxo dessas determinadas etapas:

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É necessário configurar uma ação no ultimo fluxo de etapa do tipo de atendimento no TAA na aba Ações Visíveis:

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2 Passo: Configurando o Portal Minhas Inspeções:

O primeiro workflow será disparado ao finalizar uma inspeção no aplicativo.
O segundo workflow será disparado ao realizar a avaliação manual através do portal Minhas Inspeções.
O terceiro workflow será disparado ao executar uma ação avançando uma etapa no atendimento selecionado no TAA.

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